Caso Práctico Unidad 1.

Gina Maciel Ariza Guatavita

Edinson Medina Palacios

Planificar y Controlar Proyectos con Microsoft Project

2024
 Solución al caso práctico

1. ¿Cómo puede Innovatech Solutions S.A. abordar los desafíos en sus proyectos de desarrollo

de software mediante la planificación del Alcance y la Gestión de tiempos?

Para la compañía Innovatech Solutions S.A.es importante implementar las prioridades que

debería tener para cada uno de los desarrollos que este requiera realizar, es parte fundamental

para cada proyecto definir los tiempos entrega, alcance y financiación para así lograr abordar

los desafíos en los proyectos de software. .El responsable de realizar cada uno de los proyectos

debe hacer el buen uso de las herramientas de planificación, como lo es Microsoft Project, “es

una herramienta de trabajo que apoya los procesos de gestión de proyectos de manera

colaborativa” (Lugo-Oswaldo, 2020, Pág. 1). Con él facilita tener una visión clara sobre el

tiempo que podría tardar su desarrollo, priorizando la particularidad que este requiere y la

ejecución que demande, dentro de lo que se establece como gestión eficiente del tiempo, la

herramienta de Microsoft Project deja que se programen tareas ya sea de manera manual o

automáticas, lo cual se podrá llevar acabo la interpretación del uso de recursos como el coste y

tiempo de ejecución,

Además, con la implementación de Project se puede evidenciar las actividades iniciales y

finales al igual que las predecesoras de estas en lo que se estima que minimizaría riesgos de

demora o de malas ejecuciones. Los recursos también son importantes al momento de llevar a

cabo un cronograma por medio de la herramienta evidencia cuánto duraría un proyecto.

Para la planificación del proyecto primero se debe partir en organizar todo lo que se necesita para

realizar en menor tiempo posible las tareas. Y así determinar el objetivo, el alcance, las tareas,

presupuesto y un cronograma

1. Reusar Calendario laboral

Los calendarios desempeñan un papel importante en la gestión de proyectos de software.

Permíteme evidenciar por qué su reutilización es fundamental.

 Para configurar un calendario, se debe ingresar en la cinta de opciones, panel

Project, botón 8. “Change Working Time”. En esa opción hay que configurar los días

no laborales como Excepciones.

 Project no permite una gestión ágil de calendarios, es necesario pre configurar un fichero

mpp con los días festivos precargados. Este proceso se debe realizar una vez al año, cuando

se conoce el calendario laboral del año siguiente para esa ciudad.

2. Seguimiento y Planificación

Los calendarios permiten proyectar y planificar los plazos, tareas e hitos del proyecto.

Puedes reconocer manualmente el trabajo crítico y asignar fechas de vencimiento de

manera eficiente. Además, los calendarios de software de gestión de proyectos enlazan

directamente con el progreso y la información del proyecto, proporcionando una visión

completa.

3. Integración y Sincronización

Los calendarios de software de gestión de proyectos están diseñados para indicar las tareas

que requieren para cumplir con las fechas límite, quién está trabajando en ellas y cuál es su

estado actual de finalización. Esto impide la confusión y los plazos fallidos que pueden

surgir cuando se gestionan varios calendarios no integrados.

4. Funciones Avanzadas
 Mejora la comunicación, detecta problemas temprano, facilita la gestión del tiempo y los

recursos, y proporciona una visión completa de las tareas programadas entre ellas son:

 Rastreo Automático

 Código de Color

 Superposición de Calendarios

 Vistas por Mes, Trimestre y Año

 Acceso Directo a Tareas

 Compartir Actualizaciones en Tiempo Real

5. Fijar el Inicio y la Escala de Tiempos

La fijación del inicio y la escala de tiempos en los proyectos son importante por varias

razones:

 Gestión eficaz del tiempo: El tiempo es un valor importante para toda empresa, es una

gestión óptima del tiempo puede convertirse en el mejor aliado para el éxito de

cualquier proyecto.

 Productividad y eficiencia: La gestión del tiempo y la productividad se debe trabajar

conjuntamente. Si no se controla ni se realiza un registro constante del tiempo que se

destina a cada fase del proyecto, es posible que se incurra en más tiempo del

presupuestado.

 Reputación de la empresa: Entregar los proyectos en los tiempos estipulados son

síntomas que garantizan la profesionalidad y el compromiso de la empresa, generando

confianza con los clientes.

 Toma de decisiones: Con la limitación temporal se puede priorizar las acciones y se

fuerza a la toma de decisiones.

 Es esencial implementar un software de gestión de proyectos apropiado que permita

conseguir más con menos, proporcionando toda la información actualizada para dirigir

y desarrollar cualquier proyecto de forma eficaz (asana, 2024).

En la opción de menú Project > Information, establecemos la fecha de comienzo

25/07/2011. Haciendo doble click en barra superior de la vista Gantt Chart > Timescale,

configuramos para visualizar 2 niveles: meses y semanas.

Representado de la siguiente manera:

Tabla 1.

6. Definir las actividades

Definir las actividades es esencial para la gestión de proyectos, ya que permite:

 Establecer un plan de trabajo

 Asigna responsabilidades

 Estima los costos

  Identifica los riesgos.

2. Considerando la evolución tecnológica rápida, ¿cómo puede la empresa asegurarse de

mantenerse al día con las últimas tecnologías sin comprometer la estabilidad de sus

soluciones existentes?

En las organizaciones podemos encontrar diferentes formas donde el análisis de datos son a

importantes, ya que es una herramienta que permite evidenciar datos en tiempo y forma

real, lo que hace que también podamos tener información real y de calidad, cuando se

desea tener un alcance más a fondo dentro de los procesos que deseamos medir de acuerdo

con su complejidad en referencia .Las herramientas hacen que la información se más

dinámica ,comprensible y de fácil entendimiento, en Innovatech Solutions S.A puede hacer

uso de dash board en POWER BI para clientes que necesitan una solución acerca de todos

sus desarrollos, alcance a sus clientes, KPIs y capacidades de producción, la posibilidad de

utilizar otras herramientas a parte de POWER BI como Google Analytics, evidencia cómo

se puede acceder a la información de nuestros clientes y así a identificar clientes

potenciales, como también las oportunidades de negocio de alta importancia. Por lo

anterior, la actualización tecnológica periódica se convierte en un factor crítico para el éxito

y la competitividad de las empresas. Uno de los factores importantes que la empresa

Innovatech Solutions S.A puede asegurarse mantenerse al día con las últimas tecnologías

sin comprometer la estabilidad de sus soluciones existentes son las siguientes:

 La evolución tecnológica: ofrece oportunidades para mejorar la eficiencia, reducir

costos y aumentar la productividad.

 Relevancia y competitividad: Los clientes y socios comerciales valoran la

eficiencia, la seguridad y la innovación.

  Mantenerse seguro: Las soluciones de seguridad más recientes brindan ayudas

más sólidas contra ataques cibernéticos, lo que reduce el riesgo de brechas de

seguridad y pérdida de información sensible.

 Eficiencia operativa: Reducen los errores humanos y agilizan los procesos. Esto

permite que el tiempo y recursos se puedan invertir en actividades estratégicas y en

el desarrollo de la empresa.

 El poder de las redes sociales: Las redes sociales permiten conectarse con otros

empresarios y expertos en tecnología y pueden ayudarte a comprender las últimas

tendencias y desarrollos en tecnología.

 Evaluación continua: Realice evaluaciones periódicas de las tecnologías

ascendentes y cómo podrían beneficiar a su empresa. Esto le permitirá identificar

oportunidades importantes para la adopción de herramientas avanzadas como

Project Plan 365.

 Actualizaciones regulares: Las actualizaciones periódicas hacen que mejoren la

eficiencia operativa y garantizar la compatibilidad con las nuevas herramientas.

Por lo anterior, trabajar de la mano con la tecnología avanzada y la estabilidad de soluciones

existentes, hacen que las empresas tengan un equilibrio clave para lograr sus metas pautadas. Con

una planificación cuidadosa y una estrategia bien definida, las empresas pueden mantenerse al día

sin poner en riesgo su funcionamiento actual.

 Aplicación Práctica del Conocimiento

En mi proceso de formación es muy importante conocer y practicar el uso de la herramienta Microsoft

Project, ya que me permite enriquecer mi conocimiento y ponerlo en práctica en mi lugar de trabajo,

y el ejemplo de la compañía que se trabajó para este caso práctico, evidencia como se aplica la

función de estas herramientas de acuerdo con la estructura y sobre cómo se maneja cada uno de los

informes, y su debido cumplimiento. Además ayuda a definir claramente los objetivos, alcance y

entregables del proyecto evitando desviaciones y cambios no planificados. Es importante resaltar que

invertir en la formación y actualización constante de los equipos es fundamental, como también la

planificación efectiva y la adaptación inteligente a las nuevas tecnologías son fundamentales para

mantenerse competitivo sin poner en riesgo la estabilidad de las soluciones existentes de una empresa.
 Referencias

Tarbert, M. (2024). asana. Obtenido de https://asana.com/es/resources/best-project-

management-software asana 2024

(s.f.). Obtenido de

http://uniasturias.edu.co/SUMMA/pdf/norma_apa_7_edicion.pdf:http://uniasturias.edu.co/SUM

MA/pdf/norma_apa_7_edicion.pdf

Oswaldo, L. (2020, Pág. 1). Obtenido de https://www.alpha-consultoria.com/que-es-microsoft-

project-y-para-que-sirve/

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (. G.-L. (s.f.). A Guide to the
ProjectManagement Body of Knowledge, (PMBOK® Guide).