03 Libros de Contabilidad

CONTABILIDAD
LIBROS DE CONTABILIDAD
1. Introducción. –
Entendimos que la Contabilidad es el proceso de registro de las transacciones u operaciones que se generan
en una empresa o negocio, con el propósito de emitir información sobre datos económicos y financieros y
que estos a su vez sean de gran utilidad en la toma de decisiones. Por lo tanto en este tema hablaremos que
la contabilidad se debe llevar a través de diferentes libros, es decir que el registro de esas operaciones se
debe desarrollar en libros establecidos por ley como así también en libros adicionales que contribuyen al
mejor control y procesamiento de información.
2. Diferencias entre Documentos Mercantiles y Libros Contables. –

Es importante que el estudiante o lector sepa diferenciar entre los Documentos Mercantiles y los Libros
Contables. Los Documentos Mercantiles, comerciales o contables definimos que son sustentos o respaldos
que se generan en las transacciones y que estos documentos sirven para proporcionar datos para que se
registre contablemente. Los Libros Contables son los documentos (físicos o digitales) donde se registrarán
paso a paso las transacciones u operaciones que se genera en la empresa, por lo tanto:
• Documentos Mercantiles o comerciales, Respaldan las Transacciones para el registro contable.

• Libros Contables son documentos donde se registran contablemente las transacciones sustentadas
en los documentos mercantiles o comerciales.
3. Clase de Libros. –
Existen dos clases de libros desde el punto de vista de su creación:
3.1. Libros Principales u Obligatorios. –

Son libros considerados principales y obligatorios debido a que son de cumplimiento legal donde todas
las empresas o negocios al menos con fines lucrativos deben de cumplir y tenerlos como lo establece la
ley caso contrario serán pasibles de sanción, por lo tanto a continuación se resume en el siguiente cuadro
referenciado por la normativa que la regula. (El lector puede investigar más a fondo recurriendo a la
normativa citada).
LIBROS PRINCIPALES
PERIODO NORMATIVA CONDICION
U OBLIGATORIOS
Inventario de Activos Anual Código de Comercio Obligatorio
Balances – Estados
Anual Código de Comercio Obligatorio
Financieros
Libro Diario – Comprobantes Diario – Mensual Código de Comercio Obligatorio
Libro Mayor Diario – Mensual Código de Comercio Obligatorio
Libro de Compras
- Estándar
Mensual Código Tributario - R.N.D. - 21-16 Obligatorio
- Notas de Debito –
Mensual Código Tributario - R.N.D. - 21-16 En caso de Devoluciones
Crédito
Libro de Ventas
- Estándar Mensual Código Tributario - R.N.D. - 21-16 Obligatorio
- Estaciones de Servicio Mensual Código Tributario - R.N.D. - 21-16 Estaciones de Servicios
- Ventas Prevaloradas Mensual Código Tributario - R.N.D. - 21-16 Facturación Prevalorada
- Reintegros Mensual Código Tributario - R.N.D. - 21-16 En caso de retiros
- Notas de Crédito – Débito Mensual Código Tributario - R.N.D. - 21-16 En caso de Devoluciones
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Registro Auxiliar por Compras Siempre y cuando sean
Resolución Normativa de Directorio
o Ventas Iguales o Mayores a mayores o iguales a Bs.
RND 11-11 y RND 17-15
Bs. 50.000.- 50.000.-
Siempre y cuando la
Libro Auxiliar por ventas
empresa venda productos
menores del día (Bs. 5)
menores a Bs. 5.-
Es importante aclarar que según normativas específicas se implementa otros registros dependiendo de
las operaciones que se generen.
Por otro lado debemos comprender que en el registro del Libro Diario descrito en el cuadro anterior
que es el principal o libro de primera entrada para la contabilidad, hoy en día se lo desarrolla en sistemas
informáticos a través de Comprobantes Contables como:
- Comprobantes de Ingresos: Recibe registros de transacciones cuando ingresa efectivo a la

empresa
- Comprobantes de Egreso: Recibe registros de transacciones cuando sale efectivo de la empresa
hacia afuera.
- Comprobantes de Diario: Recibe registros de transacciones donde no hay ingreso o salida de
efectivo, ejemplo venta de mercaderías al crédito (no genera movimiento de efectivo)
Estos comprobantes son utilizados en los sistemas informáticos, sin embargo, la normativa que es el
Código de comercio establece que cada empresa debe tener en su poder el Libro Diario, por lo que los
sistemas cumplen esta disposición, por lo tanto al registrar un comprobante se genera inmediatamente
el Libro Diario.
3.2. Libros Auxiliares. –

Son libros como su nombre lo indica secundarios o auxiliares y tienen como función principal el de servir
de control o de apoyo a los registros principales, como también sirven de apoyo o de control a las cuentas
principales que maneja una empresa o negocio. Estos libros no tienen carácter de ser obligatorio, si no
más al contrario son flexibles o voluntarios es decir que dependen de la política de cada empresa en
implementarlos, normalmente cuando la empresa es grande y realiza muchas transacciones u
operaciones es lógico que existirá muchos libros auxiliares o secundarios, en cambio sí es una empresa
pequeña con pocas transacciones serán pocos los libros auxiliares o secundarios. Por lo tanto a manera
de ilustración se detalla a continuación algunos libros que son aplicados en las empresas los mismos
que no son limitativos.
I. Libros Auxiliares no obligatorios que respaldan las cuentas principales

a. Libro Caja Chica
b. Libro Banco
c. Kárdex de Clientes
d. Kárdex de Vencimientos
e. Kárdex Físico Valorado de mercaderías
f. Kárdex de Activos Fijos
g. Kárdex de Inversiones
h. Kárdex de Activos Intangibles
i. Kárdex de Proveedores
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j. Planilla de Sueldos y Salarios
k. Planilla de Aportes Patronales
l. Planilla Impositiva
m. Cuadro de Amortizaciones de Préstamos Bancarios
n. Kárdex de Socios
II. Estados de Cuenta o Documentos Auxiliares de respaldos

a. Arqueos de Caja
b. Conciliaciones Bancarias
c. Cuadro o Estado de cuenta de cálculo de Intereses
d. Cuadro de determinación de Costo Unitario
e. Cuadro de Actualización y Depreciación de Activos Fijos
f. Inventario de Activos Fijos (Código, Descripción, Cantidad, Costo Unitario y Costo
Total)
g. Cuadro de Determinación de pago de Impuesto (IVA - IT)
h. Cuadro de Determinación del Precio de Venta
i. Registro Auxiliar de Re expresión de cuentas Patrimoniales
j. Registro Auxiliar de Re expresión de cuentas de Resultados.
III. Algunos Documentos Mercantiles o Comerciales se citan a continuación:
a. Formularios y planillas utilizadas según flujo o manuales de procedimientos de Origen

Interno (Dentro de la Empresa).
i. Recibo de Caja Ingreso

ii. Recibo de Caja Egreso
iii. Solicitud de Mercadería
iv. Solicitud de Compra
v. Solicitud de Cotización
vi. Cuadro Comparativo
vii. Orden de Compra
viii. Informe de Recepción
ix. Nota de Entrada a Almacenes
x. Nota de Salida de Almacenes
xi. Notas de Remisión
b. Formularios y planillas utilizadas según flujo o manuales de procedimientos de Origen

Externo.
i. Facturas SFV – R.N.D. 21-16 en vigencia 01/07/2016
ii. Cheques
iii. Pólizas de Importación
iv. Declaraciones Juradas (Formulario 200 v3. y 400 v3.)
v. Letras de Cambio
vi. Escritura de Propiedad de Activos Fijos (Terreno, Edificio Vehículo)
vii. Registro en Derechos Reales (Folio Real para Terreno y Edificio)
viii. Carnet de Propiedad (Registro Único de Automotor - G.M.Y.)

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2. Diferencias entre Documentos Mercantiles y Libros Contables. –

• Documentos Mercantiles o comerciales, Respaldan las Transacciones para el registro contable.

3.1. Libros Principales u Obligatorios. –

- Comprobantes de Ingresos: Recibe registros de transacciones cuando ingresa efectivo a la

3.2. Libros Auxiliares. –

I. Libros Auxiliares no obligatorios que respaldan las cuentas principales

II. Estados de Cuenta o Documentos Auxiliares de respaldos

III. Algunos Documentos Mercantiles o Comerciales se citan a continuación:

a. Formularios y planillas utilizadas según flujo o manuales de procedimientos de Origen

i. Recibo de Caja Ingreso

b. Formularios y planillas utilizadas según flujo o manuales de procedimientos de Origen

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