2 Planificacion de Compras

PLANIFICACIN DE COMPRAS
NDICE
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN
II. QU ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN DE

COMPRAS
2. EJEMPLO:POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS
III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
IV. QU ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
2. QU VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? PARA

QU LO CREAMOS?
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIN DE COMPRAS
VI. RESUMEN
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN
Comprender la importancia de la planificacin en las

compras pblicas y entender las ventajas que existen al
guiarse por un Plan de Compras
II . QU ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
Hacer un Plan o proyecto de una accin.

(Fuente: Diccionario de la Lengua Espaola).
Significa definir:
A)Qu necesita la organizacin Planificacin de Compras
B) Cunto necesita
Plan de
Compras
C) Para cundo lo necesita
D)Con qu recursos. Dentro de un perodo de tiempo determinado.

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN
DE COMPRAS
Definicin de Seleccin del Reunin equipo Validacin Subida Seguimiento
requerimiento mecanismo de Elaboracin Plan del plan a
e trabajo Presupuestaria Del Plan
compra la Web
1 2 3 4 5 6 7
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES
1. Revisar stocks. 1.Determinar 1. Reunin de 1. Se valida la 1. Se elabora un 1. Subida del 1. Seguimiento

2. Ver datos tipo de compra encargado de aprobacin plan de compras Plan de en el ao del
histricos (lo y tiempos que compras con sus presupuestaria con sus Compras al Plan Anual de
comprado y demorar el Jefes para para la lista de actividades de Sistema Compras en
consumido el ao proceso. Se validar sus compras. seguimiento e ChileCompra. base a
pasado). crea lista y previsiones y identificacin de programa.
3. Reunin de detalle con las revisar si existen responsables.
trabajo con compras a nuevos (Programa de
quienes necesitan realizar. proyectos. Se ejecucin de
insumos actualiza lista de actividades).
estratgicos compras.
(usuarios internos).
4. Revisar
cumplimiento Plan
anterior.
Plan de Compras
2. EJEMPLO: POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS
Si desde hace varios aos el consumo promedio de papel para impresora

tamao carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable
suponer que dicho consumo rondar la misma cifra el ao siguiente.
Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los

cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos
de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la
institucin. Por ejemplo, un proyecto de modernizacin del sistema
informtico puede acarrear la eliminacin de ciertos formularios, por lo que
en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel,
debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.
IMPORTANTE
La planificacin no podr realizarse exitosamente si Abastecimiento

funciona como oficina de emergencias dedicada a apagar incendios, lo
que necesariamente implicar insatisfaccin de los usuarios, estrs y
tensiones entre unidades y funcionarios.
La planificacin de compras slo es posible si existe un compromiso

organizacional de todas las partes.
Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.
En resumen, una buena planificacin nos permite adems controlar el

proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y as poder tomar
mejores decisiones a futuro.
INICIO
III. PROCESO DE
Definicin de
ABASTECIMIENTO
requerimiento
1 Seleccin del
mecanismo de
compra
Llamado y recepcin
2 de ofertas
3 Evaluacin de
ofertas
4
Adjudicacin oferta
5
Recibo de
producto o
FIN
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
7
IV. QU ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro
organismo, el momento en que se comprarn o contratarn y su
valor estimado.
1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se
contratarn, detallndose de acuerdo a la ley 19.886 de Compras
Pblicas. Este plan como mnimo debiese tener:
Descripcin del bien o servicio
Cdigo del clasificador de rubro utilizado en Mercado
pblico
Cantidad del bien o servicio
Monto estimado
Modalidad de adquisicin (catlogo electrnico, licitacin
publica, etc).
Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a
participar.
SE RECOMIENDA ADEMS DETALLAR EN ESTE PLAN:
Usuarios principales
Si es una compra simple o estratgica
Cronograma del proceso para las compras complejas
Fuentes de financiamiento
IMPORTANTE
El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema Per

Compra, informacin que adems, ser un insumo clave para la
confeccin de los Convenios Marco a elaborar por la Direccin Per
Compra.
2. QU VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?
Precios competitivos para los compradores.
Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de

compra y, por tanto, menos papeleo, rdenes de compra,
coordinaciones (ya sea va telefnica, correo electrnico u otra),
menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo

necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los
requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible,
lo que evidentemente aumenta su satisfaccin.
Adecuada distribucin de la carga de trabajo de los recursos humanos
en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de
evitar la ocurrencia de perodos con grandes sobrecargas de trabajo.
Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y
planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos
para otras actividades.
Disminucin del nmero de licitaciones desiertas y de compras

urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que
realizar importantes compras urgentemente.
Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan ser

posible definir pedidos con un tamao y con una frecuencia que
permita disminuir los stocks y sus costos asociados.
Permite ayudar a conseguir los objetivos estratgicos de la institucin.
Tener un registro histrico.

Controlar y trasparentar los gastos.
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA
Seguimiento del
Plan
7
Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando
medidas correctivas oportunamente.
Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos
avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
Compras planificadas v/s realizadas
Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el

costo, tiempos, etc.)
Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las
causas que originan las desviaciones.
RESUMEN
Identificar
desviaciones
Programacin de las Analizar causas
actividades 1. Ejecutar 2. Evaluar Problemas de
planificacin
Programacin de las Problemas de
licitaciones ejecucin
Proponer mejoras
y/o medidas
3. Ajustar correctivas
Modificar el plan de
compras

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II. QU ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN DE

2. EJEMPLO:POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IV. QU ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

2. QU VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? PARA

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIN DE COMPRAS

Comprender la importancia de la planificacin en las

Hacer un Plan o proyecto de una accin.

A)Qu necesita la organizacin Planificacin de Compras

D)Con qu recursos. Dentro de un perodo de tiempo determinado.

1. Revisar stocks. 1.Determinar 1. Reunin de 1. Se valida la 1. Se elabora un 1. Subida del 1. Seguimiento

Si desde hace varios aos el consumo promedio de papel para impresora

Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los

La planificacin no podr realizarse exitosamente si Abastecimiento

La planificacin de compras slo es posible si existe un compromiso

Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.

En resumen, una buena planificacin nos permite adems controlar el

1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

Si es una compra simple o estratgica

Cronograma del proceso para las compras complejas

El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema Per

Precios competitivos para los compradores.

Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de

Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo

Disminucin del nmero de licitaciones desiertas y de compras

Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan ser

Tener un registro histrico.

Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el

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