LA CAPACITACION.

Es un proceso el cual es importante contar para conocer, desarrollar y

ejecutar una tarea para el puesto de trabajo. Todas las personas dentro
de la organización necesitan de una capacitación cuando no se tiene
conocimiento de la base y del proceso de una actividad que es
importante para realizar su trabajo en el área en la que te encuentres
laborando.
No siempre es la solución para los problemas de desempeño. Muchas
veces, la supervisión, motivación, la evaluación de desempeños como la
retroalimentación puede mejorar el desempeño que la capacitación
formal, tenemos esas dos opciones mientras que la personal es gratis la
capacitación puede ser costosa, pero con ello aseguramos que
obtendremos mejores resultados, supongamos que nuestros mismos
gerentes les ofrecen ayuda, será un tiempo perdido y no se obtendrán
los resultados que realmente estamos esperando.
Existen dos tipos que son la formal y la informal. La formal contiene un
programa donde se imparten cursos específicos donde el objetivo es
desarrollar y explotar capacidades y competencias para una actividad
específica, se planifica a través de programa, el tiempo que se toma
para esto depende de lo que se realice, y esta a su vez implica un gasto
extra. Por otra parte tenemos a la informal la cual es un proceso que se
pone en marcha en las actividades diarias en la empresa, implicando
que se supervise cada una de ellas así como apoyando, orientando si el
personal tiene alguna duda, indicar cuáles serán las actividades y como
se deberán realizarlas y finalmente y más importante una
retroalimentación ya que así podemos ver errores que no habíamos
notado o reforzar lo que se ha aprendido.
Algo que se tiene como muy centrado es que la capacitación solo es
aplicable para la gente que esta por emplearse en dicha organización y
esto es un error ya que no son las únicas personas que necesitan en
cierta ocasión una actualización, también podría ser que los mismos
empleados necesiten actualizarse en sistemas o algo por el estilo, como
es el caso en los contadores, supongamos que en una empresa en la
área de finanzas tienen ciertos contadores que se encargan de utilizar el
sistema del SAT, o las facturas de los trabajadores, o del mismo gerente
o presidente, que pasa si los sistemas se actualizan o las tecnologías
cambian como lo hemos visto en los últimos años, estos necesitaran una
capacitación para adaptarse al nuevo sistema, ya que ellos no lo
entienden, o podrían ponerse a estudiar y entenderlo, pero no todos lo
contadores lo entenderán a la primera y necesitaran de un compañero
para que lo explique, y estará mejor pensaremos, nos ahorramos un
gasto pero mientras que unos le enseñan a otros estaremos perdiendo
cierto tiempo y algunas actividades no se terminaran.
Para tener una capacitación efectiva se deben considerar cuatro pasos
que son evaluar las necesidades, si es necesario capacitarlos, preparar
el programa, ver que tareas debemos de aplicar a los empleados para
que realicen, administrar la logística y finalmente evaluar y dar
seguimiento al programa que no es nada más que una retroalimentación
continua, para aclarar dudas y apoyar a los que se queden atorados en
algún procedimiento.
Una de las herramientas para determinar si es necesario es realizar un
árbol de decisiones estos nos ayudan a representar una serie de
condiciones de forma sucesiva, para la resolver un problema. Proveen
una visión gráfica de la toma de decisión, especificando variables que
posteriormente son evaluadas o acciones que deben de ser tomadas y el
orden en la cual la toma de decisión es efectuada. Cada vez que se
ejecuta un árbol de decisión, solo un camino será seguido dependiendo
del valor actual de la variable evaluada.
Un programa de capacitación se compone de componentes educativos o
administrativos, es llevada a cabo a través de un administrador en un
proceso el cual atraviesa varias etapas. Se componer de 8 etapas los
cuales explicare a continuación:
1. Establecer objetivos generales: Se determinan en la evaluación de
necesidades, es importante que sobresalgan habilidades que al
finalizar el programa se adquirirán. Esto ayuda a posicionarte en
un futuro sobre los temas que se cursaran durante este proceso,
la manera en la que se darán a exponer los temas y finalmente a
como se evaluaran dichas actividades para los resultados finales.
2. Plan general: Hay que tener un plan básico, un cronograma donde
indique quienes estarán a cargo de quienes, que actividades se
tienen que realizar y cuánto tiempo se tiene para realizar dichas
tareas.
3. Objetivos específicos: Se derivan de los generales, se establecen
para que el trabajador demuestre el conocimiento o actitud que
acaba de aprender, no se plantea que se logran todos los
objetivos al realizar estas sesiones, pero por lo menos uno o dos y
así continuamente, algo esencial es que el mismo empleado se
 proponga metas personales para que cada vez que alcance una se
sienta satisfecho y no se desanime.
4. Metodología y enfoque: Se realizara por media de sesiones donde
cada una de ellas cubra una disciplina diferente, como todo va de
lo sencillo a lo complejo, siempre y cuando lleve una secuencia
cronológica de actividades.
5. Desarrollo de los planes: En esta parte se interpreta mediante
acciones, experiencias es una junta donde se les aporta muy poca
información pero con la esperanza de que lo que no se les está
aportando lo puedan aportar con sus participaciones.
6. Requerimientos: La gente necesita sentirse seguro y cómodo, de
igual manera se les proporcionara el material para el curso, si en
dado caso faltara alguna cosa el capacitado sentirá un vacío y por
lo tanto en dado momento se sentirá incompleto y podría ser una
causa para que este se distraiga y no absorba toda la información
necesaria.
7. Desarrollo de presupuesto: Más que nada se necesita hacer un
análisis de los gastos que conlleva todo este procedimiento, se
establece y platica de acuerdo de las personas que se verán
involucradas en este proceso y se hará un cálculo para aproximar
cuanto será un gasto total, así como del material que se utilizara
en todo este procedimiento.
8. Propuesta del programa: Finalmente llegamos al último punto
donde se ve que es necesario de la capacitación pero en algunas
partes podemos observar en el paso anterior que el costo es
demasiado elevado y es cuando buscamos ayuda o lanzamos
campañas, elaboramos convenios para poder abastecer y/o
sustentar este gran gasto.

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION (DNC).

Es un proceso que estructura y desarrolla planes para fortalecer
conocimientos y habilidades en las personas que integran una
organización para obtener y alcanzar los objetivos de esta. En el reporta
que se elabora deberá contener, que capacitar, a quienes se capacitara,
cuanto costara capacitar y finalmente cuando es necesario capacitar.
Y nos preguntamos cuando es necesario pues cuando se encuentren
problemas, cuando el trabajo no esté dando los resultados esperados,
cuando se suscite algún cambio inesperado y no tengamos manera de
responder, cuando a un empleado se le asigne una actividad diferente a
la que normalmente realiza.
Que debe contener el reporte que se entrega en el DNC, pues no es más
que el nombre de la empresa, la fecha de elaboración, quien es el
encargado con firmas responsivas, índice, introducción con antecedentes
o cual es la razón principal por la que se está realizando este
diagnóstico, un breve resumen, cuál será el método de trabajo,
características del personal, escenarios, cuál será el material de apoyo,
el procedimiento y los resultados. Además las prioridades de lo que se
pretende aprender, los problemas identificados, recomendaciones y
anexos.
La entrevista funciona como herramienta que permite identificar
necesidades, deberá estar estructurada donde nos permita obtener una
enorme cantidad de información pero sin que la entrevista sea
demasiada tediosa.
Aquí se aplica algunos cuestionarios pero únicamente cuando el tamaño
de la muestra impida que se realicen entrevistas, no deberá de ser
demasiado extenso. Tiene como ventaja que se aplica en general, se
obtendrán datos cuantitativos, existe esta relación de involucramiento,
se crea un ambiente de confianza y sus respuestas se ven reflejadas al
final.
Contiene los siguientes elementos la entrevista:
1. Trabajo previo. Aspectos que deberán considerarse será la cultura,
imagen personal y de igual manera de la organización y lo más
importante la manera en la cual nos comunicaremos con las
personas.
2. Premisas. Algunos puntos importantes antes de iniciar con la
entrevista como cuál es la razón de hacerla, prestar y centrar tu
atención al entrevistado.
3. Recomendaciones. Debes de representar quien eres en un
principio ya que ellos en ese momento es donde más prestan
atención, y presentar ciertas actitudes que te ayudaran a entablar
una mejor situación como la empatía, la confianza y la
transferencia.
4. Puntos importantes. Encontrar la relevancia de los elementos.
5. Cierre. Aquí finalmente no se trata de realizar un cierre cualquiera,
sino de recordarle en breve que es lo que paso, un resumen.
CONFERENCIA DE BUSQUEDA.
Permite alcanza una dimensión más extensa de un programa y permite
analizar diferentes opciones que deje entablar una relación, se da en
algún lugar aparte de todos y se recomienda que se de en un plazo de
una semana, no se necesita estar especializado en cierta materia, solo
que estén dispuestos a participar en la situación que se pretenda
analizar.
Es aplicable para analizar un futuro próximo, identificando variables que
estén en ventaja o desventaja sobre la situación planeando estrategias.
Se limita a los requerimientos de una preparación con debida atención y
tiempo, deberá ser un grupo heterogéneo el cual pueda manipularse a
pesar de que no sean expertos y cierta inversión económica tomando en
cuenta todos los gastos que se hacen en una situación como esta.