PROCEDIMIENTO

CANAL DE
REPORTE ÉTICO
CONTENIDO

01 Objetivo del Canal de Reporte Ético 3

02 ¿Quién puede denunciar? 3

03 Garantías al denunciante y denunciado 4

04 ¿Cómo denunciar? 4

05 ¿Qué se puede denunciar? 4

06 Encargado del Canal 5

07 ¿Cómo se tramitan las denuncias? 6

08 ¿Cómo se efectua la investigación? 7

09 Respecto de las denuncias anónimas 7

CANAL DE REPORTE ÉTICO

01
Objetivo del Canal de Reporte Ético

El Canal de Reporte Ético es un sistema de recepción e investigación de

denuncias que ha desarrollado Copec con la finalidad de recoger información
relevante para la empresa como son las denuncias de hechos o conductas
ilegales, que atenten contra los valores corporativos o principios establecidos
en el Código de Ética.

La Compañía valora y agradece el aporte de los denunciantes, ya que a

través de sus alertas puede actuar para prevenir o detener las conductas
denunciadas y el daño que ellas pueden causar a los mismos trabajadores,
asesores, contratistas, proveedores, clientes, así como a las comunidades
que se relacionan con Copec o a la Compañía misma.

El funcionamiento del Canal de Reporte Ético se basa en los principios de

confidencialidad de la identidad de las personas involucradas; objetividad
en el desarrollo de la investigación; imparcialidad en las conclusiones a
que se lleguen en las investigaciones y recomendación de medidas, y
fundamentalmente en el principio de no represalias en contra de quienes
de buena fe han efectuado una denuncia o colaborado en una investigación
interna.

El Canal de Reporte Ético está disponible a través de los siguientes medios

de comunicación o contacto, a fin de realizar denuncias directamente:

• Sitio web corporativo: https://ww2.copec.cl/nuestra-empresa/canal-de-

reporte-etico
• Portal de Gestión Humana https://gh.copec.cl Canal de Reporte Ético.
• Portal de Proveedores www.copec.cl/proveedores Canal de Reporte
Ético.
• Correo electrónico del Encargado de Prevención de reporte ético:
prevenciondedelitos@copec.cl.

Adicionalmente, se podrá realizar las denuncias indirectamente, reportando

los hechos o la conducta al Gerente de Área o Jefe Directo, quienes deberán
hacerlas llegar de forma inmediata al Encargado de Prevención de Delitos,
acompañando todos los antecedentes que hayan recibido en relación con
la denuncia. Estas denuncias serán tramitadas en los mismos términos que
las denuncias realizadas de forma directa y los denunciantes gozarán de las
mismas garantías de confidencialidad y no represalia.

02
¿Quién puede denunciar?

El Canal se encuentra a disposición de todos los trabajadores, asesores,

contratistas, proveedores, clientes y terceros relacionados directa o
indirectamente con la Compañía, que hayan tomado conocimiento de
primera fuente, o a través de terceros, de algún hecho o conducta ilegal o
que atente contra los valores corporativos o principios del Código de Ética.

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CANAL DE REPORTE ÉTICO

03
Garantías al denunciante y denunciado

La identificación de todo denunciante se mantendrá siempre bajo la más

estricta confidencialidad, incluso en los casos en que este no haya realizado
la denuncia de forma anónima, y sólo se dará a conocer a quienes lleven
adelante la investigación cuando sea necesario para asegurar el éxito de esta.

De la misma manera, se mantendrán de manera confidencial los hechos

denunciados, la realización de la investigación, el nombre del denunciado y
las medidas disciplinarias recomendadas, si las hubiere.

Es deber de los gerentes, ejecutivos y todo aquel que haya participado de

la recepción o investigación de la denuncia o de las recomendaciones en
relación a ella, dar fiel cumplimiento a esta garantía de confidencialidad.

Asimismo, se garantizará que todo denunciante que de buena fe realice una

denuncia, no se verá afecto a ningún acto de represalia por este hecho.

El incumplimiento de los deberes de confidencialidad y de no represalias

es considerado una falta grave y podrá dar lugar a la adopción de medidas
disciplinarias por parte de la empresa en contra de quien resulte responsable.

04
¿Cómo denunciar?

Para facilitar el proceso de revisión de las denuncias, se recomienda que los

denunciantes entreguen la siguiente información:

• Su nombre, correo electrónico y/o teléfono (los cuales serán tratados

con la más absoluta reserva y confidencialidad), salvo que opten por
hacer la denuncia en forma anónima.
• Fecha, lugar o área donde ocurrieron o están ocurriendo los hechos o
conductas denunciados.
• Descripción de los hechos o conductas denunciados, con detalle de las
circunstancias en que ocurrieron.
• Identificación de las personas involucradas y de quienes pueden dar
información sobre lo ocurrido.
• La forma en la cual el denunciante tomó conocimiento de lo denunciado.
• Cualquier antecedente adicional que se considere relevante o que pueda
ayudar a la investigación.

05
¿Qué se puede denunciar?

Puede ser denunciado cualquier hecho o conducta que el denunciante estime

pueda calificar como ilegal o contraria a los valores y principios establecidos
en el Código de Ética, tales como los delitos, fraudes, infracciones a la libre
competencia, conducta impropia o indebida, acto discriminatorio, maltrato
físico o sicológico, ofensa grave a la moral, al orden público o las buenas
costumbres, entre otras.

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A continuación, se presentan algunos ejemplos de hechos susceptibles de

ser denunciados:

• Acoso sexual o laboral.

• Conductas graves contra la seguridad de las personas y bienes.
• Robo, hurto o apropiación indebida de combustible, lubricantes u otros
bienes.
• Robo, hurto o apropiación indebida de dinero u otros valores.
• Todo tipo de fraudes y estafas.
• Conflictos de intereses.
• Conductas que afecten la libre competencia, como la colusión para fijar
precios con la competencia o repartirse el mercado.
• Lavado de activos, o cualquier acto tendiente a ocultar o disimular el
origen ilícito de determinados bienes a sabiendas que fueron adquiridos
a través de un delito.
• Financiamiento del terrorismo, que consiste en recaudar o proveer
fondos para la comisión de un delito terrorista.
• Receptación de especies, es decir, tener en su poder, a cualquier título,
especies hurtadas, robadas, de receptación o de apropiación indebida.
• Cohecho, que consiste en ofrecer o aceptar dar a un funcionario público
nacional o extranjero, un beneficio económico o de otra naturaleza a
cambio de que realice acciones o incurra en omisiones indebidas, o por
actos u omisiones realizadas en el ámbito propio del ejercicio de su
trabajo.
• Administración desleal, que se refiere al perjuicio que el administrador
le causa a la persona cuyos bienes administra por el ejercicio abusivo de
sus facultades.
• Negociación incompatible, es decir, casos en que quien tiene a
cargo el patrimonio de otra persona, busca su propio beneficio en
las negociaciones, operaciones o gestiones que realiza o en las que
interviene debido a su cargo o función.
• Corrupción entre particulares, que se refiere a casos en que se solicite o
acepte recibir o dar un beneficio económico o de otra naturaleza, para
favorecer o por haber favorecido la contratación de un oferente sobre
otro.
• Contaminación de aguas, consistente la introducción de agentes
contaminantes químicos, biológicos o físicos en un cuerpo de agua, que
causen daño a la flora o fauna.
• Acceso a prestaciones del seguro de desempleo, mediante simulación o
engaño (Ley N° 21.227).
En general, formarán parte del presente procedimiento cualquier otro delito
que por concepto de futuras modificaciones legales resulte sancionable,
de acuerdo a la Ley 20.393 o de otras normas, sea en forma transitoria o
permanente.

06
Encargado del Canal

El Encargado de Prevención de Delitos de Copec quien recibe las denuncias

efectuadas a través de los distintos medios de comunicación o contacto
del Canal de Reporte Ético. Es también quien tiene la responsabilidad de
administrar y mantener el Modelo de Prevención de Delitos establecido la
Ley N° 20.393, sobre responsabilidad penal de personas jurídicas, donde el
Canal de Reporte Ético juega un rol importante.

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CANAL DE REPORTE ÉTICO

El Encargado de Prevención de Delitos lleva un registro de todas las

denuncias recibidas el que debe incluir la fecha y lugar de la denuncia, el
tipo de conducta reportada, el nombre del denunciado (salvo en caso de
denuncia anónima), el resultado de la investigación y la recomendación
adoptada. El Encargado de Prevención informara al Directorio y al Comité
de Ética de la Compañía sobre su gestión, a lo menos semestralmente y cada
vez que las circunstancias así lo ameriten.

El Encargado de Prevención de Delitos analiza los antecedentes y el

mérito para iniciar una investigación. Según la naturaleza de la denuncia
o la jerarquía de los ejecutivos implicados, el Encargado de Prevención de
Delitos determina si la investigación la realiza: i) personalmente; ii) a través
de asesores externos especializados, tanto abogados como auditores; iii)
con el apoyo del Gerente Legal y de Asuntos Corporativos y/o del Gerente
de Gestión Humana, o iv) con el apoyo de algún otro gerente o ejecutivo de
la Compañía:

• Al Gerente Legal y Asuntos Corporativos o los abogados miembros de

dicha gerencia, les corresponde apoyar al Encargado de Prevención
de Delitos para realizar las investigaciones relativas a delitos y a las
contravenciones a la libre competencia, así como incumplimientos
tipificados en leyes y reglamentos de organismos fiscalizadores.

• Al Gerente de Gestión Humana y su equipo le corresponde apoyar al

Encargado de Prevención de Delitos para revisar y procesar aquellas
denuncias relativas a aspectos conductuales, en especial las de índole
laboral, que contravengan, por ejemplo, el Reglamento Interno de Orden,
Higiene y Seguridad.

07
¿Cómo se tramitan las denuncias?

El Encargado de Prevención de Delitos recibe la denuncia y como primer

paso analiza si los antecedentes de la misma tienen mérito suficiente para
estimar la ocurrencia de un hecho o conducta ilegal, o que atenta contra los
valores corporativos o los principios del Código de Ética de la Compañía.
En tal caso, procederá a declararla admisible y dará inicio a la investigación,
ya sea personalmente o a través de quien estime correspondiente, como se
explicó en el punto anterior.

En caso de necesitar antecedentes adicionales para determinar la

admisibilidad de la denuncia, tomará contacto con el denunciante y le
solicitará dichos antecedentes. En el caso que no pueda contarse con
antecedentes importantes para poder iniciar una denuncia y no sea posible
solicitarlos al denunciante, o los hechos denunciados no constituyan hechos
o conductas ilegales o que no atenten contra los valores corporativos o los
principios del Código de Ética, la denuncia será considerada inadmisible y
se archivará.

Admitida la denuncia se iniciará la investigación de la forma que se explica

en el punto siguiente. Una vez concluida, corresponderá al Encargado
de Prevención de Delitos o a quien este haya designado para efectuar la
investigación, elaborar y entregar un reporte de investigación. Ese reporte

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CANAL DE REPORTE ÉTICO

describirá la evidencia recolectada y que acredite la ocurrencia del hecho o

conducta ilegal, o que atenta contra los valores corporativos o principios del
Código de Ética, la participación del denunciado y su responsabilidad en los
hechos.

El reporte de la investigación será presentado por el Encargado de

Prevención de Delitos al Comité de Ética, para su información y revisión. Al
Comité le corresponde proponer a la Administración de la Compañía medidas
disciplinarias, cursos de acción y/o sanción ante los hechos o conductas
denunciadas. La Administración de la Compañía puede tomar las medidas
que considere pertinentes, considerando o no la propuesta del Comité, y de
ser necesario solicitará nuevos antecedentes.

Si el informe final concluye que pueden existir implicancias de carácter legal,

el Gerente Legal y Asuntos Corporativos deberá recomendar las acciones
pertinentes que permitan resguardar los intereses de la Compañía.

08
¿Cómo se efectúa la investigación?

El objetivo de la investigación es recopilar el máximo de información sobre

los hechos o conductas denunciadas, de manera de verificar que ocurrieron,
su carácter de ilegal o atentatorio contra los valores corporativos o principios
del Código de Ética, y quiénes son los presuntos responsables.

Los elementos esenciales de la investigación son:

• La denuncia recibida.
• La información sobre el hecho o conducta denunciados
• En lo posible, el testimonio del denunciante.
• El análisis de la información recopilada.
• La documentación del procedimiento utilizado, la evidencia (medios de
prueba) y los resultados alcanzados.
• Los descargos del denunciado, si fuera necesario.
• La conclusión relativa a la verificación de los hechos, los presuntos
responsables, y los controles o normas vulneradas.
• La elaboración del Informe Final para el Comité de Ética.

09
Respecto de las denuncias anónimas

Si bien el Canal de Reporte Ético admite las denuncias anónimas y ellas serán
tramitadas bajo las mismas reglas que las denuncias en que el denunciante
aporta sus datos, es importante advertir que las denuncias anónimas
suelen tener menores resultados por la dificultad de solicitar antecedentes
adicionales necesarios para la investigación.

Por ello, y para evitar que las denuncias anónimas constituyan una limitante
para el éxito de la investigación a realizar, el Canal de Reporte Ético de
Copec cuenta con una modalidad que permite al denunciante anónimo, a
través de un código de acceso confidencial, volver a ingresar al Canal, en
forma posterior a su denuncia, y responder anónimamente las preguntas o
requerimientos de mayores antecedentes que el Encargado de Prevención
de Delitos o quien conduce la investigación, le hayan podido dejar, para así
dar un apropiado y oportuno curso a la investigación.

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