JENNY MOSCOSO ESCOBAR JOHN EDISSON LONDOO RA lunc:onc dc Lxcc
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3.8 FUNCIONES
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida.
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =, + este ultimo da un valor negativo a la funcin. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
El operador ":" identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a la formula: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C 3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin 1 .
1 Tomado del CD INFORMATICA por Lus Fernando Vsquez Villa crr|::cn'| lnor:|':c| 3 Para crear una funcin es posible hacerlo digitando directamente en la celda o por medio de la opcin funcin del men insertar o con el icono , la cual activa el asistente para insertar funcin. Se debe tener en cuenta que es necesario situarse en la celda que se desea insertar la funcin.
En el cuadro de dialogo Insertar funcin, se encuentran las siguientes opciones:
Buscar una funcin: En esta opcin se puede seleccionar una funcin digitando el nombre y luego dar clic en el botn ir.
O seleccione una categora: En donde se encuentran las diferentes categoras de funciones. Para seleccionar la funcin se elige la categora y luego se selecciona la funcin en la parte de abajo.
Al seleccionar cada una de las funciones se puede obtener una breve descripcin en la parte inferior o una ayuda haciendo click en la opcin Ayuda sobre esta funcin. Despus de seleccionar la funcin a utilizar se le da clic en aceptar, para insertar los argumentos de la funcin.
En este caso se tom la funcin suma que corresponde a la categora de matemticas y trigonomtricas, cuyos Argumentos o valores a calcular se encuentran visualizados en la grfica anterior. Al lado derecho de cada una de lunc:onc dc Lxcc
4 ellas se le da clic al icono para ingresar el dato o rango de datos necesario, dado que la ventana se minimizara de la siguiente forma:
Despus de seleccionar el argumento se hace click en el botn , se ingresan los dems argumentos de la misma forma y luego aceptar.
3.8.1 FUNCIONES MATEMATICAS Y ESTADISTICAS
Permiten trabajar con nmeros realizando operaciones matemticas que sin las funciones seran complejas de poder realizar, las siguientes son algunas de las ms utilizadas:
SUMA Devuelve la suma entre s de todos los valores que hay dentro de un rango. Estructura: SUMA(Rango) Ejemplo: Utilizando esta funcin se hace la suma de los valores de las celdas: A1+A2+A3+A4+A5+A6. Al utilizar la funcin suma, la escritura se simplifica de la siguiente manera: =SUMA(A1:A6)
ALEATORIO Esta funcin devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1. Sin embargo, debe realizarse un pegado especial a su resultado debido a que cambia su resultado en el momento de realizar cualquier accin sobre la hoja de clculo. Estructura: ALEATORIO()
TRUNCAR Con esta funcin se convierte un nmero decimal a uno entero, eliminando los nmeros decimales y puede denotar la cantidad de decimales deseados, pero en ningn momento redondea, simplemente recorta. es una funcin muy similar a la de entero. Estructura: TRUNCAR(Valor; Nmero decimales) Ejemplo: =TRUNCAR(4,56) dar como resultado: 4. la funcin =TRUNCAR(4,56;1), dar como resultado 4,5.
crr|::cn'| lnor:|':c| 5 SUMAR.SI Esta funcin permite realizar sumas de datos que cumplan con un criterio definido por el usuario. Estructura: =SUMAR.SI(Rango; Criterio; Rango suma) Ejemplo: Se desean sumar las ventas de caf de la siguiente forma:
En el argumento Rango se selecciona toda la informacin en donde contenga el criterio de restriccin y en el argumento Criterio se denota la restriccin en este caso es Caf. Es de aclarar que los criterios escritos deben estar entre comillas para que el programa los identifique, de no ser as saldr un error en la funcin, en cuanto a criterios numricos no existe ningn inconveniente. Por ltimo, el argumento rango de suma es la informacin numrica que va a sumar.
Es importante destacar que los rangos del primer y tercer argumento deben ser del mismo tamao.
3.8.2 FUNCIONES DE TEXTO
Estas funciones permiten trabajar con el texto que contienen las celdas. Es importante hacer notar que en el momento que se utilizan estas funciones, en los argumentos, es posible utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. Las siguientes son algunas de las ms utilizadas:
CONCATENAR Une diferentes elementos de texto en uno slo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "", Esta funcin puede tener como mximo 30 argumentos. lunc:onc dc Lxcc
6 Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...) Ejemplo: Si en la celda A1 se tiene el texto "Juan", en la celda A2 "Rodrguez" y se quiere que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda se debe escribir la siguiente funcin: =CONCATENAR(A1;" ";A2). Obsrvese que el segundo argumento es " " de esta forma nombre y el apellido saldrn separados por un espacio.
Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la funcin Concatenar sera utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2
MINUSC Con esta funcin se obtendr todo el contenido de un texto o celda en minsculas. Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en minsculas, si no que en la celda donde se ponga la funcin se obtendr una copia de la primera celda pero toda en minsculas. Estructura: MINUSC(Texto) Ejemplo: En la celda A1 se tiene el texto: "Funciones de EXCEL". Si se escribe la funcin =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado ser: "funciones de excel". Se tienen los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2 es una funcin que depender siempre del contenido que hay en la A1.
NOMPROPIO Con esta funcin se obtendr un texto en el que aparecer en maysculas la primera letra de cada palabra que forma parte del texto. Estructura: NOMPROPIO(Texto)
MAYUSC Con esta funcin obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minsculas. Estructura: MAYUSC(Texto)
3.8.3 FUNCIONES DE FECHA Y HORA
Con estas funciones es posible trabajar con el texto y la hora obteniendo parte de esta informacin y trabajando con ella de forma muy concreta. Las siguientes son algunas de las ms utilizadas:
crr|::cn'| lnor:|':c| 7 AHORA Esta funcin devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando el formato de la celda se puede hacer que aparezca una u otra, o con actualizando el sistema con la tecla F9. Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta funcin no existe ningn tipo de argumento.
HOY Esta funcin devuelve la fecha actual del sistema. Estructura: HOY() esta funcin tampoco tiene ningn tipo de argumento.
3.8.4 FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA
Estas funciones permiten hacer bsquedas de informacin o referencias datos dentro de una tabla o bases de datos, es importante tener en cuenta si la informacin esta o no ordenada en el momento de operar las funciones. Las siguientes son algunas de las ms utilizadas:
BUSCARV Esta funcin permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener. Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado) Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical el valor que esta en el primer argumento. Normalmente esta bsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna est ordenada. Si los valores no lo estuvieran es necesario indicarlo en la funcin para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no est ordenada se debe escribir Falso en el argumento llamado Ordenado. Ejemplo: En la siguiente tabla se desea buscar el apellido de los empleados, teniendo como referencia la id del empleado.
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BUSCARH Esta funcin realiza lo mismo que la funcin anterior, pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y devuelve un valor que est dentro de la misma columna del valor encontrado. Estructura: BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado) Ejemplo: Se puede utilizar el caso anterior, simplemente que los campos que se van a utilizar debern estar distribuidos en columnas y las descripciones en la siguiente fila, as:
Son funciones que permiten realizar clculos estadsticos en una serie o rango de datos. Las siguientes son algunas de las ms utilizadas:
PROMEDIO Permite hallar el promedio o media aritmtica de una serie de datos. Estructura: =PROMEDIO(rango)
MAX Permite hallar el nmero mximo de una serie de datos en un rango especfico. Estructura: =MAX(rango)
MIN Permite hallar el nmero mnimo de una serie de datos en un rango especfico. Estructura: =MIN(rango)
CONTAR Cuenta las celdas que tienen datos numricos en un rango especfico. Estructura: =CONTAR(rango)
CONTARA Cuenta las celdas que contienen datos (numricos y de texto), en una rango especfico. Estructura: =CONTARA(rango)
CONTAR.SI Esta funcin permite contar cuntas celdas diferentes de blanco de un rango cumplen con un criterio determinado. Estructura: CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condicin) Ejemplo: En la siguiente lista se requiere conocer cuantos das son lunes:
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3.8.6 FUNCIONES DE BASES DE DATOS
Son funciones que permiten realizar clculos estadsticos dentro de una base de datos, por lo cual se pueden utilizar diversos criterios. Cabe notar que todas las funciones de bases de datos tienen los mismos argumentos, pero se diferencian en el clculo que realizan. Los argumentos para este tipo de funciones son 2 :
Base de datos: Es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna.
Nombre de campo: Indica el campo que se utiliza en la funcin. Nombre de campo puede ser texto con el rtulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un nmero que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y as sucesivamente.
Criterios: Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y por lo menos una celda debajo del rtulo de columna que especifique una condicin de columna.
En la anterior estructura se debe tener en cuenta, que el nombre de campo hace referencia al campo donde se desea operar la funcin, si este se omite se tomar como referencia toda la base de datos
2 Tomado del AYUDANTE DE OFFICE, Microsoft Office 2003 crr|::cn'| lnor:|':c| 11 Las siguientes son algunas de las ms utilizadas:
BDCONTAR Con esta funcin es posible contar las celdas que contienen datos numricos, que cumplen con uno o ms criterios. Estructura: =BDCONTAR(base de datos; nombre de campo; criterios)
BDMAX Permite hallar el valor mximo de una serie de datos, que cumplan con uno o ms criterios. Estructura: =BDMAX(base de datos; nombre de campo; criterios)
BDMIN Permite hallar el valor mnimo de una serie de datos, que cumplan con uno o ms criterios. Estructura: =BDMIN(base de datos; nombre de campo; criterios)
BDCONTARA Con esta funcin es posible contar las celdas que contienen datos, que cumplen con uno o ms criterios. Estructura: =BDCONTARA(base de datos; nombre de campo; criterios)
BDPROMEDIO Permite hallar el promedio de una serie de datos, que cumplen con uno o ms criterios. Estructura: =BDPROMEDIO(base de datos; nombre de campo; criterios)
BDSUMA Permite hallar la suma de una serie de datos, que cumplen con uno o ms criterios. Estructura: =BDSUMA(base de datos; nombre de campo; criterios)
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12 EJEMPLO A continuacin se presenta un ejemplo de la funciones de bases de datos ms utilizadas, en este se tienen diversos datos de rboles (Alto, Edad, Rendimiento, Beneficio), con estos datos se pretenden calcular algunos estadsticos, teniendo en cuenta diversos criterios.
3.8.7 FUNCIONES FINANCIERAS
Son funciones que permiten realizar clculos financieros, teniendo en cuenta para ello distintos criterios y mtodos financieros. Las siguientes son algunas de las ms utilizadas 3 :
TIR Devuelve la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los nmeros del argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por que ser constantes, como es el caso en una anualidad. Sin embargo, los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares, como meses o aos. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de inters producida por un proyecto de inversin con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren en perodos regulares. Estructura: =TIR(Valores; Estimar) Valores: Es una matriz o una referencia a celdas que contienen los nmeros para los cuales desea calcular la tasa interna de retorno.
3 Tomado del AYUDANTE DE OFFICE, Microsoft Office 2003 crr|::cn'| lnor:|':c| 13 El argumento valores debe contener al menos un valor positivo y uno negativo para calcular la tasa interna de retorno. TIR interpreta el orden de los flujos de caja siguiendo el orden del argumento valores. Asegrese de introducir los valores de los pagos e ingresos en el orden correcto. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto. Estimar: Es un nmero que el usuario estima que se aproximar al resultado de TIR.
VNA Calcula el valor neto presente de una inversin a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros (valores negativos) e ingresos (valores positivos). Estructura: VNA(Tasa; Valor1; Valor2; ...) Tasa: Es la tasa de descuento a lo largo de un perodo. Valor1, valor2, ...: Son de 1 a 29 argumentos que representan los pagos e ingresos.
DB Devuelve la depreciacin de un bien durante un perodo especfico usando el mtodo de depreciacin de saldo fijo. Estructura: =DB(Costo; Valor residual; Vida; Perodo; Mes) Costo: Es el costo inicial del bien. Valor residual: Es el valor al final de la depreciacin. Vida: Es el nmero de perodos durante los cuales se produce la amortizacin del bien (tambin conocido como vida til del bien). Perodo: Es el perodo para el que se desea calcular la depreciacin. Debe usar los mismos valores que el argumento vida. Mes: Es el nmero de meses en el primer ao. Si se omite el argumento mes, se supondr que es 12.
TASA Devuelve la tasa de inters por perodo de una anualidad. TASA se calcula por iteracin y puede tener cero o ms soluciones. Si los resultados sucesivos de TASA no convergen dentro de 0,0000001 despus de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error #NUM! lunc:onc dc Lxcc
NPER Devuelve el nmero de perodos de una inversin basndose en los pagos peridicos constantes y en la tasa de inters constante. Estructura: =NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)
VA Devuelve el valor actual de una inversin. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarn en el futuro. Por ejemplo, cuando pide dinero prestado, la cantidad del prstamo es el valor actual para el prestamista. Estructura: =VA(tasa; nper; pago; vf; tipo)
VF Devuelve el valor futuro de una inversin basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante. Estructura: =VF(tasa; nper; pago; va; tipo)
PAGO Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante. Estructura: =PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)
PAGOINT Devuelve el inters pagado en un perodo especfico por una inversin basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante. Para obtener una descripcin ms completa de los argumentos de PAGOINT y ms informacin acerca de las funciones de anualidades, vea VA. Estructura: =PAGOINT(tasa; perodo; nper; va; vf; tipo)
PAGOPRIN Devuelve el pago sobre el capital de una inversin durante un perodo determinado basndose en pagos peridicos y constantes, y en una tasa de inters constante. crr|::cn'| lnor:|':c| 15 Estructura: =PAGOPRIN(tasa; perodo; nper; va; vf; tipo)
Ejemplo:
3.8.8 FUNCIONES LGICAS
Funciones que permiten "preguntar" sobre el valor de otras y actuar segn la respuesta obtenida. Las siguientes son algunas de las ms utilizadas:
SI La funcin SI permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida. Estructura: SI(Pregunta lgica; Accin en caso verdadero; Accin en caso falso). Lo que se escriba dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa. Para realizar la pregunta lgica se debe utilizar alguno de los siguientes operadores de comparacin: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este para conocer si es mayor o igual, <= menor o igual, para mirar sin son diferentes <>
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16 Y Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin Si. Permite realizar en lugar de una pregunta, varias. Y slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas. Estructura: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
O Esta funcin tambin se suele utilizar conjuntamente con la funcin Si. Con ella tambin se pueden realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que est en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, slo se realizar en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera. Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo:
FUNCIONES ANIDADAS DENTRO DE FUNCIONES 4
En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las
4 Tomado del AYUDANTE DE OFFICE, Microsoft Office 2003 crr|::cn'| lnor:|':c| 17 funciones son nmeros, texto, referencias de celda y nombres.) de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
Resultados vlidos: Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR!
Lmites del nivel de anidamiento: Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc. lunc:onc dc Lxcc
18 BIBLIOGRAFA
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OFFICE 2000 PARA WINDOWS PARA DUMMIES Wang, Wallace. Autor(a) Parker, Roger C.. Autor(a) GRUPO EDITORIAL NORMA 005.369/W246o
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APRENDIENDO MATEMATICA FINANCIERA Y ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL Belliard, Matas. Autor(a) Garca Fronti, Javier. Autor(a) Pazos, Alejandro A.. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.15/B443
NOCIONES BASICAS MARKETING CON MICROSOFT WORD Y MICROSOFT EXCEL: HERRAMIENTAS EN MICROSOFT OFFICE Sabatino, Mariano H.. Autor(a) EDICIONES MAURINA 658.8/S113 NOCIONES BASICAS ECONOMIA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Sivori, Juan Sebastin. Autor(a) Prez Servin, Eugenia. Autor(a) Bernasconi, Jorgelina E.. Autor(a) EDICIONES MAURINA 005.369/S624
NOCIONES BASICAS COSTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Carratala, Juan Martn. Autor(a) Albano, Horacio O.. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.1553/C313
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NOCIONES BASICAS PROYECTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Garca Fronti, Vernica. Autor(a) Salvarredy, Julin Ral. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.404/G216n
NOCIONES BASICAS PRESUPUESTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Rodrguez, Mariano. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.154/R696
NOCIONES BASICAS ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Cristofoli, Maria Elizabeth. Autor(a) Belliard, Matas. Autor(a) EDICIONES MAURINA 519.5/C933n
NOCIONES BASICAS OPERACIONES FINANCIERAS CON MICROSOFT EXCEL: OPERACIONES FINANCIERAS DE CAPITAL UNICO Casparri, Maria Teresa. Autor(a) Bernardello, Alicia Blanca. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.152/C342
CIBERGRAFA (Cursos en lnea)
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La Wikipedia. en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/articulos/wikipedia.html