Instructor Carlos Cruz

Microsoft Excel
Administración
de datos
 Temario
Módulo 1: Insertar y Organizar una Tabla de Datos en una hoja de trabajo

Crear una Tabla de Datos desde un rango

Opciones de estilo de tabla
Ordenar y filtrar los datos
Segmentación de Datos
Utilizar las herramientas de la tabla para calcular los datos
Resaltar valores duplicados
Quitar valores duplicados
Localizar Registros
Eliminar Registros
Convertir en Rango
Módulo 2: Trabajar con Datos

Trabajar con Nombres de Rango

Modificar Rangos definidos
Orden personalizado
Insertar Subtotales
Crear un Esquema
Agrupación y Desagrupación de Datos

Módulo 3: Análisis y Estadísticas con Funciones de Base de Datos

Función de Base de Datos: SUMA

Función de Base de Datos: PROMEDIO
Función de Base de Datos: MAXIMO
Función de Base de Datos: MINIMO
Usar Funciones con Varios Criterios
Función: SUBTOTALES
Funciones de Búsqueda
Módulo 4: Informes

Buscar Objetivo
Administración de Escenarios
Crear un Informe de Tabla Dinámica
Crear un Informe de Tabla Dinámica con Datos Externos
Campos Calculados
Gráficos Dinámicos
Conexiones de Informe
Bases para un Dashboard

Módulo 5: Trabajar con Datos Externos

Obtener y Transformar Datos

Trabajar con Datos Externos
Introducción a un Modelo de Datos
Optimización de un Modelo de Datos
Usar el Asistente para Crear una Consulta de Microsoft Query
Usar una Consulta
 Instructor Carlos Cruz

Módulo 1: Insertar y Organizar una Tabla

de Datos en una hoja de trabajo
 Crear una Tabla de Datos desde un rango
Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos
relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel.

Las tablas son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar
adecuadamente.

¿Qué es una tabla en Excel?

Las tablas son la manera en que Excel

identifica un rango de celdas y de esa
manera sabe que la información
contenida en ellas está relacionada.

La primera fila de una tabla siempre

contendrá los encabezados de columna
y el resto de las filas contendrán los
datos.
Cómo crear una tabla

Para crear una tabla en Excel todo lo

que debes hacer es seleccionar el rango
de celdas que contiene los datos y
pulsar el botón Tabla que se encuentra
dentro de la ficha Insertar.
 Opciones de estilo de tabla
Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede
convertir un intervalo de celdas en una tabla Excel (anteriormente conocida como Excel
lista).
Fila de encabezado De forma predeterminada, una tabla tiene una fila de
encabezado.
Filas con bandas El sombreado alternativo o la bandas en las filas ayuda a
distinguir mejor los datos.
Columnas con bandas El sombreado alternativo o la bandas en las columnas
ayuda a distinguir mejor los datos
Fila totales Una vez que agregue una fila de total a una tabla, Excel le
proporciona una lista desplegable para seleccionar entre
funciones como SUMA, PROMEDIO, y así
sucesivamente.
 Ordenar y filtrar los datos
Para ordenar los datos de una tabla, lo haremos de la
misma forma que ordenamos los datos en celdas sin
ninguna estructura: a través de los botones situados
en la pestaña Datos, o bien desde el botón.

La única diferencia será que, al estar los datos tan

bien delimitados, la ordenación siempre se realizará
sobre la propia tabla sin posibilidad de error.
Filtros

Al colocar datos en una tabla, los controles de filtro se agregan automáticamente a los
encabezados de tabla.

Use filtros automáticos o operadores de comparación integrados como "mayor que" y "top
10" en Excel para mostrar los datos que desea y ocultar el resto.

Una vez que filtre datos en un rango de celdas o tabla, puede volver a aplicar un filtro
para obtener resultados actualizados o borrar un filtro para volver a mostrar todos los
datos.

Use los filtros para ocultar temporalmente algunos de los datos de una tabla para poder
concentrarse en aquellos que desea ver.
 Segmentación de Datos
Las segmentaciones de datos proporcionan
botones en los que puede hacer clic para filtrar
tablas o tablas dinámicas.

Además del filtrado rápido, las segmentaciones

de datos también indican el estado de filtrado
actual, lo que facilita comprender qué se
muestra exactamente en ese momento.
 1. Un encabezado de segmentación de datos indica
1 7 la categoría de los elementos que contiene.
4
2. Un botón de filtrado que no está activado indica
que el elemento no está incluido en el filtro.
3. Un botón de filtrado que está activado indica que
el elemento está incluido en el filtro.
2 4. Un botón Borrar filtro quita el filtro mediante la
selección de todos los elementos de la
segmentación de datos.
5. Una barra de desplazamiento permite
3 desplazarse cuando hay más datos de los que
pueden verse actualmente en la segmentación
5 de datos.
6. Los controles para mover y cambiar el tamaño
de los bordes permiten cambiar el tamaño y la
ubicación de la segmentación de datos.
7. Selección mútiple

6
 Utilizar las herramientas de la tabla para calcular los
datos
Para obtener rápidamente los datos
totales en una tabla de Excel, habilite la
opción fila de totales y, a continuación,
utilice una de las funciones que se
proporcionan en una lista desplegable
para cada columna.

Las selecciones predeterminadas fila

total usan la función SUBTOTAL, que le
permite incluir o ignorar filas de tabla
ocultas, pero también puede usar otras
funciones.
 Resaltar valores duplicados
El primer método que se muestra, es el uso
del Formato condicional que permitirá
encontrar datos duplicados en Excel de una
manera visual

Se inicia al seleccionar el rango que

contiene los datos y posteriormente se
selecciona la opción que se encuentra en:

Inicio → Estilos → Formato condicional

> Reglas para resaltar celda → Duplicar
valores
Un formato condicional cambia la apariencia de las celdas en función de las
condiciones que especifique. Si las condiciones son verdaderas, el rango de celdas
recibirá formato.

Si son falsas, el rango de celdas no tendrá formato. Hay varias condiciones integradas
y también puede crear la suya propia (incluido el uso de una fórmula que se evalúe
como Verdadero o Falso).

Considerar el siguiente caso en relación a nivel de ventas

que se muestra:
 K7
Seleccionar el rango de celdas
a las que se les aplicará el
formato y considerar las celdas
que serán la base para aplicar
dicho formato, a través de una
fórmula.
=K7<14000000
=Y(K7>=14000000,K7<=16000000)
=K7>16000000
Como puede verse en la
siguiente imagen hay multitud
de formatos
Si selecciona uno y luego
desea cambiarlo sin tener que
modificar todas las opciones,
sólo la apariencia.

Se selecciona la opción Más

reglas…
 Localizar Registros
En Excel puede realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los
criterios que deseas aplicar a la información.

Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo
utilizarlo. Suponga la siguiente tabla de datos.
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A1:G16644) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo
Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Generación de las fecha subsecuentes.

Generación de datos.
 Quitar valores duplicados
Cuando use la característica Quitar duplicados,
los datos duplicados se eliminarán de manera
permanente.

Antes de eliminar los duplicados, es una buena

idea copiar los datos originales a otra hoja de
cálculo para que no pierda ninguna información
de forma accidental.
Con la opción de quitar duplicados, es posible eliminar los registros que sean iguales y
eliminarlos.

La opción por si misma, selecciona toda la lista de información.

 Eliminar Registros
Cuando use la característica Quitar duplicados,
los datos duplicados se eliminarán de manera
permanente.

Antes de eliminar los duplicados, es una buena

idea copiar los datos originales a otra hoja de
cálculo para que no pierda ninguna información
de forma accidental.

De las celdas seleccionadas que contiene los

datos y voy a la ficha Datos, y dentro del grupo
Herramientas de datos, haré clic sobre el
comando Quitar duplicados.
Aparecerá el cuadro de diálogo Quitar duplicados y en la sección Columnas seleccionar
una o más columnas de datos. Para seleccionar todas las columnas rápidamente puede
hacer clic en el botón Seleccionar todo y para quitar la selección podrás hacer clic en
Anular selección.

Si tus datos tienen encabezados, deberás asegurarte de marcar la caja de selección

Función ÚNICOS =ÚNICOS(B2:B17
)
La función UNICOS devuelve una lista
de valores únicos o textos de una lista o
rango.
 Convertir en Rango
Después de crear una Excel tabla, es posible
que solo desee el estilo de tabla sin la
funcionalidad de tabla.

Para dejar de trabajar con los datos de una tabla

sin perder el formato de estilo de tabla que
aplicó, puede convertir la tabla en un rango
normal de datos en la hoja de cálculo.
 Instructor Carlos Cruz

Módulo 2: Trabajar con Datos

 Trabajar con Nombres de Rango
Use el cuadro de diálogo Administrador de
nombres para trabajar con todos los nombres
y nombres de tabla definidos en un libro.

Por ejemplo, es posible que desee buscar

nombres con errores, confirmar el valor y la
referencia de un nombre, ver o editar
comentarios descriptivos o determinar el
ámbito. También puede ordenar y filtrar la lista
de nombres y agregar, cambiar o eliminar
nombres fácilmente desde una ubicación.
 Modificar Rangos definidos
Si modifica un nombre definido o un nombre de tabla,
también se cambian todos los usos de ese nombre en
el libro.

1. En el grupo Nombres definidos de la

pestaña Fórmulas, haga clic en Administrador de
nombres.
2. En el cuadro de diálogo Administrador de
nombres, haga doble clic en el nombre que desea
editar o, haga clic en el nombre que desea cambiar
y, a continuación, haga clic en Editar.
3. En el cuadro de diálogo Editar nombre, en el
cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre de la
referencia.
4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y
después haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Administrador de
nombres, en el cuadro Se refiere a, cambie la
celda, la fórmula o la constante representada por el
nombre.
 Orden personalizado
Con las listas personalizadas integradas,
puede ordenar datos por días de la semana
o meses del año. O bien, puede crear sus
propias listas personalizadas para ordenar
por cualquier otra característica que no se
ordene bien alfabéticamente, como alto,
medio y bajo, o S, M, L y XL.

Con las listas personalizadas podría

ordenar esta hoja de cálculo por mes de
Entrega o por Prioridad.
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de

tabla por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además,
puede ordenar por un conjunto de iconos creado con formato condicional.
 Insertar Subtotales
Cuando se tiene una tabla de datos con una
gran cantidad de información, los subtotales
en Excel puede ayudar a comprender e
interpretar mejor la información.

Excel permite agregar subtotales de una

manera muy sencilla.

La función SUBTOTALES en Excel ayuda a

calcular el subtotal de una lista de valores.

Lo interesante es que podemos indicar a la

función SUBTOTALES el tipo de operación
que se desea aplicar sobre los valores.
Sintaxis

SUBTOTALES(núm_función,ref1,[ref2],...)

La sintaxis de la función SUBTOTALES tiene los siguientes argumentos:

Núm_función Obligatorio. El número 1-11 o 101-111 que especifica la función que

se usará para el subtotal. 1-11 Incluye las filas ocultadas
manualmente, mientras que 101-111 las excluye; las celdas filtradas
siempre se excluyen.
Al ocultar las filas con Ctrl + 9 – es decir ocultadas manualmente -, de todas formas
las cuenta o suma.

Al ocultar las filas con Ctrl + 9 – es decir ocultadas manualmente -, la operación 101 a
111 si las filtra.
 Crear un Esquema
Si a una lista de datos la desea agrupar
y resumir, puede crear un esquema de
hasta ocho niveles. Cada nivel interno,
que está representado por un número
superior de símbolos del esquema,
muestra datos de detalle del nivel
externo anterior, representado por un
número inferior de símbolos de
esquema.

se un esquema para mostrar

rápidamente filas o columnas de
resumen, o bien para mostrar los datos
de detalle de cada grupo.

Puede crear un esquema de filas como

el que se muestra. Un esquema de
columnas o un esquema de filas y
columnas.
 Agrupación y Desagrupación de Datos

1. Para mostrar filas para un nivel, haga clic en el símbolo uno dos tres esquema.
2. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.
3. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región.
4. El nivel 3 contiene filas de detalle, en este caso, las filas 17 a 20.
5. Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema
más y menos.
Antes de crear el esquema, hay que ordenar por los campos por lo que se van agrupar.
 Instructor Carlos Cruz

Módulo 3: Análisis y Estadísticas con Funciones

de Base de Datos
 Función de Base de Datos
Las funciones de base de datos son las que
permiten la creación, modificación y
depuración de los datos dentro de una base
de datos en Excel.

Esto mediante operaciones matemáticas

que se cumplen de manera automática
según las especificaciones del usuario y la
sintaxis de cada función introducida. Dichas
operaciones pueden ser de suma,
multiplicación, conteo o extracción.

Estas funciones son similares al resto de

funciones ofrecidas por Excel, pero en este
caso llevan el prefijo BD en su sintaxis, lo
cual hace referencia a su utilidad solo en las
bases de datos.
Tipos de funciones de base de datos en Excel

1. BDPROMEDIO: devuelve el promedio de los valores seleccionados de un campo

de registros.
2. BDCONTAR: cuenta las celdas que contienen números en un campo de registros.
3. BDCONTARA: cuenta las celdas que no están vacías en un campo de registros.
4. BDEXTRAER: extrae un único valor de un campo de registros que cumple con los
criterios especificados.
5. BDMAX: arroja el valor máximo de un campo de registros que cumple con los
criterios especificados.
6. BDMIN: arroja el valor mínimo de un campo de registros que cumple con los
criterios especificados.
7. BDSUMA: suma los valores de un campo de registros.
Sintaxis de las funciones de base de datos en Excel

De acuerdo con los tipos de funciones vistos anteriormente, tenemos que la sintaxis
de las funciones de base de datos en Excel son las siguientes:

1. BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

2. BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
3. BDCONTARA(base de datos, campo, criterios)
4. BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
5. BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
6. BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
7. BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
Tabla1 → lacteos!$A$6:$L$3685
resumen!$B$1
 Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir
información, usar la a hoja como un gran formulario. De esta manera, si
se agrega controles de formulario a la hoja se podrá crear formularios
de entrada de datos muy útiles.

Cuadro de grupo Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.

Botón de opción Permite una única selección dentro de un conjunto de opciones.
=BDEXTRAER(A1:G17,F1,A21:D22)
 Instructor Carlos Cruz

Módulo 4: Informes
 Buscar Objetivo
Excel incluye varias herramientas de análisis
de datos y Buscar objetivo es una técnica
utilizada para encontrar fácilmente el número
que cumple las condiciones necesarias para
alcanzar un objetivo.
Esta herramienta te ayudará a hacer muchas
pruebas de valores en una fórmula hasta
encontrar el valor exacto que cumpla con las
condiciones establecidas.
Es decir, si sabe el resultado de una fórmula,
pero no esta seguro del valor de uno de sus
argumentos, entonces Buscar
objetivo ayudará a probar diversos
escenarios hasta encontrar el valor exacto
que necesitamos.
De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Buscar objetivo donde deberás llenar los
siguientes cuadros de texto.

Definir la celda. Es la celda que contiene la fórmula

Con el valor. Este es el número que deseamos como resultado de la fórmula.
Para cambiar la celda. La celda que será modificada hasta tener el resultado deseado.
 Escenarios
Un Escenario es un conjunto de valores
que Excel guarda y puede sustituir
automáticamente en las celdas de una
hoja de cálculo.

Puede crear y guardar varios grupos de

valores en una hoja de cálculo y luego
cambiar a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver los distintos
resultados.
Suponga que desea crear un presupuesto, pero no tiene certeza de sus ingresos.
Mediante escenarios, puede definir diferentes valores posibles para los ingresos y, a
continuación, cambiar entre escenarios para realizar análisis de hipótesis.

Por ejemplo, suponga que su peor escenario presupuestado es Ingresos brutos de $

50.000 y Costos de bienes vendidos de $ 13.200, dejando $ 36.800 en el Beneficio bruto.

Para definir este conjunto de valores como un escenario, primero escriba los valores en
una hoja de cálculo, como se muestra en la siguiente ilustración:

Las celdas cambiantes tienen valores en los que escribe, mientras que la celda
Resultado contiene una fórmula basada en las celdas cambiantes (en esta celda de
ilustración B4 tiene la fórmula =B2-B3).
 En el siguiente escenario, hacer las
asignaciones de las celdas cambiantes.
Celdas cambiantes

Celdas cambiantes Celdas resultantes

A continuación, use el cuadro de diálogo
Administrador de escenarios para guardar
estos valores como un escenario. Ir a la pestaña
Datos → Análisis de hipótesis > Administrdor
de Escenarios.
En el cuadro de diálogo, utilizar el botón
Agregar.

Nombre del escenario, asigne un nombre al

escenario Peor de los casos y especifique
que las celdas B5, B9, D5, E5, F5, G5, D9,
E9, F9, G9, D14 y E14 son los valores que
cambian entre escenarios.

Si selecciona cambiar celdas en la hoja de

cálculo antes de agregar un escenario, el
Administrador de escenarios insertará
automáticamente las celdas por usted, de lo
contrario puede escribirlas a mano o usar el
cuadro de diálogo de selección de celdas a
la derecha del cuadro de diálogo Cambiar
celdas.
Ahora suponga que su escenario inicial del
negocio de las pizzas donde los Ingresos
brutos basado en el número de pizzas (200) y
su precio de venta. de 100 000 $ y costos de
ventas, gastos de operación y administración.

Para definir este conjunto de valores como un

escenario base, cree otro escenario,
proporcione valores diferentes para las celdas
asignadas.

Dado que la utilidad bruta (celda K8) es una

fórmula (la diferencia entre Ingresos (K5) y
Costos (K6), a esta se le denominará celda
resultante.
Después de guardar un escenario, estará
disponible en la lista de escenarios que
puede usar en los análisis de hipótesis.

Dados los valores ingresados en

diferentes proyectos como se muestra en
la ilustración, con la opción de Mostrar,
analizar cada una de uno de los
escenarios.
 Un informe de resumen de escenario basado en los dos escenarios de ejemplo
anteriores tendría un aspecto parecido al siguiente:

Observará que Excel creará los niveles de agrupación automáticamente, lo que expandirá y
contraerá la vista a medida que haga clic en los distintos selectores.
Al final del informe de resumen aparece una nota que explica que la columna Valores
actuales representa los valores de cambiar las celdas en el momento en que se creó el
informe de resumen del escenario y que las celdas que cambiaron para cada escenario están
resaltadas en gris.
 Introducción
Las bases de datos son una colección de información que se encuentra ordenada y
clasificada, se ordena mediante campos (Columnas) y a la clasificación de datos le
llamamos Registro (Fila).

En una base de datos de Excel se

incurren en muchas faltas o errores de
concepto al decir “base de datos” a
cualquier archivo que posee
información, pero solo se le puede dar
esa definición a los archivos que
cumplan los siguientes requisitos:
No tener celdas combinadas en los títulos o registros (Principal error de los usuarios
de Excel)
No tener columnas o filas completamente vacías
No repetir Títulos de columna
Contar con ID o clave (Opcional en Excel)
Evitar Espacios y caracteres Especiales como acentos en los títulos (Opcional
Excel)
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también
es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a
utilizar.

Las tablas dinámicas le permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de

información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el
reporte.
Por ejemplo:

Aquí tiene una sencilla lista de gastos domésticos y una tabla dinámica que se basa
en ellos:
Consideraciones para crear una tabla dinámica.

Para crear un reporte efectivo de Tabla dinámica, debemos seguir las mismas reglas
que se manejan para una base de datos.

No emplear celdas combinadas

No repetir títulos de columna
Evitar columnas y filas vacías (si pueden faltar datos, pero nunca toda la columna o
fila)
Opcional, convertir la base de datos en Tabla

Además de ello, debemos considerar el tener una base de datos perfectamente depurada,
es decir, debemos hacer una revisión de los datos donde se hayan eliminado espacios
innecesarios, unificar criterios de acentos y caracteres especiales. Mayúsculas y
minúsculas no afectan.
Funcionamiento de las tablas
dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel permiten

agrupar datos en una gran cantidad de
maneras diferentes para poder obtener la
información que necesitamos.

En esta ocasión explicaré el

funcionamiento básico de una tabla
dinámica.

Supongamos que tienes una tabla de

datos que contiene mucha información
sobre las ventas de la compañía entre las
cuales se encuentra una columna con los
productos de la empresa, también la
ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
 Crear un Informe de Tabla Dinámica
Cuando usa esta característica, Excel
determina un diseño significativo haciendo
coincidir los datos con las áreas más
adecuadas de la tabla dinámica.

Esto le ofrece un punto de partida para

una experimentación adicional. Una vez
creada la tabla dinámica recomendada,
podrá explorar las distintas orientaciones
y reorganizar los campos para conseguir
resultados específicos.

La característica de tablas dinámicas

recomendadas se agregó a partir de la
versión 2013 de Excel, por lo que si tiene
una versión anterior, siga en lugar de ello
las instrucciones indicadas a continuación
para crear manualmente una tabla
dinámica.
1. Seleccione las celdas a partir de las que quiera
crear una tabla dinámica.
2. Seleccione Insertar → Tabla dinámica.
3. En Seleccione una tabla o rango que desea
analizar, haga clic en Seleccionar una tabla o
rango.
4. En Elija dónde desea colocar el informe de
tabla dinámica, seleccione Nueva hoja de
cálculo para colocar la tabla dinámica en una
nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo
existente y, después, seleccione la ubicación
en la que quiera que aparezca la tabla
dinámica.
1. Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la
casilla del nombre del campo en el panel Campos de
tabla dinámica.
2. Para mover un campo de un área a otra, arrastre el
campo al área de destino.
Secuencia de selección de
los campos:

1. País
2. Cliente
3. Categoría

Al final selecciona el
campo de Costo.
Modificar etiquetas directamente sobre la celda
 Crear un Informe de Tabla Dinámica con Datos
Poder analizar todos los datos puede
Externos
ayudar a tomar mejores decisiones
empresariales. Sin embargo, a veces es
difícil saber dónde empezar, sobre todo
cuando hay muchos datos que se
almacenan fuera de Excel, como en una
base de datos de Microsoft Access o
Microsoft SQL Server, o en un archivo
de cubo de procesamiento analítico en
línea (OLAP).

En ese caso, se conectará al origen de

datos externo y, a continuación, creará
una tabla dinámica para resumir,
analizar, explorar y presentar esos
datos.
1. En la lista de conexiones, seleccione Utilice una
fuente de datos externa y dar clic en Elegir
conexión.
2. En la pestaña conexiones , en el cuadro Mostrar ,
mantenga seleccionadas todas las conexiones o
seleccione la categoría de conexión que tiene el
origen de datos al que desea conectarse.
3. Localizar y conectar la base de datos de Access o SQL Server.
4. Se deberán de tener los permisos y la cuenta adecuada para acceder a a base de
datos, sobre todo si es una base de datos de SQL Server
5. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione una
ubicación.
6. Haga clic en Aceptar.
Excel agrega una tabla dinámica vacía y
muestra la lista de campos para que
pueda Mostrar los campos que
desee y reorganizarlos para crear su propio
diseño.

En la sección lista de campos, active la casilla

situada junto a un nombre de campo para
colocar el campo en un área predeterminada
de la sección de áreas de la lista de campos.

Normalmente, los campos no numéricos se

agregan al área filas , los campos numéricos
se agregan al área valores , y los campos de
fecha y hora se agregan al área columnas .

Puede mover campos a un área diferente

según sea necesario.
Usar varias tablas para crear una tabla dinámica
Las tablas dinámicas son una buena
opción para analizar e informar sobre
los datos.

Y si los datos son relacionales (es decir,

están almacenados en tablas
independientes que puede juntar en
valores comunes), puede crear una
tabla dinámica como esta en cuestión
de minutos:
¿Qué tiene de particular esta tabla
dinámica?

Observe que la lista de campos de la

derecha muestra una colección de tablas
en lugar de solo una.

Estas tablas contienen campos, que el

usuario puede combinar en una sola tabla
dinámica para segmentar los datos de
varias formas.

No es necesario preparar los datos ni

aplicar formato de forma manual.

En cuanto importe los datos podrá crear,

de forma inmediata, una tabla dinámica
basada en las tablas relacionadas.
A continuación se describe la manera de importar
varias tablas desde una base de datos de SQL
Server.

1. Debe de conocer los nombres del servidor y

de la base datos, así como las credenciales
que debe usar para conectarse a SQL Server.
2. Haga clic en Datos → Obtener datos
externos → De otras fuentes → Desde SQL
Server.

3. Nombre del servidor:

4. DESKTOP-RE0QIKG\SQLEXPRESS
3. En el cuadro Nombre del servidor, escriba el
nombre del equipo de red del equipo que
ejecuta SQL Server.
4. En el cuadro Credenciales de conexión,
haga clic en Usar autenticación de
Windows para conectarse como usted
mismo. De no ser así, escriba el nombre de
usuario y la contraseña que le haya
proporcionado el administrador de la base de
datos.
5. Presione Entrar y en el cuadro Seleccionar
base de datos y tabla, elija la base de datos
que desee y haga clic en Habilitar selección
de varias tablas.
6. Si conoce con qué tablas desea trabajar,
elíjalas de forma manual. De lo contrario,
seleccione una o dos tablas y luego haga clic
en Seleccionar tablas relacionadas para
seleccionar de forma automática tablas
relacionadas con las que ha seleccionado.
7. Si el cuadro Importar relaciones entre
tablas seleccionadas está activado,
manténgalo así para que Excel pueda crear
de nuevo en el libro las relaciones de tablas
equivalentes.
8. Haga clic en Finalizar.
9. En el cuadro de diálogo Importar datos, elija
Informe de tabla dinámica.
 Campos Calculados
En las tablas dinámicas, puede usar las
funciones de resumen en los campos
de valor para combinar los valores de
datos de origen subyacente.

Si las funciones de resumen y los

cálculos personalizados no
proporcionan los resultados que quiere,
puede crear sus propias fórmulas en los
campos y elementos calculados.

Por ejemplo, podría agregar un

elemento calculado con la fórmula de la
comisión de venta, que puede ser
diferente para cada región.

Entonces, la tabla dinámica incluiría

automáticamente la comisión en los
subtotales y totales generales.
 Gráficos Dinámicos
A veces es difícil ver el panorama general cuando los datos sin procesar no se han
resumido.

Su primer instinto puede ser crear una tabla dinámica, pero no todos pueden ver los
números de una tabla y ver rápidamente lo que está sucediendo.

Los gráficos dinámicos son una forma excelente de agregar visualizaciones de datos a
los datos.
 Conexiones de Informe
Las segmentaciones de datos
proporcionan botones en los que puede
hacer clic para filtrar tablas o tablas
dinámicas.

Además del filtrado rápido, las

segmentaciones de datos también Para finalizar con la Segmentación de Datos,
indican el estado de filtrado actual, lo vamos a desarrollar una característica más que
que facilita comprender qué se muestra de gran utilidad que funciona muy bien cuando
exactamente en ese momento. estamos utilizando Segmentación de Datos;
consiste en presentar los resultados de la base
de datos de registros en varias tablas dinámicas
pero conectadas, es decir, que en función de la
selección que realicemos sobre los cuadros de
segmentación, todas las tablas dinámicas se
actualicen y el total sea el mismo en todas.
 Bases para un Dashboard
La primera acción será convertir la lista en una tabla
Crear la tabla dinámica únicamente
con el costo y ubicarla en la hoja
existente de la hoja Dashboard.
 Crear otra tabla dinámica con los
campos de Vendedor y Costo y
ubicarla en la hoja existente de la hoja
Dashboard.

Pivot_Tables

Dashboard

Pivot_Tables
=IMPORTARDATOSDINAMICOS("Costo",Pivot_Tables!$F$1,"Producto",H7)
 Instructor Carlos Cruz

Módulo 5: Trabajar con datos externos

 Obtener y Transformar Datos
Con Power Query (denominado Obtener &
Transformar datos en versiones anteriores de
Excel), puede importar o conectarse a datos
externos y, a continuación, dar forma a los
datos, por ejemplo, quitar una columna,
cambiar un tipo de datos o combinar tablas,
de forma que se asemejen a sus
necesidades.

Después, puede cargar la consulta en Excel

para crear gráficos e informes.
Periódicamente, puede actualizar los datos
para que se actualicen.
Hay cuatro fases para usar Power Query.

1 Conectar Realizar conexiones a datos en la nube, en un servicio o localmente

2 Transformar Dar forma a los datos para satisfacer sus necesidades, mientras que el
origen original permanece sin cambios

3 Combinar Integrar datos de varios orígenes para obtener una vista única en los
datos

4 Cargar Complete la consulta y cárquela en una hoja de cálculo o en un modelo

de datos y actualéquela periódicamente.
 Trabajar con Datos Externos
La principal ventaja de conectarse a
datos externos es que puede analizar
periódicamente estos datos en
Microsoft Office Excel sin copiar
repetidamente los datos, que es una
operación que puede llevar mucho
tiempo y ser propensa a errores

Después de conectarse a datos

externos, también puede actualizar (o
actualizar) automáticamente los libros
de Excel desde el origen de datos
original siempre que el origen de datos
se actualice con información nueva.
 Introducción a un Modelo de Datos
Un modelo de datos le permite integrar datos de varias
tablas, creando de forma eficaz un origen de datos
relacional dentro de un libro Excel datos.

En Excel, los modelos de datos se usan de forma

transparente, proporcionando datos tabulares usados en
tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Un modelo de datos se visualiza como una colección de

tablas en una lista de campos y, la mayoría de las veces,
ni siquiera sabrá que está allí.

Para trabajar con el modelo de datos, debe obtener

algunos datos a través de una transformación (Power
Query).
 Optimización de un Modelo de Datos
La optimización del rendimiento, también conocida como ajuste del rendimiento, implica la
realización de cambios en el estado actual del modelo de datos para que se ejecute de
forma más eficaz.

Básicamente, cuando el modelo de datos está optimizado, funciona mejor.

Un modelo de datos de menor tamaño usa menos recursos (memoria) y aumenta la

velocidad de las actualizaciones de datos, los cálculos y la representación de los objetos
visuales en los informes.
Por tanto, el proceso de optimización del rendimiento implica minimizar el tamaño del
modelo de datos y realizar el uso más eficaz de los datos en el modelo, lo que incluye lo
siguiente:

Asegurarse de que se usan los tipos de datos correctos.

Eliminar las columnas y filas innecesarias.
Evitar los valores repetidos.
Reemplazar columnas numéricas por medidas.
Reducir las cardinalidades.
Analizar los metadatos del modelo.
Resumir los datos siempre que sea posible.
 Usar el Asistente para Crear una Consulta de
Microsoft Query

Puede utilizar Microsoft Query para

recuperar datos de orígenes externos.

Al usar Microsoft Query para recuperar

datos de sus bases de datos y archivos
corporativos, no tiene que volver a escribir
los datos que desea analizar en Excel.

También puede actualizar los Excel y los

resúmenes automáticamente desde la
base de datos de origen original siempre
que la base de datos se actualice con
nueva información.
 Usar una consulta
Puede administrar las consultas en el
panel Consultas del Editor de Power
Query o en la pestaña Consultas del
panel Consultas & Connections en Excel.

Esto es especialmente útil si tiene muchas

consultas y desea buscar rápidamente
una consulta.

Una vez que encuentre una consulta,

puede realizar varias acciones
adicionales, como duplicar, hacer
referencia, combinar, anexar, compartir y
eliminar una consulta.
 Video juegos

Una base de datos de videojuegos vendidos, con mas de 16 mil video juegos.
Plataforma, y año que se lanzo, editorial y género
Eliminar la columna de Ventas Global para Utilizar un tipo de transposición de los datos, al
evitar duplicar las cantidades. requerir una columna por cada región.
Para que exista una columna de región y otra de
ventas.
Usar la opción de anulación de dinamización de
columnas.
Modificar los nombres de las columnas por Modificar los conceptos de la región.
Región y Ventas Por ejemplo cambiar:

Ventas NA por Norteamérica.

El campo Fecha, se modifica a texto, no
se hará ninguna operación con el.