DD de Recepción

OFICINA FRONTAL:
La recepción (oficina) es un término utilizado para el área de recepción de

un hospital y su personal (recepcionistas). Los recepcionistas deben tener mucho
talento en habilidades de comunicación adecuadas y habilidades de servicio al
cliente. También deben ser excelentes en cosas como programar citas y manejar
errores de facturación.
DEFINICIÓN:
Departamentos de marketing, ventas y servicios que entran en contacto

directo con los clientes y se relacionan con los departamentos administrativos para
mantener una comunicación e información bidireccionales.
Qué sucede en la recepción:
El trabajo que se realiza en la recepción de un hospital puede variar según el

tamaño del hospital y la cantidad de empleados que trabajan allí. En general, la
oficina incluye un mostrador de recepción para recibir a los pacientes y visitantes
cuando ingresan al hospital y brindarles información sobre dónde ir o los servicios
que se brindan. Los servicios de registro también pueden estar disponibles en la
oficina principal del hospital; los pacientes pueden proporcionar su nombre e
información de contacto, así como cualquier otra información solicitada, como
detalles de contacto de emergencia.
Ciertas tareas administrativas también se pueden completar en la oficina

principal de un hospital, como el mantenimiento de registros y trámites en todo el
hospital. Sin embargo, en general, los hospitales más grandes tendrán diferentes
métodos de mantenimiento y mantenimiento de registros administrativos para cada
departamento para facilitar que los miembros del personal accedan y actualicen la
documentación y los archivos. Puede haber una ubicación central para los archivos
de los pacientes, siempre que el hospital no haya digitalizado completamente este
proceso, pero estos archivos generalmente no se guardarán en la oficina principal
del hospital. Generalmente, el propósito de una oficina de recepción es brindar
asistencia a las personas cuando ingresan por primera vez al hospital.
La recepcionista de la oficina principal de un hospital saludará a las personas
cuando entren y determinará cómo puede ayudarlas. Los hospitales más grandes
suelen tener un departamento de registro separado donde las personas que ingresan
al hospital para recibir tratamiento, ya sea un tratamiento de emergencia o un
procedimiento programado, pueden registrarse y proporcionar su información de
identificación. Los hospitales más pequeños podrían agilizar este proceso
directamente en la recepción y registrar a los pacientes aquí. Otra tarea común para
alguien que trabaja en la oficina principal de un hospital es brindar asistencia de
directorio.
Las personas que ingresan al hospital pueden necesitar indicaciones para

llegar a ciertas áreas para visitar a alguien, o pueden necesitar ponerse en contacto
con una persona en particular. El personal de seguridad también puede estar
ubicado en la oficina principal del hospital para que esté listo para ser llamado a un
área específica si es necesario. Las llamadas entrantes al hospital también se
pueden enrutar a la oficina principal, si el hospital no tiene un centro de llamadas y
una centralita separados. Trabajar en la oficina principal de un hospital puede ser
un trabajo estresante y acelerado, y es necesario que cualquier persona en este
puesto disfrute trabajar con personas y pueda mantener la calma en situaciones
desafiantes.
Responsabilidades básicas del departamento de recepción
A continuación se detallan las responsabilidades más básicas que puede manejar

una oficina principal.
 Creando base de datos de pacientes

 Manejo de cuentas de pacientes
 Coordinación de otro servicio.
 Tratando de vender un servicio
 Garantizar la satisfacción del paciente
 Manejo de la comunicación interna.
Operaciones de recepción
El cliente puede interactuar y ver estas operaciones, de ahí el nombre de
Operaciones de Front-office.
Pocas de estas operaciones incluyen:
 Interactuar con el paciente para manejarlo.

 Recopilar información detallada durante el registro del paciente.
 Creación de un registro de paciente con el sistema de contabilidad FO.
 Liquidación del pago del paciente al momento del alta.
 Determinación del tipo de paciente (fresco/repetido) mediante consulta de la
base de datos.
 Garantizar las preferencias del cliente para darle un toque personal al
servicio.
UBICACIÓN:
 debe estar en la entrada

 Posicionado a una altura y alcance adecuados.
 Una zona adecuadamente iluminada.
 Estéticamente amueblado.
 Preferiblemente cerca del vestíbulo y del ascensor.
 Preferiblemente cerca de la sala de estar.
 Lo suficientemente amplio como para que el miembro del personal se
comunique con el paciente y los visitantes al otro lado del escritorio.
Cualidades del personal de recepción
 Programar las citas en el horario correcto y con el médico correcto.

 Escuchar bien a los clientes y comunicarse de manera positiva y segura con
quienes hablan por teléfono o con los clientes en el área de recepción.
 Manejar errores de facturación y detallar las facturas de los clientes.
 Cobrar el pago para garantizar que la práctica genere ganancias para que
todos puedan recibir el pago.
 Estar en la primera línea de muchas quejas
 Obteniendo registros médicos para los médicos.
 Copiar, enviar por fax y enviar por correo electrónico documentos entre
clínicas, hospitales y clientes.
 Mantener limpia la zona de recepción
PERSONAL
Responsabilidades del recepcionista médico:

 Saludar y atender a los pacientes de forma presencial y telefónica.
 Asistir profesionalmente a médicos, personal, visitantes y pacientes.
 Mantener el inventario comercial, como verificar suministros, programar
equipos y reparaciones de mantenimiento.
 Responda todas las llamadas telefónicas de manera profesional y cortés.
 Realizar todas las tareas dentro de las regulaciones HIPAA.
 Mantener la confidencialidad de toda la información del médico, el personal
y el paciente.
 Programe citas entre médicos y pacientes.
 Servir de enlace entre los departamentos médicos con discreción y
profesionalidad.
 Cumplir con las políticas y procedimientos durante todas las activaciones.
 Ayudar con las admisiones/tratamiento según los protocolos acordados.
 Asegúrese de que los niveles de stock sean adecuados y que los pedidos se
realicen oportunamente.
 Comunicar los resultados médicos a los pacientes bajo supervisión clínica.
 Documentación completa y precisa de las visitas de los pacientes.
 Requisitos de recepcionista médica:
 Licenciatura (ventajosa).
 Certificación de administración (imprescindible).
 2 años de experiencia en un centro de salud en el rol de Recepcionista
Médica (esencial).
 Conocimiento práctico de terminología médica, regulaciones HIPAA,
codificación ICD y CPT (muy ventajoso).
 Pensador innovador con fuertes habilidades conceptuales y de resolución de
problemas.
 Atención meticulosa al detalle con capacidad para realizar múltiples tareas.
 Fuertes habilidades organizativas, administrativas y de planificación.
 Capacidad para trabajar bajo presión y reaccionar eficazmente ante
situaciones de emergencia.
 Capacidad para utilizar la discreción al trabajar con información
confidencial.
 Excelentes habilidades en documentación, comunicación y TI.
 Apasionado por la excelencia sanitaria.
TAREAS Y RESPONSABILIDADES
 Programación de citas
 Registro
 Autorización del tratamiento
 Estándares de cumplimiento de HIPAA
 Gestión de gráficos y registros.
 Comunicaciones telefónicas
 Actividad de ingresos y recaudación.
 Gestión de correo
 Gestión de instalaciones
 Seguridad y comodidad del paciente
Acceso a recursos para una gestión óptima de las tareas

• Diseño de estación de trabajo de recepción.
• Tecnologia computacional
• Sistemas de comunicación
• Manual de formularios y procedimientos.

DD de Recepción

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

DD de Recepción

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

DD de Recepción

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

OFICINA FRONTAL:

La recepción (oficina) es un término utilizado para el área de recepción de

Departamentos de marketing, ventas y servicios que entran en contacto

Qué sucede en la recepción:

El trabajo que se realiza en la recepción de un hospital puede variar según el

Ciertas tareas administrativas también se pueden completar en la oficina

Las personas que ingresan al hospital pueden necesitar indicaciones para

Responsabilidades básicas del departamento de recepción

A continuación se detallan las responsabilidades más básicas que puede manejar

 Creando base de datos de pacientes

Pocas de estas operaciones incluyen:

 Interactuar con el paciente para manejarlo.

 debe estar en la entrada

Cualidades del personal de recepción

 Programar las citas en el horario correcto y con el médico correcto.

Responsabilidades del recepcionista médico:

Acceso a recursos para una gestión óptima de las tareas

También podría gustarte