Informe Largo

INFORME SOBRE DOCUMENTOS COMERCIALES.
GEORYI ALEXANDER RODRÍGUEZ DÍAZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ÁREA ADMINISTRATIVA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUEMTAL
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
2017
INFORME SOBRE DOCUMENTOS COMERCIALES
GEORYI ALEXANDER RODRÍGUEZ DÍAZ
Instructora Elsa Rosero Baquero
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ÁREA ADMINISTRATIVA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUEMTAL
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
2017
Área Administrativa- informe sobre documentos comerciales -01 3
INTRODUCCIÓN
Los documentos comerciales son las evidencias o comprobantes por escrito en los
cuales se deja constancia de las operaciones o procesos que son realizados en
diferentes actividades comerciales o mercantiles.
Estos son realizados de acuerdo con la norma Icontec GTC 185 y la normalización
de cada empresa, teniendo en cuenta los estilos y la forma como se debe
presentar.
No podemos olvidar el diseño de la página, alistar márgenes, saber qué estilo se

requiere y el objetivo que persigue la comunicación; cuando debemos utilizar carta
comercial, memorando, acta, circular, certificado, constancias o tarjetas
protocolarias, es decir si nuestro documento es interno o externo y lo que
debemos transmitir.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................3
TABLA DE CONTENIDO.......................................................................................4
1. CARTA COMERCIAL..........................................................................................5
1.1 DEFINICIÓN.....................................................................................................5
1.2 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL.........................................................5
1.2.1 Membrete...................................................................................................5
1.2.2 Código...........................................................................................................5
1.2.3 Cuidad y Fecha.............................................................................................6
1.2.4 Nombre del destinario...................................................................................6
1.2.5 Asunto...........................................................................................................6
1.2.6 Texto..............................................................................................................7
1.2.7 Despedida.....................................................................................................7
1.2.8 Remitente y firmas de responsables.............................................................7
1.2.9 Líneas especiales..........................................................................................8
1.3.0 Anexos...........................................................................................................8
1.3.1 Copia.............................................................................................................8
1.3.2 Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la
elaboración de las comunicaciones.......................................................................8
1.3.3 Números de copias......................................................................................9
1.3.4 Recomendaciones.........................................................................................9
2. MEMORANDOS..................................................................................................9
2.1 DEFINICIÓN.....................................................................................................9
2.1.2 CARACTERÍSTICAS DE REDACCION Y PRESENTACIÓN.....................10
2.1.3 UTILIZACION DEL MEMORANDO.............................................................10
CONCLUSIONES....................................................................................................11
1. CARTA COMERCIAL
1.1 DEFINICIÓN
La carta comercial es una comunicación entre una persona natural y otra persona
jurídica; o de una persona jurídica a una perdona natural; o de una persona
jurídica a otra jurídica
1.2 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL
1.2.1 Membrete
A partir de 14 centímetros del lado izquierdo y 4 centímetros de alto se hace la

primera parte del membrete, en el cual va el logo, el NIT y la razón social. Y la
segunda parte se hace dentro de los tres centímetros al finalizar la hoja, dentro se
coloca la dirección, teléfono, ciudad y país, termino con la página Web o el correo
electrónico
1.2.2 Código
Es el número o letra con la cual se identifica la sección, luego viene la letra o

número del tipo documental y por último el número consecutivo.
1.2.3 Cuidad y Fecha
En la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío,
se escriben de dos a tres interlineas del número y en forma completa, en orden de
día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Ejemplo: Bogotá D.C., 21
de septiembre de 2017
1.2.4 Nombre del destinario
El nombre del destinatario se ubica en la segunda línea. Se escribe a una

interlínea del tratamiento con mayúscula inicial o mayúscula sostenida; de
preferencia se escriben los dos apellidos y nombres completos y no se utiliza
negrilla. Ejemplo:
Señores
PEDRO CASTIBLANCO LOPEZ
Gerente comercial
Pelanas S.A.S
Carrera 68A 45B-09
BOGOTA D.C.
1.2.5 Asunto
El asunto es opcional; constituye la síntesis del tema de la Carta, expresada en

máxima cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a tres
interlineas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a
dos cuando lo hay. Ejemplo:
Asunto: propaganda
1.2.6 Texto
Es el mensaje que se transmite al destinatario. Se escribe a una interlinea entre
renglones y a dos entre párrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa,
sencilla y cortes; de preferencia se debe expresar en primera persona del plural
(nosotros) ya que representa a un grupo empresarial, así se trate de un solo
firmante. Se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta
no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Se debe tratar un solo tema por carta. En las comunicaciones comerciales se
omiten los temas personales.
Inicie de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario cuando no hay
asunto ni saludo independiente. Comience a tres interlineas del asunto o del
saludo independiente, cuando los hay. El texto siempre debe digitarse en modo
justificado.
1.2.7 Despedida
Se escribe a una o dos interlineas libres del texto. Para utilizar las despedidas más
usuales. Ejemplo:
Esperamos sea este el inicio de una excelente relación.
1.2.8 Remitente y firmas de responsables
Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se
sitúa de cuatro a cinco interlineas libres de la despedidas en mayúscula sostenida
y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin central.
La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos
elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
1.2.9 Líneas especiales
Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas

libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño 10 al
utilizado en el texto es de 12.
1.3.0 Anexos
Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlineas libres del

remitente. La palabra anexo, según el caso, se escribe con mayúscula inicial,
seguida de dos puntos (:) a un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se
relaciona el número de hojas folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua
horizontalmente y separados coma (,).
1.3.1 Copia
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos
puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado
sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se
relacionan los destinatarios alineados así: entidad, se omite el nombre de la
organización. Todo ello sin abreviar
1.3.2 Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración

de las comunicaciones
A dos interlineas libres del remitente a una interlinea libre de anexos y copias se
escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción,
trascripción y demás en la elaboración de la comunicación, todo debidamente
alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada
uno de los participantes.
1.3.3 Números de copias
El Número de copias de la comunicación obedece a los lineamientos y políticas

establecidas en la organización, con base en las necesidades y bajo los principios
de economía, eficiencia y eficacia establecidos por esta.
1.3.4 Recomendaciones
Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos,

gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser
impecable, sin borrones ni repisados.
2. MEMORANDOS
2.1 DEFINICIÓN
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información,

orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
2.1.2 CARACTERÍSTICAS DE REDACCION Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
- Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes
- y en modo impersonal o en primera persona del plural.
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
- Tratar preferiblemente un solo teme por memorando
2.1.3 UTILIZACION DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
- Informar sobre un hecho en forma breve.
- Expresar necesidades.
- Hacer requerimientos.
- Regular o aclarar una situación.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Dar respuesta a la comunicación recibida.
- Requerir información.
CONCLUSIONES
- El proceso iniciado fue bueno.
- Aprendimos sobre la redacción sobre todas las carta basada en la norma

G.T.C 185.
- En algún momento tuvimos dificultades pero no, nos rendimos.
- Terminamos con las ideas claras sobre el proceso de elaboración de

cartas.
Elsa Rosero Baquero Alexander Rodríguez
ELSA ROSERO BAQUERO GEORYI ALEXANDER DÍAZ

Licenciada en Educación Comercial Tecnóloga en Gestión Documental
Anexo: Uno (once folios)

Copia: Bienestar
Redactora: Clara Inés Rojas González

Transcriptor: Claudia Molano Fonseca

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GEORYI ALEXANDER RODRÍGUEZ DÍAZ

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GEORYI ALEXANDER RODRÍGUEZ DÍAZ

Instructora Elsa Rosero Baquero

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

No podemos olvidar el diseño de la página, alistar márgenes, saber qué estilo se

1.2 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL

A partir de 14 centímetros del lado izquierdo y 4 centímetros de alto se hace la

Es el número o letra con la cual se identifica la sección, luego viene la letra o

1.2.3 Cuidad y Fecha

1.2.4 Nombre del destinario

El nombre del destinatario se ubica en la segunda línea. Se escribe a una

El asunto es opcional; constituye la síntesis del tema de la Carta, expresada en

1.2.8 Remitente y firmas de responsables

1.2.9 Líneas especiales

Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas

Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlineas libres del

1.3.2 Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración

1.3.3 Números de copias

El Número de copias de la comunicación obedece a los lineamientos y políticas

Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos,

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información,

2.1.2 CARACTERÍSTICAS DE REDACCION Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

- Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes

- y en modo impersonal o en primera persona del plural.

- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

- Tratar preferiblemente un solo teme por memorando

2.1.3 UTILIZACION DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

- Informar sobre un hecho en forma breve.

- Regular o aclarar una situación.

- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

- Dar respuesta a la comunicación recibida.

- El proceso iniciado fue bueno.

- Aprendimos sobre la redacción sobre todas las carta basada en la norma

- En algún momento tuvimos dificultades pero no, nos rendimos.

- Terminamos con las ideas claras sobre el proceso de elaboración de

Elsa Rosero Baquero Alexander Rodríguez

ELSA ROSERO BAQUERO GEORYI ALEXANDER DÍAZ

Anexo: Uno (once folios)

Redactora: Clara Inés Rojas González

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