DIPLOMADO VIRTUAL EN

FINANZAS PARA NO FINANCIEROS

Guía didáctica 4: Introducción al Excel

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DIPLOMADO VIRTUAL EN FINANZAS PARA NO FINANCIEROS
 Se espera que, con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 4:
Introducción al Excel, el estudiante logre la siguiente competencia específica:
 Aplicar fórmulas de Excel a diferentes situaciones financieras.

Los contenidos temáticos, para desarrollar en la guía didáctica del módulo: 4

Introducción a Excel, son:

1. Generalidades de Microsoft
Excel

2. Funciones financieras básicas

3. Funciones lógicas

4. Construcción tabla de
amortización

Ilustración 1: caracterización de la guía didáctica.

Fuente: autora.

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DIPLOMADO VIRTUAL EN FINANZAS PARA NO FINANCIEROS
Tema 1: Generalidades de Microsoft Excel

Excel es una hoja electrónica de cálculo creada por Microsoft que nos permite
desarrollar tareas contables y financieras. Es una herramienta que simplifica el
trabajo con bases de datos, fórmulas, cuadros y gráficos. Es un programa versátil y
fácil de utilizar.
Excel permite a la empresa llevar sus datos al día, como la contabilidad, las
facturas, la cartera, etc., nos permite conocer la evolución de la empresa por medio
de cálculos, gráficos y guardar bases de datos de importancia para la administración
del negocio. Tener un buen conocimiento de Excel facilitará la labor financiera.
La tabla u hoja de Excel nos permite además de realizar las operaciones
matemáticas básicas, como sumar, restar, multiplicar o dividir, utilizar diferentes
funciones para hacer cálculos con variedad de datos numéricos o alfanuméricos,
sacar estadísticas, promedios, gráficas o cálculos para el análisis financiero o
matemático, etc.

Imagen: Freepik.

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 Es importante entender que en Excel se trabaja en columnas, filas y celdas.
Las columnas las encontramos de manera vertical identificadas con letras desde la
A hasta la XFD; las filas son horizontales, se identifican con números desde el 1
hasta el 1048576, y la celda corresponde al cuadro en el que se digita la información.
Excel tiene una estructura cuadriculada donde cada intersección de filas y
columnas recibe el nombre de celda y cuenta con barras de herramientas y menú.
Dada su alta capacidad en el almacenamiento de registros, Excel es un programa
excelente para el manejo de grandes bases de datos.

Ilustración 2: entorno de Microsoft Excel.

Fuente: autora.

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Tema 2: Herramientas Básicas

Excel, un programa que ofrece diversas herramientas y funciones, como

podemos observar en la ilustración 2, cuenta con una tabla dinámica con una
variedad de barras de herramientas para trabajar. A continuación, mostramos
algunas de las principales.

Datos
En esta opción hay una gran variedad de herramientas. Veamos cómo
ordenar y filtrar la base de datos que se tenga en la hoja de cálculo, de acuerdo con
lo que necesitemos: nombre de la columna, según el contenido, orden alfabético
desde la A hasta la Z. Por la opción «Datos» podemos también utilizar filtro para
seleccionar solo lo que necesitamos ver.
Cómo ordenar un archivo:

Ilustración 3: ordenar datos – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

En la tabla de Excel tenemos un cuadro de datos que contiene el nombre de

algunos estudiantes, la asignatura y la calificación de cada asignatura, y en la
columna D está el promedio. El cuadro se ve coloreado de acuerdo con la nota
promedio, menor a 6 en rojo, de 6 a 7,9 en amarillo y de 8 en adelante verde.

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 Vamos a ordenar por nombre y color de celda. Lo primero es ir a la opción
«datos», «ordenar», y en «ordenar según» escogemos la opción deseada para esta
por color de celda.

Ilustración 4: ordenar datos en Excel.

Fuente: autora.

Al seleccionar el color de la celda, se despliegan los tres tonos que tenemos

en el archivo. Tomamos el primero, luego nos paramos donde dice «agregar nuevo
nivel» (fecha arriba), repetimos tres veces, y este es el orden en que queda el
cuadro:

Nota Nota de Promedio

Nombre cálculo finanzas de notas
Catalina 7,6 8,6 8,1
David 10 8 9
Lucas 9 7 8
Mateo 8 9 8,5
Laura 5 6 5,5
Teresa 5 6 5,5
Felipe 3,7 6 4,85
Mónica 6 7,1 6,55
Juan 8 6,7 7,35
Diana 6,5 9,2 7,85
Lina 7,5 9 8,25
Pedro 5 7 6
Sara 8,4 7 7,7

Tabla 1: ejemplo trabajo en hoja de cálculo – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

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 Inicio
Esta opción se encuentra en la barra principal de herramientas y permite
algunas funciones como cortar, pegar o copiar el formato de una celda a otras. Por
acá, además, podemos seleccionar el tipo de letra, tamaño, forma, dar color y
ajustes de texto o combinar las celdas.

Ilustración 5: herramienta de combinar y centrar.

Fuente: autora.

Graficar
Esta es una herramienta muy utilizada para los informes estadísticos,
financieros u otros, pues permite mostrar de manera gráfica las cifras y generar
impacto con datos e informes. Presenta diferentes alternativas de gráficos, de
acuerdo con lo que se desee mostrar. En la gráfica siguiente observamos las
distintas formas de gráficas que contiene la herramienta.

Ilustración 6: tipos de gráficos.

Fuente: autora.

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 Para un mejor entendimiento, presentamos un ejercicio práctico.
El siguiente cuadro supone un presupuesto de ventas vs. la ejecución real,
que mostraremos de manera gráfica:

Presupuesto millones Real millones

Ventas enero $520 $531

Ventas febrero $600 $589

Ventas marzo $625 $645

Tabla 2: presupuesto de ventas.
Fuente: autora.

Para este ejercicio, utilizaremos la gráfica de barras. Una vez tengamos la

tabla anterior en la hoja de cálculo, nos paramos en la primera celda A1, a partir de
allí seleccionamos toda la información, luego vamos al menú principal, insertamos
y escogemos el tipo de barras deseada, le damos un clic y automáticamente nos
muestra la gráfica con la información seleccionada.
Las gráficas a continuación ilustran mejor el ejercicio:

Ilustración 7: ejemplo trabajo en hoja de cálculo – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

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Ilustración 8: ejemplo gráfico en barras – Microsoft Excel.
Fuente: autora.

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Tema 3: Funciones Financieras

Estas funciones de Excel resultan muy útiles en el área administrativa y

contable, donde, según sus análisis y reportes, se toman decisiones para garantizar
la estabilidad y el crecimiento de la compañía.
Una vez estamos en la tabla de hoja de Excel, para encontrar la función

financiera, es posible por . Una vez la seleccionamos, se habilita el

siguiente cuadro que permite escoger la función requerida:

Ilustración 9: funciones financieras – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

Otra forma es en la barra principal seleccionar «fórmulas», y la opción

«financieras», allí también se encuentran las funciones lógicas, matemáticas y otras.
Veamos el siguiente gráfico:

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DIPLOMADO VIRTUAL EN FINANZAS PARA NO FINANCIEROS
Ilustración 10: biblioteca de funciones.
Fuente: autora.

Las cinco principales funciones financieras

Para la aplicación de cada función, supongamos que se realiza un crédito
hipotecario por $200.000 a un plazo de 180 meses (15 años) y a una tasa nominal
anual del 10%, equivalente al 0,83% mensual. Para resolver el ejercicio y calcular
la cuota que se debe pagar, seleccionamos dentro de la función financiera la opción
de pago.
Pago
Para el cálculo de la cuota, nos ubicamos en la celda D2, luego vamos a
«funciones», «financieras» y seleccionamos «pago»; como se trata de un crédito, el
valor futuro se deja en 0, igual que el tipo, los demás datos los seleccionamos de la
tabla de Excel, así:

Ilustración 11: ejercicio práctico – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

La cuota mensual será de $2144.

NPER (periodos)
Si necesitamos hallar el número de periodos, seleccionamos la función de
«NPER». Se calcula con la cuota mensual, la tasa y el valor presente, el resultado
arrojado es 180 periodos o pagos.

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Ilustración 12: ejercicio práctico – Microsoft Excel.
Fuente: autora.

Tasa
Si tenemos toda la información excepto la tasa, hacemos lo siguiente:
«función», «financiera», «tasa» y seleccionamos los datos, periodo, cuota y valor
actual. Recordemos que el valor futuro será 0.

Ilustración 13: ejercicio práctico – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

Valor presente
Si sabemos cuánto es el pago mensual, la tasa y el número de periodos,
podemos calcular el valor actual (valor presente):

Ilustración 14: ejercicio práctico – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

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 Valor futuro
Para cambiar un poco el ejercicio, supongamos que el pago mensual es de
$2000, o sea que, al llegar a los 180 meses, aún se tendrá un valor pendiente. Para
este cálculo, seleccionamos la opción «valor futuro» (VF).

Ilustración 15: ejercicio práctico – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

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Tema 4: Funciones Lógicas

Estas funciones pueden ser de mucha utilidad, ya que sirven para realizar
comparaciones lógicas entre valores o celdas.
Excel tiene varias funciones lógicas, las cuales se muestran en la tabla:
Funciones lógicas
Nombre Descripción
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.
NO Invierte el valor lógico del argumento.
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
SI Especifica una prueba lógica que realizar.
Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como
SI.ERROR
un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son
Y
VERDADEROS.
Tabla 3: funciones lógicas – Microsoft Excel.
Fuente: autora.

La función «SI», como su nombre indica, permitirá realizar una acción si se

cumple una condición. La función «O» requiere que se cumpla una u otra condición.
La función «Y» requiere que se cumplan las dos condiciones, es decir, esta y esta.
La función «NO» se usa cuando se quiere realizar una acción si cierta condición no
se cumple.
Con un ejemplo sencillo entenderemos mejor su aplicación.
El ejercicio consiste en aplicar una comisión a los vendedores, que será del
12% si cumplen por encima de $3.000.000 en ventas, y solo del 8% si no lo superan.
En una hoja de Excel digitamos la siguiente información, generando la tabla
de vendedores con sus respectivas ventas:

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 Vendedor Total en ventas
Lucas $3.200.000
Pedro $2.800.000
Sara $4.100.000
Laura $2.500.000
Tabla 4: datos de vendedor vs. total de ventas.
Fuente: autora.

La comisión se calcula con la función lógica «SI»; una vez en la tabla de

Excel, vamos a la pestaña «insertar», pulsamos sobre la opción «funciones lógicas»
y seleccionamos la función «SI». Esta solicitará tres argumentos: la prueba lógica
(la condición), el valor si verdadero (qué hace si se cumple la condición) y el valor
si falso (qué hace si no se cumple).
En este caso, se establece como prueba lógica la condición para aplicar una
comisión u otra, es decir, comprobar si el total de ventas supera o no los $3.000.000.
Escribimos, por tanto, lo siguiente: B2>=$3.000.000, donde B2 es la celda en la que
se almacena el total de ventas del vendedor.
En caso de que se cumpla la condición, debemos aplicar la comisión del 10%,
por lo que multiplicamos el total de ventas por el 10%, es decir, B2*10%.
Finalmente, si es falso, multiplicamos el total de ventas por el 8% de
comisión, es decir, B2*8%
Así obtenemos la siguiente formula: =SI(B2>3000000;B2*10%;B2*8%), que
también se aplica al resto de vendedores adaptándola a sus respectivas celdas.

Imagen: Freepik.

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Ilustración 16: ejemplo práctico – Microsoft Excel.
Fuente: autora.

A continuación, presentamos el cuadro con el resultado de comisión por cada

uno de los vendedores. Al finalizar solo debemos arrastrar la fórmula de la primera
hasta el final.

Vendedor Total en ventas Comisión

Lucas $3.200.000 $320.000

Pedro $2.800.000 $224.000

Sara $4.100.000 $410.000

Laura $2.500.000 $200.000

Tabla 5: datos de vendedor, total de ventas y comisión.
Fuente: autora.

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Tema 5: Construcción Tablas de Amortización

Para finalizar este módulo, mostraremos cómo realizar una tabla de

amortización mensual con cuota fija. Supongamos que se obtiene un crédito por
$100.000.000, con un plazo de 60 meses y pago fijo mensual a una tasa de interés
del 1,25% mes vencido. Recomendamos abrir el archivo llamado «tabla de
amortización cuota fija», para ir realizando la práctica.

Imagen: Freepik.

Una vez ubicado en el Excel, digitalizamos la información en cada celda, de

la siguiente manera:

Ilustración 17: ejemplo práctico – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

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DIPLOMADO VIRTUAL EN FINANZAS PARA NO FINANCIEROS
 Para iniciar, preparamos la tabla completa con toda la información que
requerimos, de la siguiente manera. El saldo inicial de la deuda es $100.000.000.

Ilustración 18: ejemplo práctico – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

Ahora, para calcular el valor de la cuota, colocamos el cursor en la celda B5,

vamos a función financiera «Pagos» y tomamos los datos solicitados, como hemos
observado en los ejercicios anteriores. Es importante anteponer en el valor presente
un signo negativo para que el valor de cuota no salga negativo.

Ilustración 19: ejemplo práctico – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

Luego vamos a la tabla de amortización en la celda B8; para la cuota 1, se

copia el valor, seleccionando la B5 para que quede formulado .

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 Ahora, continuamos con el valor de los intereses C8, multiplicamos el saldo
inicial de la celda E7 por el interés celda B4, así:

El abono a capital es la diferencia entre el valor de la cuota y los intereses:

.
Ahora, calculamos de nuevo el saldo celda E8 restando del saldo inicial el

abono a capital, así . Es muy importante que siempre usemos la

formulación, para luego arrastrar toda la fórmula hasta el final.
Posteriormente, fijamos las celdas que no cambian, como es la tasa de
interés. Para hacerlo, nos paramos en la celda C8 y colocamos
el cursor entre la B y el 4 y luego solo oprimimos la tecla F4,
queda de esta manera, entre signos de pesos, esto quiere decir
que ya fijamos la tasa de interés.
El otro valor fijo es la cuota. Recordemos que este ejercicio es con cuota fija.
Hacemos lo mismo: en la cuota número 1 ponemos el cursor en medio de la B y el
5 y damos F4.

En seguida, ya con todas las celdas formuladas, la cuota y el interés fijos,

seleccionamos toda la fila con la información y podremos arrastrar hacia abajo hasta
la cuota 60.

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DIPLOMADO VIRTUAL EN FINANZAS PARA NO FINANCIEROS
Ilustración 20: ejemplo práctico – Microsoft Excel.
Fuente: autora.

Al pararnos al final de la celda con el saldo deuda, se forma una pequeña

cruz, que debemos jalar hacia abajo, y tendremos la tabla de amortización completa:

Ilustración 21: ejemplo práctico – Microsoft Excel.

Fuente: autora.

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DIPLOMADO VIRTUAL EN FINANZAS PARA NO FINANCIEROS
 Ahora que has revisado algunos conceptos y que conoces su alcance de
acuerdo con la temática planteada en este módulo de formación, te invitamos a
realizar una tabla de amortización a partir de la siguiente información:

Puedes valerte de los conceptos expuestos en la guía y de los recursos de

aprendizaje propuestos.

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DIPLOMADO VIRTUAL EN FINANZAS PARA NO FINANCIEROS
Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el diplomado virtual en
FINANZAS PARA NO FINANCIEROS del Politécnico Superior de
Colombia, y solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se
agradece a los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la
información que aquí se presenta.

GUÍA DIDÁCTICA 4
M2-DV51-GU04
MÓDULO 4: INTRODUCCIÓN A EXCEL

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA, 2022

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica Virtual

Realización del texto: María Luisa Restrepo Uribe, docente
Revisión del texto: Comité de Revisión
Diseño: Comunicaciones

Editado por el Politécnico Superior de Colombia.

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