Formato Condicional Excel

Formato Condicional Excel
El formato condicional puede ayudar a que los patrones y tendencias en sus datos
sean más visibles. Para usarlo, cree reglas que determinen el formato de las celdas
en función de sus valores, como los siguientes datos de temperatura mensual con
colores de celda vinculados a valores de celda.
Puede aplicar formato condicional a un rango de celdas (tanto a una selección

como a un rango con nombre), a una tabla de Excel y, en Excel para Windows,
incluso a un informe de tabla dinámica.
Si las condiciones dadas en el formato condicional son verdaderas este

aplicará el formato a la celda o rango de celdas. Si son falsas, la celda o
el rango de celdas no recibirán el formato establecido.
Formato condicional con análisis rápido

Puedes usar el análisis rápido para aplicar formato condicional a los datos de un
rango de celdas o una tabla de Excel. No obstante, debes tener en cuenta que esta
opción no está disponible en algunas versiones de Excel.
Para aplicar el formato condicional solo debes seleccionar los datos y en la esquina
inferior derecha de la selección aparecerá un botón (Análisis rápido).
Haga clic en el botón de análisis rápido o también puedes presionar las

teclas CTRL + Q
Aparecerá una ventana emergente. En la opción Formato podrá visualizar las

diferentes opciones y hacer clic en el formato que desee aplicar. Las opciones que
se visualicen dependen de los datos que hayas seleccionado.
Si aparece un cuadro de diálogo “Texto que contiene” deberá escribir el formato

condicional que desea aplicar y hacer clic en Aceptar
Aplicar formato condicional con escala de colores

Cuando se aplica formato condicional con la escala de colores, este nos ayuda a
comprender la variación y la distribución que existen en los datos. Así como validar
tendencias o comportamientos de ciertas actividades, ya que nos permiten
comparar un rango de celdas usando una grabación de colores o mapa de calor,
como lo veremos a continuación en un ejemplo.
Ejemplo de formato condicional con escala de colores
En el siguiente ejemplo te mostraremos cómo hacer un mapa de calor de ventas

con formatos condicionales. Para lo cual, utilizaremos un rango de celdas con las
ventas que se hacen por horas en un negocio X desde las 9 horas hasta las 22 horas,
de lunes a sábado.
Mediante el formato condicional con escala de colores queremos identificar cómo

se comportan las ventas en este rango de días y horarios.
Para aplicar el formato condicional seleccionamos nuestra tabla como se muestra

en la imagen anterior, vamos a ir la pestaña Inicio – Estilos – damos clic en Formato
Condicional para que se desplieguen las opciones y vamos a utilizar la opción que
dice Escala de color.
Administrar reglas de la escala de colores
Luego de seleccionar una opción de escala de colores, vamos a ir a configurarlo,

para hacer esto, volvemos a dar clic en formato condicional y desplegamos las
opciones y escogemos la que dice Administrar reglas y le damos clic en Editar regla.
Como vemos en la imagen, se nos muestra varias opciones, la primera de ellas nos
indica que selecciones el tipo de regla que queremos aplicar. Para este ejemplo
vamos a dejar la opción “Aplicar formato a todas las celdas según sus valores”, luego
puedes ir probando las demás reglas y validar cada una de sus funciones.
En la segunda opción, editar una descripción de la regla, podemos dar formato a

todas las celdas según sus valores. En estilo de formato, puedes elegir opciones
como: Escala de 2 colores o Escala de 3 colores.
Para nuestro ejemplo, vamos a utilizar la opción de escala de 3 colores y en tipo de

valor le voy a decir que me coloque un color rojo a los valores más bajos, luego al
punto medio que nos calcule el percentil 50 (dato que se encuentra en la posición
central – 50%) y nos lo pinte de color amarillo. Por último, para el valor más alto,
vamos a decirle que nos ponga como valor alto, lo que este a partir del percentil
90, ósea del 90% de los valores.
Luego de establecer cada una de los valores, damos clic en Aceptar, Aplicar y
nuevamente en Aceptar. Ahora podemos ver gráficamente con los colores cuales
son los días y horarios en que más ventas se registran.
Formato a las celdas con barras de datos

Al aplicar formato condicional con barras de datos nos ayuda a ver el valor de cada
celda en relación a las demás. En este formato la barra de datos representa el valor
de cada celda y se mide de acuerdo a su longitud, es decir, si la barra es más larga
va a representar un valor alto o si es una barra corta nos va a representar un valor
bajo.
Las barras de datos también son muy útiles para mostrarnos valores positivos y
negativos, y podemos plasmarlos o representarlos mediante colores.
Ejemplo de formato condicional con barras de datos

En el siguiente ejemplo utilizaremos un rango de celdas con una serie de datos para
aplicar formato condicional con barra de datos. Para aplicar el formato condicional
debemos seleccionar los datos de nuestra tabla, luego, vamos a Inicio – Estilos – y
hacemos clic en la opción de Formato condicional para que se nos desplieguen una
serie de opciones y escogemos Barras de datos.
Al pararnos sobre esta opción vamos a visualizar distintas maneras en que podemos
aplicar el formato condicional de barras de datos y podemos hacerlo mediante un
relleno degradado o un relleno sólido.
Administrar reglas de la barras de datos

Una vez que hemos aplicado un relleno a nuestras barras de datos, vamos a
configurar la regla de formato. Por lo tanto, volvemos a seleccionar los datos, vamos
a Inicio – Estilos – Formato condicional y hacemos clic en la opción de Administrar
reglas.
Al hacer clic en Administrar reglas se abrirá la ventana emergente del Administrador

de reglas de formato condicionales y en el cual, vamos a hacer clic sobre la
opción Editar reglas. A continuación, se nos muestran dos opciones

generales: seleccionar un tipo de regla y editar una descripción de la regla para dar
formato condicional a todas las celdas según sea el caso.
En la opción de seleccionar un tipo de regla, para este ejemplo, vamos a Aplicar

formato a todas las celdas según sus valores, luego podrás ir probando las demás
opciones que se encuentran allí.
Al editar una descripción de la regla vamos a poder darle formato a todas las
celdas según sus valores, podemos elegir un estilo de formato, que para el caso
hemos escogido barras de datos y en la opción tipo podemos modificar o
configurar la opción tanto para la barra más corta, como para la barra más larga.
Por ejemplo:
Para la barra más corta algunas de las opciones que podemos establecer o
configurar son:
• Valor más bajo

• Número
• Porcentual
• Fórmula
• Percentil
• Automático
Para la barra más larga, estas son las opciones que podemos establecer o
configurar:
• Valor más alto

• Número
• Porcentual
• Fórmula
• Percentil
• Automático
Dependiendo de la opción (tipo) que elijamos debemos establecer un valor.

Luego, podemos modificar la apariencia de la barra (Colores), tanto en valores
positivos, como en los valores negativos según creas conveniente.
Usar formato condicional con iconos

Podemos aplicar formato condicional con iconos para comentar o clasificar la
información. Cada icono que establezcamos nos ayuda a representar un rango de
datos, como por ejemplo, un icono o punto verde, nos indica que el valor está
cumpliendo un objetivo, un circulo o icono de color naranja puede indicarnos que
el indicador tiene un cumplimiento del 50% o el icono de color rojo puede indicarnos
que el cumplimiento está por debajo del 50%.
Como podemos analizar, un formato condicional con iconos nos permite mostrar o
ilustrar las celdas que cumplen con determinada condición.
Ejemplo de formato condicional con iconos

Para hacer un formato condicional con iconos utilizaremos una tabla donde
tenemos los presupuestos, ventas y porcentajes de cumplimientos de las líneas de
productos.
Entonces, lo que queremos hacer es resaltar mediante iconos de color verde,

aquellas líneas donde hayamos cumplido por encima del 100% y resaltar con color
naranja las líneas que estén entre el 99.9% y el 50% de cumplimiento. Por último,
poner iconos de color rojo a las líneas de productos que tenga un cumplimiento de
menos del 50%
Lo primero que vamos a hacer es seleccionar la fila de los porcentajes de

cumplimiento, seleccionamos el rango completo. Luego, vamos a ir
a Inicio – Estilos – y hacemos clic en Formato condicional para desplegar todas las
opciones, elegimos la opción de Conjunto de Iconos. Al hacer clic sobre la opción
de conjunto de iconos se nos mostrará todas las opciones que podemos emplear,
para este ejemplo utilizamos la opción formas – 3 Semáforos (sin marco)
Administrar y editar reglas del formato condicional con iconos

Una vez que hayamos aplicado el formato condicional, vamos a ir administrar o
configurar la regla del formato. Para ello, volvemos Inicio – Estilos – y hacemos clic
en Formato condicional, desplegamos todas las opciones, elegimos la opción
de Administrar regla.
Una vez hemos dado clic en Administrar regla, se abre una ventana con el
administrador de reglas de formato condicionales. Allí, vamos a dar clic en Editar
regla, para lo cual, se abrirá una nueva ventana (Editar regla de formato) en la cual
vamos a poder configurar y mostrar cada icono según la regla que establezcamos
Podemos mostrar cada icono según la regla que hayamos configurado. Es decir, el
tipo de valor (Porcentaje, Número, Fórmula o percentil) y a partir de qué valor se
quiere mostrar un icono y se le asigna un color.

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Si las condiciones dadas en el formato condicional son verdaderas este

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Mediante el formato condicional con escala de colores queremos identificar cómo

Para aplicar el formato condicional seleccionamos nuestra tabla como se muestra

Administrar reglas de la escala de colores

Luego de seleccionar una opción de escala de colores, vamos a ir a configurarlo,

En la segunda opción, editar una descripción de la regla, podemos dar formato a

Para nuestro ejemplo, vamos a utilizar la opción de escala de 3 colores y en tipo de

Formato a las celdas con barras de datos

Ejemplo de formato condicional con barras de datos

Administrar reglas de la barras de datos

Al hacer clic en Administrar reglas se abrirá la ventana emergente del Administrador

opción Editar reglas. A continuación, se nos muestran dos opciones

En la opción de seleccionar un tipo de regla, para este ejemplo, vamos a Aplicar

• Valor más bajo

• Valor más alto

Dependiendo de la opción (tipo) que elijamos debemos establecer un valor.

Usar formato condicional con iconos

Ejemplo de formato condicional con iconos

Entonces, lo que queremos hacer es resaltar mediante iconos de color verde,

Lo primero que vamos a hacer es seleccionar la fila de los porcentajes de

Administrar y editar reglas del formato condicional con iconos

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