Economía y Administración de la Educación

1° cuatrimestre 2024
Ciclo de complementación: Lic. en Educación

Guion de clase
Clase N°3, U2: Administración
Sistemas y métodos administrativos
¿Qué es la administración?

Idalberto Chiavenato responde a la pregunta diciendo: La tarea actual de la administración es interpretar

los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de la
planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y
niveles de la empresa, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. Por
consiguiente, la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos para lograr los objetivos. Tales acciones son conocidas como “funciones básicas de la
administración”.

EI mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las actividades orientadas a la
producción de bienes (productos) o a la prestación de servicios (actividades especializadas) son planeadas,
coordinadas, dirigidas y controladas en las organizaciones, las cuales están constituidas por personas y por
recursos no humanos (como recursos físicos y materiales, financieros, tecnológicos, de mercadeo, etc.).

Debido al volumen y a la complejidad de las operaciones que realizan, las organizaciones necesitan ser
administradas cuando alcanzan cierto desarrollo. Este proceso requiere un conjunto de personas
distribuidas en diversos niveles jerárquicos que se ocupan de asuntos diferentes. La administración es la
conducción racional de las actividades de una organización.

Hay diversos enfoques para definir a la administración, cada teoría administrativa surgió como una
respuesta a los problemas empresariales más importantes de su época. En este sentido, todas tuvieron
éxito al presentar soluciones específicas para tales problemas. Chiavenato identifica seis enfoques o
corrientes de la Teoría General de la Administración (TGA):

1. Enfoque clásico: Este enfoque se divide en dos corrientes, la administración científica de Taylor
y la teoría clásica de Fayol. Ambas buscan mejorar la eficiencia de las organizaciones a través de
la división del trabajo, la especialización y la jerarquización.
2. Enfoque de las relaciones humanas: Este enfoque pone el énfasis en el factor humano dentro de
las organizaciones, y sostiene que la productividad y eficiencia de una organización dependen
del bienestar y satisfacción de sus empleados.
3. Enfoque de la teoría de sistemas: Este enfoque ve a la organización como un sistema dinámico e
interactivo, en el cual los componentes y subsistemas se relacionan e influyen mutuamente, y
buscan la adaptación y la innovación.
4. Enfoque contingente: Este enfoque sostiene que no existe una única forma de administrar una
organización, sino que la forma de administración dependerá de factores contingentes como el
entorno, la cultura organizacional, la tecnología y las habilidades de los miembros de la
organización.
5. Enfoque de la administración por objetivos (APO): Este enfoque se enfoca en la definición de
objetivos específicos y la evaluación del desempeño de los empleados y de la organización en
general, a través de la definición de metas y la retroalimentación continua.
6. Enfoque de la calidad total: Este enfoque se enfoca en la mejora continua de la calidad y la
satisfacción del cliente, y se basa en la participación de todos los miembros de la organización en
la búsqueda de la excelencia.

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Funciones básicas de la administración

Planear

El proceso de planificación implica:

1. Toma de decisiones sobre los recursos necesarios para lograr los objetivos
2. Identificación de las tareas que se deben realizar
3. Determinación de los plazos para su realización
4. Identificación de riesgos potenciales
5. Elaboración de planes de contingencia para enfrentarlos
6. Evaluación continua y actualización de planes

La planificación define una dirección, brinda información anticipada, reduce el impacto del cambio y
establece estándares para el posterior control con el objetivo final de crear un plan integral que establezca
una guía clara para la acción y la implementación de las estrategias y acciones necesarias para lograr los
objetivos.

Algunos tipos de planes:

• Estratégicos: Abarcan a toda la Organización, establecen objetivos generales y posicionan en

función del ambiente
• Tácticos: efectuada en los departamentos o áreas, abarca sus recursos específicos y se preocupa
por alcanzar los objetivos del departamento/área. Es proyectada a mediano plazo, generalmente
para el ejercicio anual.
• Operacionales: Abarcan áreas de la organización, establecen objetivos específicos y especifican
detalles para alcanzar objetivos
• A corto plazo (menor a 1 año), mediano plazo (de 3 a 5 años) y largo plazo (mayor a 10 años)
• Específicos, direccionales, entre otros..

Organizar

Es el proceso de determinar qué tareas son necesarias llevar a cabo, quién las realizará, como deben
agruparse dichas tareas, quién rendirá cuentas a quién y dónde se deberán tomar las decisiones.

Según Mintzberg, una de las principales condiciones para que la organización funcione es que cada uno
de sus elementos (personas y departamentos) sepa el papel que ha de realizar y la autoridad y
responsabilidad que tiene.

Se entiende a la organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo.
NO como estructura/organización formal (organización planeada o la que está definida en el organigrama)
o informal (Organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan
diferentes posiciones a partir de las relaciones humanas). En este sentido, la organización significa el acto
de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la ejecución, y establecer
las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno.

Organizar consiste en:

1. Especialización: Determinar las actividades específicas necesarias para el logro de los objetivos
planeados
2. Departamentalización: Agrupar las actividades en una estructura lógica
3. Cargos y tareas: Asignar las actividades a posiciones y personas específicas

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Dirigir

Es el proceso que implica influir en las personas para que trabajen juntas en pos de los objetivos de la
organización. Según Chiavenato, la dirección implica el uso de diferentes habilidades y competencias,
como la comunicación efectiva, la motivación, la delegación, la resolución de conflictos, el liderazgo y la
toma de decisiones.

Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Chiavenato, Idalberto.

La dirección implica designar las personas, coordinar los esfuerzos, comunicar, motivar, liderar y orientar.
Está relacionada con poner en acción y dinamizar la empresa. La dirección debe adaptarse a los cambios
y desafíos del entorno externo, tener habilidades de liderazgo y comunicación sólidas, así como una
comprensión profunda de la cultura organizacional y la dinámica del equipo, para poder llevar a cabo esta
función de manera efectiva. La dirección también implica trabajar en colaboración con otros
departamentos y áreas de la organización, lo que puede aumentar la complejidad de esta función. Por lo
tanto, la dirección constituye una de las más complejas funciones administrativas.

Controlar

Proceso que consiste en medir y corregir el desempeño real de la organización para asegurarse de que se
estén cumpliendo los objetivos establecidos.

La función del administrador aquí es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado,
según las instrucciones dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su
repetición.

Implica:
✓ establecer estándares de desempeño
✓ medir el desempeño real
✓ comparar el desempeño real con los estándares establecidos
✓ tomar medidas correctivas en caso de que existan desviaciones significativas

Sistemas y administración

Teoría de Sistemas

El concepto de sistemas se refiere a un conjunto de elementos interrelacionados que trabajan juntos para
lograr un objetivo común. La teoría de sistemas o Teoría General de Sistemas (TGS), por su parte, es un
marco conceptual que se utiliza para analizar y entender la complejidad de los sistemas en el mundo, y
que se aplica a diferentes campos del conocimiento. Según la teoría de los sistemas, cualquier sistema
puede ser entendido a través de su estructura, sus componentes, sus relaciones internas y sus relaciones
con el entorno.

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La teoría de sistemas sugiere que los sistemas se pueden clasificar en dos tipos principales: sistemas
cerrados y sistemas abiertos. Los sistemas cerrados no interactúan con su entorno, mientras que los
sistemas abiertos sí lo hacen, lo que significa que reciben información, energía o materia del entorno y a
su vez, emiten información, energía o materia.

La lógica sistémica determina que el todo es diferente de cada una de sus partes. El sistema presenta
características propias que no existen en cada una de sus partes integrantes. Los sistemas se visualizan
como entidades globales y funcionales en búsqueda de objetivos. En suma, el sistema abierto "puede
entenderse como un conjunto de partes en constante interacción é interdependencia, constituyendo un
todo sinérgico (el todo es mayor que la suma de las partes), orientado hacia determinados propósitos
(conducta teleológica orientada hacia fines) y en permanente relación de interdependencia con el
ambiente (entendida como la doble capacidad de influenciar el medio externo y ser por él influenciado).

Parámetros de los sistemas

Los parámetros de los sistemas son:
1. Entrada o insumo (input): es la fuerza o impulso de arranque o de partida del sistema que provee
material, energía o información para la operación del sistema.
2. Salida o producto o resultado (output): es la consecuencia para la cual se reunieron elementos y
relaciones del sistema. Ésas deben ser congruentes (coherentes) con el objetivo del sistema.
3. Procesamiento o transformador (throughput): es el mecanismo de conversión de las entradas en
salidas. El procesador está empeñado en la producción de un resultado.
4. Retroalimentación feedback): es la función de sistema que compara la salida con un criterio o
estándar previamente establecido. La retroalimentación tiene por objetivo el control y el
mantenimiento del desempeño de acuerdo con el estándar o criterio seleccionado.
5. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. El sistema abierto recibe sus
entradas del ambiente, las procesa y efectúa las salidas al ambiente, de tal forma que existe entre
ambos una constante interacción, se encuentran interrelacionados e interdependientes. La
viabilidad o la supervivencia de un sistema depende de su capacidad para adaptarse, cambiar y
responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. El ambiente sirve como fuente de
energía, materiales e información al sistema.

Teoría de sistemas y Administración

El concepto de sistema abierto es perfectamente aplicable a la organización empresarial o institucional.

La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con su medio
ambiente, sean clientes, proveedores, la competencia, entidades sindicales, órganos gubernamentales y
otros agentes externos. Influye sobre el medio ambiente y recibe influencia de él. Además, es un sistema
integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con las otras,
con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes.

El enfoque sistémico de la administración se refiere a la aplicación de la teoría de sistemas en la gestión

empresarial o institucional. Esta teoría sugiere que una organización es un sistema compuesto por varios
subsistemas interdependientes que trabajan juntos para alcanzar un objetivo común. El enfoque sistémico
busca analizar y optimizar el funcionamiento de la organización como un todo, en lugar de analizar sus
componentes de manera aislada.

El análisis sistémico de las organizaciones permite revelar lo "general en lo particular", indicando las
propiedades generales de las organizaciones de una forma global y totalizadora, que no se revelan por los
métodos ordinarios de análisis científico. La Teoría de sistemas permite reconceptualizar los fenómenos
dentro de un enfoque global, permitiendo la interrelación y la integración de temas que son, en su
mayoría, de naturalezas completamente diferentes.

La teoría general de sistemas permitió el surgimiento de la cibernética e influyó en la teoría general de la

administración redimensionando totalmente sus concepciones. Fue una verdadera revolución en el
pensamiento administrativo; la teoría administrativa cambió a un pensamiento sistémico.

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Para el administrador es importante considerar las dinámicas del entorno en que se desenvuelve la
Organización en todas las etapas del proceso administrativo (planeación, organización, dirección y control)

Hoy en día la TGA estudia la administración desde el punto de vista de la interacción e interdependencia
entre cinco variables principales: tareas, personas, tecnología, ambiente y estructura. El comportamiento
de esos componentes es sistémico y complejo: cada cual influye en los demás componentes, y a su vez es
influenciado por éstos. Las modificaciones que se llevan a cabo en uno de ellos provocan cambios en
mayor o menor grado en los demás. Adecuar esas cinco variables es el principal desafío de la
administración.

Sistemas y métodos administrativos

Los sistemas y métodos administrativos son herramientas trascendentales utilizadas en la gestión

empresarial para mejorar la eficiencia, eficacia, productividad y toma de decisiones.

• Eficiencia: Relación entre insumos y productos, cuya meta es minimizar el costo por concepto de
recursos.
• Eficacia: Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en
un tiempo predeterminado.
• Productividad: Cantidad de producción que se genera por cada unidad de recursos que se utiliza

Sistemas Administrativos

Son el “medio” a través del cual las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles
superiores de la organización se concretan en una serie de múltiples decisiones en los niveles medios e
inferiores que resuelven casos individuales y que a través de la conformación de las rutinas de trabajo y
procesos de comunicación van configurando la actividad administrativa total de la organización.

Un sistema administrativo comprende todas las funciones administrativas (planificación, organización,

dirección y control).

Los sistemas administrativos están compuestos por:

1. Un conjunto de personas y equipos de los niveles medios e inferiores.
2. Soportes de conservación de datos: documentos, formularios, registros, archivos, etc.

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3. Redes/canales que vinculan a las personas y por los que fluyen los soportes de información.

Los sistemas funcionales básicos de las organizaciones pueden ser, entre otros:
• Sistema comercial
• Sistema contable
• Sistema de administración de personal
• Sistema financiero
• Sistema de abastecimiento
• Sistema de investigación y desarrollo.

Estos sistemas funcionales están en constante interacción é interdependencia con otras áreas, a la vez que
existen en él subsistemas. En la sumatoria, constituyen un todo sinérgico orientados hacia el logro de
propósitos y objetivos comunes, en permanente relación de interdependencia con el ambiente.

De allí surgen distintos métodos y procedimientos administrativos entre los departamentos.

Análisis de los sistemas administrativos

Para conocer un sistema y potenciarlo se requiere seguir las siguientes etapas metodológicas de análisis
de los sistemas administrativos.

Para el análisis de dichos sistemas, el objeto bajo estudio se descompone, se toman sus partes
separadamente a fin de ser comprendido, luego se trata de comprender o explicar las conductas o
propiedades de las partes separadamente y, finalmente, los conocimientos de cada parte se combinan
para tratar de comprender el "todo".

Se siguen 3 etapas:

• Herramientas de análisis:
1. De relevamiento de datos: encuestas, entrevistas, observación directa, antecedentes. Se
analiza particularidades y problemas del trabajo, componentes de la organización, división
de tareas, opiniones de los empleados, asignación de responsabilidades, empleo de
tecnología, técnicas utilizadas en empresas similares, etc.
2. De programación y sistematización de la información relevada
• Herramientas de diseño, es decir el planteo de lo observado en el punto anterior y las sugerencias
de mejora mediante:
1. Diagramas: de procesos, de bloque, de sistemas
2. Cronogramas: lista de todas las tareas de un proyecto/actividad con sus fechas previstas de
comienzo y final. Por ejemplo, diagrama de Gantt que es la representación gráfica del
cronograma de un proyecto/actividad con fechas de inicio y fin previstas para cada actividad,
así como la dependencia de unas actividades con otras, asignación de recursos y
precedencias.
• Herramientas de implementación
3. Estrategias
4. Políticas e instrucciones operativas
5. Manuales de procedimientos
6. Seguimiento

Métodos administrativos

Los métodos administrativos, son las técnicas y prácticas específicas que se utilizan para implementar esos
sistemas. Es el ordenamiento sistemático (armónico, equilibrado, organizado) de una tarea específica. Son
los medios manuales, mecánicos o tecnológicos con los cuales se realizan las tareas individuales.
Constituyen la serie de pasos hechos por un empleado para realizar un trabajo.

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Se refiere a “cómo” se realizan las tareas (las maneras en que se realizan).

Según Chiavenato, “en general el método, que se entrega a la persona que ocupa un cargo o realiza una
tarea, le indica exactamente cómo desempeñarlo o cumplirla, respectivamente. El método es restringido
y limitado. Por ejemplo, el método de montar una pieza, de describir un cargo, de entrenar a una persona,
etc. Los métodos utilizan flujogramas para representar el flujo o la secuencia de tareas u operaciones.” Los
diagramas de flujo o flujogramas son diagramas visuales que representan el flujo de trabajo en una
organización, y se utilizan para identificar cuellos de botella y áreas de mejora.

Por ejemplo, un sistema administrativo efectivo de gestión de recursos humanos puede incluir la selección,
capacitación y evaluación de empleados, políticas de compensación y beneficios, y programas de
desarrollo de carrera. Un método administrativo específico para implementar este sistema puede ser la
realización de entrevistas de trabajo estructuradas, la evaluación del desempeño basada en objetivos, y la
implementación de programas de capacitación y desarrollo.

La administración en la educación

La administración en la educación ayuda a gestionar y organizar los recursos y procesos necesarios para
lograr los objetivos educativos, a través de, por ejemplo:

• Gestión de recursos: como el personal docente, los materiales educativos, los equipos tecnológicos,
entre otros. Se deben administrar de manera eficiente y eficaz para garantizar una educación de
calidad.

• Planificación curricular: para asegurarse de que cumpla con los estándares y requisitos educativos
establecidos. Esto implica la definición de objetivos de aprendizaje, el desarrollo de programas de
estudios y la selección de materiales educativos.

• Evaluación: del rendimiento académico de los estudiantes y el desempeño del personal docente.
Esto ayuda a mejorar los procesos educativos y a garantizar la calidad de la educación.

• Gestión financiera: incluyendo la elaboración de presupuestos, la gestión de fondos y la

planificación financiera (temas que serán desarrollados en las próximas unidades temáticas:
Presupuesto Público, gasto público en educación, fuentes del financiamiento de la educación, etc.)