sistema de inventarios

Administración y control de inventarios

ELABORADO POR
didibeth yuranis arena rosario
2024
 Introducción

SENA
ADMINISTRACIÓN Y
CONTROL DE INVENTARIOS
EVIDENCIA DE
CONOCIMIENTO: ESCRITO-
SISTEMAS DE INVENTARIOS
ACTIVIDAD 3
NICOLAS STEVEN OCHOA
CASTAÑO
CALI - VALLE DEL CAUCA
2023
En plataforma LMS, se encuentra el Objeto de Aprendizaje (OA) Modelos de
control y políticas de inventarios, que debe leer, comprender y asimilar; toda vez,
que en él encontrará la información que le permitirá analizarla conceptualización
técnica del presente tema en estudio. La revisión de los contenidos propuestos en
los recursos educativos (Objeto de Aprendizaje) lo orientará en el reconocimiento
de los temas sobre modelos de control, análisis ABC, puntos de reorden, sistemas
de revisión y control de inventario, estrategias de administración y protección de
inventarios. Para el desarrollo de la evidencia se solicita identificar los modelosy
sistemas de inventarios utilizados en una organización. Luego, visualice los videos
que encuentran en los siguientes enlaces: https://www.youtube.com/watch?
v=693H_8BDFas https://www.youtube.com/watch?v=gVZtA2XVo7A
https://www.youtube.com/watch?v=IN7sWVJiXKU
https://www.youtube.com/watch?v=-
 Identifique los sistemas de inventarios utilizados por las diferentes compañías y
desarrolle un escrito en un procesador de texto explicando las ventajas y
desventajas que tienen las organizaciones al establecer estos sistemas analizando
el nivel de responsabilidad del personal involucrado en el éxito de éste. Una vez
finalizada la actividad remítase a: Actividad 3 / Evidencias / Escrito. Sistemas de
inventarios

INVESTIGACION
La GESTIÓN DE INVENTARIOS es un proceso mediante el cual se realizan
diversas acciones para que una empresa pueda mejorar lo relacionado a la
organización, planificación y control de todo su inventario. Para que una empresa
genere máximos dividendos es indispensable que haga uso eficaz de sus
recursos, incluyendo los de su inventario.
Los bienes de una empresa están formados por aquellos elementos materiales
que
han sido adquiridos por sus dueños, sea para su procesamiento (materia prima,
empaques para embalaje, cajas, etc.), o sea para su funcionamiento
(bienhechurías, terrenos, vehículos, maquinarias, papelería, mobiliario, equipos y
artefactos, entre otros)
Estas posesiones deben ser registradas, categorizadas, ponderadas y
administradas detalladamente para tener información precisa en lo que concierne
al activo patrimonial de la organización. Con este registro es posible saber qué
cosas se compran, con qué frecuencia se hacen las reposiciones, la cantidad de
insumos en reserva, entre otros datos.
¿Qué es un inventario?
Un inventario es una relación confiable de todos los elementos obtenidos por la
compañía, que se almacenan a fin de ser empleados en tiempos futuros ya sea en
el área de producción, venta o servicios. La finalidad principal de un inventario es
contribuir a la obtención de utilidades.
Utilidad de los inventarios
– Permiten que la producción y/o actividad se mantenga constante y que no sufra
interrupciones causadas por carencia de insumos.
– Posibilitan la planificación de compras a mayoristas, lo que permite la obtención
de mejores precios por volumen de compra.
– Reducen la pérdida por sobrepaso de fecha de caducidad de la existencia en
almacén y por el estancamiento de la misma.
– Disminuyen tiempo de búsqueda, ya que todo es rápidamente ubicable.
TIPOS DE INVENTARIO
Inventario de materias primas
Está constituido por los elementos base necesarios para la elaboración de los
productos realizados por la empresa. Por ejemplo: los bultos de harina de trigo,
azúcar y mantequilla almacenada por una fábrica de galleta.
Estos insumos se mantienen guardados para utilizarlos cuando se requieran. Al ir
utilizándose, se necesitará hacer nuevas órdenes de solicitud para reponer lo que
se empleó.
Inventario en proceso de fabricación
Son los elementos que se están empleando para la confección de los productos,
que aún están en fase de elaboración sin que se hayan convertido en producto
definitivo.
Inventario de productos elaborados
Son aquellas existencias que ya están totalmente procesadas y que están
aguardando el momento de la venta para salir del almacén.
Por ejemplo: una fábrica de zapatos manufactura una gran cantidad de modelos
en diversas tallas para poder despachar apenas se le haga un pedido.
Inventario de materia y dotaciones
Son aquellos insumos que, si bien no son indispensables para la elaboración de
los productos finales de la empresa, operan como material de apoyo en los
procesos vinculados con la producción.
Por ejemplo: suministros de oficina, almacén de combustibles, empaques y
material de embalar, utensilios ferreteros, entre otros.
CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS
Requerimientos en cada empresa
Cada empresa u organización tiene requerimientos y ritmos distintos vinculados
con el tipo de producto o prestación que realiza. Por eso no puede haber una sola
manera de hacer inventario.
Para esto se requiere un análisis minucioso que abarque la ruta de los
consumibles, desde la realización del pedido de la materia prima hasta la entrega
del producto final elaborado.
Herramienta de planificación
La gestión de inventario es una herramienta útil para evitar la improvisación al
momento de hacer las compras.
Contempla no solo el registro de bienes adquiridos por la entidad para garantizar
su plena operatividad, sino también contempla la ubicación, la codificación y la
descripción de los artículos, los procesos, los tiempos y los factores involucrados
en cada fase.
Estas fases abarcan desde el pedido de materia en bruto hasta el despacho de los
productos elaborados o servicios realizados.
SISTEMATIZACIÓN
La sistematización de estos procedimientos garantiza que se mantenga un flujo
eficiente y dinámico de suministros, y que se lleven a cabo todos los procesos de
forma óptima y oportuna. Asimismo, minimiza los excedentes o déficits de
existencia en almacén, que ocasionarían trastornos en la producción.
¿Cómo se hace una gestión de inventarios?
Lo primero que hay que realizar es una observación detenida de todo lo que hay.
Luego registrar en tiempo real la entrada y salida de cada producto con sus
especificaciones propias.
Al mantener bajo control las variables que intervienen en los procesos
operacionales, se pronostican los costos y se reducen los niveles de incertidumbre
ante las oscilaciones del mercado.
Llevar una apropiada gestión de inventario contribuye a la rentabilidad
empresarial, ya que permite identificar y corregir debilidades en el
aprovechamiento de los recursos.
MÉTODOS
Existen varios métodos para realizar una gestión de inventario. De hecho, hay
incluso programas de computación que brindan herramientas sencillas y
automatizadas para que la persona encargada pueda realizar esta tarea de
manera ágil y rápida.
Sin embargo, toda gestión de inventario parte de unos modelos que sirven de
base para su ejecución. Los modelos sirven para analizar el efecto de diferentes
factores del entorno y permiten prever eventualidades que puedan ocurrir en lo
inmediato y a largo plazo.
Actualmente hay muchos programas de computación que se valen de estos
modelos para hacer más fácil la aplicación de las fórmulas, ya que los usuarios
solo tienen que introducir los datos y el sistema hace los cálculos de manera
automatizada y veloz.
Los dos modelos principales que se aplican en la gestión de inventarios son: el
modelo de Wilson y el modelo ABC.
EL MODELO DE WILSON
Es también llamado modelo de Pedido Óptimo o modelo EOQ. Se basa en
fórmulas matemáticas para definir las cantidades de pedidos más indicadas que
se deben realizar en la empresa para hacer más eficiente la inversión de activos.
Este modelo se puede implementar en aquellas empresas que cumplan con las
siguientes condiciones:
– Que su necesidad de materia prima sea cuantificada en cantidades estables.
– Que sus proveedores hagan los envíos de una forma continua y su precio sea
constante.
– Que el flujo de elaboración y despacho de sus productos terminados también se
mantenga invariable.
– Que no presente interrupción en sus existencias.
Antes de aplicar el Modelo Wilson, es necesario determinar ciertas variables:
– Q: representa la cantidad de insumos que se van a solicitar por pedido.
– q : representa la cantidad de productos hechos por la fábrica que se venden al
año.
– g: representa el costo por unidad que implica almacenar los insumos al año.
– n: representa la cantidad de pedidos que realizan todos los clientes por año.
– k: representa el costo por unidad de la totalidad de los pedidos al año.
– Ss: representa la cantidad de unidades que se encuentran en las reservas de
seguridad de la empresa.
– D: representa la cantidad de unidades de producto elaborado por la empresa
que demandan los clientes.
Para determinar la cantidad de pedido óptimo se aplican las siguientes fórmulas:
p (D/Q)
Luego:
g( Q/2 )
Y por último:
El modelo ABC
También llamado el método de 80/20, se fundamenta en el llamado principio de
Pareto y se emplea para clasificar los insumos según la importancia de los
mismos.
Este modelo se aplica a productos inventariados que requieren diferentes
maneras de control. En este modelo, cada artículo recibe un tratamiento
diferenciado acorde con su categoría.
Inicialmente se debe registrar el costo de cada elemento almacenado y su
frecuencia de consumo. Luego se multiplica la cantidad de insumos consumidos
por el costo de cada unidad y, seguidamente, ordenamos las cifras resultantes en
orden creciente.
Las cifras se categorizan como:
A
Son aquellos artículos que poseen más valor, bien sea porque son los más
utilizados, los más solicitados por los clientes o los más importantes para la
empresa. Para este renglón se deben implementar rigurosos controles
periódicamente supervisados, poniendo especial atención en la exactitud de los
datos asentados.
Este segmento amerita mayor inversión de recursos por ser el más rentable. Esta
categoría debe ubicarse en la zona de más fácil acceso al personal o al público.
De ser posible, lo ideal es emplear sistemas automatizados para hacer el pedido y
el despacho de los productos, garantizando su entrada y su salida de manera
rápida y eficiente.
B
Son aquellos artículos que poseen valor medio. Para este renglón la rigurosidad
se relaja un poco sin descuidar el chequeo de la existencia. Esta categoría debe
ubicarse en la zona de acceso medio debido a su moderada salida.
C
Son los artículos de menos valor. Muchas veces es más el gasto que representan
que la ganancia que aportan a la empresa. No se requiere excesiva precisión en
los registros; de hecho, basta con mantener los artículos en orden. Esta categoría
puede ubicarse en espacios de bajo tránsito debido a su lenta salida.
La metodología ABC promueve la efectividad en depósito, ya que requiere menos
tiempo al momento de ubicar los insumos porque los más solicitados se
encuentran agrupados.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que debe hacerse un chequeo cada cierto
tiempo a fin de actualizar el valor de los productos, porque puede que hayan
modificaciones y algunos productos cambien de categoría. Este sistema resulta
especialmente útil al momento de la toma de decisiones.
Ejemplos
– Una empresa de zapatos vende más en los meses de primavera y verano y
necesita incrementar las existencias en esos meses.
– Una farmacéutica se enfrenta ante una etapa de muchos pedidos debido a una
epidemia.
– Una empresa cárnica tiene acumulación de stock, lo cual le produce gastos, y
tiene que resolver cómo reducir el almacenaje de esos productos.
LOS SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Son sistemas de contabilidad que se utilizan para registrar las cantidades de
mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida. Existen
básicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario
EL SISTEMA PERIÓDICO
En este sistema se realiza el control de inventario cada determinado tiempo o
periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar
con exactitud la cantidad de inventario disponible en una fecha determinada.
Ventaja Para Las Empresas
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto cono el costo de venta, en
el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un
periodo, que puede ser mensual, semestral o anual.
EL SISTEMA PERPETUO
En este sistema la empresa mantiene un registro continuo de cada artículo del
inventario, de esta forma los registros muestran las mercancías disponibles en
todo momento.
Ventajas Para Las Empresas
Este sistema es útil para preparar estados financieros mensuales, trimestrales u
otros estados intermedios. La empresa puede determinar el costo del inventario
final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener
que hacer un conteo físico de las mercancías. Proporciona, además, un grado de
control más alto que el sistema periódico, debido a que la información del
inventario siempre está actualizada.

CASO DE ÉXITO TECNOLOGIA PARA LOGISTICA EN PEPSICO

FRITOLAY
SISTEMA DE INVENTARIO: dlx de redprairie plataforma de administración
de bodega y de inventario de uso SAP
Wms manejo de operación de forma ordenada sin perder control de
inventario y solución de diferencia de inventario en almacenes.
VENTAJAS:
1. Eliminar los sistemas manuales.
2. Aumentar la productividad.
3. Mejorar la exactitud.
4. Darles eficacia a los procesos de distribución de principio a fin.
5. Mejor control de inventario en tiempo real.
6. Velocidad en recibo y despacho en los almacenes para mayor flujo de
producto.
7. Rotación perfecta del producto bajo el sistema FEFO
8. Ubicación exacta de la mercancía.
9. Soporte de proceso de recepción, almacenamiento control y entrega
en la trazabilidad.
DESVENTAJAS:
 Mantener la velocidad del despacho.
 La dificultad para la asimilación del sistema.

CASO DE ÉXITO COLOMBIA DISTRIBUCIÓN EGOMEXICO

SISTEMA DE INVENTARIO: distribución dirigida por voz.
VENTAJAS
1. Mejora la productividad global de la operación.
2. Medición del desempeño.
3. Bodega organizada.
4. Confiabilidad del inventario.
5. Automatización de recibo y despacho.
6. Incremento de la productividad.
7. Ahorro de costo de operación en la mano de obra.
8. Cero papeles.
Desventajas:
 Aumento de gastos de herramientas.
 hay un aumento en la congestión del recibo y el despacho.

ÉXITO TOTTO CLIENTE DE FORTNA

SISTEMA DE INVENTARIO: consolidación de los centros de distribución en
un solo centro de distribución.
VENTAJAS
1. Incremento en la capacidad de despacho.
2. Incremento de frecuencia de despacho.
3. Integración con los clientes.
4. Producto indicado, en el momento indicado, en el lugar indicado.
DESVENTAJAS:
 Requiere un monitoreo contante de los centros de distribución
 Es necesario un pan de acción diferente para cada tipo de distribución

CASO DE ÉXITO CADENA DE SUMINISTRO COCA COLA

SISTEMA DE INVENTARIO: segmentación de logística de distribución para
mantener nivel óptimo de los costos, no todos los modelos de logística de
distribución no pueden servir para todos los clientes.
VENTAJAS
1. Optimización de la distancia recorrida.
2. Entrega de más productos en menos kilómetros.
3. Costos de distribución óptimos.
4. Eficiencia en la labor de carga y entrega.
5. Retorno de la inversión por buen uso del activo.
6. Cumplimiento perfecto de una orden.
7. Aumento de nivel de satisfacción del cliente.
8. Aumento de productividad y mejor utilización de capital invertido.
9. Reducción en el inventario promedio.
10. Ejecución más rápida en los proyectos de innovación.
DESVENTAJAS
 necesidad de tecnología
 el sistema dirige al personal de distribución
  Mantenimiento en el tiempo de distribución avanzado y consideraciones en
los inventarios máximos
 REFERENCIAS
 Bastidas B., Edwin. Énfasis en logística y cadena de abastecimiento,
Guía11. Facultad de Ingeniería, 2010.
 Enciclopedia de negocio para empresas. Recuperado en: es.shopify.com
 Apuntes empresariales. Gestión de inventarios y almacenes. (2016)
Recuperado en: esan.edu.pe
 Cómo hacer una gestión de inventario eficiente. Recuperado en:
destinonegocio.com