I.

Introducción a Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de
préstamos hipotecarios.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2016, la pantalla, las barras,
etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están
y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo
seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear
hojas de cálculo en el siguiente tema.

1.1. Iniciando y cerrando Excel

Podemos iniciar Excel desde el Menú de inicio, o mediante la ventana de comandos

(Windows + R) y tipeando “Excel”. Para cerrar Excel podemos hacer clic en la “X” ubicada
en la esquina superior derecha de la ventana de Excel, o utilizar la combinación del teclado
Alt + F4.

1.2. La pantalla inicial

Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se
nos mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del
curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede
no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

1.3. La ficha de archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la

pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar
sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también
puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de
opciones.

Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir. Al situar el cursor
sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic
en ellas se nos mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la
superficie de la ventana Excel.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el icono
con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.
1.4. Las barras

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos
y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para
Minimizar, Maximizar y Cerrar.

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar,
Deshacer o Rehacer.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello,
desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic
sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha de los
botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces clic en una
opción esta aparecerá marcada y aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar,
si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la
lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos.
La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene
todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña,
accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y
Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma
puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico,
dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados
para realizar modificaciones en los gráficos.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto
de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números
semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero
esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente

hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar
zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -.
También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se
visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.
II. Entorno de Excel

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así
como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la
creación de hojas de cálculo.

En caso de no tener claros algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de
trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizás sea aconsejable que
lo repases en este tema básico: Conceptos de Excel.

2.1. Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel
tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con
el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel: en la
barra de título de la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 - Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Nótese que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado. En ningún caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.

Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio constará sólo de 1 hoja
aunque el número de éstas puede variar entre 1 y un número bastante alto, limitado por la
cantidad de memoria disponible. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo. Cada una de ellas, según se vayan
agregando, serán nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas
las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.

2.2. Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra

por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de

celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de
la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera
celda pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la celda se llama A1. Si observas la
ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa, y columna
activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en
la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más
adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

2.3. Movimiento rápido por la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja,
la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la
pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Para movernos de manera
rápida entre las celdas es posible utilizar las flechas del teclado.

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la
barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

2.4. La celda

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En
todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:

2.5. Tipos de datos en la celda

La hoja de cálculo Excel adminte dentro de sus celdas cuatro tipos de datos. Excel te permite
trabajar con diferentes tipos de datos, como números, fechas o texto. Normalmente, cuando
introduces un dato en una celda Excel interpreta el tipo de datos del que se trata y le aplica
el formato correcto, pero esto no siempre es así, por lo que deberás saber cómo hacer que
cada dato se corresponda con su tipo correcto.

En cuestión de datos, se pueden diferenciar tres tipos:

Número

Es el tipo de datos que más se utilizan en los libros de Excel. Al introducir el dato en una
hoja, el programa reconocerá el tipo de dato y lo alineará a la derecha.

Debes tener en cuenta los siguientes aspectos cuando vayas a introducir un número:

• Excel admite caracteres del 1 al 9, comas decimales y separadores de miles.

Dependiendo del idioma de configuración, los separadores de miles pueden ser
comas o puntos y así también las comas decimales.
 • Al utilizar el punto (.) del teclado numérico, se entenderá que lo que deseas introducir
es una coma decimal.
• El punto (.) del teclado alfanumérico se considera separador de miles.
• Puedes agregar símbolos de moneda como $ ó € para designar un valor en moneda.
• Al utilizar símbolos como más (+), menos (-), multiplicación (*) o división (/), se
interpretará como un cálculo si el primer carácter introducido en la celda es un igual
(=) o un más (+).
• Un número seguido de % se considera un porcentaje. Nada más introducirlo, Excel
dividirá el valor entre 100. Por ejemplo, si escribes 60%, Excel considerará que has
introducido el valor 0,60.

Texto

No hace mucha falta mencionar mucho sobre que es un texto. Además de letras y números,
un texto también puede contener símbolos. Se utiliza normalmente para escribir títulos,
rótulos, comentarios y otras descripciones.

Al introducir texto en una celda, Excel lo reconocerá inmediatamente y de forma

predeterminada lo alineará a la izquierda.

Al igual que con los números, si comienzas a escribir con los signos igual (=) o más (+),
Excel interpreta que lo que sigue es una fórmula, así que si quieres que sea considerado como
texto, deberás escribir un apóstrofe (‘) delante.

Fecha y hora

Excel también admite datos de tiempo (fechas y horas). Se utilizan como separadores, la
barra inclinada (/) y el guión (-), por lo que si introduces dos o tres números separados por
alguno de estos caracteres, Excel los interpretará como fechas. Por ejemplo, si introduces
06-05, significará que has introducido 6 de mayo del año en curso. Si introduces 15/09/17,
estarás introduciendo 15 de septiembre de 2017.
El formato de fecha que se interpreta de forma predeterminada depende de la configuración
regional del equipo. En español, esto es dd/mm/aaaa (día/mes/año).

La opción predeterminada de fecha es dd/mm/aaaa. La fecha 17/12/2016 tendrá formato

de [Fecha corta], mientras que sábado 17 de diciembre de 2016 tendrá formato de [Fecha
larga].

En los próximos días te indicaré cómo modificar estos formatos y a agregar otros formatos
diferentes.

Si quieres introducir una hora, debes hacerlo escribiendo dos números separados por dos
puntos (:). Esto se interpretará como hh:mm (hora:minuto). Tres números separados por dos
puntos se considerarán hh:m:ss (hora:minuto:segundo).