Documento con respuestas a preguntas frecuentes de administradores municipales frente

al manejo del SisbenAPP.

Departamento Nacional de Planeación.

Bogotá 2020
 Contenido

1. GLOSARIO. ............................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO. ................................................................................................................................ 4
3. ALCANCE .................................................................................................................................. 4
4. ¿QUÉ ES SISBENAPP Y PARA QUÉ SIRVE? .......................................................................... 4
5. ¿POR QUÉ MOTIVOS SE PRESENTA UN LOG DE ERRORES AL MOMENTO DE
INGRESAR A SISTEMA DE SISBENAPP?....................................................................................... 5
6. EN EL DMC CUANDO SE SINCRONIZA EN EL DISPOSITIVO SALE UN MENSAJE QUE
.......................................................................... 6
7. ¿PARA SINCRONIZAR LOS DMC CON EL SISTEMA LOCAL DE SISBENAPP DEBEN
ESTAR EN LA MISMA RED? ........................................................................................................... 7
8. ¿ES NECESARIO EL USO DE INTERNET PARA TRABAJAR CON EL SISTEMA DE
SISBENAPP? .................................................................................................................................... 7
9. ¿ES POSIBLE CAMBIAR LA CLAVE DE INGRESO A SISBENAPP? ...................................... 7
10. ¿CADA CUANTO SE PUEDE GENERAR ENVIÓ AL DNP? ..................................................... 8
11. ¿PORQUE CUÁNDO SE GENERA UN ENVIÓ AL DNP ESTE QUEDA EN EL ESTADO DE
TRANSMISIÓN EN REINTENTAR? .................................................................................................. 9
12. TENEMOS SOLICITUDES PENDIENTES POR SER APROBADAS POR EL DNP Y NO
PERMITE REALIZAR UN TRÁMITE NUEVO CON RELACIÓN AL DOCUMENTO QUE SE ESTÁ
VERIFICANDO, YA QUE APARECE UN MENSAJE EN EL SISTEMA. ¿CÓMO SE DEBE
PROCEDER PARA ESTE TIPO DE EVENTUALIDADES? ............................................................... 9
13. ¿NO LOGRO INGRESAR A LOS DMC CON LOS USUARIOS QUE HE CREADO EN EL
SISBENAPP? ................................................................................................................................... 10
14. ¿CÓMO SE DEBE REGISTRAR UN DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN NACIONAL EL
CUAL FUE EXPEDIDO EN UN CONSULADO DE OTRO PAÍS? ................................................... 11
15. ¿ES POSIBLE TRABAJAR EN UNA ZONA RURAL CON EL SISTEMA DE SISBENAPP? ... 12
16. ¿CÓMO MODIFICAR UN TIPO DE DOCUMENTO DE EXTRANJERO A TIPO DE
DOCUMENTO COLOMBANO? ........................................................................................................ 12
17. LLEGA UN CORREO DE NOTIFICACIÓN DE ENVIÓ RECIBIDO DONDE SE INFORMA QUE
EXISTEN NOVEDADES DE ENVIÓ ¿POR QUÉ SE PRESENTA ERROR DE SOLICITUD
DUPLICADA? ................................................................................................................................... 12
18. ¿POR QUÉ MOTIVOS SE PRESENTA ESTE LOG DE ERRORES AL MOMENTO DE ABRIR
EL SISTEMA DE SISBENAPP? ....................................................................................................... 13
19. ¿UNA VEZ SE APRUEBA LA SOLICITUD EN EL DNP CUANTO TIENE DEMORA EN
VERSE PUBLICADA LA INFORMACIÓN EN LA BASE CERTIFICADA NACIONAL? ................... 14
20. ¿CÓMO SE DEBE PROCEDER CON LOS MOTIVOS DE MOTIVOS DE RECHAZO DE
SOLICITUDES? ............................................................................................................................... 14
21. ¿CÓMO SE INTERPRETA LOS MOTIVOS DE RECHAZO EN EL SISTEMA? ....................... 15

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 1. Glosario.

Sisbén: Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios o instrumento principal de

focalización individual para la identificación de potenciales beneficiarios de programas
sociales.

Teamviewer: Software cuya función principal es conectarse remotamente a otro equipo

y por medio de la cual se puede compartir, controlar, transferir archivos, video llamadas y
realizar reuniones en línea.

DMC: Dispositivo tecnológico construido sobre una plataforma informática móvil, con
una capacidad de almacenar datos y realizar actividades semejantes a una minicomputadora
y con la conectividad de un teléfono móvil. Cuenta con un sistema operativo y permite
ejecutar diferentes programas con diferentes fines, como la captura de información de la
encuesta de Sisbén IV.

Red: Es el conjunto de computadoras y otros equipos interconectados, que comparten

información, recursos y servicios entre sí.

Segmento de Red: Son aquellas divisiones de la red de conexión que se implementan para
para mejorar el rendimiento de comunicación e intercambio de información entre los
computadores y equipos, las características que poseen los segmentos de red es que
manejan una única tipología, un mismo protocolo de comunicación y un solo entorno, grupo
o área de trabajo.
Wifi: Es la tecnología de comunicación inalámbrica que permite conectar a internet
equipos como computadoras, celulares, tables, impresoras entre otros dispositivos mediante
el uso de radiofrecuencias o infrarrojos para poder realizar el intercambio de información.

Red LAN: Es una red de área local cuyo alcance se encuentra delimitado por un espacio
físico como lo es un edificio, una casa o un apartamento y sus conexiones son por medio de
un cable de red.

Cortafuegos o Firewall: Son aquellos sistemas que previene el uso y el acceso

desautorizado de ordenadores o dispositivos a una red con internet, puede ser software o
hardware o una combinación de los dos, que se utiliza con el fin de proporcionar una fuerte
protección contra intentos de acceso a la información de algún dispositivo.

SisbenAPP: Es un aplicativo desarrollado por DNP para la aplicación de las encuestas en

los DMC. Fue diseñado para capturar la información de las preguntas contenidas en la ficha
de caracterización socioeconómica del Sisbén IV a partir de las respuestas que el informante
calificado del hogar suministre al encuestador.

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 2. Objetivo.

Elaborar un documento de preguntas frecuentes que brinde un material de apoyo en la

operación y manejo de la plataforma (SisbenAPP) que administran las entidades territoriales,
en lo relacionado con la funcionalidad del Software y los diferentes tipos de solicitudes que
tramitan las personas cuando se acerca a cada oficina municipal.

3. Alcance

Este documento será de utilidad para brindar pautas que ofrezcan soporte y repuesta ante
los diferentes procesos, procedimientos y protocolos de atención que se implementara en
la nueva metodología Sisben IV bajo la ejecución del software (SisbenAPP), el cual funcionara
como una herramienta que permita dar solución a los diferentes requerimientos e incidentes
que desde las entidades territoriales y por parte de los usuarios del sistema son reportados
la mesa de ayuda del Sisben.

4. ¿Qué es SisbenApp y para qué sirve?

Es el sistema de información sobre el cual las entidades territoriales realizan los diferentes
tramites asociados a la recolecion de datos socioeconómicos de las viviendas, está
conformado por un sistema local principal desde el cual se administra usuarios, tramites e
informes de solicitudes requeridos por los ciudadanos en la diferentes oficinas municipales
del Sisben, acompañada de una aplicación móvil instalada en dispositivos móviles de captura
(DMC) por medio de los cuales se realizar la recolecion digital de los datos de viviendas,
hogares y personas, la cual integra unos parámetros de calidad precisos y confiable; logrado
así cumplir con el objetivo del Sisben el cual es fortalecer el mecanismo de focalización para
asignar subsidios del gobierno a quienes más lo necesitan.

Imagen 1: Aplicación SisbenAPP local

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 5. ¿Por qué motivos se presenta un log de errores al momento de ingresar a
sistema de SisbenAPP?

El sistema de SisbenApp al momento de iniciar sesión ejecuta un procedimiento

automático de actualización de información en cuanto a las solicitudes y novedades de
procesamiento que diariamente se envía al DNP sobre las cuales se ha realizado algún
tipo de trámite.

Imagen 2: Inicio sesión error sincronización de bajada

El log de errores es un control de fallas que puede presentarse al momento de ingresar

al sistema y puede darse por alguna de las siguientes causas:

1. Bloqueos de red: Existen redes que manejan Corta fuegos o Firewall que son
programas informáticos que se encargan de controlar el acceso de una
computadora a la red y de elementos de la red a la computadora, por motivos de
seguridad.
2. Tiempo de esperar agotado: El alto flujo de trafico de información con el servidor
puede ocasionar en ocasiones tiempos largo de conexión los cuales pueden verse
interrumpido y generar este tipo de log de errores.
3. Problemas con el servidor en el DNP: En ocasione por temas sincronización
simultánea, posibles concurrencias en las conexiones o mantenimientos en el
servidor puede darse este tipo de errores.

4. Baja conectividad de internet: La intermitencia y baja calidad de velocidad del

internet en el municipio puede generar el log de errores, ya que si la velocidad es

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 muy por debajo de lo limites mínimos no va a lograr ejecutarse la actualización
de la información como corresponde.

Para dar solución a log de errores será necesario tener en consideración las posibles
causas anteriormente mencionadas y validar con el apoyo en sistema del municipio la
conexión a internet iniciando sesión en el sistema, de ser muy recurrente el Log de
Errores será necesario se compruebe la conexión con una red de datos móviles o alguna
red particular que no posea restricciones.

Si ya todo ha sido validado por parte del apoyo en sistema del municipio y no se genera
la actualización de información será necesario reportarlo a la mesa de ayuda Sisben
siguiendo el protocolo establecido.

6. En el DMC cuando se sincroniza en el dispositivo sale un mensaje que dice

En los dispositivos móviles de captura DMC cuando se sincronizan con el sistema local
de SisbenAPP por medio de red inalámbrica (Wifi) cuando se presenta el mensaje de
bido a dos posibles causas:

Imagen 3: Error conectividad designio

1. Antivirus: Existen configuraciones de antivirus que generan bloqueos en relación

con ciertos puertos de comunicación en lo que se sincroniza el sistema local con
el DMC, lo cual genera el mensaje en el DMC.
2. Configuración de red inalámbrica con restricciones: Existen redes inalámbricas
que manejan Corta fuegos o Firewall que son programas informáticos que se

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 encargan de controlar el acceso de una computadora a la red y de elementos de
la red a la computadora, por motivos de seguridad, lo cual genera el mensaje
en el DMC.

desactivar el Antivirus o validar con otra

red de datos móviles o alguna red particular que no posea restricciones.

7. ¿Para sincronizar los DMC con el sistema local de SisbenAPP deben estar en la
misma red?

Si, para la adecuada sincronización de los DMC y el sistema local de SisbenAPP es

indispensable revisar siempre que la red inalámbrica o local estén conectados en el
mismo segmento de red para que funcionen adecuadamente, de lo contrario no
funcionara la sincronización entre PC y los dispositivos.

PC - SisbenApp

Cable ethernet
o Wifi

Wifi Wifi

Wifi

DMC DMC DMC

Router

Wifi
Wifi
Imagen 4: Esquema de conectividad local e inalámbrica
Wifi

8. ¿Es necesario el uso de internet para trabajar con el sistema de SisbenAPP?

SI, debido a que el sistema cada vez que se inicia sesión ejecuta un procedimiento
automático de actualización de información en cuanto a las solicitudes y novedades de
procesamiento que diariamente se envía al DNP, además cada vez que se verifica un
documento el sistema descarga y valida si en la base centralizada del sisben existe la
ficha y el hogar donde se encuentra registrada la persona, de no tener conexión a internet
el sistema no podrá realizar dicha verificación.

9. ¿Es posible cambiar la clave de ingreso a SisbenApp?

Es posible realizar el cambio de la contraseña de todos los usuarios del sistema,

ingresando a la sección de Usuarios en el sistema y desde el icono de la lupa realizar el
cambio de la contraseña siguiendo las siguientes recomendaciones:

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 1. Construir las contraseñas con una mezcla de caracteres alfabéticos (donde se
combinen las mayúsculas y las minúsculas), dígitos e incluso caracteres especiales
(@, ¡, +, &).
2. Usar contraseñas diferenciadas en función del uso (por ejemplo, no debe usarse la
misma para una cuenta de correo que la usada para acceso a servicios bancarios).
3. Un buen método para crear una contraseña sólida es pensar en una frase fácil de
memorizar y acortarla aplicando alguna regla sencilla.
4. Se deben cambiar las contraseñas regularmente. (Dependiendo de la criticidad de
los datos puede ser cada X meses).
5. La contraseña no debe contener el nombre de usuario de la cuenta, o cualquier
otra información personal fácil de averiguar (cumpleaños, nombres de hijos,
cónyuges, equipo de futbol ...).
6. No se recomienda emplear la misma contraseña para todas las cuentas creadas
para acceder al sistema o el DMC.
7. No se deben almacenar las contraseñas en un lugar público y al alcance de los

8. No compartir las contraseñas en Internet (por correo electrónico) ni por teléfono.

9. N n los
diferentes navegadores en los cuales trabaje con el sistema.

Imagen 5: Cambio de contraseña

10. ¿Cada cuanto se puede generar envió al DNP?

El municipio puede generar todos los días la veces que le sea necesario envíos al DNP,
no hay ningún tipo de restricción, lo importante es siempre asegurarse que en la
sección de Histórico de Envíos Realizados al DNP la columna Estado Transmisión él
envió quede con la palabra OK.

Imagen 6: Generación e histórico de envíos

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 11. ¿Porque cuándo se genera un envió al DNP este queda en el estado de
transmisión en Reintentar?

Imagen 7: Error FTP de envíos.

Cuando en la opción de histórico de envíos realizados al DNP en la columna Estado de

transmisión muestra la palabra de Reintentar , es porque a nivel de red municipal puede
existir restricciones de red o bloqueos de red asociados a los protocolos de transferencia
de información, en este tipo de eventualidades será necesario que el municipio valide
con su proveedor de conexión a internet o con sus administradores de red a nivel
municipal para asegurarse que no existan este tipo de restricciones o políticas de
bloqueo tráfico de información, de ser necesario el municipio puede comprobar con una
red de datos móviles o alguna red particular que no posea restricciones, seleccionando
eintentar hasta que el estado de transmisión quede con l

12. Tenemos solicitudes pendientes por ser aprobadas por el DNP y no permite
realizar un trámite nuevo con relación al documento que se está verificando, ya
que aparece un mensaje en el sistema. ¿Cómo se debe proceder para este tipo
de eventualidades?

Imagen 8: Solicitud pendiente por gestionar

El mensaje que aparece en el sistema relaciona el número de ficha sobre la cual

existen un trámite de solicitud en el estado de Pendiente, aquellas solicitudes que
este en el estado de pendiente son responsabilidad del municipio gestionarlas en el
DMC par cuando sincronice la información al sistema local SisbenAPP estas cambien
su estado a Realizada y puedan ser enviadas al DNP para su procesamiento.

Es necesario realizar el trámite de la solicitud en el DMC o tambien existe la

posibilidad de cancelar el trámite de la solicitud una vez se verifique con el
solicitante si verdaderamente necesitan o no hacer la gestión de dicha solicitud que
aun el municipio tiene en el estado de Pendiente, para que posteriormente el

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 sistema permita crear un trámite nuevo según el requerimiento que necesite el
ciudadano.

13. ¿No logro ingresar a los DMC con los usuarios que he creado en el SisbenApp?

Es indispensable garantizar la adecuada conectividad a nivel de red inalámbrica y

local verificando que las IP s de los equipos estén conectados en el mismo
segmento de red para que funcionen adecuadamente, de lo contrario no funcionara
la sincronización entre PC y los dispositivos.

Una alternativa que existe dentro del sistema SisbenAPP es la identificación de la

IPs para validar la adecuada conectividad entre los DMC y PC principal, en el menú
de Habilitar Sincronización de DMC.

Imagen 9: Conectividad entre IP

En la columna IP hay un enlace que permite identificar si existe conectividad entre

los equipos, una vez que se da clic sobre el número de IP, se abrirá una nueva
pestaña del navegador predeterminado y mostrará:

1. Imagen del DMC.

2. Información General DMC
• Estado:
• Usuario Actual:
• Rol:
• Departamento - Municipio:

Siempre y cuando se tenga la sesión abierta en el DMC con el perfil de encestador o

supervisor.

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 Imagen 10: Confirmación conexión DMC

De no existir una adecuada conectividad en la red inalámbrica entre los equipos, se

generará un mensaje de acceso en el navegador a la IP registrada para el dispositivo
consultado, en este caso será necesario revisar conectividad y segmentos de red
que estén manejando en el municipio y adicionalmente validar si la IP registrada en
el DMC y en el sistema local coinciden.

Imagen 11: Falta de acceso al DMC

14. ¿Cómo se debe registrar un documento de identificación nacional el cual fue

expedido en un consulado de otro país?

Lo documentos nacionales que han sido expedidos en diferentes consulados, para

registrarlos en el sistema de SisbenAPP es necesario sobre la pregunta de lugar de
expedición del documento registrar el municipio donde se desea realizar el registro
de la persona.

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 Ejemplo: Si se tiene una cedula de ciudadanía expedida en el consulado de
Guayaquil (Ecuador) y esta persona desea realizar el registro en la base municipal
del Sisben en el municipio de Pasto (Nariño), en el lugar de expedición del
documento se deberá registrar Pasto (Nariño) en lugar de Guayaquil (Ecuador).

15. ¿Es posible trabajar en una zona rural con el sistema de SisbenAPP?

Sera posible trabajar en zonas rurales si se lleva el equipo principal donde esta
instalado el sistema de SisbenAPP y siempre y cuando se genere una red
inalámbrica que tenga una buena conectividad a internet, ya que es necesario para
que una vez se consulten los documentos se identifique si existe información
consolidada de ellos.

16. ¿Cómo modificar un tipo de documento de extranjero a tipo de documento

Colombano?

Para modificar un documento extranjero a documento nacional es necesario retirar

el registro extranjero y una vez sea aprobado el trámite de retiro por parte del DNP,
generar un trámite nuevo de inclusión de persona registrando en esta ocasión el
documento colombiano de identificación.

Esto para los casos en los cuales las personas de hayan hecho incluir en la base del
Sisben con un documento extranjero, teniendo en cuenta que son nacionales
colombianos, pero no tenían en el momento de registro el documento nacional
colombiano.

17. Llega un correo de notificación de envió recibido donde se informa que e xisten
novedades de envió ¿Por qué se presenta error de solicitud duplicada?

En el DNP se realiza un proceso automático de consolidación de solicitudes, el cual

en ciertos momentos por la ejecución de diferentes procesos adicionales de cálculo
de puntaje o mantenimientos sobre el servidor se ve afectado en sus tiempos
normales de ejecución, lo cual genera que en algunos municipios reciban un correo
electrónico de respuesta automática con la notificación que algunas solicitudes ya
existen en el DNP, lo cual indica que el sistema SisbenApp local las volvió a enrutar
hacia el DNP con el fin de garantizar que ninguna de ellas quede pendiente por
transmitir.

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 Imagen 12: Novedad de Envió

Esta notificación es de carácter informativo por tal motivo no se requerirá que el

municipio realice acción alguna en relación con este correo.

18. ¿Por qué motivos se presenta este log de errores al momento de abrir el sistema
de SisbenAPP?

Teniendo presente que el sistema de SisbenAPP trabaja bajo el sistema operativo de

Windows puede que, en ciertas ocasiones a causa de actualización del Windows, el
servicio local de SQL Server se detenga lo cual genera el mensaje como se muestra
en la imagen 13 de Error en SisbenAPP.

Imagen 13: Error en SisbenAPP.

En este caso se debe verificar en los servicios de Windows, que el servicio de SQL
Server con el nombre de MSSQL$MSSQLNSISBEN se encuentre iniciado, para que

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 todo funcione bien con el sistema de SisbenAPP. En la Imagen 14 se puede
identificar donde se debe iniciar el servicio con el fin dar solución a esta novedad.

Imagen 14: Servicios de Windows

Si ya se ha iniciado el servicio de SQL Server y siguen sin funcionar el sistema será

necesario reportarlo a la mesa de ayuda Sisben siguiendo el protocolo establecido.

19. ¿Una vez se aprueba la solicitud en el DNP cuanto tiene demora en verse
publicada la información en la base certificada nacional?

Una vez la solicitud enviada desde el municipio es procesada y esta supera todo los
procesos y controles de calidad, será publicados en la base certificada nacional en
un término no superior a seis (6) días hábiles o según como se disponga en la
resolución vigente.

20. ¿Cómo se debe proceder con los motivos de motivos de rechazo de solicitude s?

Las solicitudes una vez son procesadas pasan por unos controles de calidad donde
se valida la integridad de la información y se valida a nivel nacional si en la base
centralizada existen alguna novedad a momento de procesarse los registros que
vienen en cada solicitud, entre los motivos más comunes de rechazo están:

1. Hogar sin persona idónea para ser jefe de hogar al retirar persona duplicada :
Esta novedad se puede presentar cuando envían una solicitud de inclusión de
persona o nueva encuesta y algún miembro del hogar pertenece a un hogar ya
consolidado a nivel nacional, y al realizar el proceso de retiro de la ficha más
antigua no queda una persona apta como jefe del hogar.

Para comprender y dar solución a esta novedad, el administrador debe revisar el

hogar donde está consolidado el registro de las personas a nivel nacional para
compararlo con el trámite actual que realizaron en el municipio, logrando así
identificar el menor de 14 años que está quedando como jefe de hogar.

El ciudadano deberá registrarse con la(s) persona(s) menor(es) de 14 años que

generan la novedad o solicitar el retiro de la ficha o la persona donde
actualmente se encuentra consolidada a nivel nacional, en cualquiera de las dos

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 posibilidades o escenarios planeados será necesario realizar de nuevo el trámite
de la solicitud en la oficina municipal teniendo presente el motivo de rechazo
para que no se presente de nuevo.

2. Duplicado sin resolver por documento existente: Esta novedad se presenta

cuando en la solicitud viene un número de documento que tiene otra persona
en la base de datos consolidada a nivel nacional.

El administrador debe verificar que el documento enviado es el correcto y

pertenezca a la persona que está registrando, debe ser preferible al momento
de realizar el registro debe procurar el escanear el documento, de no ser así, en
el detalle de la novedad se encuentra la información del municipio, ficha y
persona que se encuentra consolidada con ese número de documento.

El administrador se puede apoyar de la registraduría municipal para identificar a

quien verdaderamente pertenece el documento por medio del certificado que
emite dicha entidad y dependiendo del resultado de esta consulta proceder con
el trámite, ya sea solicitando corrección del documento de la persona que están
consolidada en la base nacional en el municipio donde este registrado de
manera errada el documento, o registrando a la persona escaneando el
documento lo cual garantiza que le pertenece.

3. Ficha con numero de documento duplicado: Esta novedad de rechazo se

presenta porque en la misma ficha se especifica un mismo número de
documento para dos personas o la misma persona fue encuestada dos veces, ya
sea para el mismo hogar o para diferentes hogares de la misma ficha o vivienda.

En este caso el administrador debe tener en cuenta lo anteriormente

mencionado y realizar de nuevo el trámite en el sistema.

21. ¿Cómo se interpreta los motivos de rechazo en el sistema?

El motivo de rechazo por procesamiento de las solicitudes se puede consultar desde

el sistema SisbenAPP en el estado de solicitudes Rechazadas, donde dice Detalle.

Imagen 15: Detalle motivo de rechazo

La manera de interpretar los motivos de rechazo esta definido bajo la siguiente

estructura:

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 • Novedad: En este apartado se menciona el detalle de rechazo por
procesamiento de la información.
• Detalle de la Novedad: En este apartado se describirá el número de
documento, nombre, fecha de nacimiento y fecha de encuesta de la
solicitud y el registro que está generando él rechazo del trámite.
• Código del municipio: En este apartado se menciona el código DANE del
municipio donde esta consolidada la ficha a nivel nacional.
• Ficha No: En este apartado se menciona el numero de ficha origen donde
está consolidada la información a nivel nacional.
• Observaciones: En este apartado se describirá el número de documento,
nombre, fecha de nacimiento y fecha de encuesta de la solicitud del registro
por el cual no fue posible aprobar el trámite debido a que ya existe
información consolidada anivela nacional.
• Fecha rechazo: En este apartado se menciona la fecha de rechazo de la
solicitud.

Imagen 16: Ventana motivo de rechazo

Documento elaborado por:

Deivis Amilcar Silva Gualteros

Dependencia: DDS - Subdirección de Promoción Social y Calidad de Vida

Contratista

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