ELEMENTOS DE ACCESS

TALLER DE MANEJO DE BASE DE DATOS

UNIDAD 1. LA BASE DE DATOS: CONCEPTOS ACTIVIDAD 4
Y

DISEO

GUTIRREZ PREZ MARA ELENA

ESCA
UNIDAD TEPEPAN CAMPUS VIRTUAL

GRUPO: 2RM10 - TAME

PROFESOR ASESOR: ING. OLGA SUSANA YMAY LPEZ
INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

INTRODUCCIN
Una base de datos es una coleccin de informacin relacionada con un tema u objetivo concreto.

Aprender los principios de un buen diseo de base de datos, que se adapte a nuestras necesidades y pueda modificarse fcilmente, es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos: permitirnos obtener acceso a informacin exacta y actualizada.
Access administra toda esa informacin mediante los objetos o elementos que se pueden almacenar dentro de una hoja de datos para: Crear Tablas para almacenar los datos. Realizar Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee. Elaborar Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas. Obtener Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico. Familiarizarnos con las tablas, formularios, consultas y otros objetos de una base de datos, puede facilitarnos la realizacin de una amplia variedad de tareas, como introducir datos en un formulario, agregar o quitar tablas, buscar y reemplazar datos y ejecutar consultas.

TABLA
La Tabla es la unidad en donde se crea el conjunto de datos de la base de datos.

LAS TABLAS SON LOS OBJETOS

PRINCIPALES DE LAS

BASES DE DATOS
Cada tabla contiene la informacin que utilizarn el resto de objetos de la base de datos: consultas, formularios, informes, etc.

El diseo de las tablas debe ser un proceso meditado donde debemos tener en cuenta las necesidades y el fin al que estar destinada nuestra base de datos.

TABLAS
La estructura general de una Tabla se asemeja a la vista de una Hoja de Clculo y est compuesta de dos estructuras en donde estarn contenidos los datos sin procesar: Filas, denominadas Registros Columnas denominadas Campos

Registro: Es cada una de las filas en que se divide la

Registros
tabla. Cada registro de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todos los registros de la misma tabla tienen la misma estructura.

Campo: Es cada una de las columnas que forman la tabla.

Campos
Constituye la unidad bsica de la base de datos. Contienen datos de tipo nico. A los campos se les puede asignar propiedades especiales que afectan a los registros insertados.

TABLAS. PROCESO DE CREACIN

DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Esto nos ayudar a estar preparado para los dems pasos.

BUSCAR Y ORGANIZAR LA INFORMACIN NECESARIA

Reunir todos los datos que se deseen registrar en la base de datos, por ejemplo: nombres de productos, o nmeros de pedidos.

TABLAS. PROCESO DE CREACIN

DIVIDIR LA INFORMACIN EN TABLAS Dividir los elementos de informacin en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasar a ser una tabla. CONVERTIR INFORMACIN DIVIDIR LALOS ELEMENTOS DE EN TABLAS INFORMACIN EN

COLUMNAS
Decidir qu informacin almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertir en un campo y se mostrar como una columna en la tabla.

TABLAS. TIPOS DE DATOS DISEAR LOS TIPOS DE DATOS

Una vez que crea una lista de los campos en cada tabla, debe elegir un tipo de datos para cada campo. Un tipo de datos es una propiedad que controla qu se puede y qu no se puede escribir en un campo.

Por ejemplo, si deseamos almacenar datos textuales como nombres y direcciones, debemos establecer los campos en el tipo de datos Texto. Si deseamos almacenar fechas y horas, debemos establecer el campo en el tipo de datos Fecha/Hora.

Cada campo recibe un tipo de datos.

TABLAS. CLAVES PRINCIPALES

ESPECIFICAR CLAVES PRINCIPALES

Una clave principal es un campo, o una combinacin de campos, con un valor que hace que cada registro sea nico.

Las claves principales son tan importantes que existe una regla para ellas:

Cada tabla de la base de datos debe tener una clave principal.

Sin ellas, no puede crear relaciones ni extraer informacin significativa de los datos.

TABLAS. RELACIONES ENTRE TABLAS DEFINIR RELACIONES ENTRE LAS TABLAS

Examinar cada tabla y decidir cmo se relacionan los datos de una tabla con las dems tablas.

Las relaciones se crean usando un campo de una tabla como campo en una tabla relacionada.

TABLAS. RELACIONES ENTRE TABLAS

El campo incluido es la clave principal. Cada tabla de la base de datos tiene una clave principal, incluida como nuevo campo en otra tabla para crear una relacin con esta ltima.

Al compartir una clave principal, el nuevo campo de la segunda tabla se denomina clave externa.

Clave principal y externa en una estructura de tabla

TABLAS. TIPOS DE RELACIONES

LAS TABLAS PUEDEN PARTICIPAR EN TRES TIPOS DE RELACIONES:

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Existe una relacin uno a uno cuando un solo registro de una tabla se relaciona con un solo registro de otra tabla y viceversa. Existe una relacin uno a varios cuando un registro de una tabla se relaciona con varios registros de otra tabla.

Existe una relacin varios a varios cuando varios registros de una tabla se relacionan con varios registros de otra tabla.

TABLAS. RELACIN DE INTEGRIDAD

DEFINIR LA RELACIN DE INTEGRIDAD
Al crear una relacin de tabla es una buena prctica definir la integridad referencial.

La integridad referencial es un conjunto de reglas que mantiene los campos de la clave principal y externa sincronizados siempre que se agregan, modifican o quitan datos. A su vez, ayuda a garantizar la exactitud de los datos
Exigir integridad referencial implica que antes de introducir datos en la tabla secundaria, se debe contar con el registro relacionado en la tabla principal, de otra manera Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relacin.

TABLAS. RELACIN DE INTEGRIDAD

CONDICIONES PARA EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL:

Que el campo coincidente de la tabla principal sea una clave principal o tiene un ndice nico. Que los campos relacionados tengan el mismo tipo de datos. Que las tablas relacionadas pertenezcan a la misma base de datos.

APLICACIN DE REGLAS:

Actualizar en cascada los campos relacionados

Eliminar en cascada los registros relacionados

Si no sealamos ninguna de estas opciones no podremos cambiar campos o eliminar registros relacionados.

CONSULTAS
Las consultas se utilizan para solicitar informacin de una tabla, desplegando un subconjunto de registros de la tabla para extraer la informacin requerida que puede ser impresa o visual

Las consultas nos permiten:

Recuperar datos de una o ms tablas con los criterios especificados y despus mostrar los datos en el orden que se desee. Ver todos o algunos registros, todos o algunos campos, de una o varias tablas relacionadas. Actualizar registros en una tabla Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Reunir datos de varias tablas y ordenarlos de una forma concreta. Eliminar un registro o un grupo de registros de una o ms tablas. Realizar cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Anexar un grupo de registros de una a otra tabla. Crear tablas que pueden exportarse a otras bases de datos Crear formularios, informes y pginas web Crear una copia de seguridad una tabla

TIPOS DE CONSULTAS
De seleccin Permiten mostrar los datos, analizarlos e incluso editarlos. Adems, se pueden combinar, de forma automtica, campos de dos o ms tablas o consultas y utilizndolos criterios que se especifiquen. Los resultados se muestran en el orden que se desee. Son las ms habituales. Organizan la informacin segn valores de agrupamiento distintos. Calculan la suma, la media u otro tipo de totales agrupando unos datos en la parte izquierda y otros en la parte superior. Se utilizan para realizar cambios a un determinado grupo de registros seleccionados mediante los parmetros especificados. Las consultas de esta clase pueden ser de eliminacin, de actualizacin, de creacin de tablas y de datos anexados (con las que se aaden a una tabla registros existentes en otra). Combinan campos de una o varias tablas en uno solo. Determinan si existen registros duplicados en una tabla o cules comparten el mismo valor.

De tablas de referencias cruzadas

De accin

De unin De bsqueda de duplicados De bsqueda de no coincidentes

Ayudan a localizar registros en una tabla que no tengan registros relacionados en otra

De parmetros

Ofrecen la posibilidad de que el usuario especifique los criterios de bsqueda en el momento de ejecutarlas.

De totales

Se basan en el uso de funciones de agregado (suma, cuenta, max, etc.

EJEMPLO DE CONSULTA
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La tabla Clientes tiene informacin sobre los clientes. La tabla Pedidos tiene informacin sobre los pedidos de los clientes. La consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla Pedidos, y el nombre de la compaa y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La consulta slo devuelve los pedidos que se requeran en abril y slo para los clientes con sede en Londres.

FORMULARIOS
Los formularios se conocen como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos.

Los Formularios permiten:

Un formato fcil de utilizar para trabajar con los datos.

Agregar elementos funcionales, como botones de comando.

Programar los botones para determinar qu datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Ver todos o algunos registros, todos o algunos campos, de una o varias tablas relacionadas. Controlar la manera en que otros usuarios interactan con los datos de la base de datos. Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

FORMAS DE CREAR UN FORMULARIO

Un formulario puede crearse de tres formas.
Con Autoformulario, basndose en una sola tabla o consulta. La funcin Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta base. Si el origen de registros seleccionado tiene tablas o consultas relacionadas, el formulario tambin incluir todos los campos y registros de dichos orgenes de recursos. Con un asistente, basndose en una o varias tablas o consultas. El asistente formula preguntas detalladas acerca de los orgenes de registros, campos, diseo y formato que requeridos y crea un formulario basado en las respuestas.
En la vista Diseo, de manera personalizada. En este caso, se crea un formulario bsico y se personaliza en la vista Diseo para ajustarlo a las necesidades.

TIPOS DE FORMULARIOS
Formulario jerrquico
Formulario plano
Un formulario simple que contiene controles enlazados con diferentes tablas y consultas. Un ejemplo de formulario plano es un formulario que presenta productos y proveedores. Un formulario que tiene uno o varios formularios incrustados, denominado subformulario. Son tiles cuando se desea mostrar datos de tablas que tienen una relacin uno a varios. Por ejemplo, un formulario "Categoras" que incluya datos de una tabla Categoras y de una tabla Productos.

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Los datos de estos campos proceden de la tabla Productos. Los datos de estos campos proceden de la tabla Proveedores.

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Los datos de estos campos proceden de la tabla Categoras, el lado "uno" de la relacin uno a varios. Los datos de estos campos proceden de la tabla Productos, el lado "varios" de la relacin uno a varios.

TIPOS DE FORMULARIOS
Formulario sincronizado
Presenta los datos jerrquicamente sin utilizar un subformulario. Por ejemplo, si se tiene un formulario con varios controles y no quede suficiente espacio para un subformulario.

Formulario con fichas

Se puede crear un formulario con fichas utilizando el control ficha. Usar un control ficha es el mtodo ms fcil y efectivo para crear un formulario de varias pginas.

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Este formulario muestra los datos de la tabla Proveedores, el lado "uno" de una relacin uno a varios.

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La informacin general del empleado se muestra en esta pgina. La informacin personal del empleado, como la direccin y el nmero de telfono del domicilio particular, se muestra en esta pgina.

Este botn...
...muestra los registros relacionados de la tabla Productos, el lado "varios" de una relacin uno a varios.

INFORMES
Los Informes permiten:

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.

Organizar y dar formato a datos de tabla o consulta para darles ms presentacin y significado Preparar los registros de base de datos en forma personalizada Imprimirlos o consultarlos en la pantalla, exportarlos a otro programa o enviarlos por correo electrnico.

FORMAS DE CREAR UN INFORME

Un formulario puede crearse de tres formas.
Con la funcin Autoinforme. Para crear un informe que incluya todos los datos de una tabla determinada o los datos extrados mediante una consulta. Se puede usar slo una tabla o consulta como base del informe.
Con Asistente para informes. Para crear informes que usen datos de varias tablas o consultas. Puede usar una combinacin de tablas y consultas.. En la vista Diseo. La creacin de informes en la vista Diseo requiere ms tiempo, pero los informes se pueden personalizar y ajustar a casi cualquier necesidad. Por ejemplo, se pueden ordenar y filtrar en mayor grado los datos que en el caso del Asistente para informes. Adems, se tiene un control absoluto sobre la apariencia visual de los informes.

TIPOS DE INFORMES
Informes planos
Contienen controles enlazados con diferentes tablas y consultas. Un ejemplo de un informe plano es un informe que muestra productos y categoras.

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Los datos de estos campos proceden de una tabla denominada Productos. Los datos de este campo proceden de una tabla denominada Categoras.

Informes jerrquicos
Contienen otros informes, denominados subinformes que se incrustan en los informes cuando se necesita mostrar informacin procedente de tablas que tienen una relacin uno a varios. Por ejemplo, Un informe Ferias de alimentacin que incluya los datos de dos tablas: Ferias y Empleados.

El informe principal obtiene sus datos de la tabla Ferias y muestra el nombre y la ciudad de cada feria. El subinforme obtiene sus datos de la tabla Empleados y muestra los empleados de cada feria de alimentacin.

TIPOS DE INFORMES
Informe con registros ordenados Se puede ordenar uno o varios campos del origen de registros subyacente y especificar el orden. producto.

El informe est ordenado en orden ascendente por nombre de producto

Informe con registros agrupados

Se puede especificar uno o varios niveles de agrupamiento para los registros de un informe y definir el orden de cada nivel de grupo. Tambin se pueden mostrar los encabezados y pies de pgina as como calcular totales y otros valores para cada grupo.

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El informe est agrupado por los campos de ao y trimestre. Los totales se muestran para cada ao.

TIPOS DE INFORMES
Informe de tabla de referencias cruzadas
Se pueden usar consultas de tabla de referencias cruzadas como origen de datos para los informes. Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de total de los datos, y agrupa los resultados por dos campos; los valores de un campo se convierten en encabezados de columna y los valores del otro campo se convierten en encabezados de fila.

Informe basado en una consulta de seleccin. Muestra los registros agrupados slo verticalmente. La comparacin entre los totales de los distintos empleados es ms complicada. Informe basado en una consulta de tabla de referencias cruzadas. Los datos estn agrupados tanto horizontal como verticalmente. La hoja de datos queda ms compacta.

Informes de varias columnas

Muestra los datos en una o varias columnas. Se puede personalizar el nmero de columnas, ancho de columna y el espacio entre las filas y columnas.

MACRO DE DATOS
Las Macros permiten: Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Es un conjunto de una o ms acciones que realizan una operacin determinada cada una. Se administran desde la ficha Tabla mientras se ve una tabla en una vista Hoja de datos
Agregar lgica a los eventos que se producen en las tablas, por ejemplo la adicin, actualizacin o eliminacin de datos Preparar los registros de base de datos en forma personalizada Validar los datos de una tabla y comprobar su precisin

Fuentes de informacin consultadas:

Conceptos bsicos: tabla, campos y registros. Material de aprendizaje publicado por Polivirtual, IPN en http://148.204.103.140/moodle/file.php/271/recursos/unidad_1/u1_conceptos%2 0b%A0sicos_tabla_campos.pdf http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-deuna-base-de-datosHA010341617.aspx?CTT=5&origin=HA101829991#BMdesignprocess http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/introduccion-a-las-consultasHA010341786.aspx http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/introduccion-a-formulariosHA010343724.aspx?CTT=5&origin=HA102650358 http://office.microsoft.com/es-es/access-help/tipos-de-informes-que-se-puedencrear-en-access-HA001045080.aspx http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/conceptos-basicos-de-las-macrosen-access-2007-HA001214202.aspx