1.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para elaborar documentos y datos en Hilmex Planta Lerma.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a los documentos y datos del sistema de calidad Planta Lerma.

3. DEFINICIONES

Nivel de la documentación. Clasificación asignada a los documentos en base a su objetivo y/o contenido.

Mapeo de proceso. Es el diagrama de flujo del proceso, en el cual se indican las diferentes etapas de un
proceso desde que inicia hasta que termina, incluyendo los documentos y formatos que le aplican.

Mapeo de procesos auxiliares. Es el diagrama de flujo de los procesos que son considerados de apoyo a
las áreas productivas.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. RESPONSABILIDADES

Del Jefe de Aseguramiento de Calidad

 el control de este procedimiento.

De todo el personal que elabora documentación relacionada con el sistema de calidad

 la aplicación del procedimiento y el cumplimiento de lo descrito en sus documentos del área.

De los Jefes:
 Notificar previamente al Jefe de Aseguramiento de Calidad, cualquier cambio que implique una
actualización en el mapeo de proceso del Departamento bajo su responsabilidad.

6. PROCEDIMIENTO

6.1 Niveles de documentación.

En Hilmex, se tiene establecido el sistema de calidad estructurado en 4 niveles.

Nivel 1: Manual de Calidad.

Nivel 2: Procedimientos, Mapeos de Proceso, Mapeo de Procesos Auxiliares, Especificaciones Internas y

Especificaciones del Cliente.

Nivel 3: Instrucciones de Trabajo, Métodos Analíticos y Hojas de Servicio.

Nivel 4: Registros de Calidad.

Estos documentos se describen más a detalle en el capítulo 4.2 del Manual de Calidad.

6.2 Elaboración del documento

Los documentos deben elaborarse utilizando los formatos establecidos, según corresponda como se describe a
continuación:

Documento Formato utilizado

Manual de Calidad FM-AC-02 para el contenido.
Procedimientos de Calidad FM-AC-03.
Instrucción de Trabajo FM-AC-04
Método Analítico FM-AC-07
Especificaciones de materia prima FM-AC-13
Especificaciones de proceso y prod. en proceso FM-AC-14
Hojas de Servicio FM-MT-02 y FM-MT-03

Pueden existir, en el caso de las especificaciones de materia prima, producto en proceso y producto terminado,
que utilicen otro tipo de formato, cuando estos no pueden apegarse a las necesidades de un departamento en
especial. Quien elabora las especificaciones define la estructura del formato y se deja a su criterio controlarlo o no,
según el procedimiento PC-AC-02 “Procedimiento de Control de Documentos y Datos”.

El establecimiento, control y distribución de los formatos que son considerados registros de calidad (nivel 4), es
responsabilidad de quien genera el registro de calidad. Para el control de estos formatos ver “Procedimiento para el
Control de Documentos y Datos”, PC-AC-02 y ver regulaciones establecidas para estos en el “Procedimiento para
el Control de Registros de Calidad”, PC-AC-03.

Para la redacción de los documentos, esta debe ser simple y precisa. Evitar en lo posible el uso de abreviaturas
(excepto las aceptadas universalmente). Cuando hay necesidad de utilizarlas, el significado de las abreviaturas
debe referenciarse en el documento.

6.3 Descripción de secciones

De acuerdo a su naturaleza, los documentos deben integrarse por las secciones pertinentes, a excepción de los
formatos y registros de calidad que son formato libre de acuerdo a las necesidades de cada área. Las secciones
típicamente involucradas son:

a) Control del documento. Sección comúnmente incluida en todas las páginas, siendo su objetivo indicar el título
del documento, la identificación, número de páginas, quien elabora y aprueba, revisión
y fecha.
b) Objetivo. En esta sección se debe describir en forma breve el propósito, razón o uso del
documento.
c) Alcance. Cobertura del documento. Por ejemplo departamento, máquina o estilos en los que
aplica.
d) Definiciones. Descripción de términos clave utilizados en el documento.
e) Responsabilidades. En esta sección indicar a manera de resumen, las responsabilidades y autoridades de
cada puesto indicado en el documento.
f) Procedimiento. Instrucciones para realizar las actividades o tareas para cumplir con el procedimiento
(en el procedimiento no mencionar nombres de personas o departamentos, sino
puestos).
g) Doctos. de referencia. Listar los documentos fuente que sirvieron de base para elaborar el documento.
h) Inspecciones y/o Describir las inspecciones y/o pruebas que se realizan durante la operación,
Pruebas en proceso. indicando: la inspección y/o prueba, frecuencia, tamaño de la muestra, disposición en
caso de detectar no conformidades y responsable de la inspección y/o prueba.
i) Registros por llenar. Hacer mención al formato o tipo de registro a ser llenado si es que se requiere.

j) Equipo de protección Equipo que es requerido para realizar la actividad.

personal a utilizar.
k) Anexos. Formatos, Tablas, Especificaciones, Dibujos.

l) Material y equipo. Indicar el material y equipo necesarios para realizar la actividad.

m) Historial de cambios En esta sección se indica una breve descripción de los cambios que se realizó al
documento.

A continuación, se indica las secciones que debe contener cada tipo de documento y el orden:

Manual de Calidad a, b, c (campo de aplicación), d, e (se indican en cada capítulo), g (normas de

referencia), k (aquí se indica la matriz de
responsabilidades, la notificación de cambios en la documentación y
la lista de distribución) y m (en este caso es el historial completo con todos
los cambios).

Procedimientos de Calidad a, b, c, d, e, f, g, i, k, m.

Mapeo de proceso Para la elaboración de mapeo de proceso ver en la sección 6.5 de este
procedimiento.

Especificaciones Internas a. (de materia prima, producto en proceso y producto terminado)

Instrucciones de Trabajo a, c, d, e, l, f, h, i, j, k, g (normas de referencia, si se requiere incluir), m

Métodos Analíticos a, d, e, l, f, g, i, j, k, m

6.4 Identificación de los documentos

a) Identificación. Los documentos y formatos deben tener identificación única. Para asignarla se utiliza la
siguiente estructura: X1-X2-X3. Donde X1 se utiliza para identificar el tipo de documento, utilizando las
siguientes siglas:

Manual de Calidad MC Especificación de Reactivo Analítico ERA

Procedimiento de Calidad PC Especificación de Proceso/Producto en Proceso EP
Instrucción de Trabajo IT Especificación de Producto Terminado ET
Método Analítico MA Especificación de Material de Empaque EME
Especificación de Materia Prima EM Formato FM
 X2 identifica el Departamento que emite el documento o formato.

Dirección de Planta DP Aseguramiento de Calidad AC Programación PR

Gcia. Programación GP Tintorería TI Control de Calidad CC
Gcia. Tintorería GI Acabado AB Laboratorio Físico LB
Gcia. Acabado GA Corte CR Seg. e Higiene SH
Gcia. Corte GO Moldes MO Capacitación y Reclutamiento CA
Gcia. Control Calidad GC Embarques EM Mantenimiento MT
Gcia. Mantenimiento GM Confección CF Compras CO
Gcia. Relaciones Industriales GR Centro de Bastillas CB Dirección Téc. Corporativa DTC
Gcia. de Embarques GE Desarrollo de Prod. Auxiliares PA
Gcia. Planta Tratadora GT

Nota: existe la Gerencia de Programación y Tintorería, pero para efectos de control de las dos áreas, la identificación se
conserva para Gerencia de Programación GP y Gerencia de Tintorería GI.

X3. Identifica el número consecutivo del documento o formato con relación al responsable del documento o
formato (X2) y el tipo de documento (X1). Se utilizan dos dígitos, iniciando con 01; excepto para las
especificaciones de producto terminado, donde se utilizan las Fichas Técnicas, en estás la identificación se
realiza por Estilo Cliente, Estilo Moyel y Composición, estas se ven en el Sistema Progress, adicionalmente el
área de Moldes controla su distribución.

La identificación puede ser re-asignada, si el documento ya fue dado de baja desde hace 6 meses, excepto en
el caso de especificaciones de producto terminado, en este caso las fichas son ingresadas al Sistema Progress
y la forma en que se identifican en Hilmex es a través del Estilo Cliente, Estilo Moyel y Composición.

Para el caso exclusivo de los formatos, debajo de la identificación anotar la revisión y fecha; en el orden
RR/Fecha; estos datos se anotan en la parte inferior derecha del formato.

6.5 Elaboración de Mapeos de Proceso

Los mapeos de proceso por área o procesos auxiliares, indican todas las etapas del proceso, la información de
entrada, la información de salida, los documentos donde están indicadas las actividades realizadas y los formatos
por llenar. Estos mapeos de proceso por área o procesos auxiliares, son realizados por la jefatura o coordinadores
de área y son autorizados por el gerente del área. En el caso del Mapeo para la Realización del Producto (donde
se indica todo el proceso completo) es realizado por el Jefe de Aseguramiento de Calidad y autorizado por el
Director de Planta.

6.6 Actualización de Mapeos de Proceso

Cuando se requiere actualizar un Mapeo de Proceso, cada área es responsable de realizar la actualización y
distribuir su mapeo como anexo del Manual de Calidad.

Nota: Cabe aclarar que existen cambios que no necesariamente implican una actualización en el mapeo de
proceso, lo cual puede ser por ejemplo: una modificación de la redacción de las actividades descritas en
una instrucción de trabajo, para hacer más fácil la comprensión por parte del usuario.

7. REGISTROS POR LLENAR

Ninguno

8. ANEXOS

Manual de Calidad, hoja de trabajo FM-AC-02

Procedimiento de Calidad FM-AC-03
Instrucción de Trabajo FM-AC-04
Método Analítico FM-AC-07
Especificaciones de Materias Primas FM-AC-13
Especificaciones de Proceso y Producto en Proceso FM-AC-14

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Descripción del cambio

11-09-03  Se incluyo la clave para el Centro de Bastillas.