Administración de costo

La Administración de Costos son las actividades de administración de corto y largo plazo

para la planeación y el control de los costos. Genera información para los usuarios internos
como gerentes, trabajadores, accionistas.
En específico identifica, recopila, mide, clasifica y reporta información útil para los
administradores al determinar el costo de los productos, clientes y proveedores, así como de
otros objetos relevantes, y pata la planeación, el control, la realización de la mejora
continua y la toma de decisiones.
La Administración de Costos tiene un enfoque mucho más amplio que el de los sistemas de
costeo tradicionales. No solo se ocupa de cuánto cuesta algo, sino también de los factores
que generan costos, como el tiempo del ciclo, la calidad y la productividad de los procesos.
Todo esto quiere decir que la Administración de Costos exige una profunda comprensión
de toda la estructura de costos empresarial. Por lo que los Administradores deben ser
capaces de determinar los costos a corto y largo plazo de las actividades y de los procesos,
así como de los costos de los productos, los servicios, los clientes, los proveedores y otros
de interés. Todas las causas de estos costos también se deben estudiar al detalle.
Importancia administración de costo
Se puede decir que la administración de costos es de gran importancia para cualquier
organización ya que es la herramienta fundamental para la gerencia, ya que la misma es
determinante para la toma de decisiones y para llevar el control de manera optimizada de
todos los recursos con que cuenta la empresa, logrando alcanzar un equilibrio entre los
gastos, inversiones y patrimonios de las mismas. Esta administración es lo que permitirá a la
empresa decidir cuál es el mejor momento para invertir o reducir costos.
Tipos de costos
Los tipos de costo, según la variabilidad, pueden ser:
Variables: Son aquellos que varían en función de la cantidad de unidades producidas. Este
es el caso, por ejemplo, de la materia prima.
Fijos: Son aquellos que no dependen de la cantidad de unidades producidas. Por ejemplo, el
alquiler de un local, que deberá ser pagado independientemente de la cantidad de bienes o
servicios de produzca o venda la empresa.
Asimismo, según su función, podemos diferenciar, entre otros, los siguientes:
Costos industriales: Son aquellos vinculados al proceso de fabricación.
Costos de explotación: Relacionados con la venta y distribución del producto.
Costos financieros: Son aquellos que se derivan de contratar productos o servicios
financieros.
De igual modo, en función de si los costos se pueden asignar con precisión, podemos
distinguir los siguientes:
Costos directos: Se puede saber su incidencia en una determinada mercancía. Por ejemplo,
el costo de la materia prima para fabricar una prenda.
Costos indirectos: No pueden asignarse con precisión a las unidades producidas. Por
ejemplo, el pago de alquileres o de servicios de agua y luz.
Otros conceptos a tener en cuenta es el de costo marginal, que es el costo de producir una
unidad adicional. Este, a su vez, no siempre coincide con el coste medio, que es el costo
total entre el número de unidades producidas, es decir, es la media del coste de cada unidad
producida.
Estructura de costos:
Se trata de un documento donde se organizan los gastos de una compañía. Esta estructura
incluye todos los costos en los que incurre una empresa para funcionar: salarios, alquiler,
materias primas, servicios, pago de impuestos, entre otros.
Existen dos formas en las que una organización toma sus decisiones: por costo o por valor.
Las firmas que se ven impulsadas por los costos tienen como objetivo gastar menos, para
ofrecer una alternativa más accesible a su audiencia.
Por otro lado, las empresas orientadas al valor son aquellas enfocadas en la calidad; aunque
esto implique ofrecer bienes y servicios más caros, pero percibidos más valiosos.
Optar por cualquiera de estos modelos es lo que orientará la estructura de costos de una
organización. Esta elección debe definirse al momento de definir el modelo de negocio.
El valor de la estructura de costos radica en los siguientes motivos:
 contribuye a calcular los beneficios en la venta de un bien o servicio;
 sirve para evaluar los costos variables y costos fijos;
 permite proyectar las ganancias totales de la empresa;
 ayuda a controlar las finanzas empresariales; determina si un modelo de negocio es
rentable.
¿Cómo elaborar una estructura de costos?
Si bien es cierto que una estructura de costos varía dependiendo del tamaño de la empresa,
existen ciertos elementos estándar que deben tomarse en cuenta para la elaboración de este
documento. A continuación te los mostramos:
Recursos necesarios para elaborar una estructura de costos
Previo a realizar cualquier análisis o cálculo, es imprescindible contar con los siguientes
elementos:
 Establecer una política de costos argumentados en la planificación estratégica de tu
empresa (objetivos, misión y visión)
  Talento humano capacitado en el área financiera
 Manejar registro de ventas y gastos de la empresa.
En el caso de que tu negocio esté surgiendo, es una gran oportunidad para realizar estos
registros.
Cuando estés seguro de disponer de estos elementos, puedes armar tu estructura de costos.
Elementos que conforman la estructura de costos
La estructura de costos parte de la organización de dos tipos de gastos:
1. Costos fijos
Los costos fijos son aquellos que no dependen del nivel de producción de bienes y servicios
de la empresa, es decir, se mantienen constantes. Los mismos pueden ser las transacciones
por concepto de servicios, gastos de administración, suministros, entre otros.
Con el objetivo de conocer los costos unitarios de tus productos debes tener a la mano tu
presupuesto anual. Si no tienes uno, considera hacerlo para que tengas un panorama más
completo de las finanzas de tu compañía.
Posteriormente, organiza todos los egresos y aparta aquellos que son gastos fijos. Establece
una relación de todos ellos, súmalos y tendrás el total de los mismos.
2. Costos variables
Los costos variables dependen del nivel de producción de una compañía; mientras más alta
sea esta, más elevados serán los costos. Por ejemplo, los costos de mano de obra y materia
prima son más altos mientras la producción es más alta.
Para calcularlos se conocen dos métodos: cálculo directo o cálculo indirecto por medio del
presupuesto anual.
Por ejemplo, para la elaboración de 5 franelas deportivas, realiza un cuadro en una hoja de
Excel donde se puedan determinar los siguientes valores: materia prima; unidad de compra;
costo unitario; unidades utilizadas; total.
La suma de estos elementos te permite obtener el costo variable unitario. Por otro lado, el
cálculo indirecto de los costos variables se realiza considerando los rubros de gasto
variable. Estas cantidades se dividen entre el número de unidades que se produjeron y de
esa forma se obtiene el costo unitario.
Calcular el punto de equilibrio
El punto de equilibrio sirve para conocer las unidades que deben venderse para que el
negocio perciba ganancias.
Para ello, debes dividir el monto total de los costos fijos sobre la diferencia entre el precio
de venta unitarios y el costo variable.
Costos fijos/ precio de venta unitarios - el costo variable = Punto de equilibrio
Ejemplos de estructura de costos
Para construir la estructura de costos es indispensable diferenciar todos los costos en que
incurre tu empresa entre costos fijos y costos variables.
Algunos ejemplos de costos fijos son:
 Renta
 Internet
 Teléfono
 Depreciación de maquinaria y equipo
 Sueldos y salarios
 Marketing
 Impuestos, entre otros.
 Identifica los costos fijos de tu empresa, haz una lista y súmalos.
Posteriormente, haz el mismo procedimiento con los costos variables. En esta sección,
destacan:
 Costos de producción
 Empaques de los productos;
 Transporte, entre otros.
Luego de desglosar cada costo, determina los gastos totales mensuales de tu negocio.
¿Qué factores aumentan los costos empresariales?
En la actualidad, es indispensable una buena gestión para optimizar la rentabilidad de tu
empresa. Algunas prácticas provocan que los costos empresariales sean muy altos, entre
ellos están:
 Nulo uso de herramientas tecnológicas
 Dirección poco profesionalizada
 Falta de plan estratégico
 Escasa automatización de tareas
 Mala gestión de comunicación interna y externa
 Procesos empresariales obsoletos o muy manuales (por ejemplo, el uso excesivo de
archivos en papel).
Esto ha llevado a muchas empresas a utilizar herramientas como la firma electrónica con el
objetivo de disminuir los costos empresariales. Con esta solución, es más fácil producir
contratos y autorizar documentos sin la necesidad de recurrir al papel y a los problemas de
envío.