Módulo

Implantación,
Documentación,
Auditoría y Mejora de
Sistemas de Gestión
Unidad 01
Implantación del
sistema de gestión
Módulo
Implantación,
Documentación,
Auditoría y Mejora de
Sistemas de Gestión
Unidad 01
Implantación del
sistema de gestión
1. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ...................................................... 04
1.1. PLANIFICACIÓN INICIAL.................................................................................. 04
1.2. COSTES Y BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE
CALIDAD Y SEGURIDAD ALIMENTARIA.................................................................. 06
1.3. LOS CONDICIONAMIENTOS EXISTENTES......................................................... 08
1.4. LAS FASES PREVISTAS...................................................................................... 10
1.4.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN............................................................ 14
1.4.2. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN.............................................. 17
1.4.3. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL.............................................. 20
1.4.4. ELABORACIÓN DEL SOPORTE DOCUMENTAL Y DISEÑO DE LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA............................................................................ 23
1.4.5. IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN.................... 29
1.4.6. AUDITORÍAS INTERNAS Y MEJORAS CONTINUAS..................................... 30
1.4.7. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.................................................................. 31
1.4.8. AUDITORÍA EXTERNA Y CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN......... 33
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1. Implantación del sistema de

El tiempo invertido en la planificación inicial del proceso de desarrollo e implantación
de un Sistema de Gestión en nuestra empresa, lo agradeceremos y lo recuperaremos más

gestión
adelante.

En relación con los objetivos y alcance del Sistema de Gestión a implantar, en la planifi-
cación inicial se deberían considerar las cuestiones siguientes:
“El sistema de gestión, como herramienta para la consecución de altos
• Las intenciones respecto a la certificación o registro de la empresa
nieveles de calidad, prevención, seguridad alimentaria y/o prevención
de la contaminación, requiere una continua renovación de sus objeti- • El ámbito de la empresa en el que se va a implantar:
vos, con fines de mejora.”
• Toda la organización.

• Uno o varios centros.

1.1. Planificación inicial • El grado de integración del Sistema de Gestión a implantar con el Sistema de Ges-
tión existente y, en su caso, con otros previstos.
En la planificación inicial para implantar un sistema de gestión se deberían tener en
cuenta: • El plazo deseado para la implantación y la certificación.
• Los objetivos y alcance del Sistema de Gestión a implantar Una definición clara de los objetivos y alcance del Sistema de Gestión que se va a implan-
tar y de los plazos previstos, asegurará que todo el personal entienda el propósito de sus
• Las condiciones existentes.
esfuerzos.
• Las fases previstas.
Al delimitar los objetivos y alcance a desarrollar y definir la estrategia para su implanta-
• El calendario. ción, una de las primeras acciones deber ser la lectura cuidadosa de la norma de referen-
cia seleccionada y la concreción, en cada uno de sus apartados, de los requisitos que la
• Los recursos necesarios. empresa deberá abordar.

• Las funciones de la empresa afectada. La interpretación y traducción de la norma a la realidad concreta de la empresa no siem-
pre será una tarea fácil y deberá ser replanteada antes del desarrollo de cada uno de los
• El seguimiento y control del proceso. elementos del Sistema de gestión y, en especial, después de haber realizado el Análisis.

En la planificación inicial se pueden incluir otros puntos. Pero en cualquier caso, conven- Una situación que se va a presentar con cierta frecuencia es a existencia previa de un
drá realizar una planificación más detallada después de haber efectuado el Análisis, pues Sistema de Calidad, certificado o en proceso de certificación. En esta situación es impor-
será entonces cuando se dispondrá de un conocimiento sistemático de las repercusiones tante tener claro cómo se va a integrar la estructura documental necesaria para el nuevo
de las actividades, productos y servicios de la empresa y del grado de cumplimiento de sistema de gestión con la estructura documental existente del Sistema de Calidad.
los requisitos establecidos por la legislación aplicable.
En el proceso de desarrollo e implantación de un sistema de gestión una de las etapas que
Cuando una empresa decide embarcarse en una tarea larga y con repercusiones en la va a requerir mayor dedicación es la de elaboración de la documentación del Sistema. Por
mayor parte de sus áreas de gestión, como es el caso del desarrollo e implantación de un ello, es de sumo interés aprovechar al máximo la documentación del Sistema de Calidad
Sistema de Gestión, siempre existe el riesgo de querer empezar lo antes posible. existente y su estructura, siempre que ello sea posible.

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En la integración de la estructura documental necesaria para el sistema de gestión con A pesar de los costos descritos anteriormente, los beneficios como consecuencia de la
el Sistema de Calidad (SC), existen diferentes alternativas encuadrables en los siguientes aplicación de un sistema de gestión, conforme a una norma reconocida internacional-
sistemas: mente, son considerables:

• Sistema en paralelo: supone la elaboración de la documentación del sistema de • Beneficios internos:

gestión independientemente en su totalidad a la del SC. Esta alternativa conlleva
la existencia de dos sobreestructuras asociadas y aunque presenta la ventaja de ser • Producción más racional y eficiente.
más controlable, tiene el inconveniente de provocar duplicidades.
• Productos conforme a los requisitos de clientes y legales aplicables.
• Sistema integrado: supone revisar, durante el desarrollo del sistema de gestión,
parte de la documentación del SC y desarrollar la documentación adicional reque- • Aumento de la productividad.
rida. • Mejora de la gestión de la calidad.
• Sistema de referencias cruzadas: es una mezcla de las dos anteriores y supone la • Mejora de la gestión ambiental.
elaboración independiente de la documentación general de referencia del sistema
de gestión y su integración a nivel de procedimientos operativos e instrucciones • Mejora de la seguridad laboral.
técnicas con registros comunes e independientes.
• Minimización de los principales riesgos alimentarios.
La relación entre el sistema de calidad y el de gestión ambiental o SST es mucho más
estrecha en el caso de que el sistema de calidad se base en los requisitos de la norma ISO • Control más eficaz de los procesos internos y minimización del riesgo de error.
9001, ya que la norma ISO 9001 está desarrollada específicamente para ser compatible
con otras normas de sistemas de gestión internacionalmente reconocidas, de forma que • Mayor motivación del personal respecto al trabajo bien hecho.
permite a la organización integrar o alinear los requisitos de su propio sistema de gestión
• Enfoque sobre los principales retos para la empresa.
con requisitos de sistemas relacionados.
• Beneficios exterrnos:
1.2. Costes y beneficios de la implantación de sistemas de gestión de
calidad y seguridad alimentaria • Gran impacto sobre clientes y consumidores, que permite el acceso a nuevos
mercados.
Los costes de la implantación de cualquier sistema de gestión varían según la situación
particular de la empresa; sin embargo, pueden mencionarse los siguientes: • Reconocimiento internacional.

• Consultoría por una firma cualificada para la implementación de la norma de refe- • Mayor transparencia en la gestión.
rencia, si se opta por el asesoramiento externo.
• Demostración a terceros de la disposición de un enfoque proactivo sobre la se-
• Infraestructura: cambios en el diseño de los productos o procesos, nuevos equi- guridad alimentaria, la calidad, el medio ambiente y/o la prevención de riesgos
pos y maquinaria y su mantenimiento, equipamiento de higiene y limpieza, etc. laborales.

• Personal: contratación de personal para tareas de gestión y control, capacitación • Aumento de la satisfacción del cliente y de otras partes interesadas.
del personal, etc.
• Ventaja comparativa frente a los competidores.
• Servicios externos y subcontratas: calibración de equipos de medición, trans-
porte, laboratorios de análisis, personal externo asignado a tareas del sistema de
gestión, etc.

• Certificación del sistema de gestión por entidad acreditada.

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1.3. Los condicionamientos existentes • Herramientas destinadas específicamente para determinados sectores:

En la planificación inicial del proceso de desarrollo e implantación de un Sistema de ges- • Modelos de autodiagnóstico.
tión, se deben considerar los condicionamientos siguientes:
• Guías.
• Los recursos humanos internos disponible y las capacidades de la plantilla de
la empresa: En esta etapa se debe valorar las posibilidades y la capacidad de los • Programas de formación.
recursos humanos internos disponibles teniendo en cuenta:
• Centros de información y asesoramiento.
• Que la necesidad de dedicación de los recursos humanos internos disponibles
Las posibilidades de apoyos externos existentes son algo variable a lo largo del tiempo y
tenderá a aumentar a medida que avance el proceso de desarrollo e implanta-
pueden ser algo diferentes de una Comunidad Autónoma / País a otra.
ción del Sistema de gestión.
Para conocer los apoyos externos existentes y los pasos necesarios para acceder a ellos, se
• Las capacidades generales de la plantilla de la empresa:
recomienda solicitar información a:
• Características demográficas.
• Ministerios / Consejerías en que esté localizada la empresa.
• Aspiraciones y motivaciones.
• Asociaciones Empresariales.
• Cualificación, habilidades y conocimientos.
• Asociaciones Profesionales.
• Tipo de puestos de trabajo (fijos, eventuales, estacionales).
• Órganos de representación de la pequeña y mediana empresa.
• Comprensión de los sistemas de gestión.
• Organismos de Normalización.
• Los apoyos externos existentes: además de valorar las posibilidades y la capa-
• Fundaciones.
cidad de los recursos humanos internos disponibles, es interesante conocer los
apoyos externos con los que se puede contar. Existe una amplia gana de apoyos • Otras instituciones.
destinados a favorecer la integración de los factores de protección medioambien-
tal de las empresas, como: • La contratación de una posible asistencia técnica externa y sus costes: la nece-
sidad de contratar asistencia técnica externa de apoyo en el proceso de desarrollo
• Ayudas financieras de distintas Administraciones públicas destinadas a: e implantación de un Sistema de gestión, dependerá del resto de los condiciona-
mientos considerados. Recomendaciones sobre la contratación de un asesor exter-
• Formación.
no:
• Desarrollo e implantación de sistemas de gestión.
• Seleccionar cuidadosamente al asesor:
• Implantación de medidas correctoras.
• Obtener recomendaciones.
• Implantación de técnicas y sistemas de mayor eficiencia energética y de aho-
• Entrevistar a más de uno.
rro de agua.
• Solicitar y comprobar referencias.

• El asesor deberá tener experiencia en las áreas relacionadas con la actividad de

la empresa.

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• Las personas deberán ser buenos observadores y comunicadores. • Designación de las responsabilidades correspondientes a la etapa del desarro-
llo del sistema de gestión.
• Deberá asesorar durante todo el proceso:
• Designación de las responsabilidades correspondientes a la etapa de implan-
• Actividades de formación (en caso de que se realicen). tación y mantenimiento del sistema de gestión.
• Análisis de la empresa y sus actividades. • La formulación de la Política de la empresa, que se puede realizar en este mo-
mento o después de haber efectuado el Análisis.
• Proceso de desarrollo e implantación del Sistema de gestión.
• Fase II: Planificación: Es importante realizar es una buena planificación de las
• Evaluación final del Sistema de gestión. fases del proyecto, incluyendo responsables, duración y tareas de cada una de las
• No se debe contratar la responsabilidad de implantación del Sistema de gestión. personas que intervengan

• Trabajar con el asesor, construir un equipo cliente / asesor. • Fase III: Diagnóstico: Aunque las normas de sistemas de gestión no suelen impo-
ner como requisito obligatorio la realización de este análisis / diagnóstico, es muy
• Aprender del asesor. Han sido contratados porque tienen capacidades de las que recomendable hacerlo.
carece la empresa, colocar a personal de la empresa en situaciones en las que
puedan adquirir conocimientos del asesor. Este Análisis tendrá como objetivo definir la situación de partida de la empresa, su
entorno y el sistema de gestión existente y determinar la naturaleza e importancia
• La trascendencia de la implantación de un Sistema de gestión para el futuro de los problemas y deficiencias. Los resultados se recogerán en un informe que
de la empresa: dependerá en gran medida de las exigencias recibidas y de los deberá ser aprobado por la dirección.
compromisos adquiridos con las partes interesadas en general y con los clientes
en particular. • Fase IV: Definición del modelo de sistemas de gestión a implantar: La defini-
ción concreta del modelo de sistemas de gestión a implantar se realizará después
1.4. Las fases previstas de analizar los resultados del Análisis.

Es conveniente que las distintas actividades que hay que realizar en el proceso de desa- Las actividades que convendría abordar y sobre las que hay que tomar decisiones
rrollo e implantación de un sistema de gestión se aborden agrupadas en etapas o fases en esta Fase son:
claramente identificadas, que permitan dosificar los recursos necesarios, su desarrollo
• Definición general de la estructura documental:
gradual en el tiempo e introducir las modificaciones convenientes en la programación
inicial realizada. • Modelo de documentación del sistema.
Las fases en que se pueden englobar las actividades a realizar en el proceso de desarrollo, • Articulación de la documentación del sistema con el sistema general de ges-
implantación y registro de un sistema de gestión son: tión existente o con otros sistemas previstos (como calidad y/o prevención de
riesgos laborales).
• Fase I: Compromiso de la Dirección: es aconsejable que una de las primeras ac-
tuaciones sea la definición, por parte de la Dirección, del Compromiso de la em- • Definición del ámbito en el que se va a aplicar el sistema de gestión.
presa en relación con el sistema de gestión y con la implantación del sistema de
gestión. Este se suele concretar en dos tareas fundamentales: • Identificación de la documentación básica necesaria que hay que elaborar.

• Definición de la organización y responsabilidades generales, incluyendo: • Definición del programa de implantación del sistema de gestión.

• Designación del representante de la Dirección.

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• Fase IVa: Elaboración de la documentación básica del sistemas de gestión: las acti- • Fase VI: Auditoria Interna del sistema de gestión: Una vez se haya implantado
vidades que se deberían desarrollar en esta fase son: de manera efectiva el Sistema, se procederá a realizar la auditoria de comprobación
de la implantación del Sistema (previa a la verificación). Esta auditoria puede cons-
• Definición de la Política de la Empresa. tituir la primera auditoria interna del sistema y tiene como objetivos principales:
• Definición de los objetivos y metas y del programa de Gestión. • Comprobar que el Sistema de Gestión, tal y como está descrito en la documenta-
ción que lo soporta, está definitivamente implantado.
• Elaboración del Manual de Gestión y / o procesos y / o procedimientos del sis-
tema de gestión. • Identificar problemas relacionados con la documentación del sistema de gestión
o posibilidades de mejorarlos.
• Identificación de los registros derivados de los procedimientos básicos del sis-
tema de gestión. • Determinar la coherencia del sistema de gestión con la política y el programa de
la organización, incluyendo el cumplimiento de la normativa aplicable.
• Identificación de los procedimientos del detalle y/o instrucciones necesarios.
• Evaluar los resultados de comportamiento de la organización.
• Fase IVb: Elaboración de la documentación de detalle del sistema de gestión: Las
actividades que se deberán desarrollar en esta fase son: • Evaluar la eficacia y fiabilidad de las medidas de control de la organización.
• Elaboración de los procedimientos de detalle y/o instrucciones. En el alcance de esta auditoria se incluyen todas las actividades, instalaciones y
funciones integradas en el Sistema de Gestión.
• Identificación de los registros derivados de los procedimientos de detalle y/o
instrucciones. La auditoría interna la realizarán las personas que sean suficientemente indepen-
dientes de la actividad auditada, ya sean empleados de la organización o personal
• Fase IVc: Revisión de la documentación del sistema de gestión: Una vez que se haya externo (empleados de otras organizaciones, empleados de otras partes de la mis-
redactado y aprobado toda la documentación del sistema de gestión conviene pro- ma organización o consultores).
ceder a su revisión para:
• Fase VII: Revisión por la Dirección: Durante esta fase se procederá a realizar la
• Comprobar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la norma de referencia. revisión completa al sistema de gestión implantado, ya que es un requisito obliga-
• Comprobar el cumplimiento de las obligaciones materiales y formales estableci- torio para poder acudir con garantías a la auditoría de certificación.
das en la normativa aplicable. • Fase VIII: Auditoria de Certificación: En función de los resultados de la auditoria
• Evaluar la coherencia de la documentación. interna, se planificará la actuación frente al organismo certificador. En esta fase, la
empresa estará en condiciones de acudir al organismo certificador en el momento
• Valorar la operatividad y eficacia del Sistema. que lo considere oportuno.

• Fase V: Implantación del sistema de gestión: consiste en: • Fase F: Formación y educación: La empresa deberá analizar las necesidades de
formación y educación para facilitar la implantación del sistema de gestión.
• Implantación efectiva de las pautas de comportamiento y actuación descritas en
los documentos del sistema de gestión elaborados. Entre las necesidades de formación específicas de un sistema de gestión se pueden
incluir:
• Dejar constancia de cómo se está efectuando, es decir, cumplimentar los regis-
tros. • Educación e información general a todos los niveles de la empresa sobre los
problemas relacionados con las actividades, instalaciones, productos y servicios
de la empresa y divulgación del compromiso y Política suscrito por la Dirección.

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• Formación específica a responsables de distintas áreas para la elaboración de la Elección del responsable. En la elección del responsable del sistema de gestión es conve-
documentación de detalle. niente tener en cuenta algunas consideraciones importantes, ya que su adecuada elección
es uno de los puntos críticos. Las características que debería tener el representante de la
• Formación complementaria a los miembros de los grupos o comités de trabajo, dirección para asumir la responsabilidad de la implantación del sistema de gestión son:
referente a las políticas, mejores prácticas y comunicación, etc.
• Capacidad de liderazgo y autoridad moral dentro de la organización.
• Formación específica a los auditores internos para informar sobre la estructura
del sistema de gestión implantado y para formar en técnicas de auditorías. • Capacidad de comunicación y motivación personal.

Analicemos con algo de detalle cada etapa, sus principales tareas y dificultades: • Buen conocimiento de toda la organización (estructura, cultura organizacional...).

1.4.1. Compromiso de la Dirección • Facilidad de redacción.

El tiempo requerido para esta etapa (variable según el tipo y tamaño de empresa) suele • Disponibilidad de tiempo, condición absolutamente necesaria (como orden de
ser aproximadamente de medio mes. magnitud, es recomendable una dedicación aproximada de veinte horas semana-
les a lo largo de la implantación).
Todo el proyecto de implantación de un sistema de gestión de la calidad debe comenzar
por una firme decisión de la dirección de la empresa. Establecer e implantar en una organización un sistema de gestión (de la calidad, de segu-
ridad alimentaria, de medio ambiente, etc.) supone lo que su comprensión y aceptación
El liderazgo del proyecto por parte de la dirección es uno de los principios fundamentales conlleva serias dificultades.
de todo sistema de gestión.
Obstáculos. Suelen encontrarse una serie de obstáculos a salvar, entre otros:
Es imprescindible para el éxito del proyecto que la dirección de la empresa esté convenci-
da de sus necesidades y realmente comprometida en su realización. • Por parte de la dirección:

Para que todo el personal de la empresa perciba esta convicción de una manera formal, • Falta de compromiso.
es aconsejable que se emita, si no existe ya, la “Política de la Dirección” con relación al
sistema de gestión a implantar (calidad, medio ambiente, seguridad alimentaria, etc.), que • Incapacidad de liderazgo.
deberá ser divulgada y entendida por todos los miembros de la empresa.
• Falta de prevención y lentitud de resolución de obstáculos.
Labor de la Dirección. En esta etapa, las labores más importantes a desarrollar por la
• Frenos a la participación y sugerencias.
dirección son:
• Rechazo a la delegación de tareas y responsabilidades.
• Planificación del sistema de gestión.
• Falta de canales de información.
• Establecimiento de la política.
• Existencia de grupos de presión.
• Establecimiento de objetivos e indicadores de seguimiento de los mismos.
• Falta de recursos materiales y humanos.
• Definición de funciones y responsabilidades (el organigrama) en el sistema de
gestión. • Carencia de comunicación y formación.
• Asignación de recursos materiales, financieros y humanos al proyecto. • Problemas de tipo financiero.
• Impulso y seguimiento del sistema de gestión. • Dificultades de comprensión y transmisión de los objetivos.

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• Entender la calidad, el medio ambiente o la seguridad alimentaria como una 1.4.2. Planificación del sistema de gestión
moda.
El tiempo requerido para esta etapa (variable según tipo y tamaño de empresa) suele ser
• Centrarse demasiado en la documentación. aproximadamente de otro medio mes.

• Por parte de la organización: La planificación del sistema de gestión es una etapa muy importante, de cuyo buen des-
empeño depende el normal desarrollo del proyecto de implantación. Los errores cometi-
• Protagonismo de los expertos. dos en la planificación suelen representar desviaciones posteriores durante el proceso de
implantación del sistema.
• Preocupación por la cantidad en detrimento de la calidad o la seguridad.
En esta etapa se suele realizar también la búsqueda de información y de ayudas económi-
• Sistemas centralizados, burocratizados y rígidos de información.
cas o subvenciones relacionadas con el proceso de implantación de sistemas de gestión.
• Carencia de poder del responsable del sistema de gestión.
Por otra parte, otra cuestión a considerar en esta etapa es la necesidad de contar con ayu-
• Por parte del personal: da externa, a través de consultores especializados en la materia, que nos puedan facilitar
el proceso de implantación y certificación del sistema de gestión seleccionado. En la se-
• Resistencia al cambio. lección de consultores externos debe primar no solo el coste, sino también la experiencia
aportada por los consultores y su índice de éxito en implantaciones similares.
• Falta de formación y motivación.
La persona (responsable del sistema de gestión) o personas (comité o equipo del sistema
• Desconocimiento de lo que supone el cambio cultural producido. de gestión) a quienes se encargue, desde la dirección de la empresa, el diseño, desarrollo
e implantación del sistema de gestión, serán responsables de realizar las siguientes tareas
• Miedos y recelos sobre todos los mandos. de planificación:
• Hábitos y tareas rutinarias. • Identificación de procesos y actividades que deben ser documentados.
• Problemas para trabajar en equipo. • Definición de la estructura documental y organizativa del sistema.
• Dificultades para expresarse y aportar ideas. • Asignación de responsabilidades y plazos en cuanto a la documentación que deba
crearse.
• Carencia de información y de responsabilidades.
• Planificación de actividades complementarias, como formación y sensibilización
Es necesario allanar previamente el camino, mediante campañas de divulgación, sensibi-
del personal, para la implantación y puesta en marcha del sistema.
lización y formación a todo el personal implicado.
• Planificación de la implantación y puesta en marcha del sistema, con su correspon-
Por otra parte, el sistema de gestión, como herramienta para la consecución de altos ni-
diente seguimiento mediante auditorías internas.
veles de calidad, prevención, seguridad alimentaria y/o prevención de la contaminación,
requiere una continua renovación de sus objetivos, con fines de mejora. El resultado de la planificación puede mostrarse de varias formas. Por ejemplo, el resul-
tado de la planificación del proyecto puede plasmarse en una tabla como se muestra a
Siempre aparecen nuevos requisitos que se han de satisfacer, y que la empresa habrá de
continuación (ejemplo de planificación de un sistema de gestión de calidad):
convertir en objetivos del sistema de gestión.

Desde el diseño del sistema, debe procurarse desde la dirección que el proyecto se aborde
con fines de mejora continua, dejándose claro a todas las partes implicadas que se trata
de un sistema dinámico, vivo, susceptible de mejora y adaptable a nuevos tiempos y si-
tuaciones.

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Nombre de tarea Comienzo Fin

PROYECTO IMPLANTACIÓN SG 01/11/2011 9:00 30/11/2012 19:00

DIRECCIÓN
IMPLANTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN 01/11/2011 9:00 30/11/2012 19:00
FASE 1: COMPROMISO DIRECCIÓN 01/11/2011 9:00 14/11/2011 19:00
Fase I: Compromiso de la Dirección
Presentación del proyecto 01/11/2011 9:00 07/11/2011 19:00
Consultora 01/11/2011 9:00 07/11/2011 19:00
Formación previa 08/11/2011 9:00 14/11/2011 19:00
Consultora 08/11/2011 9:00 30/11/2011 19:00
ASESORES EXT
FASE 2: PLANIFICACIÓN 01/12/2011 9:00 14/12/2011 19:00
Fase II: Planificación (Identificación
de las necesidades de cada área Consultora 01/12/2011 9:00 07/12/2011 19:00
para la implantación del Sistema).
Formación previa 08/12/2011 9:00 14/12/2011 19:00
FASE 3: DIAGNOSTICO 15/12/2011 9:00 15/01/2012 19:00
Análisis de procesos 15/12/2011 9:00 15/01/2012 19:00
ASESORES EXT
Consultora 15/12/2011 9:00 15/01/2012 19:00
Fase III: Diagnóstico (Identificación FASE 4: DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN 15/01/2012 9:00 15/04/2012 19:00
de las necesidades de cada área
para la implantación del Sistema). Diseño del sistema y elaboración documentación 15/01/2012 9:00 15/04/2012 19:00
Consultora 15/01/2012 9:00 15/04/2012 19:00
FASE 5: IMPLANTACIÓN DEL SG 15/04/2012 9:00 22/09/2012 19:00
Figura 1. Ejemplo de planificación para la implantación de un sistema de gestión
Elaboración de un Plan de Implantación 15/04/2012 9:00 22/04/2012 19:00
ASESORES EXT / RESP IMPLANTACIÓN
Cliente 15/04/2012 9:00 22/04/2012 19:00
O bien, mediante un diagrama de flujo, más o menos detallado.
Fase IV: Diseño del Sistema de
Gestión y elaboración de la Consultora 15/04/2012 9:00 22/04/2012 19:00
documentación necesaria. Implantación 22/04/2012 9:00 22/09/2012 19:00
DIRECCIÓN
Cliente 22/04/2012 9:00 22/09/2012 19:00
Fase I: Compromiso de la Dirección Consultora 22/04/2012 9:00 22/09/2012 19:00
ASESORES EXT / RESP IMPLANTACIÓN Sesión formativa 23/04/2012 9:00 25/04/2012 19:00
Consultora 23/04/2012 9:00 25/04/2012 19:00
Fase V: Implantación del sistema.
Sesión formativa 23/08/2012 9:00 25/08/2012 19:00
ASESORES EXT Consultora 23/08/2012 9:00 25/08/2012 19:00
FASE 6: AUDITORÍAS INTERNAS 23/09/2012 9:00 25/10/2012 19:00
Fase II: Planificación (Identificación
de las necesidades de cada área AUDITORES INTERNOS Programa y Plan de auditorías 23/09/2012 9:00 23/09/2012 19:00
para la implantación del Sistema).
Cliente 23/09/2012 9:00 23/09/2012 19:00
Fase VIII: Auditoría Interna
Consultora 23/09/2012 9:00 23/09/2012 19:00
Auditoría documental 24/09/2012 9:00 24/09/2012 19:00
ASESORES EXT Consultora 24/09/2012 9:00 24/09/2012 19:00
ASESORES EXT / DIRECCIÓN Auditoría al Sistema de Gestión 25/09/2012 9:00 25/09/2012 19:00
Fase III: Diagnóstico (Identificación
de las necesidades de cada área Consultora 25/09/2012 9:00 25/09/2012 19:00
para la implantación del Sistema). Fase VII: Revisión por la dirección
Acciones Correctoras 26/09/2012 9:00 25/10/2012 19:00
Cliente 26/09/2012 9:00 25/10/2012 19:00
Consultora 26/09/2012 9:00 25/10/2012 19:00
ASESORES EXT / RESP IMPLANTACIÓN AUDITORES EXTERNOS FASE 7: REVISIÓN DEL SG POR LA DIRECCIÓN 26/10/2012 9:00 11/11/2012 19:00
Fase IV: Diseño del Sistema de Fase VIII: Auditoría Externa Recopilación de datos 26/10/2012 9:00 10/11/2012 19:00
Gestión y elaboración de la
Consultora 26/10/2012 9:00 10/11/2012 19:00
documentación necesaria.
Revisión por la Dirección 11/11/2012 9:00 11/11/2012 19:00
Cliente 11/11/2012 9:00 11/11/2012 19:00

ASESORES EXT / RESP IMPLANTACIÓN

Figura 2. Ejemplo de flujograma para la planificación de la implantación de un sistema de gestión

Fase V: Implantación del sistema.

AUDITORES INTERNOS 18 19
Fase VIII: Auditoría Interna
CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión

De modo que las tareas a realizar en este etapa pueden resumirse en:
Nombre de tarea Comienzo Fin
FASE 8: AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN 01/10/2008 9:00 30/11/2012 19:00 • Identificación y revisión del actual sistema de gestión (si existe).
Realización Auditoría por la Entidad de Certificación 15/11/2012 9:00 17/11/2012 19:00
Entidad de Certificación 15/11/2012 9:00 17/11/2012 19:00 • Definición del modelo de sistema de gestión a implantar.
Presencia en Auditoría de Certificación 15/11/2012 9:00 17/11/2012 19:00
Consultora 15/11/2012 9:00 17/11/2012 19:00 • Recopilación y estudio de la documentación existente en la empresa relacionada
Respuesta a la Auditoría 18/11/2012 9:00 30/11/2012 19:00 con el sistema a implantar.
Consultora 18/11/2012 9:00 30/11/2012 19:00

• Visita a las distintas áreas de la empresa entrevistándose con sus responsables.

Tabla 1. Ejemplo de proceso de planificación con etapas, fechas, actividades y responsables.
• Identificación de puntos débiles y procesos clave de la empresa.
1.4.3. Diagnóstico de la situación actual
Un error muy habitual es comenzar desde cero cuando ya existe un buen sistema de ges-
El tiempo requerido para esta etapa (variable según tipo y tamaño de empresa) suele ser tión, ya que ello suele conllevar cambios más drásticos en la gestión de la empresa de los
de un mes. que eran realmente necesarios.

Conseguido el compromiso de la dirección y elaborada la planificación, el primer paso Hay que tratar de aprovechar todo lo bueno de lo que ya se hace, si ello estaba ayudando
para la implantación de un sistema de gestión es analizar la situación de partida, para a la empresa a lograr hasta ahora sus objetivos.
detectar los puntos fuertes y débiles de cara al cumplimiento de los requisitos de la norma
de referencia y poder establecer un plan de acción para superarlos. Durante esta fase se suelen realizar un informe que incluye los siguientes análisis según
departamentos / áreas / procesos de la organización:
El objetivo es obtener los datos necesarios que le permitan conocer al equipo del proyecto
la situación real respecto a los requisitos de la norma, estándar, protocolo o referencial • ANÁLISIS DEL DISEÑO
que se desea cumplir. • Listado de los productos que diseña la empresa.
Es habitual que toda empresa que esté funcionando normalmente disponga ya de un sis- • Memoria descriptiva de los productos.
tema de gestión, más o menos formalmente establecido. Se trata de identificarlo para
poder aprovecharlo en lo posible y averiguar qué es necesario desarrollar desde cero, por • Planos y detalles.
no existir actualmente en la empresa.
• Listado de materiales de componentes.

• Cálculos justificativos, si se requieren.

Dato importante
• ANÁLISIS DEL PROCESO
La planificación del sistema de gestión es una etapa muy importante, de cuyo buen
desempeño depende el normal desarrollo del proyecto de implantación. Los errores • Listado de los productos que procesa la empresa.
cometidos en la planificación suelen representar desviaciones posteriores durante • Listado de los procesos especiales.
el proceso de implantación del sistema.
• Listado de maquinaria.

• Listado de equipos auxiliares.

• Desarrollo claro y secuencial de las distintas fases de cada proceso.

20 21
CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión

• Puntos de control y documentación originada. • ESTUDIO DE CAPACIDADES

• Diagrama de flujo del proceso. • Capacidad Financiera.

• Tratamiento del producto no conforme. • Capacidad de diseño.

• Seguridad y medio ambiente. • Capacidad del proceso.

• ANÁLISIS DE LA RED COMERCIAL • Capacidad de control.

• Listado de los productos que la empresa comercializa. • Capacidad de formación.

• Servicio post-venta. Garantías. • Capacidad para asumir el sistema.

• Atención al cliente. • Capacidad para participar en la construcción y elaboración del sistema.

• Diagrama de flujo de la red comercial. 1.4.4. Elaboración del soporte documental y diseño de la estructura
organizativa
• ANÁLISIS DE COSTES DE CALIDAD
El tiempo requerido para esta etapa (variable según tipo y tamaño de empresa) suele ron-
• Control de costes de calidad por sectores.
dar los tres meses, llegando en las grandes empresas a superar los seis meses.
• Control de costes de calidad por productos.
Llegados a esta etapa del proyecto de implantación del sistema, se habrá seleccionado el
• Coste por unidad de producto. modelo o los modelos de sistema de gestión más adecuados para la empresa.

• ESTUDIO Y CONFIGURACIÓN DEL ORGANIGRAMA IDEAL En todos los casos, la norma, estándar, protocolo o referencial indica una serie de requisi-
tos a cumplir, para lo cual será necesario desarrollar un soporte documental (información
• Organización existente. documentada según las nuevas versiones de las normas ISO), que normalmente consta
de dos tipos de documentación:
• Análisis de elaboración.
• Documento descriptivo: la explicación por escrito de funciones, actividades y/o
• Organización propuesta para el control del sistema. procesos que deben realizarse en las organizaciones recibe el nombre de documen-
tos (descriptivos). Estos pueden presentarse en algún soporte tipo papel, o bien
• ELECCIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL COMITÉ DE CALIDAD en medios informáticos. Entre los documentos básicos del sistema de gestión, se
encuentran los procesos, los procedimientos, diagramas de flujo, el organigrama,
• Compromiso de la dirección.
el mapa de procesos, el manual del sistema de gestión, el plan APPCC y su docu-
• Diseño y reglamentación de la Política de actuación. mentación respectiva.

• Elección de sus miembros. • Registro: es una reseña escrita que atestigua que una actividad, tarea o proceso
se ha ejecutado. Pueden situarse en soportes diversos y constituyen las pruebas
• Determinación de responsabilidades. evidentes de que un determinado proceso se ha realizado correctamente y que el
producto o servicio resultante cumple con los requisitos técnicos y resulta con-
forme a las especificaciones, por ejemplo: registros de la producción, registros de
inspecciones finales, registro de la formación personal, registro de las acciones
correctoras, etc.

22 23
CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión

Según el tamaño y la actividad de la empresa puede ser mucho lo que haya que documen-
tar y es importante no perder la visión del conjunto. Actas de Revisión por la Dirección
Planes de Formación

En consecuencia, es muy importante la planificación de las tareas de elaboración de Fichas de personal

Registros de Formación
documentos, asignando responsables a la elaboración de los distintos documentos, y es-
Pedidos
tableciendo plazos para su elaboración.
Albaranes expedición
Resultados de la evaluación de los proveedores
Es importante elaborar toda la documentación con un mismo formato. De esta forma se Datos de seguimiento de proveedores.
facilita su empleo, comprensión y asimilación por quienes habrán de manejarlo habitual- Pedidos u órdenes de compra / Albaranes entrada
mente. Por otra parte, será necesaria toda estructura organizativa para llevar a cabo los Temperaturas cámaras
procesos y actividades definidas en el sistema de gestión. Esto se suele traducir formal- Mantenimiento
mente en un organigrama. Informe de Verificación
Certificados de Calibración

En este organigrama figurarán todos aquellos responsables de funciones y actividades Listado de Equipos Calibración / Verificación
Informe de Auditoria
del sistema de gestión, comenzando la alta dirección, siguiendo con el denominado re-
Programa de Auditorias
presentante de la dirección o responsable del sistema de gestión y continuando con todos Informes de Acción Correctiva / Preventiva / No Conformidad
aquellos otros puestos de trabajo, con responsabilidad y autoridad en la buena marcha del Informes de Reclamación
sistema de gestión.

Los sistemas de gestión de la seguridad alimentaria llevan implícitos, obligatoriamente, Documento 2. Ejemplo de listado de registros desarrollados.
la necesidad de establecer un equipo de la seguridad alimentaria, o equipo APPCC.
REVISIÓN
En definitiva, debe definirse cuál es la estructura de responsabilidades en el sistema, y REF TÍTULO
Nº FECHA
dotarlo de medios y recursos para poder desempeñar adecuadamente sus funciones. MP MAPA DE PROCESOS 0 jun-15
MPd MAPA DE PROCESOS DETALLADO 1 mar-16
PE-01 DIRECCIÓN, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 0 jun-15
REF. TÍTULO
PE-01-01 Política, Programas, Objetivos e Indicadores de Gestión
MC Manual de la Calidad
PE-01-02 Relaciones con los Clientes
PG 01 Control de la documentación
PE-01-03 Auditorías Internas
PG O2 Pedidos
PE-01-04 Tratamiento de las Acciones de Mejora
PG O3 Gestión de suministros
PE-01-05 Revisión del sistema por la dirección
PG 04 Gestión de producto
PE-01 DIRECCIÓN, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA 0 jun-15
PG 05 Mantenimiento del equipo productivo
PE-01-01 POLÍTICA, PROGRAMAS, OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTIÓN
PG 06 Control de los equipos de medida
PE-01-02 RELACIONES CON LOS CLIENTES
PG 07 Tratamiento de las no conformidades
PE-01-03 AUDITORÍAS INTERNAS
PG 08 Acciones correctivas y preventivas
PE-01-04 TRATAMIENTO DE LAS ACCIONES DE MEJORA
PG 09 Auditorías internas
PE-01-05 MANIPULACIÓN DE PRODUCTOS POTENCIALMENTE NO INOCUOS
PG 10 Formación
PE-01-06 RETIRADA DE PRODUCTOS
Política de la Calidad
PE-01-07 REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN
Objetivos de la Calidad
PP-02 PROGRAMA DE PRERREQUISITOS 0 jun-15
Fichas de productos
PP-02-01 PLAN DE CONTROL DE AGUA POTABLE
IT-01 Verificación equipos de medida
PP-02-02 PLAN DE LIMPIEZA Y DESINFECCION
PLAN DE CONTROL DE PLAGAS: DESINFECCIÓN, DESINSECTA-
PP-02-03
CIÓN Y DESRATIZACIÓN (DDD)
Documento 1. Ejemplo de listado de documentación desarrollada. PP-02-04 PLAN DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES, EQUIPOS Y UTILES
PP-02-05 PLAN DE MANTENIMIENTO DE LA CADENA DE FRIO

24 25
CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión

REVISIÓN Ident. Nombre del Documento

REF TÍTULO
Nº FECHA RPE-01.01 Política del Sistema de Gestión
PLAN DE FORMACIÓN DE MANIPULADORES Y BUENAS PRÁCTICAS RPE-01.02 Programas de Gestión
PP-02-06
DE MANIPULACIÓN
RPE-01.03 Indicadores de Gestión
PP-02-07 PLAN DE TRAZABILIDAD
RPE-01.04 Contrato Propuesto
PP-02-08 PLAN DE CONTROL Y HOMOLOGACION DE PROVEEDORES
RPE-01.05 Tarifa de Precios
PP-02-09 PLAN DE ELIMINACIÓN DE RESIDUOS
RPE-01.06 Solicitud de Presupuesto
PP-03 PASOS PRELIMINARES AL ANALISIS DE PELIGROS 0 jun-15
RPE-01.07 Documentación del Cliente
PP-03-02 EQUIPO DE INOCUIDAD ALIMENTARIA
RPE-01.08 Presupuesto para el Cliente
PP-03-03 CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS
RPE-01.10 Oferta de Proveedor / Subcontratista
PP-03-04 USO PREVISTO
RPE-01.12 Comunicado de rechazo de preparación de Presupuesto
PP-03-05 DIAGRAMA DE FLUJO, ETAPAS Y CONTROLES
RPE-01.13 Comunicado a Cliente Retirada de Producto
PP-04 ANÁLISIS DE PELIGROS 0 jun-15
RPE-01.14 Comunicado a Autoridades Retirada de Producto
PP-04-02 IDENTIFICACION DE PELIGROS Y DETERMINACIÓN DE NIVELES
RPE-01.16 Plan de Auditoria Interna
PP-04-03 EVALUACIÓN DE PELIGROS
RPE-01.17 Currículum Vitae de Auditor/a Externo/a
PP-04-04 MEDIDAS DE CONTROL
RPE-01.18 Título Auditor/a Externo
PP-05 PROGRAMA DE PRERREQUISITOS OPERATIVOS 0 jun-15
RPE-01.19 Compromiso de confidencialidad Auditor/a Externo
PP-06 PLAN DE APPCC 0 jun-15
RPE-01.20 Informe de Auditoría Interna
PS-01 GESTIÓN DE LOS RECURSOS TÉCNICOS 0 jun-15
RPE-01.21 Informe de Auditoría Externa
IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS QUE SUSCRIBE LA EMPRE-
PS-01-01 RPE-01.22 Informe de Laboratorio Externo
SA
PS-01-02 GESTIÓN DE EQUIPOS DE PRODUCCIÓN RPE-01.23 Informe de Revisión del Sistema
PS-01-03 GESTIÓN DE EQUIPOS DE MEDICIÓN RPE-01.24 Acta de revisión del Sistema
IDENTIFICACIÓN DE LAS SITUACIONES POTENCIALES DE EMER- RPP-02.00 Check List Plan Diario Calidad
PS-01-04
GENCIA RPP-02.01 Check List Plan diario de Producción
PS-01-05 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN RPP-02.02 Plan de Limpieza y Desinfección
PS-01-06 CONTROL DE LOS REGISTROS RPP-02.03 Plan de Mantenimiento
PS 02 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS 0 jun-15 RPP-02.04 Trazabilidad
PS-02-01 ACTIVIDADES DE FORMACIÓN RPP-02.05 Listado de Incidencias y No Conformidades
PS-02-02 COMUNICACIÓN INTERNA RPP-02.06 Registro Vehículos
PS-02-03 COMUNICACIÓN EXTERNA RPP-02.07 Ficha Técnica del Producto Fabricado
ANEXOS RPP-02.08 Albarán de entrega al Cliente
APS-03-01 Procedimiento de Calibración y Verificación de Equipos 0 jun-15 RPP-02.09 Etiqueta del Producto
APS-01-01 Procedimiento de Calibración y Verificación de Equipos 0 jun-15 RPP-02.10 Informe de Crisis Alimentaria
APS-01-02 Valoración de Situaciones de Emergencia 0 jun-15 RPP-02.11 Factura del agua
Anexo 1 Tabla de Puntos de toma de agua 0 jun-15 RPP-02.12 Informe de Laboratorio externo según RD 140/2003
Anexo 2 Análisis de Grifo: Parámetros de análisis de agua 0 jun-15 RPP-02.13 Presupuesto Externo
Anexo 3 Procedimiento de Ejecución L+D 0 jun-15 RPP-02.14 Parte de Trabajo Externo
Anexo 4 Resumen de Frecuencia de Limpieza 0 jun-15 RPP-02.15 Certificado de Calibración Externo
Anexo 5 Procedimiento de Ejecución de Mantenimiento 0 jun-15 RPS-02.16 Certificado de Formación Manipulador de Alimentos
Anexo 6 Listado de Equipos de Frío 0 jun-15 RPP-02.17 Manual de Formación Manipulador de Alimentos
Anexo 7 Evaluación de Peligros 0 jun-15 RPP-02.18 Examen de Formación Manipulador de Alimentos
Anexo 8 Cuadro de Gestión 0 jun-15 RPP-02.19 Albarán de Materia Prima
Anexo 9 Árbol de Decisiones 0 jun-15 RPP-02.20 Listado de Proveedores
Anexo 10 Criterios de evaluación para la homologación de proveedores 0 jun-15 RPP-02.21 NRS Proveedor
Anexo 11 Análisis Producto y Superficie 0 jun-15 RPP-02.22 ATP Vehículo de Transporte
RPP-02.23 Termograma Cámara Frigorífica Subcontratada

Documento 3. Ejemplo de listado de documentación desarrollada en Sistema de Gestión alimentario.

26 27
CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión

1.4.5. Implantación y seguimiento del sistema de gestión

Ident. Nombre del Documento
RPP-02.24 Análisis de agua de Emasagra El tiempo requerido para esta etapa (variable según el tipo y tamaño de empresa) suele
RPP 05-01 Control de Prerrequisitos Operativos
estar alrededor de los tres meses, si bien en las grandes empresas puede llegar a durar
RPS-01.01 Requisitos del Sistema
de seis meses a un año, según el número de establecimientos e instalaciones de que dis-
RPS-01.02 Escritura de Constitución
RPS-01.03 Escritura de Poder Notarial
ponga.
RPS-01.04 Código de Identificación Fiscal CIF
RPS-01.05 Certificado de Corriente de Pagos con la AEAT
La implantación del sistema de gestión es la etapa cumbre del proceso. Todo lo anterior
RPS-01.06 Certificado de Corriente de Pagos con la Seguridad Social ha sido para que al llegar este momento, pueda ponerse en marcha el sistema y comenzar
RPS-01.07 Seguro de Responsabilidad Civil a dar frutos.
RPS-01.08 Comunicación de requisitos aplicables
RPS-01.09 Situaciones Potenciales de Emergencia Alimentaria (Sabotaje) Las tareas más importantes de esta etapa son:
RPS-01.10 Identificación y Evaluación Situaciones de Emergencia sobre Instalaciones y
Equipos
• Propuesta, revisión y aprobación de los distintos documentos del sistema: manual
RPS-01.11 Informe de Emergencias
del sistema de gestión, procedimientos, políticas, objetivos y metas, planes de ac-
RPS-01.12 Plan de Emergencias del Centro
RPS-01.13 Acciones en caso de Emergencia
ción, instrucciones de trabajo, formatos de registro, etc.
RPS-01.14 Listado de Control de la Documentación
RPS-01.15 Listado de Control de los Registros • Distribución de la documentación del sistema de gestión.
RPS-01.31 Listado de Equipos de Medida
RPS-01.32 Informe de Calibración Externa • Difusión y sensibilización de todo el personal, además de formación al personal
RPS-01.33 Informe de Verificación Interna implicado en su uso y aplicación.
RPS-02.01 Organigrama
RPS-02.02 Ficha de puesto de trabajo • Puesta en marcha, lo cual significa que comiencen a desarrollarse los distintos
RPS-02.03 Ficha de Personal procesos previstos conforme a la documentación establecida.
RPS-02.04 Currículum Vitae
RPS-02.05 Título Académico • Recopilación de registros de los procesos llevados a cabo, en los formatos previstos
RPS-02.06 Certificado de Formación en Manipulación de Alimentos
para ello, archivándose y protegiéndose según el procedimiento establecido.
RPS-02.08 Formación que habilita
RPS-02.09 Certificado de Formación General
• Seguimiento y comprobación periódica de la implantación efectiva de la docu-
RPS-02.12 Plan de Formación y Evaluación
RPS-02.13 Cuestionario de Evaluación Externo de la Formación
mentación, de su correcta aplicación y de la adecuada generación de registros,
RPS-02.23 Comunicado Interno
corrigiéndose las desviaciones que surjan.
RPS-02.26 Solicitud Externa de Información
RPS-02.27 Respuesta a la solicitud externa de información Es habitual no esperar a terminar el soporte documental para iniciar su implantación,
para ir realizando ambas etapas a la par, de forma que según se van terminando documen-
tos, se van distribuyendo, formando al personal en aplicación y comenzando su implanta-
Documento 4. Ejemplo de listado de registros desarrollados en Sistema de Gestión alimentario.
ción y seguimiento.

Con ello se gana tiempo, aunque es complejo para el responsable del sistema de gestión
dedicarse al mismo tiempo a implantar documentos y seguir documentando lo que aún
está pendiente.

28 29
CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión

1.4.6. Auditorías internas y mejoras continuas La información obtenida al revisar el sistema de gestión permitirá redefinir, por cada de-
partamento y puesto, los factores clave de contribución al sistema de gestión para este
El tiempo requerido para esta etapa (variable según tipo y tamaño de empresa) suele ser departamento.
aproximadamente de otro medio mes.
Sobre estos factores clave se pueden definir nuevos indicadores sobre los que fijar obje-
Para evaluar la situación de la implantación del sistema de gestión, su adecuación a la tivos de mejora cuantificados y plazos realistas para conseguirlos. Estos objetivos deben
norma de referencia y su eficacia en el logro de objetivos se realizan las auditorías in- ser alcanzables, para evitar frustraciones por su no consecución, pero al mismo tiempo
ternas, cuyos resultados facilitarán datos para conocer la situación real del proceso de estimulante, es decir, que requiera un cierto esfuerzo su consecución. Además, habrán de
implantación. Para ello se puede nombrar un equipo auditor interno que realice las au- asignarse nuevos recursos a cada departamento, necesarios para desempeñar adecuada-
ditorías del sistema o bien recurrir a un consultor externo. En ambos casos, las primeras mente sus funciones, y lograr los objetivos comprometidos.
auditorías internas suelen abarcar el sistema de gestión en su totalidad, con objeto de:
Llegados a este punto, una vez resueltos los problemas, la siguiente etapa suele ser la
• Comprobar el grado de implantación del mismo. certificación del sistema de gestión.

• Detectar posibles incoherencias entre los distintos documentos del sistema. Se suele establecer un período previo de rodaje, a fin de disponer de registros suficientes
antes de la auditoría externa de certificación.
• Comprobar la correcta adecuación del sistema desarrollado a todos los requisitos
preestablecidos. 1.4.7. Revisión por la dirección
Además de la información suministrada por las auditorías internas, a fin de tener una Este suele ser un requisito obligatorio de todas las normas sobre sistema de gestión, la
imagen más exacta del buen funcionamiento del sistema de gestión, se pueden utilizar realización de una revisión completa sobre el sistema de gestión. El contenido de esta
los datos del seguimiento de los indicadores, respecto de los objetivos establecidos, a fin revisión por la dirección depende de la norma o normas que se estén implantando, por lo
de verificar la eficacia del sistema. Ello requiere de un cierto tiempo de rodaje, a fin de que que es necesario identificar de forma clara cuales son los requisitos para cumplir de forma
los indicadores, cuya fuente de información básica son los registros, se conformen con completa este punto de las normas.
datos representativos de la realidad.
Lo habitual es realizar un informe previo que recopile toda la información sobre el sis-
Como tercera fuente se puede obtener información sobre cuál es el juicio de los clientes, tema de gestión y en una reunión con la Dirección de la organización se presente y se
trabajadores y otras partes interesadas, respecto a los resultados esperados por la empre- adopten las medidas que se considere. En estos casos, al informe de datos se le suele
sa con el sistema de gestión. denominar “Informe de revisión por la dirección” y al documento de conclusiones “Acta
de revisión de la Dirección”.
Con los datos recopilados de las fuentes empleadas (auditorías internas, seguimiento de
indicadores y objetivos, e información de clientes, trabajadores y otras partes interesadas) Otra de la propuestas habituales encontrar a la hora de realizar un informe de revisión es
se puede elaborar un informe, que se presentará a la Dirección de la empresa, para que establecer una estructura tipo independiente de las normas que se vayan a implantar /
pueda realizarse formalmente la primera revisión del sistema de gestión. Se inicia así el certificar, sobre todo para facilitar la organización de la información. Este esquema suele
proceso de mejora continua al que está obligado todo sistema de gestión. ser:
Este mismo informe debería desglosarse por áreas de la empresa, para que cada depar- 1.- DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
tamento y persona conozca su situación en términos de problemas para el sistema de
gestión que originan sus actuaciones. 1.2.- Cambios en la Documentación

Analizada la situación se pondrán de manifiesto los problemas y puntos débiles, pudién- 2.- PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
dose establecer propuestas de mejora, tanto para productos, como materiales, métodos,
procedimientos, tecnología y personal. 2.1.- Política de Gestión

2.4.- Análisis del Contexto

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CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión

2.5.- Análisis de las Partes Interesadas 1.4.8. Auditoría externa y certificación del sistema de gestión
2.6.- Acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades El tiempo requerido para esta etapa (variable según tipo y tamaño de empresa) suele ser
aproximadamente de otro medio mes, entre la preparación, la realización y el posterior
2.7.- Programa de Gestión establecimiento de un plan de acciones correctoras, hasta la obtención del certificado.
Este período puede ser mayor si son muchas las no conformidades encontradas por el
2.8.- Indicadores de Gestión
organismo certificador.
3.- COMUNICACIÓN Y RELACIONES CON LOS CLIENTES.
La certificación es el procedimiento mediante el cual una tercera parte, ajena a la organi-
3.1.- Encuestas de Satisfacción zación productora y al consumidor, asegura por escrito que un producto, proceso o servi-
cio cumple con una serie de requisitos especificados por alguna norma y/o reglamento.
3.2.- Reclamaciones y quejas Por tanto, la certificación se alcanza al demostrarse en una auditoría de tercera parte que
la empresa cumple con los requisitos que la norma o reglamento de referencia establece.
4.- COMUNICACIÓN Y RELACIONES CON LOS PROVEEDORES.
Es cierto que no existe obligación legal de certificar el sistema de gestión implantado. Sin
4.1.- Evaluación de proveedores embargo, hacia el exterior de nuestra organización, por ejemplo nuestros clientes puede
que quieran asegurarse que, realmente, estamos haciendo las cosas bien, no “sobre papel”,
5.- RELACIONES CON LOS TRABAJADORES sino en realidad
5.1.- Actividades de Formación a los Trabajadores La mejor solución es conseguir que nuestro sistema sea reconocido y certificado por una
tercera parte, ajena a nuestra organización, es decir, por una entidad certificadora acredi-
6.- COMUNICACIONES EXTERNAS
tada para ello.
7.- DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS.
Lo primero que debe hacerse es elegir la entidad que nos va a certificar, valorando diferen-
8.- CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS SUSCRITOS POR LA ORGANIZACIÓN tes criterios como presupuesto, experiencia y prestigio en nuestro sector, etc.

9.- RESULTADO DE LAS AUDITORÍAS E INSPECCIONES La elección y contacto con la entidad no debemos dejarlo para cuando ya esté implantado
y funcionando el sistema, pues puede que nos lleve algún tiempo este proceso, bien por
10.- ACCIONES DE MEJORA parte de la empresa, bien por agenda de la entidad certificadora, con lo cual se puede di-
latar bastante la certificación.
10.4.- Acciones Correctivas, No Conformidades y Desviaciones
Es mejor tener elegida y contactada la entidad cuando estemos empezando la implanta-
10.12.- Acciones derivadas de Anteriores Revisiones por la Dirección ción del sistema, pues, como es conveniente un cierto período de rodaje, cuando comien-
ce el verdadero proceso de certificación ya estaremos preparados.
11.- CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR A LOS PROCESOS PRODUCTIVOS.
Los aspectos a considerar por la empresa al contactar al organismo certificador son:
12.- CONCLUSIONES.
• Solicitar propuesta técnica-económica. Para ello habrá que cumplimentar el
cuestionario de solicitud de oferta con los datos de nuestra empresa, para que la
entidad certificadora pueda hacerse a la idea de cómo es nuestra organización y el
alcance que queremos dar a nuestro sistema de gestión.

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CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión

• Recibida la propuesta, habrá que analizar no solo el coste, sino también la compe- A continuación comienza en sí el proceso de realización de la auditoría inicial. Esta suele
tencia de la entidad de certificación (solicitar acreditación de la entidad de certifi- constar de dos fases:
cación y en su caso, currículo del auditor).
• En la primera fase se trata generalmente (aunque, excepcionalmente, puede no
En el caso de la certificación de sistemas de gestión de seguridad alimentaria, y en parti- hacerse) de una visita in situ a la empresa a certificar. El objetivo de esta primera
cular de todos aquellos cuyo origen es europeo (BRC, GLOBALG.A.P., IFS, etc.), la acre- visita es tener una idea general del estado de la organización a certificar con rela-
ditación del organismo certificador a seleccionar debe serlo en el cumplimiento de la ción al sistema de gestión.
UNE-EN ISO 17021 (en España la Entidad de Acreditación es ENAC).
Del análisis de la información recogida en esta primera fase se extraen las conclusiones
Según la norma UNE-EN ISO/IEC 17065, la certificación de un producto es un medio de para la planificación de la segunda fase. Los resultados de esta auditoría inicial de Fase
asegurar que este cumple con normas específicas y otros documentos normativos (espe- I se documentarán y se comunicarán a la empresa auditada para la corrección de las no
cificaciones o reglamentos técnicos). Por lo demás, el proceso para obtener la certifica- conformidades detectadas.
ción de cualquiera de los estándares de seguridad alimentaria es el mismo que para los
sistemas de gestión de calidad, el medio ambiente o la prevención, a salvedad, claro está, • A continuación, la fase II tiene como objetivo la evaluación en las instalaciones del
de que los requisitos a auditar son diferentes. auditado, del grano de implementación y la eficacia del sistema de gestión de la
empresa auditada. En esta fase quedará fuera del alcance de la auditoría aquellas
Seleccionado el organismo certificador, habrá que: partes del sistema que se hayan encontrado perfectamente conformes con los re-
quisitos, implementadas y funcionando eficazmente en la Fase I.
• Aceptar la propuesta y firmar el contrato, que contemple: presupuesto, acuerdos,
obligaciones, proceso de la auditoría, cláusulas de confidencialidad, plazos y tiem- Terminada la auditoría, aún restan las siguientes actividades:
po, equipo auditor, etc.
• Elaboración del informe de auditoría y envío a la empresa auditada, con las confor-
• Proporcionar la información y documentación requerida para evaluación previa. midades detectadas.

• Esto va a ser muy variable, pues algunas certificadoras requieren solamente los • Elaboración y envío, por parte de la empresa que se va a certificar, de un plan de
documentos generales (por ejemplo, la política) y otras quieren ver toda la docu- acciones correctoras para las no conformidades detectadas.
mentación. Con esto tratan de ver, de una manera teórica, si la documentación se
ajusta a los requisitos de la norma, antes de realizar las auditorías. • Determinación por parte de la empresa certificadora de la idoneidad de las medi-
das correctoras propuestas por la empresa auditada, para cumplir con los requisi-
• Envío por parte de la entidad certificadora de un informe a la empresa de las posi- tos de la norma.
bles no conformidades detectadas en el examen de la documentación o solicitud
de alguna aclaración. Las no conformidades deberían ser objeto de una acción co- • Si las medidas correctoras no se estiman suficientes, la entidad de certificación
rrectora antes de la primera auditoría. puede proceder a una auditoría extraordinaria para comprobar si las medidas co-
rrectoras propuestas son suficientes o no.
• Confirmación de fechas para la auditoría inicial y envío por la entidad certificadora
del programa detallado de la auditoría inicial. Este programa debería incluir: • Si se estiman suficientes, con auditoría extraordinaria o sin ella, se otorga la certi-
ficación.
• Fechas de realización de ambas fases.
• Si no lo son, se emite un informe nuevo de auditoría para que sean subsanadas las
• Datos sobre el equipo auditor. deficiencias.

• Cronograma detallado de la auditoría inicial, con los días, las horas, procesos y • Si tras esta segunda vez no se corrigen las no conformidades, se deniega el certifi-
lugares que van a ser auditados (es decir, el alcance de la auditoría). cado y deberá comenzarse de nuevo el proceso de certificación.

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CEUPE Módulo. Implantación, Documentación, Auditoría y Mejora de Sistemas de Gestión
Centro Europeo de Postgrado Unidad 01. Implantación del sistema de gestión

Si todo ha ido bien, la empresa habrá obtenido la certificación para su sistema de gestión,
dentro del alcance solicitado y por un cierto periodo de tiempo (este no está bien delimi-
tado, aunque será, probablemente, por tres años).

Obtenida la certificación, el sistema de gestión debe continuar funcionando y buscar la

mejora continua, realizándose auditorías de seguimiento anuales tanto internas como ex-
ternas y renovándose la certificación periódicamente.

Las actividades de control periódico de la entidad de certificación se enmarcan dentro

de las auditorías de seguimiento, que se realizará en las instalaciones de la empresa y
tendrán como objetivo:

• Verificar regularmente las áreas recogidas dentro del alcance del sistema.

• Comprobar si se ha actualizado el sistema con los cambios que puedan haber acae-
cido, tanto internos como exteriores a la organización.

• Comprobar que el sistema sigue cumpliendo con los requisitos, tanto de la norma
como reglamentarios o de clientes.

Cada auditoría, tanto de seguimiento como de renovación, tiene que ir seguida por un
informe de no conformidades, las cuales tienen que ser subsanadas mediante un plan de
acciones correctoras por parte de la empresa.

Si el plan de acciones correctoras no se considera satisfactorio, se procederá a una sus-

pensión temporal de la certificación, en espera de un nuevo plan de acciones correctoras.
Presentado este se realizará una nueva auditoría extraordinaria.
CEUPE
Si se han corregido satisfactoriamente las no conformidades, se renueva el certificado. Si Centro Europeo de Postgrado

no lo ha sido, se retira el certificado, debiendo comenzar de nuevo el proceso de certifica- Web

ción. www.ceupe.com

E-mail
info@ceupe.com

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