Documentacion Memorando

MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
NORMA GTC-185 ICONTEC
3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
3.1 MEMORANDO
3.1.1 Definición
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o
internacionales.
3.1.2 Requisitos
3.1.2.1 Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
3.1.2.2 Partes
3.1.2.2.1 Denominación del documento. De cero a una interlínea libre de la zona 1 o

margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
3.1.2.2.2 Código. Ver el numeral 2.1.3.1
3.1.2.2.3 Fecha. Ver el numeral 2.1.3.2
3.1.2.2.4 Encabezamiento. Los datos del destinatario y remitente van alineados

respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.
Escribes contra el margen izquierdo, las preposiciones PARA con mayúscula sostenida,
seguida de dos puntos. Al frente escribes los datos del destinatario con mayúscula inicial.
A dos interlineas de PARA, ubicas la preposición DE con mayúscula sostenida, seguida

de dos puntos. Al frente escribes los datos del remitente, con mayúscula inicial.
A dos interlineas de la preposición DE, ubicas el vocablo ASUNTO, con mayúscula

sostenida, seguida de dos puntos. Al frente escribes la síntesis del documento, sin
exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.
CAPITULO 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Memorando Elaboró CASAVER.

PARA, DE y ASUNTO, pueden ir impresos o digitados. Tabulas a dos espacios de la

palabra Asunto.
Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:
Opción A:
PARA: Doctora Marcela Botero Soto, Directora General
DE: Alberto Castro Polanco, Director Seccional
ASUNTO: Inventario mensual
En esta opción se omite al final del texto el nombre digitado del remitente y solamente
aparece su firma. No se traza raya para delimitar la firma.
Opción B:
PARA: Doctora Marcela Botero Soto, Directora General
DE: Director Seccional
En esta opción, la firma del remitente aparece sobre el nombre digitado al final del texto
con mayúscula inicial.
Opción C:
PARA: Directora General
DE: Director Seccional
En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre digitado al final del
texto con mayúscula inicial.
3.1.2.2.5 Texto. Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el
saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos.

3.1.2.2.6 Despedida. Si utilizas una expresión corta, va precedida de coma. Si es la

expresión larga finalizas con un punto, así:
Cordialmente,
Agradezco sus conceptos sobre este informe.
3.1.2.2.7 Líneas especiales. Si se requieren las líneas espaciales, se recomienda

escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente pero con
un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
3.1.2.2.8 Anexo o Anexos. Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. Se

escribe a dos interlíneas libres del cargo del remitente. La palabra anexo o anexo se
escribe con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), a un espacio se enuncia la
cantidad, entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo
escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplos:
Anexo: uno (15 folios)

Anexos: dos (ocho folios y un CD)
Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto)
3.1.2.2.9 Copia. La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos
puntos (:), se escribe a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado
sencillo de anexos, si los hay. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados,
así: tratamiento, nombre, cargo y organización, si este pertenece a la misma empresa se
omite el nombre de la entidad, sin abreviar. Ejemplos:
* En línea separada:
Copia: Señor Darío Muñoz Arango, Gerente INDUNORTE

Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles S.A.
Doctor Bernardo Vargas Vélez, Jefe de Sistemas
* Para dependencias:
Copia: Gerencia
Gestión Humana
Dirección Financiera

* Para código de las dependencias:
Copia: 1010
1030
100
* En línea seguida:
Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Soto Bernal,
Director de Talento Humano; Carlos Gómez Iriarte, Jefe de Producción
Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por
ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones.
3.1.2.2.10 Identificación del redactor y transcriptor. A dos interlíneas libres del

remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y los apellidos
de las personas que aprticiparon en la redación y transcripción y demás actividades
relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados.
Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los
participantes. De preferencia la letra más pequeña.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se

requiere su identificación. Ejemplo:
Redactor: Juan Esteban Soto López

Transcriptor: Ángela María Duque Arango
3.1.2.2.11 Páginas subsiguientes. El encabezado y el número de página

correspondiente los datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda
página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea
libre de la zona 1, justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas
libres. Ejemplos:
Margen izquierdo Margen derecho
Ingeniero Luis Carlos Montoya Londoño 2

Medellín, 14 de enero de 2011 2
Señora Carla Vélez de Hoyos 2

INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.
MEMORANDO
DC-6-0154
Medellín, 15 de enero de 2011
PARA: Ingeniero Alberto Casas Soto, Coordinador de Inversión
DE: Margarita Botero Vélez
ASUNTO: Anteproyecto presupuesto de inversión
Le solicito coordinar la preparación del Anteproyecto de Presupuestos de Inversión del

2007, le estoy enviando los formatos junto con el manual, remitidos por el Director
General de Planeación del Ministerio de Hacienda.
Agradezco la atención y las recomendaciones pertinentes para cada caso.
Cordialmente,
Vicepresidenta de Planeación
Anexo: (opcional)
Copia: (opcional)
Transcriptor: Maricela Restrepo Lara.
Figura No. 2. Modelo memorando estilo bloque extremo


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Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

3.1.2.2.1 Denominación del documento. De cero a una interlínea libre de la zona 1 o

3.1.2.2.2 Código. Ver el numeral 2.1.3.1

3.1.2.2.3 Fecha. Ver el numeral 2.1.3.2

3.1.2.2.4 Encabezamiento. Los datos del destinatario y remitente van alineados

A dos interlineas de PARA, ubicas la preposición DE con mayúscula sostenida, seguida

A dos interlineas de la preposición DE, ubicas el vocablo ASUNTO, con mayúscula

CAPITULO 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Memorando Elaboró CASAVER.

PARA, DE y ASUNTO, pueden ir impresos o digitados. Tabulas a dos espacios de la

Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:

PARA: Doctora Marcela Botero Soto, Directora General

DE: Alberto Castro Polanco, Director Seccional

ASUNTO: Inventario mensual

PARA: Doctora Marcela Botero Soto, Directora General

DE: Director Seccional

ASUNTO: Inventario mensual

PARA: Directora General

DE: Director Seccional

ASUNTO: Inventario mensual

CAPITULO 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Memorando Elaboró CASAVER.

3.1.2.2.6 Despedida. Si utilizas una expresión corta, va precedida de coma. Si es la

Agradezco sus conceptos sobre este informe.

3.1.2.2.7 Líneas especiales. Si se requieren las líneas espaciales, se recomienda

3.1.2.2.8 Anexo o Anexos. Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. Se

Anexo: uno (15 folios)

Copia: Señor Darío Muñoz Arango, Gerente INDUNORTE

CAPITULO 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Memorando Elaboró CASAVER.

* Para código de las dependencias:

3.1.2.2.10 Identificación del redactor y transcriptor. A dos interlíneas libres del

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se

Redactor: Juan Esteban Soto López

3.1.2.2.11 Páginas subsiguientes. El encabezado y el número de página

Margen izquierdo Margen derecho

Ingeniero Luis Carlos Montoya Londoño 2

CAPITULO 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Memorando Elaboró CASAVER.

INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.

Medellín, 15 de enero de 2011

PARA: Ingeniero Alberto Casas Soto, Coordinador de Inversión

DE: Margarita Botero Vélez

ASUNTO: Anteproyecto presupuesto de inversión

Le solicito coordinar la preparación del Anteproyecto de Presupuestos de Inversión del

Agradezco la atención y las recomendaciones pertinentes para cada caso.

Transcriptor: Maricela Restrepo Lara.

Figura No. 2. Modelo memorando estilo bloque extremo

CAPITULO 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Memorando Elaboró CASAVER.

CAPITULO 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Memorando Elaboró CASAVER.

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