El documento describe un proyecto de digitalización de archivos de recursos humanos y gerencia administrativa. El proyecto tiene como objetivos permitir un acceso rápido, seguro y simultáneo a la información, optimizar el espacio físico y proteger la información. El proyecto contempla tres fases: archivística, tecnológica y legal. La fase archivística incluye preparación de documentos, escaneado, indización e imágenes. La fase legal analiza las leyes y normas que rigen la digitalización y al
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El documento describe un proyecto de digitalización de archivos de recursos humanos y gerencia administrativa. El proyecto tiene como objetivos permitir un acceso rápido, seguro y simultáneo a la información, optimizar el espacio físico y proteger la información. El proyecto contempla tres fases: archivística, tecnológica y legal. La fase archivística incluye preparación de documentos, escaneado, indización e imágenes. La fase legal analiza las leyes y normas que rigen la digitalización y al
El documento describe un proyecto de digitalización de archivos de recursos humanos y gerencia administrativa. El proyecto tiene como objetivos permitir un acceso rápido, seguro y simultáneo a la información, optimizar el espacio físico y proteger la información. El proyecto contempla tres fases: archivística, tecnológica y legal. La fase archivística incluye preparación de documentos, escaneado, indización e imágenes. La fase legal analiza las leyes y normas que rigen la digitalización y al
El documento describe un proyecto de digitalización de archivos de recursos humanos y gerencia administrativa. El proyecto tiene como objetivos permitir un acceso rápido, seguro y simultáneo a la información, optimizar el espacio físico y proteger la información. El proyecto contempla tres fases: archivística, tecnológica y legal. La fase archivística incluye preparación de documentos, escaneado, indización e imágenes. La fase legal analiza las leyes y normas que rigen la digitalización y al
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Digitalizacin Archivo Recursos Humanos y Gerencia Administrativa
Proficol Andina B.V. Sucursal Colombia
Nelson Senz INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO El incremento de informacin en la compaa ha generado la necesidad de almacenar, acceder y distribuir la documentacin de manera gil y segura. Es por esta razn que el rea de recursos humanos y la Gerencia administrativa a tomado la iniciativa de presentar un proyecto de digitalizacin. Con este proyecto pretendemos implementar un sistema de fcil acceso, consulta, resguardo y proteccin de la informacin. Adems se busca optimizar el espacio fsico de la oficina y tener simultaneidad en la consulta de documentos importantes. OBJETIVOS DEL PROYECTO
Optimiza el espacio fsico convirtiendo
montones de papel en soportes pticos. Protege la informacin y Controlar el acceso a la misma Elimina el extravo de documentos.
Permitir un acceso rpido,
seguro, simultaneo y fcil a la informacin. DESCRIPCIN Todo proyecto de digitalizacin debe contemplar tres aspectos fundamentales:
Fase Archivstica
Fase Tecnolgica
Fase Legal FASE ARCHIVSTICA Dentro de la fase archivstica se manejan cuatro aspectos fundamentales que se debe tener en cuenta.
1. Preparacin de los Documentos
4. Grabacin de las 2. Proceso de
imgenes Escaneado
3. Indizacin de los Documentos PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS
Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder ser
escaneados:
Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.
Desdoblar los documentos.
Separar los documentos por lotes para ser procesados ms fcilmente. Los criterios para separar los documentos pueden ser:
Tamaos y formatos Caractersticas de los documentos como por ejemplo, el color o si estn impresos o manuscritos. PROCESO DE ESCANEANDO Supervisar que la entrada de documentos se haga de una forma correcta. Se revisar la calidad con la que salen las imgenes que se van procesando. Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en su estado original. INDIZACIN DE LOS DOCUMENTOS
Es la Tcnica del anlisis documental para
representar y describir el contenido de los documentos, mediante conceptos principales contenidos en ellos (palabras clave) o vocabularios controlados (descriptores, trminos o encabezamientos), con el fin de guiar al usuario en la recuperacin de los documentos que necesita. Una vez digitalizadas las imgenes, lo ms habitual es someterlas a un proceso de este proceso. GRABACIN DE LAS IMGENES El dispositivo de grabacin se elegir en funcin de: Uso posterior de las imgenes. Frecuencia con la que se vayan a consultar las imgenes. Volumen de documentos escaneados y peso de los mismos. Tipo de acceso que se desea tener: on line / off line. Los dispositivos ms utilizados son: CD-ROM DVD Cintas magnticas Servidores FASE LEGAL Ley 6 de 1992, ARTCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIN DE IMGENES PTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artculo: Artculo 771-1. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La reproduccin impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos sealados en el Artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio.
Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tcnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Considerando entre otros, lo expresado por el artculo 48 del cdigo de comercio decreta: Artculo 1 Todo comerciante podr conservar sus archivos utilizando cualquier medio tcnico adecuado que garantice la reproduccin exacta de documentos, tales como la microfilmacin, la micrografa y los discos pticos entre otros.
Decreto 2649 de 1993,
ARTICULO 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN LIQUIDACION. Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservacin, reproduccin, guarda y destruccin de los libros y papeles del ente econmico.
Artculo 134. CONSERVACIN Y DESTRUCCIN DE LOS LIBROS. Los entes econmicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte (20) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin.
Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60 del Cdigo de Comercio, debe acreditarse ante la cmara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles destruidos.(S.N.) Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, en su artculo 12 establece que los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta.
Decreto 2150 de 1995, suprime autenticacin de documentos originales y el uso de
sellos; prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.
Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estndar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las organizaciones archivar documentos electrnicamente de manera que se asegure la preservacin de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo de tiempo. Tambin permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para su creacin. ANLISIS DE LA COMPETENCIA (CONT.) Competidor Puntos fuertes Puntos dbiles
Competidor Puntos fuertes Puntos dbiles
Competidor Puntos fuertes Puntos dbiles ANLISIS DE LA COMPETENCIA
Puntos Puntos Competencia fuertes dbiles Quiz desee Los puntos Los puntos asignar una fuertes de su dbiles de su diapositiva a empresa en empresa en cada empresa relacin con los relacin con los de la de la de la competencia. competencia. competencia. TECNOLOGA
Nuevas tecnologas utilizadas
Ventajas
Estndares adoptados Ventajas
Estndares no aplicados expresamente
Ventajas y desventajas
DYA (Define Your Acronyms) - Defina sus acrnimos
RECURSOS DEL EQUIPO
Personas
Ventas Equipo
Especifique cules son los recursos asignados a este proyecto.
Fabricacin Ubicaciones
Soporte tcnico y servicios externos PROCEDIMIENTOS
Destaque las diferencias
de procedimientos respecto a otros proyectos habituales de Estudie los requisitos, este tipo ventajas y problemas del uso de procedimientos nuevos
Para obtener ms informacin. . .
Indique la ubicacin o la persona de contacto para obtener especificaciones (u otros documentos relacionados). CALENDARIO
Revise el calendario general del proyecto.
Para obtener ms informacin. . .
Indique la ubicacin o la persona de contacto para obtener especificaciones (u otros documentos relacionados). ESTADO ACTUAL Descripcin general de los avances realizados en relacin con el calendario previsto Qu reas del proyecto estn al da Qu reas del proyecto van con retraso Qu reas del proyecto van adelantadas
Retrasos o problemas no previstos
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