Access 4,5,6

Capítulo 4: Modificar Tablas de datos
Modificar el diseño de una tabla

Si queremos cambiar algo de su definición tendremos que realizar una modificación en su
diseño:
 Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo
estuviera.
 Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en
el menú contextual.
Añadir un nuevo campo

 Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,
 Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña
Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos
posicionados.
Eliminar un campo
 Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón eliminar filas de la pestaña Diseño.
 Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo
izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
 Por último, guardamos la tabla.
Introducir y modificar datos en una tabla

 Los datos de una tabla se pueden modificar, aunque esa tabla ya estuviese guardada.
Desplazarse dentro de una tabla
 Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
Desplazamiento.
 La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de
la tabla.
 También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las
teclas flecha abajo, flecha arriba, flecha izquierda y flecha
derecha del teclado.
Capítulo 5: Propiedades de los campos
 Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las
características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir
una lista de valores válidos para el campo, esta última pestaña está explicada en el tema
3 junto con el asistente de búsqueda.
 Si se modifican las propiedades de un campo después de
haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. si se modifican las
propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos
datos introducidos.
Tamaño del campo
Para los campos Numérico, las opciones son:

 Byte
 Entero
 Entero largo
 Simple
 Doble
 Id. de réplica
 Decimal
 Autonumérico=Entero largo
Formato del campo
Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

 Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
 Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el
símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.
 Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
 Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
 Estándar: presenta los valores con separador de millares.
 Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
 Científico: presenta el número con notación científica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
 Fecha general: Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora
larga. 3/4/93,05:34:00 PM.
 Fecha larga: lunes 21 de agosto de 2000.
 Fecha mediana:21-Ago-2000.
 Fecha corta:01/08/00.
 Hora larga: 17:35:20.
 Hora mediana: 5:35 PM.
 Hora corta: 17:35.
Máscara de entrada
 Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir.
 Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al
cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad
a modificar una vez activada dicha propiedad.
Título
Se utiliza para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Valor predeterminado
 El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo
si no introducimos ningún valor.
 Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumérico.
Regla de validación
 Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el
campo para que sea introducido correctamente.
el Autonumérico.
Requerido
 Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.
el Autonumérico.
Capítulo 6: Las Relaciones
Conceptos básicos sobre relaciones
Bases de datos relacionales

 Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de
más de una tabla.
 Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un
estudio previo del diseño de la base de datos.
Tipos de relaciones.
 Relación uno a uno: 1 de una tabla solo con 1 de la otra tabla

 Relación uno a varios: 1 registro de la tabla secundaria solo puede estar relacionado
con un registro de la tabla principal, sin embargo, un registro de la tabla principal
puede tener más de un registro relacionado en la tabla secundaria.
 Relación varios a varios: 1 registro de una tabla puede estar relacionado con varios de
la otras y viceversa.
Crear la primera relación
Para crear relaciones:

1. Debemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña
Herramientas de base de datos.
2. Aparecerá el cuadro de dialogo mostrar tabla.
3. Seleccionamos una de las tablas.
4. Hacemos clic sobre el botón agregar.
5. Repetir todos los pasos anteriores para añadir todas las tablas necesarias.
6. Hacemos clic sobre el botón cerrar.
Integridad referencial
La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:
 Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor
del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus
registros relacionados en la tabla secundaria.
 Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la
tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria.
Añadir tablas a la ventana Relaciones
 Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra, pero no se dispone de la tabla
en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana.
Quitar tablas de la ventana Relaciones

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
 Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en

la pestaña Herramientas de base de datos.
 Después podemos elegir entre:
Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del
menú contextual que aparecerá, o hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer
clic en el botón ocultar tabla en la pestaña de diseño.
Modificar relaciones
 Hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones
que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.
Eliminar Relaciones
 Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción
Eliminar del menú contextual.
Limpiar la ventana relaciones
 Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la pestaña
Diseño.

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Tamaño del campo

Para los campos Numérico, las opciones son:

Formato del campo

Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

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Conceptos básicos sobre relaciones

Bases de datos relacionales

 Relación uno a uno: 1 de una tabla solo con 1 de la otra tabla

Crear la primera relación

Para crear relaciones:

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

Añadir tablas a la ventana Relaciones

Quitar tablas de la ventana Relaciones

 Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en

Limpiar la ventana relaciones

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