Planificacin del Proyecto La planificacin es de suma importancia en la administracin de proyectos, ello quiere decir que se debe enumerar detalladamente

todo lo necesario para terminar el proyecto con xito siguiendo tres medidas vitales de la calidad, el tiempo, y el costo1.

Planificacin de la medida de la calidad La planificacin de la calidad requiere la atencin al detalle. La meta de la planificacin de la calidad es asegurar que el resultado del proyecto funcionar, es decir, que har lo que debe hacer. El plan de la calidad tambin establece los criterios de la ejecucin con los cuales se comparar los resultados del proyecto una vez terminado. Al planificar la medida de calidad incluya las especificaciones para la calidad y clase de los materiales que se usarn, el estndar de ejecucin que debe cumplirse y los medios para verificar la calidad como, por ejemplo, el ensayo y la inspeccin. Hay dos tcnicas que facilitan el estudio de la calidad: la estructura de la divisin del trabajo y las especificaciones del proyecto. Creacin de una estructura de la divisin del trabajo La estructura de la divisin del trabajo es el lugar para comenzar a planificar los tres parmetros del proyecto: la calidad, el costo y el tiempo; es una tcnica que se basa en dividir un proyecto en subunidades o paquetes de trabajo. Como todos los elementos necesarios para completar un proyectos estn identificados se disminuye la posibilidad de olvidar o pasar por alto algn paso esencial. La estructura de divisin de trabajo tpica se construye con dos o tres niveles de detalles, aunque par proyectos muy complicados quiz requieran ms niveles. Especificaciones del proyecto Usando la estructura de la divisin del trabajo se pueden escribir las especificaciones para cada subunidad del proyecto. Las especificaciones incluyen todos los requisitos de importancia para cumplir con la medida de la calidad del proyecto, los materiales que se van a emplear, el estndar que hay que alcanzar, los ensayos que se harn, etc. Se debe tener cuidado al escribir las especificaciones porque stas se convierten en el factor de control en el cumplimiento del estndar de ejecucin y afectan directamente tanto el presupuesto como la planificacin.

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Planificacin de la medida del tiempo El objetivo de esta planificacin es determinar el tiempo ms corto necesario para completar el proyecto. Se comienza con la estructura de la divisin del trabajo luego se determina el tiempo requerido para terminar cada subunidad. Despus, se determina en que secuencias deben terminarse las subunidades y en cuales se puede estar trabajando al mismo tiempo. La planificacin de la medida del tiempo slo puede darse por aquellas personas que tengan experiencia en las mismas actividades o similares. De no conocer el tiempo que se demorar en hacer algo tendr que confiar en alguien que tenga la experiencia necesaria. Muchos administradores de proyectos encuentran que es realista estimar los intervalos de tiempo con un promedio ms bien que como una cantidad exacta. Otra manera de hacer frente a la falta de precisin al estimar el tiempo es usar frmula comnmente aceptada para esa tarea. Diagrama de Gantt2 El diagrama de Gantt es una barra horizontal que muestra grficamente la relacin del tiempo entre los pasos de un proyecto y se le llama as en honor de Henry Gantt, el ingeniero industrial que introdujo este procedimiento. Cada paso de un proyecto est representado por una lnea situada en el diagrama en el periodo del tiempo dentro del cual se ejecutar. Una vez terminado, el diagrama de Gantt muestra la secuencia del flujo de las actividades, como tambin las que se estn llevando a cabo al mismo tiempo.

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Los diagramas de Gantt son limitados en cuanto a la posibilidad de mostrar la interdependencia de las actividades. En los proyectos en que los pasos fluyen en una simple secuencia de eventos, pueden darle al administrador del proyecto la informacin adecuada, sin embargo, cuando varios pasos se estn ejecutando a la vez y existe un alto nivel de interdependencia entre diferentes pasos, los diagramas PERT son mejores. Diagrama de PERT3 Las iniciales de los diagramas de PERT, que quieren decir Program Evaluation and Review Technique (evaluacin del programa y tcnica del repaso), constituyen una forma ms sofisticada de la planificacin que los diagramas de Gantt, y son apropiados para los proyectos que tienen muchos pasos interactivos. En el diagrama de PERT hay tres integrantes: los eventos representados mediante crculos u otras figuras convenientes, cerradas; las actividades representadas por flechas que conectan los crculos; y las no actividades que conectan a dos eventos y que se representan como flechas formadas por lneas de puntos. Los diagramas PERT son ms tiles si muestran el tiempo planificado para terminar una actividad en la lnea de actividades. El tiempo se registra en una unidad apropiada para el proyecto, siendo lo mas comn los das, aunque tambin suele usarse las horas, las semanas y a veces los meses. Algunos diagramas muestran dos nmeros para los tiempos estimados: un estimado alto y un estimado bajo. Los diagramas de PERT no slo muestran la relacin entre los varios pasos en un proyecto, sino que tambin sirve como una manera fcil de para calcular el camino crtico, que es el camino ms largo a travs de su red y, como tal, identifica los pasos esenciales que deben completarse a tiempo para evitar una demora para terminar el proyecto.

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Para trazar un diagrama de PERT enumere los pasos requeridos para terminar un proyecto y el tiempo estimado necesario para completar cada paso; luego trace una red de relaciones entre los pasos, recordando siempre la importancia de mantener una secuencia apropiada. El nmero del paso en su lista se escribe dentro del crculo del evento correspondiente para identificar el paso. El tiempo para terminar el paso siguiente se muestra en la flecha. Los pasos que pueden estar ejecutndose a la vez se muestran en diferentes vas.

Planificacin de la medida del costo Existen muchas razones para hacer una planificacin cuidadosa del costo del proyecto. Un buen plan comprende la identificacin de las fuentes de suministros y materiales y esta investigacin cuidadosa asegura que los costos son realistas. El objetivo principal de un buen presupuesto consiste en supervisar los gastos de un proyecto mientras se encuentra en progreso y evitar los gastos excesivos. Definicin de los componentes del costo4 Labor, salarios pagados a todo el personal trabajando directamente en el proyecto por el tiempo invertido. Gastos globales, costo de los impuestos sobre las nminas y beneficios suplementarios para todos los que trabajan directamente en el proyecto por el tiempo invertido. Calculados generalmente como un porcentaje del costo de la labor directa.

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Materiales, costo de los renglones comprados para su uso en el proyecto, incluyendo la madera, cemento, acero, clavos, tornillos, remaches, tuercas y pintura. Alquiler de equipos, costo del alquiler de los equipos como andamios, comprensores, gras, motoniveladoras, camiones, etc., usados en el proyecto. Gastos administrativos y generales, costo de la administracin y servicios de respaldo; por ejemplo, compras, contabilidad, secretarias, etc., por el tiempo dedicado al proyecto. Calculando generalmente como un porcentaje del costo del proyecto. Ganancia, en un proyecto para obtener ganancias, la recompensa a la compaa por haber terminado el proyecto con xito. Calculada generalmente como un porcentaje del costo del proyecto.

Una vez identificados los componentes del costo y dividido el proyecto en subunidades, se tiene que crear una hoja de trabajo para llevar la cuenta del costo del proyecto en total. Estimar el costo de una subunidad se simplifica si se contrata a terceras partes; en este caso el costo incluye poner la subunidad en oferta, elegir un contratista y luego usar el precio contratado como su costo.

Asignacin de responsabilidades La determinacin de quin debe ser responsable de terminar cada subunidad o paso de un proyecto debe hacerse tan pronto como sea posible, de modo que todos puedan participar en la planificacin, tanto de los calendarios de trabajo como de los presupuestos. Esta participacin lleva a un mayor empeo por acabar el proyecto dentro de los lmites de tiempo y dinero. El nmero de personas comprendidas en un proyecto vara segn su tamao y alcance. No todos los proyectos tienen diferentes personas para cada una de las subunidades. Para hacer el mejor uso posible de sus recursos al decidir quin es el responsable de cada parte de su proyecto, ample su punto de vista para incluir tambin a los subcontratistas y departamentos de servicios, as como a los miembros del grupo del proyecto.

Conclusiones Un proyecto bien ejecutado produce el resultado esperado dentro de un plazo y lmites de gastos prefijados, as se establece los tres parmetros que sirven para planificar y controlar. La calidad se define por las especificaciones, el tiempo por el calendario de trabajos y el costo por un presupuesto. Por lo general se establece un grupo de personas para trabajar en un proyecto; lo cual requiere el desarrollo de una organizacin, asignacin de deberes y responsabilidades y el adiestramiento del personal en sus respectivos trabajos. Con frecuencia tambin es preciso establecer las polticas y procedimientos que aclaren cmo este grupo va a trabajar durante el proyecto.