CONJUNTO RESIDENCIAL VIVIENDAS DEL ZIRUMA RESERVADO P.H.

NIT: 900.485.295-1

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA 2024

LUGAR: CONJUNTO RESIDENCIAL VIVIENDAS DEL ZIRUMA RESERVADO

FECHA: 13 de febrero del 2024
HORA: 06:00 P.M
MODALIDAD: Presencial

ADMINISTRATIVOS ASISTENTES:

NOMBRES CARGO
Ricardo Mantilla Cantillo Representante Legal y administrador
Leydis Vergara Contadora

Contenido

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del orden del día
3. Elección de presidente y secretario de la asamblea ordinaria
4. Designación de la comisión verificadora del acta.
5. Presentación del informe del consejo de administración y administrador.
6. Presentación y aprobación de estados financieros para el año fiscal 2023.
7. Presentación y aprobación del presupuesto ordinaria para el año 2024
8. Elección del consejo de administración.
9. Elección del administrador.
10. Venta de área común cerca a la casa no.12.
11. Propuestas empresas vigilancia
12. Proposiciones y varios.
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1.VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM

Se da inicio a la reunión previamente convocada, el administrador Ricardo Mantilla

realiza la verificación y asistencia del quórum, encontrándose a los siguientes
miembros:

CASA PROPIETARIO ASISTENCIA

1 SANDRA SPOSITO SI

2 DISNARDA RODRÍGUEZ

3 MARIA ALEJANDRA CAÑON

4 MICHAEL KADOW SI

5 BANCOLOMBIA S.A SI

6 MARTHA GAMEZ SI

7 SONIA CELY SI

8 AGUSTIN BARRIOS SI

9 ROSALBA HERRERA

10 MONICA EBRATT SI

11 FRANCISCO BOLAÑO

12 BEATRIZ FERGUSON SI

13 WILSON SOTOMONTE SI

14 MARCOS ROSADO SIERRA SI

15 FRANCISCO BERMUDEZ SI

En consecuencia, de lo anterior, existe quórum necesario para dar inicio, deliberar

y tomar decisiones válidas en la presente reunión.
2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DIA
Se inició al orden día, el administrador Mantilla toma la palabra y pregunta si todos
los presentes aprueban el orden del día, a lo cual los presentes aprueban el orden
y se procede a llevar a cabo la reunión.
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3. ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA

El señor Mantilla informa que, para este tipo de reuniones en relación a propiedad
horizontal, debe quedar en cada reunión la elección del presidente y secretario de
la reunión que se esté llevando a cabo, y que por lo general el presidente de la
reunión el presidente del consejo administrativo y que el secretario es el
administrador, por lo cual se elige para la presente reunión que el presidente es la
señora María Ligia Espinoza presidenta del consejo administrativo y el secretario
seria el señor Ricardo Mantilla administrador del conjunto residencial.
4. Designación de la comisión verificadora del acta.
Se define la comisión encargada en verificar el acta por lo cual se elige que los
propietarios encargados en revisar el acta serán la señora Sonia Cely propietaria
de la casa 7 y la señora Lina Rodríguez propietaria de la casa 5.
5. Presentación del informe del consejo de administración y administrador.
Se da inicio a la presentación del informe administrativo por parte del señor
Ricardo Mantilla, el cual informa a nivel general todo lo llevado a cabo para el año
2023.
A NIVEL ADMINISTRATIVO.

● Se han efectuado los pagos de manera puntual a los conserjes del conjunto
residencial
✔ Nóminas.

✔ Recargos, extras, domingos y festivos.

✔ Aportes seguridad social (ARL, PS, F.P)

● Pagos de los contratos prestadores de servicios.

✔ Honorarios contables al día, diciembre de 2023

✔ Honorarios servicio de administración al día, diciembre de 2023.

A NIVEL OPERATIVO.
● Se realizó la limpieza alrededor del conjunto residencial.
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● Se realiza la limpieza de las áreas comunes del conjunto.

PENDIENTES

✔ Reparación de DVR.

✔ Análisis de puntos ciegos en el conjunto residencial para instalación de

nuevas cámaras.
✔ Reparación de la red eléctrica.

✔ Reparación de citofonos de los inmuebles del conjunto residencial.

6. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS PARA EL

AÑO FISCAL 2023.

Se presentan los estados financieros para el año fiscal, presentando la

comparación al año 2022, los cuales el administrador y contadora dan un breve
resumen comparativo del movimiento financiero del año 2023, y en cual en el año
2023 tuvo un aumento considerable.
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7. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ORDINARIO

PARA EL AÑO 2024
Se da inicio a la presentación y elaboración del presupuesto para el año 2024, el
cual se elabora en base a las necesidades que se consideran relevantes tratar.
Se proyecta el presupuesto de ingresos para el año 2024, y en cual se presenta el
rubro de las cuotas de administración para el año 2024 y en donde en
comparación al año 2023 aumentó considerablemente y esto se debe a que se
hace necesario cubrir gastos del conjunto residencial , los presentes en la
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asamblea muestran su preocupación ante aumento considerable de la cuota de

administración ya que su aumento es del 28%,por lo cual el administrador Mantilla
y la contadora Vergara indican que se hace necesario este aumento para poder
cubrir los gasto que se hacen necesarios en el conjunto residencial, los propietarios
quieren dejar claro que este aumento sólo será para el año 2024 por lo cual los
presentes administrativos el señor Mantilla y la señora Vergara, confirman que solo
el aumento del 28% será para el año 2024.

Se proyectan los egresos para el año 2024, en cual incluye todo lo relacionado con
honorarios, vacaciones, primas y otras obligaciones de los trabajadores del
conjunto residencial, para este año se incluye los gastos de exámenes periódicos
que deben realizarse los conserjes ya que es de vital importancia, validar la salud
del colaborador para un buen rendimiento laboral.
El señor Mantilla presenta el aumento el aumento a los servicios contables ya que
para el año 2023 este servicio se cancelaba por un costo de $200.000, por lo cual
el administrador Mantilla propone el aumento de $400.000 a la prestación de este
servicio realizado por la contadora Vergara, y la cual dentro de sus servicios
incluye la prestación de su software para el envío de la facturación de las cuotas
de administración.
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También se presenta el aumento presupuesto para el servicio de energía para el

año 2024, ya que en los últimos meses el servicio de energía en el edificio.

aumentó considerablemente en relación a otras facturas, los presentes en la

asamblea expresan su preocupación en relación a este aumento del servicio de
energía, por lo cual el señor Mantilla indicó que se ha solicitado a la empresa de
energía AIR-E, por diferentes medios comunicación la revisión del contador para
poder investigar si existe algún tipo de conexión externa al contador, y el cual no
se ha obtenido respuesta alguna, por lo cual el propietario de la casa 8 el señor
Agustín Barrios indica que cuenta con un contacto de la empresa de energía ARI-E,
y la cual puede ayudar en esta situación, el señor Mantilla agradece el aporte
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relacionado por parte del señor Barrios y por lo cual procederá a tenerlo en cuenta
para poder comunicarse con la asesora.
Se presenta una proyección del aumento del 28% de la cuota de administración
para cada casa para el año 2024, se reitera nuevamente que este aumento sólo
será aplicado para el periodo 2024, el señor Mantilla pregunta a los presentes en
esta asamblea si se aprueba el aumento del 28%, por lo cual los presentes
aprueban este aumento teniendo en cuenta la explicación previa sobre este
aumento, por lo cual recalca nuevamente que solo estará completado para el año
2024, el señor Mantilla procede a proyectar en un cuadro el aumento del 28% y de
la cuota de administración y el valor a pagar de cada casa, los presentes observan
detenidamente la información que ya fue aprobada.

8. ELECCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Se da inicio a la elección del consejo administrativo, el administrador Mantilla,
pregunta los presentes quienes son los propietarios que desean postularse para
hacer parte del consejo administrativo, informando también que para conformar el
consejo administrativo debe ser un grupo impar, por lo cual se elige el consejo
administrativo del conjunto los propietarios, Lina Rodríguez, Sonia Cely, Mónica
Ebratt, María Ligia Espinoza, Martha Gámez, es decir se eligen 3 propietarios y un
suplente para conformar el consejo administrativo.
9. Elección del administrador.
Para este punto el administrador Mantilla pregunta si desean elegir a un nuevo a
administrador o si alguno de los propietarios desea asumir este rol, por lo cual
varios propietarios indican que esta labor la debería de realizar una persona
externa a ellos para evitar inconvenientes entre ellos a futuro, y que además el
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administrador Mantilla y ha realizado una buena labor, por lo cual se reelige

nuevamente al señor Ricardo Mantilla como administrador del CONJUNTO
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10. VENTA DE ÁREA COMÚN A LA CASA N° 12
El señor Mantilla Informa a los presentes, que en conversaciones que tuvo con la
propietaria de la casa 12 la señora Beatriz Ferguson la señora expresaba su interés
en comprar una pequeña parte del área común que se encuentra a cercanías de su
inmueble, pero que revisando el reglamento de propiedad horizontal del conjunto
residencial esta área no está constituida en el reglamento, por lo cual la señora
Beatriz Ferguson deja en claro la presente reunión su interés en comprar esta área
y que quede con escritura , para que a futuro ella no presente algún tipo de
inconvenientes legales a futuro, por lo cual se concluye que se revisar
detalladamente esta solicitud.
11. PROPUESTA DE VIGILANCIA
El señor Mantilla presenta las propuestas de empresas de vigilancia para el
conjunto residencial, para que los propietarios pudiesen observas estas propuestas
y tomar una decisión si se puede incorporar seguridad en el edificio, las empresas
de vigilancia son:

● INTERGLOBAL la cual su propuesta ofrece el servicio de vigilancia 24 horas,

de 6:00 a.m. a 6:00 a.m. por un costo de $13.201.960
● COLVISEG DEL CARIBE LTDA, en su propuesta de servicio de vigilancia 24
horas, de 6:00 a.m. a 6:00 a.m. por un costo de $12.963.795, y que
dentro de su propuesta ofrecer acoger a los conserjes para que sean los
guardas de seguridad del conjunto residencial cabe aclarar si los conserjes
pasan todos los filtros en relación a exámenes médicos.
Las propuestas son vistas por todos los presentes en esta reunión, no obstante,
contratar una empresa de vigilancia si bien es cierto ofrece muchos beneficios en
cuanto seguridad, genera un mayor costo de lo que se tiene estimado, adicional al
ser guardas de seguridad no tendría los múltiples beneficios que se tienen
actualmente con los conserjes, para este punto se tienen diferentes pros y contra
en cuanto a la contracción de una empresa vigilancia por lo cual se define que por
el momento no se hará la contratación de una empresa de vigilancia.
12.PROPOSICIONES Y VARIOS
Dentro de las proposiciones y varios, son varios temas que son considerables a
tratar.
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● Honorarios de abogado, una de la proposición más relevante es definir que el

propietario que adeude cuotas de administración asuma los honorarios de
abogado cuando se presente en procesos jurídicos, ya que en el reglamento de
propiedad horizontal del conjunto no deja claridad sobre esta situación, por lo
cual se debe estipular en un acta sobre que sea el propietario el que asuma
estos honorarios, en lo consecuencia de lo anterior, los presentes en la reunión
aprueban que sea el propietario el que asuma estos honorarios.
● Penalización por no asistir a las reuniones de asamblea, se defiende para
presente reunión que partir de la elaboración de esta acta, se penalizara
aquellos propietarios que no asistan o hagan el envió de representaciones por
medio de poderes para reuniones extraordinarias o asambleas, se define el
cobro de la penalización del 20% de la cuota de administración.
● Encerramiento de la parte trasera del conjunto residencial, la siguiente
proposición hace referencia a contar con un portón o encerramiento en la parte
trasera del conjunto residencial, ya que con las obras cercanas a este sector
expone el ingreso a personas desconocidas y que puedan causar algún daño en
el conjunto, a lo que varios propietarios alegan a que se debe analizar bien ya
que realizar un encerramiento puede inducir a procesos legales y tener un
portón en la parte trasera implicaría contratar a una persona para que este
sector ya que estaría expuesto al ingreso, los propietarios ubicados en las
últimas casas expone su preocupación en cuanto la seguridad en esta área la
cual son tomadas en cuenta.
● Single, una de solicitudes que se tiene a considerar es retirar el single, o que se
sea responsabilidad de cada propietario asumir el mantenimiento del single,
varios propietarios expresan que tener el single no aportan beneficio a su
inmueble y que por el contrario tienden a presentar problemas en cuanto a
insectos y otros animales, por cual se toma en cuenta estas sugerencias y ver
la opción más viable para beneficio de todo.

● Reductores de velocidad calle externa, una de las solicitudes que recibió el

administrador es analizar si existe viabilidad de contar con unos reductores de
velocidad en la calle externa al ingresar al conjunto, por lo cual se requiere que
investigar ante los entes correspondientes si existe la posibilidad de hacer estos
reductores.

● Área común, en la presente reunión se toma en cuenta contar con un área

común en el conjunto residencial en la cual los propietarios puedan compartir y
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que sea para beneficio de todos, este espacio se sugiere que sea en el último
sector del conjunto y que se pueda adecuar.

● Reclamación en la empresa AIR-E, dentro de los puntos a tratar se tiene en

cuenta la reclamación que se tiene con la empresa AIR-E, ya que en los últimos
meses el valor de la factura ha sido realmente elevado a comparación facturas
de meses anteriores, se ha solicitado a empresa de AIR-E que realicen una
revisión del medidor del conjunto residencial ya que se quiere descartar algún
tipo de irregularidad con el medidor, se ha solicitado en múltiples ocasiones
que la empresa se acerca a el conjunto residencial, pero no se ha obtenido una
respuesta favorable en relación a esta situación, queda como pendiente realizar
el seguimiento a la reclamación.

● Varias propietarias informan sobre el ingreso y seguridad de personas externas

al conjunto residencial, y que los conserjes no están llevando a cabo la función
de realizar la revisión de los bolsos cuando salen del conjunto residencial las
empleadas domésticas de algunas casas, por lo cual se propone contar con más
casilleros para que estas personas dejen sus artículos en un área externa a la
casa, para este punto se entra a debate ya que consideran que la revisión o
solicitar la revisión de los bolsos a las empleadas domésticas debe quedar a
discreción de cada casa y que si el propietario requiere que realicen la revisión
debe notificar al conserje vara que realice esta función.
Se da por terminada la reunión de asamblea ordinaria del año 2024 siendo las 9:05
p.m.

SONIA CELY LINA RODRIGUEZ

Revisado por Revisado por

RICARDO MANTILLA CANTILO

Secretario
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