HERRAMIENTAS DE CONTROL UTILIZADAS EN UNA EMPRESA REAL Y

LEGALMENTE CONSTITUIDA.

MARTINEZ PEREIRA SEBASTIAN

IBAÑEZ CAMARGO KAROL
BOWIE ARENAS NATHALIE
ROMERO VARÓN VALERIA
PRETELT ADRIAN
LOPEZ LOPEZ SANTIAGO

LINO MERCADO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

2023

1
 INDICE

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 4
HERRAMIENTAS DE CONTROL UTILIZADAS EN ECOPETROL ............................ 5
AUDITORIAS: ................................................................................................................... 5
INFORMACIÓN CONTABLE/ TRIBUTARIA:............................................................... 7
Beneficios de tener información tributaria en una empresa ........................................... 7

Beneficios de tener información tributaria con el personal vinculado a la empresa ..... 8

ARTICULOS POR LOS QUE ECOPETROL SE RIGE CON SU INFORMACIÓN

TRIBUTARIA .............................................................................................................................. 10
CAPACITACIONES ........................................................................................................ 11
Importancia de las capacitaciones en la gestión empresarial:..................................... 12

Beneficios de la capacitación para las empresas: ........................................................ 12

Beneficios de la capacitación para el empleado: ......................................................... 13

Beneficios en las relaciones humanas, internas y externas: ......................................... 13

Programas de desarrollo de empleados: ...................................................................... 14

AGENCIAS CALIFICADORAS DE RIESGO................................................................ 15

Importancia: .................................................................................................................. 15

Beneficios: ..................................................................................................................... 15

Las agencias calificadoras de riesgo en Ecopetrol: ..................................................... 15

CONTROL DE INVENTARIOS ..................................................................................... 16

Control de inventarios en Ecopetrol: ............................................................................ 16

ASESORAMIENTO EN MEJORAMIENTO Y MONITOREO DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO ................................................................................................................. 17
Importancia y Beneficios: ............................................................................................. 17

2
 Asesoramiento en Mejoramiento y Monitoreo del Sistema de Control Interno en

Ecopetrol ................................................................................................................................... 17

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.............................................................................. 18

3
 INTRODUCCIÓN

La gestión efectiva de una empresa implica el uso de diversas herramientas de control

para evaluar y mejorar el rendimiento operativo, financiero y estratégico. En un entorno

empresarial real y legalmente constituido, estas herramientas desempeñan un papel crucial para

garantizar la eficiencia, la transparencia y el cumplimiento de los objetivos organizativos. Este

trabajo se centrará en explorar algunas de las herramientas de control más relevantes utilizadas

por empresas legalmente establecidas. Desde la gestión financiera hasta la supervisión de

procesos operativos, estas herramientas proporcionan una visión integral para facilitar la toma de

decisiones informadas y la consecución de metas empresariales. A lo largo de este análisis, se

examinará prácticos de aplicación de estas herramientas en la compañía ECOPETROL,

destacando su importancia y contribución al éxito sostenible de las organizaciones. Además de

explorar las herramientas de control utilizadas en empresas legalmente constituidas, este trabajo

también se enfocará en destacar la importancia de la conformidad con las regulaciones y

normativas gubernamentales que rigen a ECOPETROL. La gestión del cumplimiento legal se ha

vuelto fundamental en entornos empresariales, ya que asegura que las operaciones se realicen

dentro de los límites establecidos por la ley, evitando posibles sanciones y riesgos legales.

Asimismo, se abordarán las tecnologías de la información como herramientas esenciales para el

control y la gestión empresarial.

4
 HERRAMIENTAS DE CONTROL UTILIZADAS EN ECOPETROL

AUDITORIAS:

La Auditoría Interna en Ecopetrol SA se define como una función encargada de evaluar y

mejorar el control interno que respalda las operaciones de la administración. A través de

prácticas de aseguramiento y asesoramiento, se busca el mejoramiento continuo y la generación

de valor, centrado en el logro de los objetivos estratégicos y el fortalecimiento de la gestión y el

Sistema de Control Interno. Esta función realiza un monitoreo permanente mediante un proceso

integral de auditoría, evaluando de manera objetiva e independiente la gestión empresarial.

La auditoría interna asegura que el sistema de control interno de Ecopetrol esté

adecuadamente diseñado, implementado y funcione de manera efectiva. Esto es fundamental

para la integridad y confiabilidad de las operaciones de la empresa, también, contribuye al

cumplimiento de normativas internas y externas, incluyendo estándares de gobierno corporativo,

ética empresarial y regulaciones específicas del sector petrolero. Implementando esta

herramienta se mitigan riesgos potenciales, hay mayor eficiencia operativa y de costos, mejora la

transparencia y aumenta la confianza por parte de los inversionistas.

Algunas de las principales responsabilidades de la función de auditoría interna:

• Diseñar planes de auditoría basados en riesgos, con el fin de determinar las prioridades de la

actividad de auditoría interna. Dichos planes, deben ser consistentes con las metas de la

Organización y deben asegurar de manera razonable el Sistema de Control Interno de la

Sociedad.

• Proponer el alcance y contenido del Plan General de Auditoría, actividades de aseguramiento

y asesoría, y garantizar su eficiente y oportuna ejecución.

5
• Asesorar y apoyar a la alta Dirección de Ecopetrol S.A. y al Comité de Auditoría de Junta

Directiva, en el proceso de mejoramiento y monitoreo del Sistema de Control Interno, bajo el

estándar COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission),

modelo internacional que guía en aspectos críticos de gobierno corporativo, negocios, éticos,

control interno, administración de riesgo empresarial, fraude y reporte financiero en toda la

Sociedad.

• Realizar la evaluación integral al Sistema de Control Interno, con base en el modelo COSO,

adoptado por Ecopetrol S.A.

• Evaluar y proponer acciones de mejoramiento sobre la efectividad del Sistema de Gestión de

Riesgos de la Sociedad.

• Informar las situaciones irregulares que se detecten en desarrollo de sus funciones a los

órganos de la Sociedad y a las autoridades, según corresponda, de acuerdo con la magnitud

del hecho detectado.

https://www.ecopetrol.com.co/wps/portal/Home/es/ResponsabilidadEtiqueta/Gobernabili
dad/Control

6
 INFORMACIÓN CONTABLE/ TRIBUTARIA:

La información contable se utiliza para poder determinar los recursos, obligaciones y

resultados de las operaciones que se realizan en una empresa o institución. También para

apuntalar a los usuarios de esta en la planificación, organización y administración del desarrollo

de una empresa.

Sirve para evaluar la gestión que realiza su personal y los que la dirigen, así como para

permitir tomar decisiones a un corto, mediano y largo plazo. Permite establecer las facultades

con el estado, establecer operaciones de control y finalmente poder evaluar el impacto social que

se genera mediante esta empresa.

Beneficios de tener información tributaria en una empresa

1. Proporciona a la empresa los datos necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales

y legales, evitando sanciones y problemas

2. Permite a la empresa identificar oportunidades legales para optimizar su carga tributaria,

aprovechando deducciones y beneficios fiscales

3. Facilita la planificación financiera al prever los impactos fiscales de las decisiones

empresariales, como inversiones y expansión.

4. Ayuda a evaluar la rentabilidad de diferentes operaciones y proyectos al considerar sus

implicaciones fiscales.

5. Minimiza el riesgo de auditorías y disputas con las autoridades fiscales al mantener

registros precisos y transparentes.

7
6. Identifica y aprovecha incentivos fiscales disponibles para la empresa, como créditos

fiscales y beneficios para la investigación y desarrollo.

7. Facilita la toma de decisiones estratégicas al proporcionar información sobre el impacto

fiscal de diferentes opciones y escenarios.

8. Aumenta la transparencia financiera, generando confianza entre inversores, socios

comerciales y otras partes interesadas

9. Facilita auditorías internas y revisiones periódicas para garantizar la integridad de la

información y la conformidad con las normativas fiscales

10. Permite a la empresa evaluar y mitigar los riesgos financieros relacionados con posibles

cambios en la legislación tributaria.

Beneficios de tener información tributaria con el personal vinculado a la empresa

1. Asegura un entorno laboral conforme a las leyes fiscales y laborales, protegiendo los

derechos de los empleados

2. Permite estructurar programas de beneficios que optimicen las cargas fiscales, brindando

más ventajas a los empleados.

3. Facilita la planificación financiera personal al proporcionar claridad sobre las

implicaciones fiscales de opciones como bonificaciones y planes de jubilación.

4. Contribuye a la transparencia en la compensación, generando confianza y satisfacción

entre los empleados.

5. Minimiza riesgos fiscales que podrían afectar la estabilidad laboral y los ingresos de los

empleados.

6. Facilita a los empleados acceder a beneficios fiscales asociados con programas de

bienestar, educación y salud.

8
 7. Brinda información crucial para decisiones financieras personales, como inversiones y

planificación familiar.

8. Promueve la confianza en la empresa al demostrar transparencia y responsabilidad en sus

prácticas

9. Permite a los empleados participar en revisiones internas, garantizando la exactitud de la

información relacionada con su compensación y beneficios

10. Contribuye a la estabilidad financiera a largo plazo al proporcionar claridad sobre el

entorno fiscal y laboral de la empresa.

Ecopetrol utiliza el sistema de inventario permanente. Los inventarios se registran al

costo histórico o al costo de compra, los cuales incluyen los cargos directos e indirectos que se

incurren en preparar el inventario para dejarlo en condiciones de utilización o venta. La

preparación de los estados financieros contables se hizo bajo normas y principios de contabilidad

de entidades públicas colombianas emitidos por la Contaduría General de la Nación (CGN) y

otras disposiciones legales. Estos principios pueden diferir en algunos aspectos de los

establecidos por otras normas y organismos de control y los conceptos sobre asuntos específicos

emitidos por la CGN prevalecen sobre otras normas.

Los estados financieros no consolidados básicos definidos por la CGN son: el Balance

General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de

Cambios en el Patrimonio de los accionistas y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los

estados financieros no consolidados básicos forman parte integral de los mismos. Los estados

9
financieros adjuntos no consolidan activos, pasivos, patrimonio ni resultados de las sociedades

subordinadas, ya que esto no es requerido por el Régimen de Contabilidad Pública (RCP). Las

inversiones registradas en esas compañías son reconocidas por el método de participación. Los

estados financieros no consolidados se presentan a la Asamblea General de Accionistas y son

base para la distribución de dividendos y otras apropiaciones; sin embargo, de conformidad con

los requerimientos legales, la Compañía está obligada a presentar, adicionalmente, los estados

financieros consolidados a la Asamblea General de Accionistas para su aprobación anualmente.

ARTICULOS POR LOS QUE ECOPETROL SE RIGE CON SU INFORMACIÓN

TRIBUTARIA

• Información tributaria en entidades territoriales locales "Este numeral no aplica a

Ecopetrol, toda vez que según el artículo 1 de la ley 1118 de 2006, Ecopetrol es una

sociedad de economía mixta de carácter comercial. No es una autoridad o ente territorial

ni sectorial y tampoco tiene a su cargo el ejercicio de actividades y funciones

administrativas de manera permanente o la prestación de servicios públicos. . En

consonancia con esto, tenemos que el artículo 461 del Código de Comercio señala que

"las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho privado y a la

jurisdicción ordinaria (...)" para el ejercicio de sus negocios."

• Publicación de los procesos recaudo de rentas locales, incluyendo: flujogramas,

procedimientos y manuales aplicables:Este ítem no aplica toda vez que Ecopetrol no es

un municipio o distrito. Según el artículo 1 de la ley 1118 de 2006, Ecopetrol es una

sociedad de economía mixta de carácter comercial. En consonancia con esto, tenemos

10
 que el artículo 461 del Código de Comercio señala que "Las sociedades de economía

mixta se sujetan a las reglas del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria (...)".

• Los municipios y distritos deberán publicar los conceptos y las tarifas asociadas a la

liquidación del Impuesto de Industria y Comercio (ICA), indicando como mínimo lo

siguiente: Este ítem no aplica toda vez que Ecopetrol no es un municipio o distrito. Según

el artículo 1 de la ley 1118 de 2006, Ecopetrol es una sociedad de economía mixta de

carácter comercial. En consonancia con esto, tenemos que el artículo 461 del Código de

Comercio señala que "Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del

derecho privado y a la jurisdicción ordinaria (...)".

CAPACITACIONES

Se considera a la capacitación como una herramienta efectiva para mejorar el desempeño

de los empleados, por excelencia, nos puede ayudar a tener sistematizadamente un proceso en el

que nos podría facilitar el cambio necesario para que el personal de la empresa tenga mejor

visión de las ventajas y beneficios de este. El contar con una capacitación eficiente permite a la

empresa tener innovación, el desarrollo de estrategias competitivas, corporativas y funcionales,

apoyado en el uso de tecnologías de información, con un sentido ético y de responsabilidad

social. La capacitación no debe visualizarse como una obligación, que tiene la empresa con sus

empleados, porque lo manda la ley. Es una inversión que trae beneficios a la empresa y a la

persona que asiste a las capacitaciones. Los resultados que se dan, es contribuir al desarrollo

personal y profesional de los individuos. La capacitación al ser una actividad planeada favorece a

preparar y formar al recurso humano que requiere y labora actualmente en una organización.

11
 Importancia de las capacitaciones en la gestión empresarial: Gordon (2000), explica la

importancia que hoy se le otorga al factor humano, tanto que se le considera la clave del éxito de

una empresa y la Gestión de Recursos Humanos es percibida como la esencia de la gestión

empresarial. De tal forma, que, en la actualidad, sin desconocer la importancia y la necesidad de

todos los elementos en el funcionamiento de la organización, no existe punto de comparación en

lo que respecta al elemento humano. Son las personas las que le dan vida a la organización y de

ellos depende el éxito o fracaso de esta, son los hombres los que hacen la economía de un país, y

son ellos, por lo tanto, los verdaderos factores del progreso.

Según el autor Chiavenato (2007), “La Capacitación es el proceso educativo de corto

plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, por medio del cual las personas adquieren

conocimientos, desarrollan habilidades y competencias en función de objetivos definidos”.

Chiavenato (2007), en su libro hace mención que según el Nacional Industrial

Conference Board de Estados Unidos, la finalidad de la capacitación es ayudar a los empleados

de todos los niveles a alcanzar los objetivos de la empresa, al proporcionarles la posibilidad de

adquirir el conocimiento, la práctica y la conducta requerida por la organización.

Beneficios de la capacitación para las empresas:

1. Aumenta la rentabilidad de la empresa.

2. Eleva la moral del personal.

3. Mejora el conocimiento de los diferentes puestos y, por lo tanto, el desempeño

4. Crea una mejor imagen de la empresa.

5. Facilita que el personal se identifique con la empresa.

6. Mejora la relación jefe-subordinados.

12
7. Facilita la comprensión de las políticas de la empresa.

8. Proporciona información sobre necesidades futuras de personal a todo nivel.

9. Ayuda a solucionar problemas.

10. Facilita la promoción de los empleados.

11. Incrementa la productividad y calidad del trabajo.

12. Promueve la comunicación en la organización

Beneficios de la capacitación para el empleado:

1. Ayuda a la persona a solucionar problemas y tomar decisiones.

2. Favorece la confianza y desarrollo personal.

3. Ayuda a la formación de líderes.

4. Mejora las habilidades de comunicación y de manejo de conflictos.

5. Aumenta el nivel de satisfacción con el puesto.

6. Ayuda a lograr las metas individuales.

7. Favorece un sentido de progreso en el trabajo y como persona.

8. Disminuye temores de incompetencia o ignorancia.

9. Favorece la promoción hacia puestos de mayor responsabilidad.

10. Hacer sentir más útil al trabajador mediante la mejora del desempeño.

Beneficios en las relaciones humanas, internas y externas:

1. Mejora la comunicación entre grupos

2. Proporciona información sobre las disposiciones oficiales.

3. Alienta la cohesión de los grupos.

4. Ayuda a la orientación de nuevos empleados.

5. Hacer viable los planes de la organización.

6. Proporciona un buen clima para el aprendizaje.

13
 7. Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

Programas de desarrollo de empleados: Este programa permitió el fortalecimiento de los

lazos academia e industria, al igual que el crecimiento profesional de los estudiantes y la mejora

en la ejecución de los procesos. Elevar las competencias de los equipos de turno operativo,

impacta el análisis con profundidad y fundamento del proceso, mejora la toma de decisiones

operativas y promueve la transferencia de conocimiento en el equipo.

Como parte de la iniciativa de relevo generacional de operadores de la Vicepresidencia

de Refinación y procesos industriales, se rediseñó el Programa Formación Integral Básica de

Operadores FIBO, del cual hicieron parte 59 operadores. Este programa busca sembrar en los

nuevos trabajadores la declaración cultural de la compañía, los conceptos fundamentales de la

operación y la industria, promoviendo el liderazgo colectivo, la excelencia operativa, la

humildad en un entorno de diversidad, inclusión y desempeño excepcional.

En este programa se desarrollaron las siguientes temáticas:

· HSE

· Cultura ECP

· Seguridad de procesos

· Seguridad industrial

· Operación estructurada

· Gestión de activos

· Certificaciones legales

· Control de emergencias

· Fundamentos de los procesos de refinación

14
 AGENCIAS CALIFICADORAS DE RIESGO

Una agencia de calificación de riesgos (también, agencia de clasificación de créditos,

agencia de calificación, agencia de rating o agencia calificadora) es una empresa que, por cuenta

de un cliente, califica ciertos productos financieros o activos ya sea de empresas, de Estados o de

gobiernos regionales (estados federados, comunidades autónomas).

Importancia: Conocer la calificación de algún emisor es importante, porque así se

conoce qué riesgos enfrenta una empresa o país. Y hace más transparente su actuar. De hecho,

las calificadoras ya no solo evalúan los riesgos financieros, también se han involucrado en los

riesgos ambientales, sociales y de gobierno corporativo (ASG).

Beneficios: Fortalece la confianza en los mercados financieros y al asignar calificaciones

que reflejan la solidez financiera y la gestión eficiente, permite a las empresas que lo utilicen

acceder a recursos de capital con mayor facilidad, contribuyendo así al desarrollo sostenible y al

crecimiento empresarial.

Las agencias calificadoras de riesgo en Ecopetrol: Una de las herramientas de control

externo que posee la empresa Ecopetrol S.A son las agencias Calificadoras de Riesgo, estas se

encargan de calificar la situación interna y externa en beneficio de los accionistas e

inversionistas. Lo anteriormente mencionado, tiene como contribución a la gestión evaluar la

situación interna y externa de la empresa, beneficiando a accionistas e inversionistas al ofrecer

una calificación que informa sobre la seguridad de la inversión. Además, facilita a Ecopetrol el

acceso a recursos de capital al generar confianza entre los inversores.

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 CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventario es el proceso mediante el cual se supervisa y registra la cantidad y el

valor de los productos o materiales que están disponibles en la empresa en un momento dado.

Control de inventarios en Ecopetrol: En Ecopetrol, contamos con sistemas automatizados. Los

sistemas automatizados utilizados en Ecopetrol para el control de inventario son programas

informáticos especializados. Estos sistemas registran y actualizan automáticamente las

transacciones de entrada y salida de productos, generan informes de inventario, alertan sobre

niveles bajos de stock y facilitan la gestión eficiente del inventario en tiempo real. Por otro lado

está el personal capacitado para llevar a cabo este proceso. Empezamos por identificar y

clasificar cada uno de los productos o materiales que forman parte del inventario, asignándoles

un código único para su fácil identificación.

Luego, realizamos un seguimiento constante de las entradas y salidas de productos o materiales

mediante registros precisos. Esto incluye el registro de las compras, las transferencias internas,

las devoluciones y cualquier otra transacción relacionada con el inventario.

Además, llevamos a cabo inventarios físicos periódicos para verificar la cantidad y el estado de

los productos o materiales en nuestras instalaciones. Esto nos permite detectar cualquier

discrepancia entre los registros y la realidad física, y tomar las medidas necesarias para corregir

cualquier desviación.

El control de inventario en Ecopetrol es fundamental para garantizar la disponibilidad de los

productos o materiales necesarios en todo momento, evitar faltantes o excesos, optimizar los

niveles de stock y minimizar los costos asociados.

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 ASESORAMIENTO EN MEJORAMIENTO Y MONITOREO DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Brindar apoyo y asesoramiento a la alta dirección y al Comité de Auditoría en el proceso

de mejora y monitoreo del Sistema de Control Interno, utilizando el estándar COSO.

Importancia y Beneficios:

• Contribuye al mejoramiento continuo del control interno.

• Facilita la alineación con estándares internacionales.

Asesoramiento en Mejoramiento y Monitoreo del Sistema de Control Interno en

Ecopetrol

Los accionistas e inversionistas cuentan con mecanismos específicos para hacerle

seguimiento a las actividades de la Revisoría Fiscal y la Dirección de Auditoría Interna. Así

mismo, tienen derecho a ser informados de manera oportuna sobre los hallazgos relevantes

encontrados en el funcionamiento de Ecopetrol S.A. De acuerdo con lo establecido en el Código

de Buen Gobierno

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Cota Luévano, Jesus Alberto, Rivera Martínez, José Luis. (2016). La capacitación como

herramienta efectiva. para mejorar el desempeño de los empleados ISSN 1666-1680

Chiavenato Idalberto (2007), Administración de recursos humanos. Octava edición,

editorial Mc-Gran-Hill Internacional.

Gordon, J. (2000). "Convergence versus strategic reorientation: the antecedents of fast-

paced organizational change". Journal of Management, 26: 911-945. La Ley Federal de Trabajo

https://expansion.mx/mercados/2023/06/02/que-son-las-calificadoras-de-

riesgo#:~:text=Conocer%20la%20calificaci%C3%B3n%20de%20alg%C3%BAn,de%20gobiern

o%20corporativo%20(ASG).

https://www.ecopetrol.com.co/wps/portal/Home/es/ResponsabilidadEtiqueta

https://vocesenelfenix.economicas.uba.ar/las-agencias-calificadoras-de-riesgo-costo-o-

beneficio/

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