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    Manejo de Agendas y Control de Citas

    Cargado por

    Wilmer Arrieta
    El documento describe las responsabilidades y procedimientos para el manejo efectivo de agendas y citas. Explica cómo conceder y cancelar citas de manera apropiada, incluyendo los datos que deben registrarse. También cubre la toma de mensajes, enfatizando la importancia de transmitirlos de manera oportuna para evitar problemas.

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    Manejo de Agendas y Control de Citas

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    Wilmer Arrieta
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    El documento describe las responsabilidades y procedimientos para el manejo efectivo de agendas y citas. Explica cómo conceder y cancelar citas de manera apropiada, incluyendo los datos que deben registrarse. También cubre la toma de mensajes, enfatizando la importancia de transmitirlos de manera oportuna para evitar problemas.

    Descripción original:

    manejo de agendas y citas

    Derechos de autor

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    El documento describe las responsabilidades y procedimientos para el manejo efectivo de agendas y citas. Explica cómo conceder y cancelar citas de manera apropiada, incluyendo los datos que deben registrarse. También cubre la toma de mensajes, enfatizando la importancia de transmitirlos de manera oportuna para evitar problemas.

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    MANEJO DE

    AGENDAS Y
    CONTROL DE CITAS
    Aprendices:
    Wilmer Arrieta Duque
    Fabin Carballo Badillo

    MANEJO DE
    AGENDAS Y
    CONTROL DE CITAS
    Dentro de las actividades de los
    profesionales del rea administrativa
    (secretarias, archivistas, asistentes)
    se destaca el manejo de las agendas,
    herramientas
    de
    trabajo
    para
    organizar todo lo relacionado con las
    citas de los clientes.

    CONTROL DE CITAS
    El manejo de las agendas
    requiere cuidado, decisin,
    atencin
    y
    constante
    revisin de los compromisos
    empresariales y personales
    contrados
    durante
    el
    desarrollo de las funciones
    nuestras o del jefe. Es
    natural que el jefe, en su
    paso por otras empresas y
    oficinas conceda citas o
    adquiera obligaciones, y por
    parte
    nuestra,
    en
    su
    ausencia otorguemos citas a

    CONTROL DE CITAS
    CUANDO CONCEDERLAS :

    Concedemos una cita personal si se requiere, o con el


    jefe, cuando el motivo que expone el cliente o visitante
    es justificado porque se relaciona con el quehacer
    empresarial.

    Los datos para registrar una cita concedida son: Fecha


    y hora de la entrevista, nombre completo del solicitante
    o cliente, empresa a la cual representa, razn esencial
    de su visita, nmero telefnico del solicitante y
    observaciones que contribuyan a dar claridad sobre la
    razn de la entrevista. Tambin cuando el cliente o
    visitante es un familiar o amigo prximo nuestro o del
    jefe.

    CONTROL DE CITAS
    Cundo y cmo negarlas:

    Una cita debe ser negada cuando:

    El motivo expuesto por el aspirante no tiene


    ninguna relacin empresarial, laboral o personal
    con el jefe.
    El cliente no expone el motivo de su visita.
    El jefe ha solicitado con anterioridad no conceder
    citas a determinadas personas y en determinados
    das y horarios.
    El jefe estar ausente por unos o varios das, el
    solicitante exige ser atendido en una fecha y hora
    que ha sido asignada a otra
    Nosotros estaremos en capacidad de resolver las
    inquietudes o solicitudes del cliente, sin necesidad
    de concederle cita con nuestro jefe. En este caso

    CONTROL DE CITAS
    El aspirante la cancela:

    A pesar de que en las agendas deben consignarse los datos del cliente,
    es conveniente organizar un lbum con las tarjetas que dejan, porque en
    ellas se registra ampliamente la informacin y se ampla la posibilidad de
    localizarlos para cancelar la cita.
    Al cancelar citas, la secretaria debe proceder con serenidad porque los
    clientes pueden no estar convencidos de la veracidad de las razones
    esgrimidas. Es necesario llamar con anticipacin a la persona para
    cancelar su cita y no esperar hasta que llegue a la oficina para
    informarle. El cliente esta mentalizado con la cita y acude con la
    confianza de que ser atendido y. nada ms ofensivo que otra persona
    disponga de su tiempo y lo haga desplazarse para perderlo.
    Cancelar una cita de por s es molesto para el cliente; pero hacerlo a
    tiempo disminuye el efecto negativo, porque le evita prdida de tiempo y
    en cambio redunda en la imagen positiva de la empresa.

    CONTROL DE CITAS
    Toma De Mensajes

    En desarrollo de la atencin al cliente


    personal y telefnica, continuamente es
    necesario anotar los mensajes que se
    reciben para directivos, profesionales y
    compaeros de trabajo

    Para esta actividad existe en el comercio


    toda una gama de formatos prediseados
    con el fin de agilizar esta labor secretarial.
    La precaucin ms importante es la de
    transmitir estos mensajes oportunamente,
    diligenciando claramente la ficha diseada
    por la organizacin. El olvido de un mensaje
    puede acarrear graves trastornos al jefe, a
    la oficina y a la compaa.

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