7.

1 Crear notas
• En versiones anteriores de PowerPoint, el área de notas era visible en
la zona inferior de la pantalla al trabajar sobre una presentación en
vista
Normal. Sin embargo, a partir de PowerPoint 2013, para visualizar el área
de notas, deberemos pulsar en el botón Notas situado en la zona inferior.
Notas
Entonces se abrirá la zona para escribir las notas.
Aparecerá el letrero "Haga clic para agregar notas" como muestra la
siguiente imagen.
Haga clic para agregar notas
Será en esta área donde añadiremos las anotaciones de apoyo para la
diapositiva mostrada en ese momento.
Cada diapositiva dispone de unas anotaciones propias.
Para incluirlas sólo hay que hacer clic en el cuadro y
escribir.
• Podemos modificar el tamaño del panel para disponer de más o
menos espacio para las notas, así podremos trabajar más
cómodamente.
1. Lo haremos situando el cursor sobre a línea superior que o delimita.
Tomará forma de flecha bidireccional, lo que nos indicará que estamos
bien situados.
2. Luego, sólo hay que hacer clic y, sin soltar, arrastrar la linea hasta
la posición deseada.

7.2 Página de notas y su impresión

La vista Página de notas nos permite una mayor flexibilidad a la hora de
trabajar con las notas. La podemos activar, como siempre, desde su botón
mostrará una página convencional que, por defecto, tiene el aspecto de
página A4 con orientación vertical.
Puesto que sólo hay una página disponible por cada diapositiva, se puede
hacer necesario reducirla o incluso eliminarla, con la tecla SUPR, para
disponer de más espacio para las notas. Podemos redimensionar la
diapositiva como ya vimos en el tema manejar objetos: seleccionándola
con un clic y arrastrando sus marcadores de tamaño hasta ajustarla al que
deseemos.

En cuanto al espacio inferior reservado para mostrar las notas, trabajaremos

con él como lo haríamos con cualquier texto. Podemos darle formato e
incluso incluir imágenes, gráficos o tablas de datos que nos ayuden en
nuestra exposición, desde la ficha Insertar. No olvides, sin embargo, que en
el área de notas de la vista Normal no apreciarás los elementos gráficos que
hayas incluido, ya que dicho espacio sólo es capaz de mostrar texto.
Por supuesto, todo lo que se incluya en esta página quedará oculto para el
público.
Esta vista está enfocada principalmente a mostrar las diapositivas en un
formato óptimo para su impresión; por lo tanto, maqueta sus páginas
respetando los márgenes. Incluso puede mostrar elementos como
encabezados o pies de página. Profundizaremos en estos aspectos en el
tema siguiente, aunque si que cabe mencionar que, si queremos imprimir
estas.
Para imprimir estas páginas tal cuál están, podremos hacerlo desde
Archivo, luego Imprimir, cambiando el valor por defecto Diapositivas de
página
completa por la opción Páginas de notas en su configuración.

7.3. Patrón de notas

Al igual que personalizábamos los diseños de diapositivas desde la vista
Patrón de diapositiva, disponemos de un patrón para modificar la página
de notas. Lo haremos desde la ficha Vista, grupo Vistas Patrón, haciendo
clic en la opción Patrón de notas.
Desde esta vista podremos configurar las páginas, por ejemplo, para que
siempre muestren nuestro nombre o el membrete de la empresa. Lo
haremos desde la ficha Patrón de notas que se muestra
Ficha Patrón de nota
Algunas funciones útiles de la cinta son:
La posibilidad de cambiar la orientación de la miniatura de diapositiva y de
la propia página, de forma independiente.
La facilidad para activar y desactivar elementos desde la sección
Marcadores de posición, aunque lo ideal es que estén todos activados para
tener la
posibilidad de incluirlos. Recuerda que, de estar activados, tendrás la
opción de utilizarlos o no, pero al desactivar un elemento ya no dispondrás
de él en ninguna de las páginas de notas de la presentación.
Modificar los colores o las fuentes. Así, por ejemplo, podremos utilizar en
las páginas de notas una tipografía más óptima para la impresión que la
que utilizaríamos en la diapositiva de presentación.
Aplicar un fondo común a todas las páginas de notas, que resulte más
atractivo que la página en blanco que viene por defecto.
Sin embargo, probablemente los cambios más frecuentes que se realizan
sobre el patrón son ligeras modificaciones. Por ejemplo:
Ajustar el tamaño de la miniatura de diapositiva para que por defecto se
presente más pequeña.
Dar un formato concreto al texto desde la ficha Inicio.
Mover elementos como el número de página o la fecha a otra posición.
Cambiar la posición o tamaño del cuadro de texto destinado a albergar las
notas.
Para cerrar la vista, deberemos hacer clic en su correspondiente botón en
la cinta o bien escoger cualquier otra en la ficha Vista.

7.4. Vista Moderador

Hay distintas formas de trabajar y la configuración deberá hacerse según
los intereses de cada uno:
Mostrar la información sólo por el proyector y no por el ordenador. En
casos, por ejemplo, en que el ponente está de pie con un mando a
distancia para
controlar el avance de las diapositivas.
Duplicar las pantallas, para mostrarla por ambas igual.
Trabajar con pantallas diferentes, si disponemos de dos monitores
conectados a la vez al ordenador podemos ver en uno la presentación
(para la audiencia) y en el otro tener una vista más completa de la
presentación en la que el moderador, sentado delante del ordenador,
podrá controlar una serie de parámetros de la presentación. Esta es la
forma que nos interesa en este apartado, la vista Moderador.
Configuración
En el caso de Windows 10, al conectar una segunda pantalla esta se
reconocerá automáticamente y, por defecto, se duplicará, es decir, veremos
lo mismo en las dos pantallas. Para modificar la apariencia de esta
segunda
pantalla, nos situaremos en Configuración, y luego en Personalizar tu
pantalla, como muestra la siguiente imagen.
8.1 Imprimir
Para imprimir una presentación podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir
a la pestaña Archivo y seleccionar Imprimir. Verás una pantalla similar a la
siguiente.

A la derecha podrás ver una vista previa de las diapositivas tal y como se
imprimirán. Si te gusta el resultado será suficiente con pulsar el botón
Imprimir que hay en la zona superior y ya dispondrás de tu copia impresa.
Eso es todo. Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de
opciones de configuración que nos ayudarán a lograr el resultado deseado.
Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del tema.
Consejo: Antes de lanzar la impresión debemos pararnos a pensar si es
realmente necesario hacerlo. Si las copias son para la audiencia
deberemos plantearnos la posibilidad de publicar la presentación en una
ubicación
compartida, de forma que puedan descargarla e imprimirla únicamente si les
interesa conservarla. Así, ahorraremos tinta y papel, además de trabajo y
tiempo.

8.2 Vista preliminar

Como hemos dicho, en la zona de la derecha de la ventana de impresión
vemos la vista preliminar de la diapositiva.
Podemos cambiar de una diapositiva a otra a visualizar:

 Moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la

derecha de la vista previa.
 bien escribiendo el número de la diapositiva a visualizar o haciendo
clic en las flechas desde la zona inferior Botones recorre..
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar
la diapositiva . Lo haremos pulsando los botones -
y
+ o bien deslizando el marcador. El botón de la derecha permite ajustar la
diapositiva para que se vea entera con un solo clic.

Unidad 8.3: Opciones de Impresión

Trata sobre las opciones de impresión disponibles en el programa. Estas
opciones permiten al usuario controlar cómo se imprime la presentación,
incluyendo el número de copias, la impresora, el tamaño y la orientación del
papel, el contenido que se imprime, la intercalación, el color y los encabezados
y pies de página.

Las opciones de impresión básicas son estas:

 Número de copias: permite al usuario especificar el número de copias

que se imprimirán de la presentación.
 Impresora: permite al usuario seleccionar la impresora que se utilizará para
imprimir la presentación.
 Propiedades de impresora: permite al usuario modificar las propiedades
de la impresora seleccionada, como la calidad de impresión o el tamaño
de papel.

Opciones de configuración
Las opciones de configuración permiten al usuario controlar cómo se
imprimen las diapositivas. Estas opciones incluyen:

 Diapositivas a imprimir: permite al usuario especificar qué diapositivas se

imprimirán.
 Formato de impresión: permite al usuario especificar si se imprimirán
sólo las diapositivas, las notas o ambos. También permite especificar
cuántas diapositivas se imprimirán por página.
 Intercalación: permite al usuario especificar si se imprimen las copias de
forma intercalada o no.
 Color: permite al usuario especificar si la copia impresa será en color,
escala de grises o blanco y negro.
 Encabezado y pie de página: permite al usuario añadir encabezados y
pies de página a la impresión.
Encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de página son elementos que se imprimen en la

parte superior e inferior de cada página de la impresión. Pueden incluir
información como el título de la presentación, el número de diapositiva, la
fecha o la hora.

Para editar los encabezados y pies de página, el usuario debe seleccionar la

opción "Encabezado y pie de página" en el menú "Configuración". Esto
abrirá un cuadro de diálogo que permite al usuario especificar el contenido
de los encabezados y pies de página.

8.4: ¿Qué y cómo imprimir?

Trata sobre las opciones de impresión disponibles en el programa para

controlar qué se imprime y cómo se imprime.

Diseño de impresión

 La opción "Diseño de impresión" del menú "Configuración" permite al

usuario elegir entre imprimir las diapositivas de página completa, la vista
Esquema o la vista Página de notas.
 Diapositivas de página completa: esta es la opción predeterminada.
Imprime cada diapositiva en una página completa.
 Esquema: imprime un resumen de cada diapositiva, incluyendo el título
y el texto principal.
 Página de notas: imprime la diapositiva actual junto con sus notas.

8.5. Patrón de documentos

Los documentos siguen un patrón que podemos modificar para alinear de
forma distinta las diapositivas, quitar o añadir información como lanumeración,
o incluir elementos interesantes como un logotipo o un espacio donde la
audiencia pueda realizar anotaciones. Como siempre, para modificar el
patrón deberemos ir a la pestaña Vista y seleccionar la opción Patrón de
documentos. botón Patrón de documentos
La cinta mostrará una ficha específica, al igual que hacía con el resto de
patrones que ya hemos ido viendo a lo largo del curso. Observarás que
muchas de las herramientas ya las conocemos.

Ficha Patrón de documentos

Podremos modificar su tema o su fondo, y activar/desactivar el encabezado,
pie, la fecha de impresión o el número de página. También modificar la
orientación de la página o de las diapositivas dentro de ella
Prestaremos especial atención a la herramienta Diapositivas por
página.menú Diapositivas por página
Ahí veremos los distintos formatos de impresión para los documentos. Lo único
que deberemos hacer es seleccionar uno y se mostrará en la zona de
trabajo su patrón, para que podamos modificarlo
Una vez los hayamos configurado de acuerdo con nuestras necesidades
podremos Cerrar vista patrón y volver al menú Archivo > Imprimir para
proceder a la impresión del documento de acuerdo con el nuevo formato de
la página.
8.6. Tamaño de diapositiva
Tanto en el patrón de la página de notas que vimos en el tema anterior,
como en el patrón de documentos que acabamos de ver, encontramos la
opción Tamaño de diapositiva en la cinta. Opción Configurar página
Si hacemos clic en ella y después pulsamos Personalizar tamaño de diapositiva,
se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Imprimir
En él podremos configurar el ancho y el alto de las diapositivas para cada
tipo de salida. Por ejemplo, podríamos indicar que tengan un tamaño en
pantalla y otro en la hoja A4 que imprimiremos. También podremos
cambiar la
orientación de las notas, documentos o esquemas y la orientación de las
diapositivas de forma independiente en el patrón.

8.7. Encabezado y pie de página

El encabezado y el pie de página no es más que texto que se muestran en
cada una de las páginas al imprimirse. En ellos normalmente incluimos el
nombre del ponente, el tema a tratar o el simposium o foro que acoge
nuestra presentación.
En la zona inferior de la ventana de impresión que se muestra en Archivo >
Imprimir encontraremos el enlace Editar encabezado y pie de página, que
nos permite incluir este tipo de elementos desde un cuadro de diálogo como
el que mostramos a continuación::

Vemos que hay una serie de opciones disponibles para configurar los
elementos que queremos incluir.
En la pestaña Diapositiva podremos incluir:
• La fecha. Se insertará automáticamente a la actual, o bien una fija que
nosotros escojamos, si así lo deseamos.
• El número de diapositiva.
• Pie de página. Compuesto por el texto que introduzcamos cuadro. en
su correspondiente
En el ejemplo de la imagen hemos activado la fecha, que se mostrará en la
presentación en pantalla. En la vista previa de la derecha vemos un
recuadro negro en la esquina inferior derecha, esa es la posición que tiene
asignada la fecha. Según activemos o desactivemos las distintas opciones,
se mostrarán cuadros de color negro indicando su posición.
• En la pestaña Notas y documentos para distribuir encontramos las
mismas opciones que acabamos de ver, y además el Encabezado de
página, que es exactamente igual que el pie: una zona para la
introducción del texto.

8.8. La impresora
La impresora es uno de los periféricos más utilizados del ordenador.
Hoy en día es muy fácil instalar nuevos dispositivos hardware, como
impresoras, ya que la mayoría utilizan la tecnología Plug&Play que hace
que el sistema operativo reconozca la nueva impresora inmediatamente
después de conectarla al ordenador y que no tengamos que hacer nada
para
instalarla. Esto es especialmente cierto en los sistemas operativos más
actuales, y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello, no vamos
a entrar en detalle sobre cómo instalar la impresora de forma manual, ya
que con la tecnología actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de
hacerlo puede variar de un sistema operativo a otro.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresión, podemos
seleccionar la impresora de entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a
introducir un nuevo concepto: la impresora virtual.
La impresora virtual es una impresora que no existe físicamente. Es una
especie de "engaño" al sistema. Se trata de un programa que se hace
pasar por impresora, pero en vez de enviar la información que se imprime
a la bandeja de impresión, lo que hace es imprimirlo como un archivo. Es
decir, que aparecerá un cuadro de diálogo preguntándonos dónde guardar
el archivo.