Unidad 7.

Las consultas

En esta unidad veremos cómo crear consultas y manejarlas para la edición de registros de tablas
creadas con Access 2013.

7.1. Tipos de consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que
cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos
para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera
una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria
del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción,
de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más
adelante.

Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen
que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no se estudiarán
en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o nuestro Curso de
SQLServer, con los que aprenderás a realizar consultas manualmente.

7.2. Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

Curso experto en Microsoft Access 2013 – Alfredo Rico – RicoSoft 2015 100
 También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la
imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos
en el apartado anterior.

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más
adelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear

cualquiera de las anteriores por ti mismo.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará
los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

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 Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.

Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

7.3. La Vista Diseño

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas
añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE
definimos la consulta.

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 Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos
profundizando en la explicación:

Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.

Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas
basadas en varias tablas.

Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el

resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no
queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren sólo los coches
vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sería
repetitivo y no aportaría información adicional.

Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una

condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo
tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND)
y O (OR).

O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

7.4. Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará
en la primera columna libre de la cuadrícula.

Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón
del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna
delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la
flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de
tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero
una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla
seleccionada.

También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vacía de la cuadrícula.

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 Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

7.5. Definir campos calculados

Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado también
podemos incluir campos calculados en las consultas.

¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La respuesta dependerá
de cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se va a utilizar frecuentemente en consultas,
listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio
se trata de un cálculo más específico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para
conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta.

Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresión en el
espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será:

Nombre del campo: expresión

Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente

expresión: Precio con IVA: Precio * 1,18

Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos cambios, como encerrar entre
corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio con IVA:
[Precio]*1,18

Aprendimos en temas anteriores cómo utilizar el Generador de expresiones. En esta ocasión

puedes ver cómo formar expresiones de forma manual en el siguiente tema básico

Unidad 7. Básico: Formar expresiones

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión.

Una expresión se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La
mayoría de las veces un operando será un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro
campo.

Operadores

operador +, se utiliza para sumar dos números.

operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos números.

operador *, se utiliza para multiplicar dos números.

operador ^, se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente ( número ^ exponente )

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 operador / , se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo flotante.

operador \, se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero.

operador Mod, divide dos números y devuelve sólo el resto.

El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.

También se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto,
para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenación y así evitar errores
o confusiones.

Un operando puede ser un nombre de columna, una expresión, un valor concreto o una función
predefinida.

Valores concretos

Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:

Los valores numéricos se indican poniendo el número sin más. Se tiene que utilizar para
separar la parte entera de los decimales el símbolo definido en nuestra configuración de Windows;
además los valores numéricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con
separadores de miles. Por ejemplo en una expresión correcta no puedo escribir (ventas +
1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000)

Ejemplo: 2

Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".

Ejemplo: ', ' ó ",", 'VALENCIA'

Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no
estamos utilizando la versión norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por
ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en España y Latinoamérica, y 5/10/96 en
Estados Unidos de América. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos
sea española, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla #5/10/96#; con el formato
#mes/dia/año#

También se puede utilizar la función DateValue, que reconoce las configuraciones

internacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96') es
equivalente a #05/10/96# si nuestra configuración de Windows define las fechas con el formato
dia/mes/año.

Funciones predefinidas

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 Access 2013 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y
explicarlas sería demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposición muchas
funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de access para ver si existe
ya una función para lo que queremos hacer.

A título de ejemplo tenemos unas que se utilizan más a menudo:

DATE() o fecha() devuelve el día en que estamos

NOW() o Hoy() devuelve el día y la hora actual

YEAR(fecha) o Año() devuelve el año de la fecha

MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha

DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.

Nombres de campos

los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo está
formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras
separadas por espacios en blanco es obligatorio ponerlo entre corchetes [ ] ,

por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion],
pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribirá [Fecha de nacimiento]

Uso del paréntesis

Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los paréntesis para delimitar cada
expresión. Siempre se tiene que utilizar un paréntesis de apertura ( y uno de cierre ).

Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)

El uso del paréntesis sirve para que la expresión quede más clara sobre todo cuando
combinamos muchas expresiones, y para que los operadores actuen en el orden que nosotros
queramos para así olvidarnos de la prioridad de los operadores.

7.6. Encabezados de columna

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos

cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del
campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.

Veamos el siguiente ejemplo:

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