MÓDULO 7

Ofimático

TEMA 7
7. Correo electrónico: Conceptos
fundamentales y funcionamiento
 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

Índice
Índice

1 Conceptos elementales y funcionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

❶ La cuenta y la dirección de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
❷ Modos de acceso al correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Acceso mediante Webmail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Acceso mediante un gestor de correo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2 El entorno de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
❶ Agregar una cuenta de correo en Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
❸ La barra de navegación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
❸ Cambiar vistas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
❹ La cinta de opciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
❺ El panel de carpetas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3 Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. . . . . . . 13

❶ Redactar y enviar mensajes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
❷ Dictar mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
❸ Adjuntar ficheros y ver ficheros adjuntos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
❹ Ortografía, gramática y accesibilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
❺ Leer un correo recibido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
❻ Responder un mensaje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

4 Reglas de mensaje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
❶ Organizar correos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
❷ Filtrar correos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
❸ Crear reglas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5 Libreta de direcciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
❶ Crear un contacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
❷ Editar un contacto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
❸ Eliminar un contacto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

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Módulo 7. Ofimático

Introducción
Introducción

En este tema realizaremos un acercamiento al correo electrónico desde una óptica conceptual y práctica.
Comenzaremos aprendiendo qué conceptos y protocolos articulan su funcionamiento para después
adentrarnos en las características fundamentales de su uso práctico.
Nos apoyaremos en imágenes que ilustran las funcionalidades y herramientas que se describen en
este temario para poder hacer un seguimiento práctico de las mismas. Haremos un recorrido sobre el
entorno de trabajo, diferenciando las partes que lo componen y veremos cómo enviar, recibir, responder
y reenviar mensajes, entre otras cosas. Aprenderemos, también, a crear mensajes, reglas y trabajar con
la libreta de direcciones.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

1 Conceptos elementales
y funcionamiento

El correo electrónico, también denominado comúnmente por el vocablo en inglés e-mail, es un canal de
comunicación que permite el envío y la recepción de mensajes a través de Internet mediante un software
instalado en un dispositivo con acceso a internet (ordenador, Tablet, smartphone…) o un web mail.
Esta herramienta de comunicación virtual resulta el principal medio de comunicación electrónica en la
actualidad, el ser asíncrono para emisor y receptor le otorga mayor eficacia comunicativa, así como su
ubicuidad permite a los usuarios acceder al mismo desde cualquier lugar.
El correo electrónico funciona bajo la arquitectura cliente/servidor. Aunque se trata de un proceso
complejo, lo describiremos a continuación de forma sencilla.
La arquitectura cliente-servidor o modelo cliente-servidor es una arquitectura en la que el procesamiento
de la información se divide en distintos módulos o procesos. Hay un proceso que se encarga de mantener
la información (servidores) y otro responsable de obtener los datos (clientes). Por lo tanto:
■ El cliente. Solicita un determinado servicio enviando un mensaje al servidor. Mientras el proceso
del servidor está trabajando en la solicitud, el cliente puede realizar otras tareas.
■ Los servidores. Ofrecen servicios a los procesos de los usuarios, es decir, realizan la tarea solicitada
y envían una respuesta al cliente que se traduce en los datos solicitados.

Arquitectura cliente/servidor

Para recibir los mensajes existen dos protocolos informáticos: POP e IMAP. Veamos cada uno de ellos
y las principales diferencias.

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Módulo 7. Ofimático

a) El protocolo POP
La función principal de POP es acceder a la bandeja de entrada de la cuenta configurada y descargar
mensajes al entorno local (ordenador, teléfono inteligente u otro dispositivo). POP solo accede a
la carpeta bandeja de entrada para mensajes. Si hay otras carpetas de correo electrónico que se
hayan creado, éstas no estarán disponibles.
En cuanto los mensajes se descargan en el dispositivo por defecto se eliminan del servidor de correo
electrónico, lo que puede generar un problema en el futuro ya que no habrá respaldo o copia de
los mensajes si se borran. Existe la posibilidad de configurar, vía software, la opción de no eliminar
mensajes del servidor, pero no se recomienda su uso.
Al acceder a una cuenta de correo electrónico los mensajes se descargarán y eliminarán del servidor,
lo que significa que solo el usuario puede configurar esta cuenta. Si se desea tener la cuenta en
varios dispositivos diferentes, POP no sería una buena opción como protocolo de recepción.
Además, dado que POP se limita a ver solo la bandeja de entrada, los mensajes enviados se almacenan
en una carpeta local en su dispositivo.
b) El protocolo IMAP
IMAP sincroniza los mensajes entre el servidor y los dispositivos configurados. Es básicamente un
espejo de lo que existe en el servidor de correo y es el mismo protocolo que se utiliza cuando se
accede a una cuenta de correo electrónico a través del navegador (webmail).
Por lo tanto, es posible ver el contenido de cualquier carpeta de la cuenta de correo electrónico
configurada, como la de los correos electrónicos enviados. Cuando se envía un mensaje a través de
un dispositivo configurado como IMAP, éste se guardará en el servidor.
La sincronización permite configurar la cuenta en varios dispositivos diferentes y acceder a ella
simultáneamente. Si alguien que accedió a la cuenta a través de un teléfono inteligente, por ejemplo,
envía un mensaje o crea una nueva carpeta, esta configuración se reflejará en los otros dispositivos
configurados.
c) Diferencias clave

Fecha POP IMAP

Recepción de mensajes Mediante descarga Inmediato
Accesos simultáneos No Sí
Contenido que se muestra Bandeja de entrada Todas las carpetas
Envío de correos Carpeta local Servidor de correo
Indicación de uso Copia de seguridad Uso diario

❶ LA CUENTA Y LA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico es una dirección electrónica para intercambiar mensajes a través de servidores,
que requiere un servidor POP (remitente) y uno o más SMTP (receptor). Su funcionamiento depende
de programas específicos instalados tanto en el ordenador del emisor como en el del receptor. A través
del correo electrónico es posible enviar mensajes con solo texto o también con imágenes, videos y
audio adjuntos.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

Se denomina correo electrónico tanto a los sistemas que se basan en protocolos como POP o Webmail
como a los sistemas que funcionan a través de la intranet, donde el envío y recepción de mensajes se
puede realizar dentro del sistema exclusivo de una empresa basado en protocolos propietarios.
El correo electrónico es un modo de comunicación asíncrono, lo que significa que no es necesario
que el remitente y el destinatario estén presentes simultáneamente (quien recibe el mensaje puede
leerlo y responder en otro momento). Y a través de él, las personas que se encuentran en diferentes
lugares, como diferentes países, pueden intercambiar mensajes, incluso si hay una zona horaria desigual.

Importante
La forma síncrona permite la comunicación entre personas en tiempo real, es decir, el emisor envía un mensaje al receptor
y este lo recibe casi al instante, como en una conversación telefónica. Ejemplos de este tipo de comunicación son el chat y
la videoconferencia.
La forma asíncrona, en cambio, prescinde de la participación simultánea de personas, es decir, el emisor envía un mensaje
al receptor, que puede leer y responder a este mensaje en otro momento. Ejemplos de este tipo de comunicación son el
correo electrónico, los foros y las listas de discusión.

De la misma manera que el remitente y el destinatario de una carta tienen una dirección, la cual se
utiliza para enviar la carta, existe la llamada dirección de correo electrónico, que es donde el remitente
debe enviar su mensaje.
En el correo electrónico también hay un remitente (el que envía un mensaje) y un destinatario (el que
recibe el mensaje).
El contenido del mensaje enviado a través puede tener variaciones, siendo un mensaje corto, mediano
o largo. Y tanto la fecha como la hora en que se envió y recibió el mensaje se registran en el sistema.
Generalmente la dirección de correo electrónico tiene el signo “@” para indicar que se trata de un
correo electrónico, este signo lo que hace es dividir la cadena de caracteres, por ejemplo: minombre@
nombredeldominio.com.
El nombre identifica al usuario del dominio. El dominio corresponde al servidor de correo electrónico
en el que el usuario alberga su cuenta de correo (Outlook, Gmail, Yahoo, entre otros).
Una cuenta de correo también puede ser asignada por una entidad u organización a sus empleados a
modo de correo corporativo, al igual que por una universidad a sus estudiantes y docentes. También
hay proveedores de servicios de Internet que asignan una cuenta de correo electrónico asociada al
usuario que contrata el servicio.
Al tener la dirección de correo electrónico de una persona es posible enviarle mensajes. Pero, en términos
generales, cuando esa persona nunca ha intercambiado un mensaje con el remitente, ese mensaje
recibido podría terminar en la carpeta de correo no deseado.
El correo electrónico está formado por un espacio donde el usuario puede gestionar el envío y recepción
de mensajes y, dependiendo de la plataforma utilizada, existe una forma de organizar estos mensajes
por categorías, para lo cual existen carpetas.
Hoy en día es mucho más común utilizar el correo electrónico en el entorno empresarial. Las empresas
necesitan enviar y recibir archivos de forma segura y para ello adoptan el correo electrónico como uno
de los principales recursos, sobre todo porque en el correo electrónico existe la posibilidad de enviar
mensajes de forma masiva, es decir, a varios destinatarios al mismo tiempo.

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Módulo 7. Ofimático

❷ MODOS DE ACCESO AL CORREO ELECTRÓNICO

Existen dos modos de utilizar el correo electrónico, mediante un programa gestor de correos y a través
de webmail.

Acceso mediante Webmail

Es un sistema online totalmente interactivo donde, a través del navegador, se puede acceder a una
cuenta de correo electrónico y leer los mensajes en el servidor, enviar y recibir correos electrónicos,
organizar mensajes en carpetas y otra serie de funciones.
Por tanto, Webmail es el mismo servicio de intercambio de mensajes, pero sin necesidad de instalar un
programa o software.
Es habitual que los entornos corporativos utilicen los correos electrónicos de forma convencional,
con programas instalados, mientras que la mayoría de las personas para su uso personal acceden a su
correspondencia electrónica a través del propio navegador. Algunos ejemplos de webmail conocidos
son Outlook.com, Gmail y Yahoo.

Acceso mediante un gestor de correo

Un gestor de correo electrónico es un programa que se instala en un dispositivo con acceso a Internet y
permite trabajar con varias cuentas de correo electrónico al mismo tiempo. Algunos gestores de correo
conocidos son: Outlook y Thunderbird.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

2 El entorno
de trabajo

Tomaremos el gestor de correo Outlook para realizar un acercamiento a sus herramientas y funcionalidades
por ser el más extendido en el mercado. Outlook forma parte del paquete Office de Microsoft Windows
y es usado comúnmente por empresas, instituciones y organismos de todo el mundo.
Para acceder al correo desde un equipo mediante IMAP, sigue los siguientes pasos. Para correo de Gmail
tenemos que asegurarnos que IMAP esté habilitado.

❶ AGREGAR UNA CUENTA DE CORREO EN OUTLOOK

Vamos a ver cómo agregar una cuenta de correo en Outlook. Estos pasos son los mismos en Outlook,
tanto si agrega la primera cuenta de correo electrónico como si agrega cuentas de correo electrónico
adicionales.
1. En Outlook tendrás que acceder al apartado Archivo y agregar cuenta.

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Módulo 7. Ofimático

2. Lo que luego verás cambia según la versión.

Para Outlook para Microsoft 365 Para Outlook 2013

y Outlook 2016 y Outlook 2010

3. Si te lo pide, vuelve a escribir la contraseña y, después, selecciona Aceptar > Finalizar para empezar
a usar tu cuenta de correo electrónico en Outlook.
Una vez terminada la configuración de la cuenta aparecerá la pantalla principal del programa.

❸ LA BARRA DE NAVEGACIÓN
La barra de navegación en la parte izquierda de la pantalla enlaza a otras partes de Outlook.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

Estos botones enlazan con:

Correo: Para ver la bandeja de entrada, leer y redactar correos electrónicos.
Calendario: Para ver el calendario vigente, crear y editar eventos.
Personas: Para buscar, ver y editar contactos.
Tareas: Para ver la lista de pendientes, crear y administrar tareas.
Más aplicaciones: vistas adicionales, como Carpetas, Accesos directos y Notas.

❸ CAMBIAR VISTAS
Siempre se cuenta con distintas vistas para elegir sin importar si se está trabajando en Correo, Calendario,
Personas o Tareas.
■ Compacta. Muestra
detalles breves sobre el
mensaje en la lista de
mensajes y muestra el
Panel de lectura.
■ Única. Muestra cada
mensaje como una
línea en la lista de men-
sajes y muestra el Panel
de lectura.
■ Vista previa. Mues-
tra cada mensaje como
una línea en la lista de
mensajes y oculta el
Panel de lectura.

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Módulo 7. Ofimático

❹ LA CINTA DE OPCIONES
Las fichas que se muestran por defecto en la cinta de opciones son:

■ Ficha Inicio. Desde aquí podemos enviar correos, responder, configurar pasos rápidos, mover
y crear reglas, asignar etiquetas, buscar correos, leer en voz alta y sincronizar el envío y la recep-
ción de mensajes.
■ Ficha Enviar y Recibir. Desde esta ficha podemos actualizar el proceso de envío y recepción de
mensajes en cualquier momento, podemos ver el estado e incluso cancelarlo. La opción Trabajar
sin conexión nos permitiría consultar los emails que ya estuviesen descargados en nuestro orde-
nador.
■ Ficha Carpeta. Desde aquí podemos gestionar las carpetas de correo, crear carpetas, moverlas,
copiarlas o ver sus propiedades.
■ Ficha Vista. Desde la ficha Vista configuramos la apariencia del programa permitiendo mostrar u
ocultar componentes.

❺ EL PANEL DE CARPETAS
El panel de carpetas normalmente aparece a la izquierda, mostrando una lista de carpetas. Las opciones
son:

■ Normal. Muestra Panel de carpetas a la izquierda.

■ Minimizado. Oculta el Panel de carpetas.

■ Desactivado. Desactiva el Panel de carpetas.

■ Favoritos. Activa o desactiva los Favoritos.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

3 Enviar, recibir,
responder y reenviar
mensajes.
Creación de mensajes

❶ REDACTAR Y ENVIAR MENSAJES

Esta lección explica cómo realizar la tarea más básica de todas; componer y enviar un mensaje. Para
enviar un nuevo mensaje de correo electrónico en Outlook es necesario hacer clic en el botón Nuevo
Mensaje de correo Electrónico, ubicado en la ficha Inicio de la cinta de opciones (atajo de teclado
Ctrl+Mayús+M).
A continuación, aparecerá una nueva ventana para la redacción del correo electrónico. Contiene diversos
apartados y funcionalidades que nos permitirán crear nuestro correo a medida de nuestras necesidades.

En la parte superior de la ventana tenemos a nuestra disposición una nueva cinta de opciones que
contiene la ficha Mensaje, Opciones, Formato de texto, Revisar y Ayuda.
Veamos a continuación cada uno de los apartados de la ventana para la redacción de un correo electrónico:
■ Para: en este campo debemos introducir la dirección o direcciones de correo electrónico de los
destinatarios.
■ CC: copia de carbón. En este campo podemos introducir direcciones de correo que recibirán una
copia de nuestro correo.

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Módulo 7. Ofimático

■ CCO: Con copia de carbón oculta. Las direcciones que se indican aquí no serán visibles para el resto
de los destinatarios del mensaje. Por cuestiones de protección de datos, es una opción a tener en
cuenta. Esta opción no se muestra por defecto. Para activarla hacemos clic en la ficha Opciones
de la creación del mensaje y en el grupo mostrar campos activamos el CCO.

Asunto: en este campo debemos indicar una breve descripción del tema de nuestro mensaje para
facilitar al receptor su identificación, pues será la primera información que lea sobre nuestro mensaje.
En el espacio central en blanco o cuerpo del mensaje podremos redactar nuestro correo. Emplearemos
la ficha Mensaje y formato de texto para editar y darle formato. Podemos escribir el símbolo @ y las
primeras letras del contacto para hacer mención del usuario y que se agregue su dirección en copia.

❷ DICTAR MENSAJES
Dictado permite pasar un mensaje de voz a texto para crear contenido en Office con un micrófono y
una conexión a Internet confiable. Es una forma rápida y sencilla de redactar correos electrónicos, enviar
respuestas y capturar el tono que busca. Está disponible para Outlook 365 en la ficha Mensaje.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

Los pasos son:

1. Inicia una nueva Email o responde y ve a Mensaje > dictar.
2. Espera a que se encienda el botón de Dictado y empieza a escuchar.
3. Comienza a hablar para que aparezca el texto en la pantalla.

❸ ADJUNTAR FICHEROS Y VER FICHEROS ADJUNTOS

Es fácil adjuntar imágenes, archivos, contactos, mensajes de correo y muchos otros elementos a los
mensajes de Outlook. El programa realiza un seguimiento de los documentos con los que has trabajado
recientemente, independientemente de que estén almacenados en el equipo o se guarden en OneDrive
(solo en la nube).
Al margen de dónde se almacenen, Outlook permite elegir rápidamente si quieres enviar el documento
como un archivo adjunto tradicional o cargarlo en OneDrive y compartir un vínculo al archivo.
También puedes establecer permisos en cualquier archivo enviado desde OneDrive que permiten a los
destinatarios del mensaje verlos y editarlos, o compartirlos con otros usuarios.
De igual modo en la ficha de Insertar tendríamos opciones para incluir imágenes, gráficos y otros objetos.
Las ubicaciones por defecto son:
■ Elementos recientes. Se muestran los archivos más recientes en los que hayas trabajado. Pue-
den estar en el equipo, OneDrive, SharePoint u otra biblioteca de documentos online. Selecciona
un archivo para adjuntarlo al correo electrónico.
■ Explorar sitios web. Las ubicaciones incluyen OneDrive, sitios de SharePoint u otras ubicaciones
como una biblioteca de documentos del grupo a la que has tenido acceso antes. Selecciona una
de las ubicaciones para abrir una nueva ventana y, después, selecciona los datos adjuntos.
■ Examinar este equipo. Se abre una ventana del explorador de archivos donde puedes elegir un
archivo del equipo

Para ver ficheros adjuntoss sin descargarlos, tan solo basta con hacer clic encima del fichero y éste se
previsualizará.

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Módulo 7. Ofimático

Si queremos realizar alguna otra acción con ficheros adjuntos, haciendo clic encima también abre la
ficha Datos Adjuntos, donde podemos abrirlo o guardarlo. En el caso en que haya más de un fichero
adjunto también podemos descargarlos todos a la vez, sin necesidad de ir uno a uno.

Outlook nos permite establecer prioridades de envío del mensaje. El botón caracterizado con un signo
de exclamación rojo otorgará una prioridad alta a nuestro mensaje y el botón con una flecha azul
le dará una prioridad baja.

❹ ORTOGRAFÍA, GRAMÁTICA Y ACCESIBILIDAD

En las últimas versiones del programa, las opciones de ortografía y gramática han cambiado y ahora
se presentan desde la ficha Revisar con un nuevo botón llamado Editor, que nos indicará diferentes
sugerencias de mejora.

Asimismo, destacamos la funcionalidad de la verificación de Ortografía y gramática automática, que

podemos dejar siempre de forma activa para que sea revisado antes de enviarse a su destinatario. Esta
opción la puedo activar desde la ficha de Opciones de cuenta de Outlook. Una vez dentro, tengo que
ir al apartado correo.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

Una vez finalizada la redacción de nuestro mensaje de correo electrónico, deberemos hacer clic sobre
el botón Enviar ubicado en la parte izquierda del Mensaje.
Además, también en la ficha Revisar, podemos comprobar la accesibilidad de nuestro email en el caso
de que algún destinatario tenga alguna discapacidad. Aquí vemos un ejemplo de accesibilidad donde
el programa nos indica que el texto es difícil de leer.

❺ LEER UN CORREO RECIBIDO

Cuando recibimos un correo electrónico éste aparecerá en nuestra Bandeja de entrada. Además,
Outlook nos hará llegar una notificación de este y resaltará la Bandeja de entrada en negrita cuando
tengamos correos nuevos sin leer.
Haciendo clic sobre el email podemos ver una vista previa en el panel de lectura, situado en la parte
derecha. Haciendo doble clic, el mensaje se abrirá en una ventana nueva.
También es posible leer en voz alta el correo mediante el botón Leer en voz alta.

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Módulo 7. Ofimático

Por otra parte, Outlook marca automáticamente los mensajes como leídos y elimina la barra indicadora
azul al abrirlos. Podemos cambiar esta opción en el botón No leído/Leído en el grupo Etiquetas en la
pestaña Inicio en la cinta de opciones.

❻ RESPONDER UN MENSAJE
En el panel de lectura encontramos los comandos para responder, responder a todos los remitentes o
reenviar un email a otro destinatario.

Comandos de respuesta:
■ Responder: esta opción nos permite responder a nuestro remitente. Al hacer clic sobre ella, Out-
look abre una nueva ventana en la que podemos redactar nuestra respuesta, dejando de forma
automática una copia del mensaje al que estamos respondiendo debajo del nuevo texto; el asunto
comenzará por RE.
■ Responder a todos: esta opción nos permite responder al remitente y a todos los destinatarios
que estaban copiados en el correo recibido. Al hacer clic sobre el botón también se abre una nueva
ventana en la que podemos redactar nuestra respuesta.
■ Reenviar: esta opción permite copiar el mensaje recibido y enviarlo a un nuevo destinatario. Al
igual que en las dos opciones anteriores, al hacer clic sobre ella se abre una nueva ventana en la
que podemos editar o agregar texto si lo deseamos; el asunto comenzará por RV. Con la opción
de reenviar podemos incluir ficheros adjuntos al correo.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

4 Reglas
de mensaje

❶ ORGANIZAR CORREOS
A lo largo del tiempo recibimos una gran cantidad de correos electrónicos que se acumulan en nuestra
cuenta. Outlook nos facilita una organización de estos a través de diferentes bandejas y carpetas
preestablecidas. Veamos cuáles son.
■ Bandeja de Entrada: es un buzón virtual donde se almacenan todos los mensajes que recibimos.

■ Borradores: espacio donde se guardan los mensajes que están en proceso de edición y aún no
han sido enviados.
■ Elementos Enviados: lugar donde quedan guardados todos los mensajes que hemos enviado.

■ Elementos Eliminados: Outlook guarda en esta carpeta todos los mensajes eliminados de forma
temporal. Éstos pueden ser eliminados manualmente por el usuario o de forma automática por la
aplicación después de un determinado tiempo.
■ Correo no deseado: son correos que proceden de remitentes desconocidos, así como el SPAM.
Será necesario revisar esta carpeta de forma periódica por si allí hubiera algún mensaje que sí
deseamos leer.
■ Bandeja de Salida: Aquí se colocan temporalmente los emails, antes de ser enviados.
Outlook ofrece a sus usuarios la posibilidad de crear otras carpetas en función de sus necesidades
particulares. Para ello, deberemos hacer clic en el botón Nueva carpeta ubicado en la ficha Carpeta
de la cinta de opciones, o en el botón derecho encima del lugar donde se desea crear la nueva carpeta.

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Módulo 7. Ofimático

Es posible mover elementos de una carpeta a otra usando el Panel carpetas en la ficha Carpeta. Tan
solo basta con hacer clic y arrastrar un elemento a la carpeta correspondiente. También es posible
cambiar el nombre de una carpeta o eliminarla si ya no es necesaria.

❷ FILTRAR CORREOS
Outlook ofrece varias opciones para buscar y filtrar los mensajes que vamos acumulando en nuestra
cuenta. Esta función es importante para diferenciar rápida y eficazmente los mensajes que necesitamos
leer de aquéllos que no.

Desde la lupa de la barra de título del programa podemos buscar elementos o correos de un remitente,
con palabras clave en el asunto, con o sin adjuntos, de alguna categoría en concreto, enviado a un
destinatario, sin leer, marcado de alguna forma o en una carpeta en concreto, así como poner un intervalo
de fechas. Cuando presionamos encima de la lupa aparece la ficha Buscar, con botones para configurar
los posibles. De igual forma, presionando en el icono de filtro, podemos establecer las mismas opciones.

❸ CREAR REGLAS
Las reglas son acciones automatizadas que se activan cuando el correo
cumple unos criterios específicos. Permiten mover, marcar y responder
a mensajes de correo electrónico automáticamente.
Outlook ofrece al usuario la posibilidad de crear reglas a medida de
sus necesidades con condiciones. Para ello, debemos hacer clic en el
botón Reglas ubicado en la ficha Inicio de la pantalla principal.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

Con el asistente para reglas podemos escoger entre reglas para mantenernos organizados, actualizados
o realizar una regla en blanco con las propiedades personalizadas que decidamos.

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Módulo 7. Ofimático

5 Libreta
de direcciones

La libreta de direcciones cumple la función de agenda de contactos, en la que el

usuario puede gestionar las direcciones de correo electrónico que más use y añadirle
datos e información. Esta herramienta permite organizar la enorme cantidad de
direcciones e información que vamos acumulando.
Las direcciones agregadas a la libreta de direcciones se asocian al nombre que les
asignemos, lo que facilita enormemente el envío de mensajes, ya que introduciendo
el nombre de nuestro contacto en el campo Para, aparecerá automáticamente su
dirección de correo electrónico.
El acceso a la libreta de direcciones se encuentra en la parte izquierda del panel de
exploración, representada por el siguiente icono:

❶ CREAR UN CONTACTO
Veamos a continuación el procedimiento para crear un nuevo contacto. El primer
lugar debemos hacer clic en el botón Nuevo contacto, dentro del apartado Personas.

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 7. Correo electrónico: Conceptos fundamentales y funcionamiento

A continuación, nos aparecerá una nueva ventana en la que podremos introducir los datos de nuestro
nuevo contacto. Una vez completados los campos con la información que nos interese registrar, hacemos
clic en el botón Guardar y cerrar.

❷ EDITAR UN CONTACTO
Siempre es posible editar la información de los contactos del panel de Personas. Seleccionamos el
contacto en cuestión y hacemos doble clic encima.

❸ ELIMINAR UN CONTACTO
Si ya no se necesita almacenar un contacto, es muy simple eliminarlo, mediante el botón Eliminar.

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Módulo 7. Ofimático

BIBLIOGRAFÍA

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