Sucursales Sin Animo de Lucro

Guía
Nº 15
Registro de
sucursales y
agencias sin
ánimo de lucro
¿QUÉ ES UNA SUCURSAL?
Es un establecimiento de comercio abierto por las cooperativas y demás

entidades sin ánimo de lucro del sector solidario, dentro o fuera de su domicilio
principal, para el desarrollo de las actividades o parte de ellas, cuyo
administrador tiene facultad para representarlo legalmente.
¿QUÉ ENTIDADES SIN ÁNIMO DE

LUCRO PUEDEN ABRIR SUCURSALES?
Las Cooperativas, instituciones auxiliares del cooperativismo, Pre cooperativas,
Fondos de empleados, Asociaciones mutuales y demás entidades sin ánimo de
lucro del sector solidario que por su régimen propio o por remisión expresa al
Código de Comercio puedan registrar sucursales.

LUCRO NO PUEDEN ABRIR SUCURSALES?
Las Fundaciones, Asociaciones y Corporaciones no están facultadas por la ley
para registrar sucursales, sin embargo, si pueden matricular establecimientos
de comercio.
¿QUÉ ES UNA AGENCIA?

Es una oficina abierta por una cooperativa o una entidad sin ánimo de lucro del
sector solidario, dentro o fuera de su domicilio principal, para el desarrollo de las
actividades o parte de ellas, cuyo administrador no tiene facultades para
representarla legalmente. (Art. 264 Código de Comercio)
1.
LUCRO PUEDEN ABRIR AGENCIAS?
Las cooperativas, instituciones auxiliares del cooperativismo, pre cooperativas,
fondos de empleados, asociaciones mutuales y demás entidades del sector
solidario que por su régimen propio o por remisión expresa al Código de
Comercio, puedan abrir agencias.
Las Fundaciones, Asociaciones y Corporaciones no están facultadas por la ley
para inscribir agencias, sin embargo, si puede matricular establecimientos de
comercio.
¿DÓNDE DEBE REGISTRARSE LA SUCURSAL?

La solicitud de registro de los documentos debe presentarse en la Cámara de
Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal o agencia va a
desarrollar su actividad.
Si la sucursal o agencia está localizada en El Espinal o en alguno de los

municipios comprendidos en su jurisdicción, la solicitud de inscripción se
presentará en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio del Sur y
Oriente del Tolima.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE MATRICULAR
Y REGISTRAR LA SUCURSAL O AGENCIA?
Matricular e inscribir la sucursal o agencia es cumplir con un deber legal y
para hacer oponible a terceros la existencia del establecimiento. Quiere
decir, que si la entidad no matricula e inscribe la sucursal que está creando,
no existe para los terceros.
Con el certificado expedido por la Cámara se acredita la existencia de la sucur-
sal o agencia y los nombres de los administradores (representantes legales)
La matrícula es una fuente de información comercial a la que pueden
acudir quienes deseen conocer datos de la sucursal, como actividad
económica activa.
2.
Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio tengan el
mismo nombre a nivel nacional.
Facilita el proceso de inscripción en el Registro Único de Proponentes.
Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
Facilita La Obtención De Créditos Al Sector Financiero.
Evita multas que puede imponer la Supersociedades.
Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.
Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales.
¿CUÁNDO DEBE MATRICULARSE?
La sucursal o agencia debe matricularse dentro del mes siguiente a la fecha de

apertura.
¿CUÁNDO DEBEN RENOVARSE LA MATRÍCULA

MERCANTIL DE LA SUCURSAL?
Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para
obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. Para la
renovación de la matrícula debe diligenciar el Formulario RUES, presentarlo en
una de nuestras sedes de atención y cancelar los derechos respectivos o
a través de nuestra página www.ccsurortolima.org.co
PREVIO AL TRÁMITE DE APERTURA DE

LA SUCURSAL DEBE CONSULTAR:
NOMBRE: En la página institucional del RUES (www.rues.com.co). Se debe

escoger el criterio de búsqueda por razón o social o por palabra clave.
3.
MARCA: Puede realizar la consulta sobre aspectos marcarios en
http://www.sic.gov. co/marcas en el link: http://serviciospub.sic.gov.co/
Sic/ConsultaEnLinea/2013/ index.ph
USO DEL SUELO: Puede consultar los datos de uso del suelo en la página del
RUES www.rues.org.co en la opción “informativo uso del suelo”.
(Art. 85 Ley 1801 de 2016).
REQUISITOS PARA REGISTRO PRESENCIAL
Presente el acta respectiva en donde conste la decisión de apertura de la

sucursal o agencia, dicha decisión debe ser aprobada por el órgano
determinado para ello en los estatutos, puede ser la asamblea de accionistas, el
consejo directivo, junta de asociados, fundadores, la junta de socios, la junta
directiva o el representante legal. Si la decisión consta en un acta, es necesario
que se presente con todos los requisitos para su elaboración. Recuerde que se
debe nombrar al representante legal (mandatario) de la sucursal (indique
nombre, apellidos e identificación y la aceptación al cargo), se deben indicar
además las facultades de representación legal asignadas a éste. Cuando en los
estatutos no se determinen las facultades los administradores de las sucursales,
deberán otorgarse mediante un poder por escritura pública o documento
legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de
dicho poder se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los
administradores de la principal.
4.
RECUERDE:
Si la entidad abre la sucursal en una Ciudad diferente a la jurisdicción del
domicilio principal de la entidad, es necesario que adjunte:
Certificación de existencia y representación legal de la entidad
propietaria o casa principal
Copia De la Escritura Documento Privado De Constitución.
Copia De Cada Una De Las Escrituras o Documentos Reformas.
Cuando las personas designadas suscriben el documento de aper-
tura debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado.
Para El Diligenciamiento Del Formulario Tenga En Cuenta:
Nombre de la sucursal (verificar Homonimia en el RUES).
Nombre completo de la entidad propietaria de la sucursal, de acuerdo
como figura en certificado de existencia y representación legal de la
sociedad propietaria.
Información De Dirección Comercial.
Información La Dirección De Notificación Judicial.
Actividad Mercantil.
Información correcta de los códigos CIIU.
Valor de los activos de la Sucursal.
PAGOS
Cancele el valor de los derechos de inscripción por el acto que decretó la
apertura de la sucursal o agencia, el documento de constitución, y los
documentos reforma según sea el caso (sucursales y/o agencias).
Cancele el valor de los derechos por la matrícula mercantil de la sucursal o
agencia, los cuales se liquidarán con base en el activo que se declare en
formulario RUES.
El no pago de los derechos de inscripción y/o del impuesto de registro
correspondientes impiden el registro.
5.
Presente el acta en la que el órgano social competente aprueba el cierre de la
misma. El acta debe cumplir con los requisitos de ley. Si el representante legal
de la sociedad es quien está facultado para la toma de estas decisiones debe
alegarse el documental por él.
RECUERDE: Para la cancelación y cierre, es necesario que se haya renovado la
matrícula respectiva hasta año el que se decide el cierre; pero si esta decisión se
toma dentro de los 3 primeros meses del año, deberá haber renovado hasta el
año anterior.
¡No olvide portar su cédula de ciudadanía o

de extranjería original vigente cuando nos
visite, será necesaria para cualquier trámite!
SERVICIOS EN LÍNEA CCSURORTOLIMA

La Cámara de Comercio del Sur y oriente del Tolima ofrece un portafolio de
servicios virtuales a través de los cuales, se puede consultar y solicitar
información de los diferentes registros administrados por la entidad en:
https://ccsurortolima.org.co/registros-publicos/tramites-virtuales/
Los Certificados pueden ser solicitados en nuestra página web, con total
celeridad, seguridad y validez técnica y jurídica, tanto físico como electrónicamente.
Para solicitarlos ingrese a nuestro sitio web
https://ccsurortolima.org.co/registros-publicos/tramites-virtuales/
en el ícono “Expedición de certificados.
CONSULTE EL ESTADO DEL TRÁMITE

Ingrese a https://ccsurortolima.org.co/registros-publicos/tramites-virtuales/
elija Consultas. Luego seleccione opción Consulta Registros Públicos y la opción
Ruta de Documentos e ingrese el número de radicado que aparece en
su recibo.
6.
SISTEMA DE PREVENCIÓN DE FRAUDES (SIPREF)
Es fundamental para la seguridad de su sociedad mantener actualizada la

información reportada en los registros públicos respecto a correos electrónicos
y teléfonos, de esta manera, podrá recibir las alertas que genera nuestro
sistema advirtiendo sobre la radicación, inscripción y devolución de trámites
que modifican la información del registro de su empresa.
Cuando se trate de la inscripción de la constitución de una empresa o sociedad

o de un nombramiento, se verifica la identidad de cada una de las personas que
suscriben el documento en el caso de las constituciones, así como de las perso-
nas designadas como miembros de órganos de administración (representantes
legales), apoderados órganos de fiscalización, a través del sistema información
dispuesto para tal fin. (Sistema de Información de la Registraduría Nacional del
Estado Civil-RNEC-para cédulas de ciudadanía y Migración Colombia para las
cédulas de extranjería).
El tiempo de respuesta para este servicio es de 2 a 3 días hábiles contados a

partir de la fecha y hora de radicada la solicitud. En todo caso el tiempo máximo
será de 15 días hábiles establecido en los artículos 14 y siguientes del
CPACA. Si la solicitud ingresa en horario adicional (después de la 5:30 P.M de la
tarde, los días sábados o día festivo), el tiempo establecido empezará a contar a
partir del siguiente día hábil a las 8:00 am.
Horario de atención:
Lunes a Viernes
8:00 a.m. a 12:30 m y
de 2:00 p.m. a 5:30 p.m.
Recuerde que los sábados no son considerados días hábiles
para el conteo de los términos de su trámite.
Sede Principal, Centro de Eventos Cónsul Planadas: Parque Agroindustrial Cónsul Flandes: Cra. 9B No 2 -10 B/ La
El Espinal Tolima: Cra. 3 Cll. 21 B/ Asopep, Av. salida a Gaitanía Ceiba. Cel. 320 331 4021
Belén Tels. (608) 248 5377 - 248 3589 Cel. 320 358 1901
Cel. 320 855 0702 Oficina Delegada Melgar: Centro Comer-
Cónsul Guamo: Cll. 10 N°. 8 - 95 B/
cial Paseo la Riviera LC 3 y 4 Tel. 245 0026
Centro, Cel. 310 785 8207
Área Desarrollo Empresarial: Cel. 320 852 2409
Tel. (608) 248 5377 Ext. 131 Cónsul Purificación: Cra. 4 Nº. 7 - 25 B/
Cel. 320 8521123 El Espinal - Tolima el Puerto Cel. 315 559 3311 - 311 479 1271Oficina Delegada Chaparral: Cll. 9 N° 9-59
B/ Centro, Tel. 246 0300 Cel. 320 852 1157
www.ccsurortolima.org.co contactenos@ccsurortolima.org.co

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