EVALUACION 2

11/12/24, 3:25 p.m.
Accion Mejora Cuestionario AG2 Gobant (F79 ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN II)
Accion Mejora Cuestionario AG2 Gobant
Points: 85% Time: 01:00:01
Correct
1. Archivar documentos implica atender consideraciones como:
En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o cronológica en
su producción, se ordenarán al interior de la unidad documental siguiendo dicha secuencia.
El primer documento que se archiva debe registrar la fecha de tramite más antigua y el último la fecha
más reciente.
Si los documentos corresponden a anexos de otro principal como la hoja de vida o la comunicación
remisoria, deberá tenerse en cuenta las fechas de estos últimos, porque los documentos anexos gen‐
eralmente sirven como antecedentes o testimonios (como las pruebas, las notificaciones, normas, etc,).
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La clasificación de las unidades documentales debe basarse en el Cuadro de Clasificación Documental –

CCD
Correct
2. Las empresas deben normalizar la elaboración rótulos de unidades documentales, hojas de

control, inventarios documentales, testigos documentales o referencia cruzada de conformidad a
las normas técnicas de______________ ___________ y definir los metadatos para garantizar la
búsqueda, recuperación acceso y control de los documentos.
Escriba la actividad que corresponde usando mayúscula y tildes a la palabra(s) si se requiere

desde las normas de ortografía.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Correct
3. Una vez efectuada la transferencia documental de la Historia Laboral al archivo central, no se

deben incluir nuevos documentos en los expedientes. Frente a trámites posteriores que requieran
la consulta de la Historia Laboral para certificar hechos relacionados con el desempeño de sus
funciones o del tiempo de servicio con la entidad, los documentos generados deben ser
archivados en la serie o subserie documental correspondiente por la cual se adelanta el trámite.
Lo anterior es concordante con la disposición de: Una vez recibida la transferencia documental
no se deben incorporar nuevos documentos a los expedientes. *
Verdadero
Falso
Correct
4. Los procedimientos, formatos e instructivos del proceso de organización documental deberán

hacer parte integral de la planeación estratégica para la Administración de Archivos y Gestión
Documental de la entidad en el instrumento archivístico
Programa de Gestión Documental – PGD
Plan de Transferencias Documentales
Tablas de Retención Documental – TRD
Diagnóstico de archivo
Correct
5. Se diligencia para las unidades documentales complejas como contrato, historias laborales,
procesos jurídicos y unidades documentales simples de series cómo las actas y los actos
administrativos.
hoja de control o referencia cruzada
testigo documental o referencia cruzada
Cuadro de Clasificación Documental
Tabla de Retención Documental
Correct
6. La elaboración de lineamientos para la organización de archivos de gestión implica la creación,

estandarización y control de versionamiento de los formatos y procedimientos, la actividad de
definir formatos y control de versionamiento se realiza de conformidad con lo establecido para
el proceso de gestión documental
planeación técnica
Producción de documentos organizacionales
Gestión y Trámite
Organización Documental
Correct
7. Las TRD deben ser elaboradas lideradas y elaboradas por el archivista, no es necesaria la
participación de las áreas responsables de la producción documental de la entidad y la
participación de otros profesionales.
Verdadero
Falso
Correct
8. En el marco de las agrupaciones documentales corresponde a la denominación de unidad

documental
Circulares
Circulares Informativas
Circulares Informativas de la 01 a la 150
Circular
Incorrect
9. Las etapas del plan de transferencias documentales primarias en su orden son *
1 Capacitar
2 Implementar
3 Elaboración
4 control y seguimiento
5 Aprobación
Correct answers: 1 Elaboración 2 Aprobación 3 Capacitar 4 Implementar
5 control y seguimiento
Correct
10. Hacer cierres anuales de los expedientes concluidos es actividad que se realiza en:
archivo de gestión.
archivo central.
archivo histórico.
archivo general.
Correct
11. El cronograma de Transferencias Documentales para la entrega de las series y subseries

documentales desde el archivo de gestión al archivo central, independiente de su soporte físico o
formato electrónico, de conformidad con los tiempos de retención establecidos en las Tablas de
Retención Documental —TRD se debe actualizar, acorde con la normativa *
Anualmente
Semestralmente
Carece de periodicidad de actualización según normativa
Cuando los responsable de gestión documental lo consideren
12. Cada expediente o unidad documental compleja podrá estar contenido en varias unidades de
conservación (carpetas-legajos) de acuerdo con el volumen de esta, por lo que al relacionar las
unidades documentales en el inventario documental deberá reflejar cada de manera
independiente en cada fila así: *
Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 1-200, etc.
Correct
13. Los tipos documentales al interior de la unidad documental deben estar ordenados acorde con
*
El principio de orden original para establecer la secuencia y orden en el que son gestionados y tramita‐
dos, hasta su resolución definitiva, para garantizar la integridad y conformación de las unidades
documentales.
El orden de los tipos documentales, en estricto orden como fueron listados en la TRD
el orden de los tipos documentales listados en las series o subseries del BANTER AGN
el orden definido por los jefes de oficina productora en listas de chequeo
Correct
14. En el diligenciamiento del formato único de inventario documental, es posible adicionar los
metadatos para la descripción documental de las unidades de conservación o de
almacenamiento, en articulación con las series y subseries documentales registradas en los
Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Retención Documental – TRD
No, porque se modifica el formato de inventario documental estandarizado
Si, porque es viable adicionar columnas al formato, lo que no es permitido desde la norma jurídica es
incluir menos metadatos a los requeridos.
Correct
15. El sistemas de ordenación de las unidades documentales que conforman una serie o subserie
documental : Numérico, alfabético o mixto debe ser definido por los responsables de cada
oficina productora, en los procedimientos para organizar los archivos de gestión es suficiente
indicar la definición de casa uno.
verdadero
falso
Correct
16. El cuadro de Clasificación es un instrumento archivístico que se elabora en el proceso de

planeación técnica de la gestión documental y para ser aprobado requiere está sustentado
en: Acto administrativo que define la estructura orgánica y el organigrama, competencias de la
Entidad, manual de funciones por dependencias, inventarios documentales, normograma de la
entidad y del sector, entre otros insumos, por lo anterior cuando se carece de alguno de estos
insumos es requisito realizar:
encuestra documental de oficina productora y unidad documental
Inventarios documentales
tabla de retención documental
tablas de control de acceso
Correct
17. En la organización de archivos de gestión la clasificación de las unidades documentales debe

basarse en el Cuadro de Clasificación Documental – CCD, por lo anterior es incorrecto decir que:
se deben abrir unidades de documentales rotuladas bajo el nombre de Correspondencia Recibida o

Correspondencia enviada.
toda comunicación que recibe una entidad debe relacionarse con una serie documental por las funciones
que dicha entidad desarrolla a través de sus diferentes unidades administrativas u oficinas, por lo tanto,
formará parte de los expedientes de acuerdo con los trámites que allí se adelanten. Al separar las comunica‐
ciones que ingresan a una dependencia, se está rompiendo el trámite y por ende se está desagregando el
expediente, la información queda fragmentada y se rompe el orden original.
en cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de

su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.
las series constituyen agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por cuanto
responden a secuencias resultado de trámites ya sean de carácter administrativo o técnico, que deben ser
respetados y controlados.
Correct
18. Las series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas
expedientes, están compuestas por varios tipos documentales diferentes entre sí, pero
relacionados en razón de un trámite determinado. Por lo anterior es correcto expresar en relación
con las unidades documentales complejas que:
cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de
conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran vol‐
umen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación.
son ejemplos de unidades documentales complejas las resoluciones, actas de comité institucional de
Gestión y Desempeño, Circulares.
la foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls.
1-200, Carpeta 2 Fls. 1-200, Carpeta 3 Fls. 1-200.
Las oficinas responsables de elaborar el Inventario Único Documental de los expedientes es gestión
documental.
el cierre de las unidades documentales se debe llevar a cabo una vez finalizado el trámite administrativo
que le dio origen y el responsable de organizar los archivos de gestión, será el responsable de establecer a
partir de cuando se empezarán a contar los tiempos de retención para efectuar la transferencia primaria.
Correct
19. De conformidad con la normativa, una entidad que tiene Tablas de Retención Documental
aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, podrá
organizará los documentos de archivo conforme al Cuadro de Clasificación Documental — CCD,
aprobado y una vez convalidadas las Tablas de Retención Documental, deberá realizar los ajustes
a los procesos técnicos de organización documental, a fin de que estos coincidan con el
instrumento archivístico convalidado.
Por lo anterior, no podrá ser excusa en las entidades el no implementar en una entidad el
cuadro de clasificación documental aprobado. *
Falso
Verdadero
Correct
20. La hoja de control se diligencia. En la hoja de control se debe consignar la información por cada
tipo documental y debe ser ubicada al inicio de cada unidad de conservación. La hoja de control
no se debe foliar. La hoja de control debe ser firmada al cierre del expediente y se debe elaborar
desde la normativa para:

*
las unidades documentales complejas
expedientes nativos electrónicos
actos administrativos
archivos de gestión
Incorrect
21. Los requisitos para efectuar transferencias documentales primarias en las entidades en su orden
son *
1 Series y susberies documentales organizadas de conformidad con el CCD y TRD
2 TRD debidamente aprobadas
3 Plan de transferencias documentales y cronograma de transferencias documentales
4 Instancia Asesora de Archivo
Correct answers: 1 Instancia Asesora de Archivo 2 TRD debidamente aprobadas
3 Plan de transferencias documentales y cronogr 4 Series y susberies documentales organizadas d

ama de transferencias documentales e conformidad con el CCD y TRD
Correct
22. Las unidades de conservación o almacenamiento, cajas de archivo que se utilicen para las
transferencias documentales se identificarán con los siguientes datos mínimos: *
fondo, sección (unidad administrativa), subsección (oficina productora), código y nombre de la serie y
subserie, nombre del expediente, número de unidades de conservación (carpetas, libros, tomos),
número de caja y fechas extremas.
fondo, sección, subsección, código, nombre de la serie y subserie, nombre del expediente, número del ex‐
pediente, número de folios, fechas extremas, número de caja y número de carpeta
Nro. de orden, Código, serie, subserie, descripción de la unidad documental, fechas extremas, unidad de
conservación, Nro. de folios, frecuencia de consulta, observaciones
Nro. de orden, fecha, descripción del tipo documental, folio, observaciones.
Correct
23. En el marco de las agrupaciones documentales corresponde a la denominación de tipo

documental
Contratos
Contratos de prestación de servicios
contrato de prestación de servicios de un contratista: Apellidos Nombres si es persona natural o razón social
y Nit si es persona jurídica.
Contrato de prestación de servicios
Correct
24. En el marco de las agrupaciones documentales corresponde a la denominación de tipo

documental
Actas
Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Actas del consecutivo 01 al 10
Acta de reunión
Correct
25. La transferencia documental primaria se formaliza mediante la firma a satisfacción de *
inventario documental y acta de entrega
inventario documental e informe técnico
inventario documental
acta de entrega
Correct
26. En el marco de las agrupaciones documentales corresponde a la denominación de subserire
Contratos
Contratos de Prestación de Servicios
Contrato de Pedro Pérez
Contrato
Correct
27. Elemento de descripción que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar,
en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede
contener notas de referencias cruzadas es
testigo documental
guía especifica de series y subseries
guía general de archivo
Correct
28. La clasificación de documentos determina el orden para archivar los documentos al interior de
cada unidad documental atendiendo al principio de orden original, porque a partir del orden de
los tipos documentales listados en la TRD se establece cuáles son los tipos documentales que
corresponden a cada sección y subsección como a cada función y cada serie.
falso
verdadero
Correct
29. La transferencia documental primaria se debe realizar por series y subseries documentales con
fundamento en la Tabla de Retención Documental– TRD vigente al momento del cierre del
expediente y una vez cumplidos los tiempos de retención en *
el archivo de gestión.
el archivo central
la organización de fondos acumulados
el archivo general
Correct
30. Los planos, impresos, CDS, etc., que se encuentren en las unidades documentales tendrán el
número de folio consecutivo que les corresponde, si se opta por separar este material de la
unidad documental se dejará constancia en su lugar de destino mediante
testigo documental o referencia cruzada e inventario documental
solo en la referencia cruzada o testigo documental
solo en la hoja de control de ingreso documentos
rotulo de la unidad documental.
Incorrect
31. El proceso de la gestión documental denominado organización documental implica
clasificar, ordenar y describir documentos.
crear, valorar y mantener el control de versiones de documentos.
Elaborar tablas de retención documental.
Elaborar cuadros de clasificación documental.
Incorrect
32. Los archivos de gestión se deben organizar de tal manera que cumplan con los principios y
actividades técnicas de la archivística propias de la organización documental para la entrega
mediante transferencia documental _______________ al archivo central, en los tiempos establecidos
en la TRD.
CONTINUA
Correct answers: primaria PRIMARIA
Correct
33. Es correcto recibir en el archivo central, en la recepción e la transferencia documental

primaria, producto de la organización de archivos de gestión series y subseries no identificadas
en la TRD de una oficina productora porque es mejor conservar los documentos en el archivo
central y evitar posible perdida o deterioro de los documentos.
Falso
Verdadero
Incorrect
34. El Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos es un esquema o marco de

referencia para la implementación de la política de Gestión Documental y Administración de
Archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, Según este
modelo la entidad que la entidad implementa el procedimiento de descripción documental que
facilita el desarrollo de instrumentos de descripción como censos, guía, manuales, se encuentra
en nivel de implementación de la política de gestión documental en relación al componente
Procesos de Gestión Documental / Subcomponente Organización en nivel
Inicial
Básico
Intermedio
Avanzado
Avanzado 1
Correct
35. Aplicar los principios archivísticos universales, implica al momento de realizar organización de
archivos apropiar los conceptos de:
Identificación, Valoración, Selección y Eliminación.
Procedencia, orden original
Clasificar, ordenar, describir
TRD, Cuadro de Clasificación Documental
Incorrect
36. Uno de los insumos requeridos para la organización de los archivos de gestión es:
Procedimiento que contenga los requisitos de descripción y recuperación documental.
Tablas de valoración documental.
Procedimiento para atención de consultas de información y prestamos de documentos.
Inventarios documentales elaborados.
Correct
37. Los documentos deben estar debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta
y control. Para los documentos electrónicos, el equivalente funcional de la foliación será su
asociación a un
índice electrónico.
índice
referencia cruzada o testigo documental
Correct
38. El Plan de Transferencias Documentales para efectuar las transferencias documentales primarias
para la entrega de las series y subseries documentales, de conformidad con los soportes
identificados en las TRD, es decir, pueden ser documentos en *
soportes físicos o formatos electrónicos
soportes físicos
formatos electrónicos
expedientes híbridos
Correct
39. El principio de procedencia se identifica en la elaboración del Cuadro de Clasificación

Documental a partir de:
la estructura orgánica - organigrama
el manual de funciones
el manual de procedimientos
los sistemas de ordenación de documentos
Correct
40. Desde las áreas de gestión documental para la organización de los archivos de gestión se tienen
que programar actividades de:
Capacitación a los productores de documentos en la organización de archivos de gestión.
Articulación con los planes de capacitación, liderados desde Gestión Humana para asegurar la difusión
de los procesos, procedimientos y formatos a implementar en la gestión documental.
Integración a los proyectos de innovación de la entidad para promover la información contenida en los
documentos de archivo.
Clasificar, ordenar y describir documentos, porque el archivista es el único responsable de organizar los
archivos de gestión de conformidad con el CCD, TRD y políticas de la entidad.
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Points: 85% Time: 01:00:01

1. Archivar documentos implica atender consideraciones como:

La clasificación de las unidades documentales debe basarse en el Cuadro de Clasificación Documental –

2. Las empresas deben normalizar la elaboración rótulos de unidades documentales, hojas de

Escriba la actividad que corresponde usando mayúscula y tildes a la palabra(s) si se requiere

3. Una vez efectuada la transferencia documental de la Historia Laboral al archivo central, no se

4. Los procedimientos, formatos e instructivos del proceso de organización documental deberán

Programa de Gestión Documental – PGD

Plan de Transferencias Documentales

Tablas de Retención Documental – TRD

hoja de control o referencia cruzada

testigo documental o referencia cruzada

Cuadro de Clasificación Documental

Tabla de Retención Documental

6. La elaboración de lineamientos para la organización de archivos de gestión implica la creación,

Producción de documentos organizacionales

8. En el marco de las agrupaciones documentales corresponde a la denominación de unidad

Circulares Informativas de la 01 a la 150

9. Las etapas del plan de transferencias documentales primarias en su orden son *

Correct answers: 1 Elaboración 2 Aprobación 3 Capacitar 4 Implementar

11. El cronograma de Transferencias Documentales para la entrega de las series y subseries

Carece de periodicidad de actualización según normativa

Cuando los responsable de gestión documental lo consideren

Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.

Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 1-200, etc.

el orden definido por los jefes de oficina productora en listas de chequeo

No, porque se modifica el formato de inventario documental estandarizado

16. El cuadro de Clasificación es un instrumento archivístico que se elabora en el proceso de

encuestra documental de oficina productora y unidad documental

tabla de retención documental

tablas de control de acceso

17. En la organización de archivos de gestión la clasificación de las unidades documentales debe

se deben abrir unidades de documentales rotuladas bajo el nombre de Correspondencia Recibida o

en cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de

desde la normativa para:

las unidades documentales complejas

expedientes nativos electrónicos

1 Series y susberies documentales organizadas de conformidad con el CCD y TRD

2 TRD debidamente aprobadas

3 Plan de transferencias documentales y cronograma de transferencias documentales

4 Instancia Asesora de Archivo

Correct answers: 1 Instancia Asesora de Archivo 2 TRD debidamente aprobadas

3 Plan de transferencias documentales y cronogr 4 Series y susberies documentales organizadas d

Nro. de orden, fecha, descripción del tipo documental, folio, observaciones.

23. En el marco de las agrupaciones documentales corresponde a la denominación de tipo

Contratos de prestación de servicios

Contrato de prestación de servicios

24. En el marco de las agrupaciones documentales corresponde a la denominación de tipo

Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Actas del consecutivo 01 al 10

25. La transferencia documental primaria se formaliza mediante la firma a satisfacción de *

inventario documental y acta de entrega

inventario documental e informe técnico

26. En el marco de las agrupaciones documentales corresponde a la denominación de subserire

Contratos de Prestación de Servicios

Contrato de Pedro Pérez

guía especifica de series y subseries

guía general de archivo