Curso Asistente Contable

CORREO: sanmartíndannyt@gmail.
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CONTRASEÑA: contadores2023
CURSO ASISTENTE CONTABLE
MÓDULO 1: Reconocimiento y validación de una empresa –
Revisión de documentos legales de una empresa
- Las entidades a tener en cuneta en el cargo de auxiliar contable son: la DIAN, la cámara de
comercio y la secretaria de hacienda.
1.DIAN: parte tributaria, aduanera y cambiaria – La validación que realiza esta entidad es:
RUT (registro único tributaria)
Se encuentra el impuesto de ventas, Iva y declaración en la fuente (impuestos nacionales)
-El RUT es el documento que todos los comerciantes deben poseer
2.CAMARA DE COMERCIO: hay una para cada ciudad de Colombia, a través de ella se debe
solicitar el registro mercantil, es una obligación para todos los comerciantes en Colombia.
El color que se maneja en la cámara de comercio es el rojo – La validación que realiza esta
entidad es: REGISTRO MERCANTIL
3.SECRETARIAS DE HACIENDAS DISTRITALES: cada una de ellas tiene una normativa
diferente (distritos). Se encarga de los impuestos municipales como el de industria y
comercio, ICA, avisos y tableros y el recaudo de manera anticipada - La validación que
realiza esta entidad es: RIT (registro de identificación tributaria)
El RIT (REGISTRO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA) te legaliza ante la secretaria de hacienda de tu

municipio
NOTA: Los tramites pueden hacerse de forma virtual (DIAN – CAMARA DE COMERCIO) no hay
necesidad de ir hasta la oficina; en cambio con la SECRETARIA DE HACIENDA, no todos los tramites
se pueden hacen de manera virtual, recordando que es municipal.
NOTA: Asegurar que la empresa tenga un usuario creado en cada una de estas entidades
NOTA: Crear un Excel donde tengamos las claves de nuestros clientes de cada una de las
entidades.
EL RUT: debe actualizarse cada vez de se haga un cambio de información de los datos iniciales
-El código CIIU (para ver la actividad económica)
EL REGISTRO MERCANTIL: tiene un costo de $6.500 y se debe actualizar una vez al año
-Este debe renovarse a más tardar el 31 de Marzo, si te pasas de estas fechas tendrás de cumplir
con algún tipo de sanción por no actualizar el registro mercantil
-EL RIT (REGISTRO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA): es lo que identifica ante la secretaria de
hacienda
Revisión de nomina
- Las validaciones las podemos dividir en dos: formales y legales y las validaciones
específicas y detalles. Las primeras son las que debe tener el departamento para tener
soporte de un empleado esta dentro de su compañía. La segunda es verificar que cada
empleado cuente con los siguientes documentos (mínimo una copia de cedula de
ciudadanía, copia del contrato firmado por ambas partes, certificación de la cuenta
bancaria).
- Las empresas deben tener afiliados a sus empleados a 4 fondos principales: salud,
pensión, ARL y caja de compensación familiar
- Lo que debemos hacer es tener una copia de la cedula y descargar el RUAF (registro único
de afiliación en Colombia), este ultimo para tener el historial del empleado, luego de ello
es importante reunirse con el empleado para preguntarle si quiere seguir en esos fondos o
cambiarlos.
Planeación de calendarios tributarios y de obligaciones
- Planeadores físicos, organizar todo por mes (calendario)

- Planeadores calendarios desde el celular o desde el calendario desde el correo (tipo
tarjetas)
- Las obligaciones que se deben tener en cuenta: vencimientos de las obligaciones,
vencimientos de la planilla de la seguridad social, vencimientos de impuestos
. Planeación de vencimiento de resoluciones de documentos electrónicos: cuentan con
una fecha de vencimiento de 12 meses a partir de la misión de las mismas.
. Planeación vencimientos de seguridad social: Decreto 0780 2016
. Planeación vencimientos de impuestos:
Revisión de obligaciones electrónicas
- Son obligaciones que la DIAN implemento para tener más control en base a las
declaraciones de renta. Los documentos son: factura electrónica, documento soporte,
acuse de recibido y nomina electrónica
- Para realizar cada uno de los procesos de este documento se debe implementar o tener
dentro de la empresa un sistema de software contable.
- Como asistente contable, vamos a tener un sistema contable para registrar todas las
causaciones y demás; y otro sistema por donde se va a emitir esta información electrónica.
Cabe mencionar que este sistema se tendrá que pagar una mensualidad por su uso.
- Para los documentos de factura electrónica, documento soporte, acuse de recibido y
nomina electrónica debemos estar habilitados por la DIAN.
- El proveedor tecnológico con el que nos afiliemos debe contar con una firma electrónica.
- Documento soporte electrónico: Eres responsable de un pago, pero te puedes tomar
ciertas deducciones (costos y gastos de la actividad que desarrollas). Le puedes comprar a
personas que no estén obligadas a emitir factura electrónica, ese documento de la
persona a la que le compramos que no esta obligada a facturar, lo podemos convertir en
un documento soporte, y hacemos que se convierta en un descuento en nuestra
declaración de renta, la cuenta de cobro de X persona la convertimos en un documento
soporte legal para la DIAN, y por eso me lo puedo descontar en mi declaración de renta.
Lo debe generar quien lo está comprando.
- Nómina electrónica: Pasar la liquidación quincenal o mensual a un documento electrónico

que se le debe enviar a la DIAN, lo único es que debe ser por empleado (lo que gano,
devengado y lo que le descontaste – deducidos), tu cargar tu nomina completa y el
sistema se encarga de enviarlos uno a uno a la DIAN, el vencimiento de la nómina
electrónica son los primeros 10 días hábiles del mes siguiente.
- Acuse de recibido: facturas a crédito, deben ir acompañadas de un mensaje electrónico

que tu envías, en donde aceptas el recibido de esta factura y aceptas la recepción de estas
mismas. Para poder tomarlas como costos y gastos deducibles – y para el factoring.
- Factura electrónica: esta representado por un pdf, un XML
Tips finales
- Es muy importante preguntar acerca de las dudas que tenemos, para no quedar a la
deriva, podemos preguntar todo lo queramos.
- Métodos de auto información, que cada proceso este lo mas limpio que sea, por ejemplo
que el Excel tenga formulas.
- La revisión de los correos. Es importante revisar los correos (remitentes, ortografía,
mensajes, archivos).
- Buscar soluciones, ejemplo: internet, consejos de contadores amigos
- Todo lo que hagas tenga soporte, por ejemplo: tomar captures para tener pruebas de
validación, guardar el archivo, por algún percance, un correo, no recibir indicaciones por
llamada, todo por correo, aunque sea vida, chat.
MÓDULO 2: Documentos contables
Tipos de documentos contables y gestores documentales
- Los sistemas están divididos por módulos, un ejemplo de ello es: ingresos, gastos, nómina
y ajustes
Ingresos: fac de venta, recibos de caja o comprobantes de ingreso

Gastos: fac de compra, documentos soporte, comprobantes de egreso.
Nómina: nomina
Ajustes: notas de contabilidad o comprobantes contables.
- El archivo se lleva en la nube

- Los documentos se manejan en Z
- Cada documento contable debe llevar un soporte físico de la operación
- Tiempo para archivar: cada mes, cada semana, cada día
- Crear un mini gestor documental en Google Drive con mi correo
Pasos: abrimos nuestro correo, damos en drive, creamos una carpeta nueva, se puede
hacer una carpeta por mes o por nombre de documento.
Aprendiendo a leer facturas y cuentas de cobro
- Detallar la información mínima de una factura

Puntos importantes
-Tener en cuenta que la resolución este actualizada
-Validar el NIT para así crear el tercero (esta información la podemos verificar en la pagina
de la DIAN – consultar RUT DIAN, se diligencia el NIT
-Revisar fecha de la emisión, datos de nuestra empresa, si hay algo incorrecto debemos
solicitar que hagan los cambios, anular la factura y enviar nuevamente, a través de via
telefónica o correo
- Tener en cuenta los subtotales, IVA etc.
-Vencimiento de la factura
-CUF (código único de facturación electrónica)
-Código QR
Conociendo un sistema contable
- En este caso veremos el sistema Alegra:

- Ingresos: facturas de venta
Causaciones en un sistema contable
- En orden deberíamos hacer las facturas de venta, compra, documento soporte, registrar
los documentos de banco, ya sean salidas, ingresos, gastos, registros de nomina y sexto
comprobantes contables que deba hacer de ajustes.
NOTA: VER LOS VIDEOS DE LAS CAUSACIONES

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Revisión de documentos legales de una empresa

El RIT (REGISTRO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA) te legaliza ante la secretaria de hacienda de tu

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Planeación de calendarios tributarios y de obligaciones

- Planeadores físicos, organizar todo por mes (calendario)

Revisión de obligaciones electrónicas

- Nómina electrónica: Pasar la liquidación quincenal o mensual a un documento electrónico

- Acuse de recibido: facturas a crédito, deben ir acompañadas de un mensaje electrónico

- Factura electrónica: esta representado por un pdf, un XML

MÓDULO 2: Documentos contables

Tipos de documentos contables y gestores documentales

Ingresos: fac de venta, recibos de caja o comprobantes de ingreso

- El archivo se lleva en la nube

Aprendiendo a leer facturas y cuentas de cobro

- Detallar la información mínima de una factura

Conociendo un sistema contable

- En este caso veremos el sistema Alegra:

Causaciones en un sistema contable

NOTA: VER LOS VIDEOS DE LAS CAUSACIONES

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