En bsqueda de la excelencia empresarial

Modelos para implantar la mejora continua en la gestin de empresas de transporte por carretera

Anexosla VI.A1 Instrumentos para la evaluacin de la excelencia

Anexo VI.A1 Instrumentos para la evaluacin de la excelencia

Edicin MAYO 2005

Modelos para implantar la mejora continua en la gestin de empresas de transporte por carretera

ndice
VI.A1.1 VI.A1.2 VI.A1.3 El modelo REDER La tarjeta Explorador de oportunidades La matriz de puntuacin REDER

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VI.A1.1 EL MODELO REDER

El Modelo EFQM de Excelencia puede utilizarse en numerosas actividades como, por ejemplo, para realizar una autoevaluacin (una evaluacin por parte de un tercero), para actividades de benchmarking o como la base para presentarse al Premio Europeo a la Calidad. El Modelo EFQM se apoya en el esquema general de mejora continua para la mejora de los resultados y de los agentes facilitadores que los soportan. Este modelo de mejora continua se conoce como modelo REDER y establece los cuatro pasos que una organizacin necesita realizar (ver grfico):

Determinar los resultados que quiere lograr como parte del proceso de elaboracin de su poltica y su estrategia. Estos resultados cubren el rendimiento de la organizacin, tanto en trminos econmicos y financieros como operativos, as como las percepciones de todos los grupos de inters de la organizacin. Planificar y desarrollar una serie de enfoques, slidamente fundamentados e integrados, que la lleven a obtener los resultados requeridos ahora y en el futuro. Desplegar los enfoques de manera sistemtica para asegurar una implantacin completa. Evaluar y revisar los enfoques utilizados basndose en el seguimiento y anlisis de los resultados alcanzados y en las actividades continuas de aprendizaje. En funcin de todo ello, identificar, establecer prioridades, planificar e implantar las mejoras que sean necesarias. Podemos decir que el modelo REDER (resultados, enfoque, despliegue, evaluacin-revisin) es una variante del PDCA. La diferencia ms importante es que el modelo REDER sugiere que antes de planificar lo que vamos a hacer (lo que se denomina adoptar un enfoque) es necesario determinar los resultados que se quieren mejorar (los objetivos). Esto refuerza la importancia de la relacin causa-efecto entre proceso (lo que hacemos) y resultados (lo que conseguimos). El despliegue es equivalente al Do /hacer del ciclo de Deming. La evaluacin y revisin equivale a los dos ltimos pasos, Check / Evaluar y Act / Actualizar. El REDER se asemeja a la idea de empezar por el final (fijando primero el escenario o visin que se quiere lograr), que es un paradigma importante a mantener en la planificacin.

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Al aplicar el modelo en una organizacin, por ejemplo para realizar una autoevaluacin, los elementos Enfoque, Despliegue, Evaluacin y Revisin del esquema lgico REDER deben abordarse en cada subcriterio del grupo Agentes Facilitadores y el elemento Resultados debe abordarse en cada subcriterio del grupo Resultados. A continuacin se describen con detalle los elementos del concepto REDER que deben abordarse. Enfoque El enfoque abarca lo que una organizacin ha planificado hacer y las razones para ello. En una organizacin considerada excelente el enfoque estar, por una parte, slidamente fundamentado (es decir, tendr una lgica clara, procesos bien definidos y desarrollados y una clara orientacin hacia las necesidades de todos los grupos de inters) y, por otra, estar integrado (es decir, apoyar la poltica y la estrategia y, cuando as convenga, estar vinculado a otros enfoques). Despliegue El despliegue se ocupa de lo que hace una organizacin para desplegar el enfoque. En una organizacin considerada excelente, el enfoque se implantar en las reas relevantes y de un modo sistemtico. Evaluacin y revisin Se aborda aqu lo que hace una organizacin para evaluar y revisar el enfoque y el despliegue de dicho enfoque. En una organizacin considerada excelente el enfoque y su despliegue estarn sujetos a mediciones regulares y se realizarn actividades de aprendizaje, emplendose el resultado de ello para identificar, establecer prioridades, planificar e implantar la mejora. Resultados Este elemento se ocupa de los logros alcanzados por una organizacin. Los resultados, en una organizacin considerada excelente mostrarn tendencias positivas y/o un buen rendimiento sostenido, los objetivos sern adecuados y se alcanzarn, y el rendimiento ser bueno comparado con el de otras organizaciones y ser consecuencia de los enfoques. Adems, el mbito de aplicacin de los resultados abordar las reas relevantes. La EFQM ha creado dos instrumentos de apoyo para ayudar a evaluar y puntuar a los usuarios del modelo: la tarjeta Explorador de oportunidades y la matriz de puntuacin REDER.

VI.A1.2 LA TARJETA EXPLORADOR DE OPORTUNIDADES

Esta tarjeta es un instrumento de autoevaluacin que sirve para identificar oportunidades de mejora. Su objeto es ayudar a identificar oportunidades de mejora a travs de la autoevaluacin y servir de apoyo a la elaboracin de planes de mejora. No es una herramienta para ayudar a puntuar, sino una serie de preguntas diseadas para que se contesten de manera rpida durante la autoevaluacin. Puede utilizarse a nivel de criterio o de subcriterio. La tarjeta Explorador de oportunidades refleja, en esencia, el esquema lgico REDER, que constituye el fundamento del Modelo EFQM de Excelencia. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no es una lista prescriptiva, sino ms bien una posible gua que indica
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a las organizacin qu pasos deben considerar cuando quieren recorrer el camino de la excelencia. Para utilizar este instrumento, debe seleccionarse un criterio y realizarse las preguntas que se muestran, teniendo en cuenta la tabla respectiva para un Resultado o para un Agente Facilitador. Las actividades de mejora deben centrarse en las reas donde se encuentren lagunas o diferencias. Por ejemplo, una organizacin al utilizar la tabla correspondiente a Resultados puede, tal vez, identificar que no tienen establecidos objetivos para un grupo de inters especfico. A continuacin se muestra el contenido de esta tarjeta:
RESULTADOS
Hay resultados para todos los grupos de inters?. Miden los resultados todos los enfoques relevantes y el despliegue de los mismos mediante indicadores de percepcin y de rendimiento?. Muestran tendencias positivas o un buen rendimiento sostenido?. En caso afirmativo, durante cunto tiempo?. Existen objetivos?. En caso afirmativo, se alcanzan los objetivos?. Se realizan comparaciones con organizaciones externas, como por ejemplo, la competencia, las medidas del sector o la reconocida como la mejor?. Los resultados comparados son buenos?. Los resultados muestran una relacin causa-efecto con los enfoques?. Miden los resultados un conjunto equilibrado de factores para la situacin actual y futura?. Muestran los resultados una imagen holstica de la organizacin?.

AGENTES FACILITADORES
Enfoque El enfoque... Est slidamente fundamentado? Se centra en las necesidades de los grupos de inters? Apoya la Poltica y Estrategia? Est vinculado a otros enfoques, segn sea apropiado? Es capaz de sostenerse en el tiempo? Es innovador? Es flexible? Se puede medir? Despliegue del enfoque... Est implantado en todas las reas potenciales de la organizacin? Est implantado en todo su potencial o a plena capacidad? Est logrando todos los beneficios planificados? Se realiza sistemticamente? Lo entienden y aceptan todos los grupos de inters? Se puede medir? Evaluacin y Revisin El enfoque y su despliegue... Se mide peridicamente su efectividad? Proporcionan oportunidades para el aprendizaje? Se comparan con organizaciones externas como, por ejemplo, la competencia, las medias del sector o el reconocido como el mejor? Se mejoran tomando como referencia los resultados del aprendizaje y de las mediciones del rendimiento?

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VI.A1.3 LA MATRIZ DE PUNTUACIN REDER

La Matriz de puntuacin REDER es el mtodo de evaluacin utilizado para puntuar los documentos de solicitud que se presentan al Premio Europeo a la Calidad. Tambin se puede utilizar por las organizacin que quieran servirse de una puntuacin para realizar benchmarking o para otro propsito. Cuando a una organizacin se le punta mediante la matriz de puntuacin REDER, se le asigna un peso especfico a cada uno de los nueve criterios para calcular el nmero de puntos asignados finalmente a cada criterio. En el esquema situado a continuacin, se muestran dichos pesos especficos o porcentajes, que se establecieron en 1991 como resultado de un extenso ejercicio de consultas a lo largo de toda Europa. Estos pesos fueron aceptados mayoritariamente y sern revisados por la EFQM cada cierto tiempo.
Agentes facilitadores (500 P) 3. Personas (90 P) Resultados (500 P) 7. Resultados en las personas (90 P)

1. Liderazgo

2. Poltica y estrategia (80 P)

5. Procesos

6. Resultados en los clientes (200 P)

9. Resultados clave (150 P)

(100 P) 4. Alianzas y recursos (90 P)

(140 P) 8. Resultados en la sociedad (60 P)

Innovacin y aprendizaje

A cada subcriterio, generalmente, se le asigna el mismo peso especfico dentro de su propio criterio. Es decir, 1a supone de los puntos asignados al criterio 1. No obstante hay tres excepciones: El subcriterio 6a tiene un peso del 75% del total de los puntos del criterio 6, mientras que el subcriterio 6b un 25%. El subcriterio 7a tiene un peso del 75% del total de los puntos del criterio 7, mientras que el subcriterio 7b un 25%. El subcriterio 8a tiene un peso del 25% del total de los puntos del criterio 8, mientras que el subcriterio 8b un 75%. El primer paso para realizar la puntuacin es utilizar la matriz de puntuacin REDER para asignar un porcentaje a cada subcriterio. Esto se consigue teniendo en cuenta cada uno de los elementos y atributos de la matriz para cada uno de los subcriterios del modelo1.

Pueden verse algunas consideraciones prcticas sobre la puntuacin del Modelo de Excelencia en la direccin de Internet: www.esukalit.net/erderaz/utilizacionmodelo.pdf
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La R (resultados) del modelo R-EDER se evala en los criterios de resultados, a travs de indicadores, tomando en consideracin 5 atributos (tendencias, objetivos, comparaciones, causaefecto, mbito) que se describen someramente en el cuadro siguiente. El EDER (Enfoque, Despliegue, Evaluacin y Revisin) se evala en los agentes, mediante 2 atributos para el Enfoque (solidamente fundamentado, integrado), 2 para el Despliegue (implantado, sistemtico) y 3 para la Evaluacin y Revisin (medicin, aprendizaje, mejora) que, asimismo, se describen en el cuadro.

ESQUEMA LOGICO REDER

Qu RESULTADOS queremos lograr a nivel de: LOS LOGROS ALCANZADOS POR LA ORGANIZACIN. - Tendencias positivas y/o rendimiento sostenido. - Objetivos adecuados y se alcanzan. - Buen rendimiento comparado con otras organizaciones. - Consecuencia de los enfoques (causa-efecto) - Aplicacin de los resultados en reas relevantes (alcance) LO QUE SE HA PLANIFICADO HACER Y LAS RAZONES PARA ELLO. - Slidamente fundamentado: Lgica clara. Procesos bien definidos y desarrollados. Orientada a grupos de inters. - Integrado: Apoya a la poltica y estrategia. Vinculado a otros agentes. LO QUE SE HACE PARA APLICAR EL ENFOQUE Implantado en reas relevantes. De modo sistemtico. LO QUE SE HACE PARA EVALUAR Y REVISAR EL ENFOQUE Y EL DESPLIEGUE.

Rendimiento de la organizacin Econmico financiero Operativo Percepcin de grupos de inters

Qu ENFOQUES vamos a planificar y desarrollar para obtener esos resultados.

De qu manera vamos a DESPLEGAR los enfoques para asegurar una buena implantacin.

ER

La forma de EVALUAR y REVISAR los enfoques en base al seguimiento y anlisis de los resultados alcanzados.

Mediciones regulares. Actividades de aprendizaje. Identificar, establecer prioridades. Planificar e implantar la mejora.

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La forma de valorar los atributos del modelo en los agentes es mostrar evidencias de lo que la organizacin hace al respecto. Como hemos visto en el cuadro, cuando se evalan los agentes con el modelo REDER hay que valorar, la solidez e integracin de los enfoques, hasta donde el despliegue es sistemtico y est implantado y si se evalan y revisan los enfoques y su despliegue mediante la medicin, el aprendizaje y la mejora. La forma de evaluar es valorando las evidencias que aporta la organizacin sobre lo que hace al respecto de los diversos criterios y subcriterios de los agentes. Hay que preguntarse, por ejemplo, qu hace la organizacin (enfoques) respecto a este subcriterio? y cules son las evidencias de que se hace que podemos aportar ?. Cmo ha desplegado esos enfoques? y cules son las evidencias que podemos aportar?. Como evala y revisa los enfoques? y cules son las evidencias que podemos aportar?. Y as considerando todos los atributos mencionados. El nivel de las evidencias puede ser: Sin evidencia o anecdticas. Alguna evidencia. Evidencia. Evidencia clara. Evidencia total. Afirmaciones anecdticas son las que carecen de hechos que las respalden. Por ejemplo la afirmacin: nuestro equipo directivo est comprometido con la gestin de calidad puede expresar una realidad pero no se dice cmo demuestra ese compromiso y, por tanto, es anecdtica. En el otro extremo, evidencia total indica que se aporta informacin detallada y completa sobre la forma en que la organizacin enfoca el subcriterio y sobre la forma en que se lleva a la prctica. A continuacin se muestran sendos cuadros que ayudan a realizar la autoevaluacin de resultados y de agentes facilitadores.

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Cuadro REDER de Resultados

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Cuadro REDER de agentes facilitadores.

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Finalmente, se utiliza la hoja Resumen de la Puntuacin adjunta para compilar todos los porcentajes asignados a cada subcriterio y obtener la puntuacin total dentro de una escala de 0 a 1000 puntos2.

Puede obtenerse ms informacin y aclaraciones sobre algunos supuestos y casos frecuentes que se pueden dar al utilizar la Matriz REDER para puntuar los agentes y los resultados de acuerdo con el Modelo EFQM (versin 2003) en la direccin de Internet: www.euskalit.net/erderaz/aclaraciones.pdf
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