Unidad 5: Documentos escritos en la Comunicación

empresarial
1. Características de textos utilizados en el ámbito comercial y
empresarial
1- Respeta las reglas de ortografía y gramática.
2- Usa jerga comercial/legal.
3- Estructuras sintácticas simples
4- Se conciso y concreto.
5- Preferible voz activa a voz pasiva
6- Lenguaje respetuoso
7- Evitar lenguaje subjetivo
8- Utilizar lenguaje positivo
2. Documentos en la comunicación comercial y empresarial
- Comunicación interna: se utiliza para que los empleados se comuniquen entre ellos.
- Comunicación externa: sirve para la comunicación de empleados o representantes
con el exterior.
2.1. Documentos de la comunicación interna empresarial
Comunicado interno o memorándum.
El memorándum, también llamando memorando, es un documento escrito que tiene
carácter de nota o recado. Se usa principalmente para transmitir ordenar o
realizar solicitudes a los empleados.
Características:
- la redacción debe ser breve y sencilla
- Debe contener la palabra ‘’memorándum’
- La información solo debe contener un asunto o único tema
- La extensión máxima debe ser de media hoja
Estructura:
1) Encabezado:
- Membrete: nombre o logotipo de la empresa y la palabra ‘’memorándum’’
- Cuadro clasificador: destinatario, remitente, fecha, asunto…. No se incluye
el formulismo de saludo.
2) Cuerpo: es el contenido del comunicado
3) Pie: firma y antefirma
Aviso
El aviso es un documento escrito breve que proporciona información dirigida a un
número elevado de destinatarios
Características:
- Es un documento breve, claro y con lenguaje sencillo.
- Debe contener la palabra ‘’aviso’’.
- La extensión máxima debe ser de media hoja.
- Normalmente las empresas tienen en su papelería corporativa un modelo
con el membrete de la empresa y la palabra ‘’aviso’’.
Estructura:
1) Encabezamiento:
- Membrete
- Cuadro clasificador: destinatario, emitente, fecha, asunto etc. No se
incluye el formulismo del saludo.
2) Cuerpo: es el contenido del aviso
3) Pie: firma y antefirma
Informe
El informe es un documento escrito que detalla las características y
circunstancias de una actividad, un hecho o asunto.
Características:
- Mas extenso que los memorandos o los avisos.
- Transmite información y pueden incluirse organigramas, gráficos,
fotografías…. Normalmente incluye conclusiones.
Tipos de informes:
 Expositivos: describir de forma objetiva el hecho, asunto o actividad.
No se suelen incluir recomendaciones o conclusiones.
 Interpretativos: recopilan información, la analizan e interpretan. Se
incluyen recomendaciones o conclusiones finales.
 Valorativos: mismas características que los interpretativos, con la
diferencia de que se incluye la opinión personal del autor.
 Persuasivos: sirve para convencer al receptor del mensaje para que
tome ciertas decisiones.
Estructura:
1) Portada: si tiene varias hojas, debe incluir portada (con titulo del
informa, nombre o equipo que lo ha realizado, destinatario y fecha).
2) Síntesis o sumario: resumen inicial.
3) Introducción: motivo.
4) Encabezamiento: si el documento tiene. Mas de una página se pone el
encabezado.
5) Cuerpo o desarrollo: contenido del informe; se divide en apartados: la
información objetiva y complementaria.
6) Conclusiones: no tienen.
7) Pie: firma, antefirma, lugar y fecha.
Convocatoria
Documento escrito que solicita a determinadas personas que asistan a una
reunión, en un lugar, día y hora concretos, para tratar unos asuntos
preestablecidos.
Características:
- Figuran los nombres o el grupo que están convocados.
- Contiene asuntos que tratar en la convocatoria.
- Breve y sencilla.
- Contiene la palabra ‘’convocatoria’’.
- Máximo 1 hoja, salvo que hayan muchos puntos.
- Ruegos y preguntas
Estructura:
1) Encabezamiento:
- Membrete o título.
- Datos.
2) Cuerpo: orden del día.
3) Pie: lugar y fecha, firma y antefirma.
Diligencias: a veces se añade debajo del pue de pagina alguna diligencia.
Tipos de convocatorias:
- Convocatoria ordinaria: está fijado como norma general de cuando nos
tenemos que reunir
- Convocatoria extraordinaria: cuando no puedes esperar a que llegue la
reunión ordinaria, la necesitas hacer antes si o si
Acta
Documento escrito en el que se certifica lo acordado o tratado en una junta o
reunión.
Características:
- Llevan nombre y apellidos de los asistentes.
- Reflejar el nombre de acta de junta universal cuando se ha realizado una
convocatoria de junta general de una sociedad de capital a la que han
asistido todos los convocados.
- Orden del día.
- Intervenciones de los participantes.
- Ruegos y preguntas.
- Contiene asuntos para tratar en la convocatoria ordenados.
- Breve y sencilla.
- Contiene la palabra ‘’acta’’.
- Elaborado por un secretario, nombrado para la realización de las juntas o
reuniones.
Estructura:
1) Encabezamiento:
- Membrete o título: nombre del acta.
- Datos.
2) Cuerpo:
- Orden del día.
- Intervenciones y acuerdos adoptados.
- Hora de finalización de la reunión.
3) Pie: firma
 Notas de recepción de llamadas telefónicas y visitas
Documento que se realizan apuntes breves sobre los mensajes que se deben
transmitir al destinatario ausente, en caso de recibir una llamada o una visita.
Características:
- Breve
- Prestablecidos los huecos para realizar correctamente las anotaciones de
los datos importantes
Estructura:
Fecha, hora, destinatario, remitente, datos de contactos de contacto, situación y
mensaje.

2.2. Documentos de la comunicación externa empresarial con carácter

comercial.
La carta comercial
Documento que se utiliza como medio de comunicación externa
Características:
- Creado para fomentar las relaciones en el ámbito comercial.
- Redacción profesional, adecuada, con trato respetuoso y amable.
- Clara y directa.
- Carta personalizada dirigida al destinatario.
 Estructura:
No tiene estructura prefijada
1) Encabezamiento:
 Membrete de la empresa.
 Datos del destinatario.
 Referencia.
 Asunto.
 Lugar y fecha completa.
2) Cuerpo:
 Saludo.
 Texto.
 Despedida.
3) Pie o cierre
 Nombre, firma y antefirma.
 Es común poner firma autógrafa.
 En determinadas ocasiones pueden tener otra persona autorizada.
o P.O: por orden.
o P.A: por autorizado.
o P.P: por poder.
 Anexos.
 Posdata.

2.3. Documentos de la comunicación externa empresarial sin carácter comercial.

Portada o carátula de fax
Documento que acompaña y presenta el fax enviado. Contiene los datos del
remitente y destinatario.
Características:
- Breve.
 - Preestablecidos los huevos para realizar correctamente las anotaciones de
los datos importantes.
- Paginas enumeradas.
Estructura:
Destinatario, remitente, referencia, datos de contacto, situación y mensaje.

Certificado
Documento escrito que asegura la veracidad de un hecho.
Características:
- Se expide a solicitud del interesado.
- Firmar la persona de la organización con autorización con autoridad
suficiente para emitir el certificado.
- Los certificados suelen dar veracidad en los siguientes asuntos:
participación en eventos, asistencia, resultados académicos…
- Contiene la palabra ‘’certificado’’
Estructura:
1) Encabezamiento: membrete y la palabra certificado.
2) Cuerpo o desarrollo.
3) Pie.
2.4. Textos protocolarios en el ámbito empresarial.
No tienen carácter comercial, su finalidad es enviar un documento de cortesía.
Saluda
Documento escrito de carácter solemne utilizado principalmente para realizar
agradecimientos, felicitaciones, invitaciones…
Características:
- Breve con lenguaje cortes y protocolario.
- Papel tamaño cuartilla.
- En tercera persona.
- Tiene la palabra ‘’saluda’’.
- Las empresas tienen su papelería corporativa.
Estructura:
1) Encabezamiento.
- Nombre, cargo y datos profesionales del remitente.
- Palabra: saluda.
2) Cuerpo.
3) Lugar y fecha completa.
4) Cierre.
Invitación o tarjeta de invitación
Documento de carácter formal que tiene como finalidad invitar al receptor a un
acto o celebración.
Características:
- Formal y cortes.
- Pueden ser personalizadas.
Estructura:
Membrete, fecha y lugar, saludo al destinatario, motivo, petición de confirmación,
despedida.

Felicitaciones y notas de regalo

Escritos dirigidos para expresar la enhorabuena al destinatario por un hecho
concreto.
 Telegrama
Mensaje muy breve que permite la entrega rápida en el que queda acreditado el
contenido del texto
Características:
- Los datos deben ser claros y con el nombre completo.
- El precio del envió aumenta con mas de 50 palabras
- El soporte de papel es impreso en la oficina de Correos o empresa de
mensajería.

3. Documentos relacionados con la Administración pública.

3.1. Solicitud o instancia.
Documento en el que se realiza una petición a un organismo oficial, por parte del
interesado, cuando este considera que le están menoscabando un derecho o quiere
acceder a un interés legítimo.
Características:
No es necesario tener una estructura, pero si que contenga unos requisitos o datos
mínimos.
Estructura:
- Datos personales del solicitante.
- Exposición de hechos.
- Solicitud.
- Documentación.
- Medio preferente y lugar de la presentación.
- Fecha y firma.
- Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la solicitud.
3.2. Denuncia
Escrito que se presenta ante la autoridad competente para dar conocimiento de
una infracción administrativa o delito penal.
Estructura similar a la solicitud, con la diferencia que se está poniendo en
conocimiento una infracción o delito.
3.3. Alegaciones y recursos
Las alegaciones son argumentaciones, exposiciones, con aportación de
documentos, que tiene la oportunidad de presentar el interesado a lo largo del
procedimiento mientras está abierto.
Deberá contener:
- Nombre, apellidos, DNI del declarante.
- En relación con.
- Declaración.
- Si se alega más de un hecho, se detallará cada uno de ellos en un
párrafo.
- Relación nominal de todos los documentos que el ciudadano aporta junto
con las alegaciones.
- Lugar, fecha y firma.
 - Destino.
El recurso es la impugnación de un acto administrativo que realiza el interesado
cuando se ha cerrado su procedimiento. Normalmente se suele solicitar la
modificación, anulación o revocación del acto administrativo impugnado.
Diferentes tipos de recursos.
- Recursos de alzada: se interponen contra las resoluciones y actos que
no agotan la vía administrativa.
- Recursos potestativos de reposición: se interponen contra actos que
ponen fin a la vía administrativa.
El documento del recurso deberá estar compuesto por:
- El nombre y apellidos del recurrente, así como su identificación
personal.
- El acto que se recurre y la razón de su impugnación.
- Lugar, fecha, firma del recurrente, identificación del medio y, en su
caso el lugar que se señale a efectos de notificación.
- Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.
- Las demás particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones
específicas.