Seguimiento Bog Data

Reunión de Seguimiento # 60
Periodo: 27-04-2019 al 03-05-2019
Control de Cambios

Versión Fecha Versión Autor del Cambio Descripción del Cambio

DIANA MARCELA UBAQUE LOPEZ
1.0 06-05-2019 Versión Inicial de Documento
EFRÉN RENE CHAUX TRUJILLO
Agenda

 Revisión de Compromisos Anteriores

 Indicadores de Desempeño (KPIs)
 Estado Actual
 Seguimiento y Evaluación de Proyecto
 Tendencia del indicador del proyecto
 Avances Componentes y Desarrollos del CORE
 Avances Componentes y Desarrollos del ERP
 Avance Migración
 Gestión del Cambio
 Gestión de Procesos
 Administración Financiera
 Administración de Riesgos
Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Invitar a las Gerencias de la SDH e Interventoría
Cerrado 26-Abr Arturo Guzmán (UT) 03-May Programada para el 06-May
a pruebas de escritorio de predial y vehicular.
Informar en un slide el detalle de las incidencias Por Se adiciona información en el
Cerrado Diana Ubaque (UT) 06-May
mayores. Definir slide de la presentación

Entregar los cronogramas de procesos y gestión Pendiente la entrega del

Pendiente 26-Abr Diana Ubaque (UT)
del cambio alineados al cronograma versión 7.0. cronograma de Procesos

Coordinar reunión para revisar la Infraestructura Por Gerson Granados (SDH)

Cerrado 30-Abr Programada para el 03-May
de la operación. Definir Patricia Gómez (INT)

Coordinar reunión para definir los ambientes de Por

Cerrado Raúl Bermúdez (SDH) 03-May
desarrollos y calidad de la Operación Definir

Reportar avance y fecha de pruebas de Impuesto

Cerrado 02-May Arturo Guzmán (UT) 06-May
Predial

Cerrado Socialización Plan de entrenamiento 03-May Ricardo Capriles (UT) 06-May

Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Gestionar correo electrónico enviado por Gloria Por
Pendiente Cesar González (SDH)
Segura Definir

Coordinar reunión para presentar plan de cierre Por Reunión reprogramada para el 07
Cerrado Mauricio Parada (UT) 03-May
ciclo 2 e inicio ciclo 3 de migración de datos Definir de mayo
Indicadores de Desempeño KPIs

CÁLCULO A
INDICADOR DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD ESTADO
LA FECHA

El índice de desempeño de cronograma sirve para

INDICE DE DESEMPEÑO
mostrar qué tan eficiente se está avanzando en un SEMANAL 0,96
DE CRONOGRAMA
proyecto.

Permite visualizar el nivel de avance de las actividades

INDICE DE DESEMPEÑO asociadas al plan de gestión del cambio organizacional,
MENSUAL 0,92
DE GESTION DE CAMBIO incluyendo la sensibilización, las evaluaciones de
madurez y el involucramiento de los grupos de interés.

Nota: No ha finalizado el informe de Gestión de Cambio por consiguiente el indicador no ha sido actualizado .
 Planeación Actual del Proyecto
Pruebas
Integrales
Fecha fin:
17/05/19

Entrenamientos
Fecha Inicio:
06/05/19

PLANEACIÓN REALIZACIÓN
18/12/17 12/03/18 GO LIVE Y
26/01/18 19/03/19 ESTABILIZACIÓN
01/04/19
1 3 5 27/12/19

Pruebas
Unitarias Liberación 1: Fin
Inicio
18/12/17
2 4 Fecha fin:
15/03/19
Fecha Inicio:
02/07/19
31/12/19
Liberación 2:
DISEÑO PREPARACIÓN Fecha Cierre:
26/11/19
29/01/18
19/06/18
FINAL
12/11/18
02/07/19
Seguimiento y Evaluación del Proyecto (KPIs)
Liberación 1 Liberación 2 Estabilización

120% Tarea
% Avance % Avance
Inicio Fin
Esperado Real
100% 100% 100% 100%
100% 93% 90% Implementación 68% 65% lun 18/12/17 vie 27/12/19

80%

60%
43%
38%
40%
20% 19%
20% 14%
0% 0% 4%
0%
Fase Preparación Fase de Diseño Lib 1 Fase Lib 1 Fase Lib 2 Fase Lib 2 Fase Go Live and
de proyecto Realización Preparación Final Realización Preparación Final Support
Avance Esperado Avance Real

UT UT/SDH UT/SDH/INT
• Desarrollos y Pruebas CORE • Pruebas Integrales ERP • Especificaciones de Baja
• Desarrollos Prioridad Media ERP • Pruebas Integrales CORE (Eliminar del Cronograma)
• Migración CORE
Tendencia del Indicador del Proyecto
1.300 V 1.0 V 2.0 V 4.0 V 5.0 V 6.0 V 7.0
1.200
1.10
1.100
1.00 0.97 0.96
1.000 0.96 1.00
0.900 0.83 0.82 0.80 0.82
0.800 0.84
0.700 0.76 0.71 0.67
0.600 0.71
0.500
0.400
0.300

Últimas 4 Semanas
1.000
0.980
0.98
0.97 0.97
0.960 0.96
0.940
12 abril 2019 17 abril 2019 26 abril 2019 03 mayo 2019
Indicador Liberación 1
Liberación 1

100% 93% % Avance % Avance

90% Tarea Inicio Fin
90% Esperado Real
80% Liberación 1 88% 85% lun 12/03/18 lun 02/07/19
70%
60%
50% 43% SPI
38% ESTADO
40% A LA FECHA
30%
20% 0,97
10%
0%
Lib 1 Fase Realización Lib 1 Fase Preparación
Final
Avance Esperado Avance Real
Control Indicador Salida en Vivo

Liberación 1 – Límite Indicador (KPI)

% % Real Límite % % Real Límite
Semana Semana
Planeado Límite Indicador Planeado Límite Indicador

03 – Mayo 88% 80% 0,91 07 – Junio 98% 94% 0,96

10 – Mayo 92% 85% 0,92 14 – Junio 99% 96% 0,97

17 – Mayo 94% 87% 0,93 21 – Junio 99% 97% 0,98

24 – Mayo 96% 90% 0,94 28 – Junio 100% 99% 0,99

31 – Mayo 97% 92% 0,95

Nota: Los porcentajes relacionados en esta diapositiva corresponden a la Liberación 1, siendo estos diferentes a los del proyecto
Avances Componentes CORE
120%
100%97% 100% 97% 100% 96% 100% 96% 100% 96% 100% 100% 96% 100% 98% 100%100% 100% 98% 100% 97% 100% 100% 98% 100% 96%
100% 95%
86%
80%

60%

40%

20%
0%
0%
-3% -3% -4% -4% -4% -5% -4% -2% -2% -3% -2% -4%
-20% -14%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos CORE
Recaudación Primaria
Total Especificación Especificación Validado
Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas Integrales 43 (-1) 0 0 0 (-1) 1 (-27) 3 20 (+19) 19 (+8)

Para el Go Live 104 0 2 8 13 (-4) 2 (+2) 23 (-2) 56 (+4)
Después del Go Live 102 0 13 4 12 (-1) 10 (+1) 34 (-5) 29 (+5)
Totales 249 0 15 12 26 15 77 104

Recaudación Secundaria
Para Pruebas Integrales 54 0 33 2 2 1 10 (-2) 6 (+2)
Para el Go Live 77 0 37 8 22 0 10 0
Después del Go Live 51 0 12 (-4) 3 (-4) 3 (-17) 25 (+25) 8 0
Totales 182 0 82 13 27 25 28 6

Fecha de corte: 03 de Mayo de 2019

 Avances Componentes ERP (Liberación 1)
120%
98% 98%
100% 92% 94% 94% 90% 92% 90% 91%
84% 82% 82% 82% 85% 88% 85% 88% 82% 80% 81%
80% 70% 75%
60%
40%
20% 5% 0% 3% 3% 2% 0%
0%
-2% -4% -2% -2%
-20% -10%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

 Avances Componentes ERP (Liberación 2)
100%
83%
80%
58%
60% 51% 47%
40% 35% 38% 30% 30%
28%
19% 15% 13% 16% 13% 18% 19%
20% 14% 13% 12% 9%
3% 5% 11%
2% 7% 8%
1% 1% 0%
0%
-3% -3% -4%
-20%
-40% -25%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos ERP

Total Especificación Especificación Validado

Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas
126 0 + 4* 0 0 5 (+3) 13 (+4) 87 (-7) 17
Integrales

Para el Go Live 87 1 + 2* 2 25 (-1) 21 (+1) 11 (-2) 20 (+2) 5

Después del Go Live 193 (-11) 42 + 1* (-9) 87 (-5) 49 (+2) 10 (+1) 0 3 1

Por Cancelar 21 (-20) 11 (-10) 10 (-10) 0 0 0 0 0

Totales 427 61 99 74 36 24 110 23

Fecha de corte: 03 de Mayo de 2019

* Control de Cambios
Avance Pruebas Integrales (ERP)

100%
0%
0%
100% 82%
78% 0%
0% 22% 0%
0% 0% 49%
100% 23% 100% 78% 86% 69%
24%
25% 0% 0% 30% 49%
77%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 91% 100%
40%

Contratación Contabilidad Activos Fijos Planeación E Nomina - RRHH Deuda Pública Inversiones Presupuesto E Tesorería (TR) Planeación F
(MM) (FI) (AA) (PS) (HCM) (TRM) (TRM) (BCS) (TR - BCS)
Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 75 100% Total Pasos 2.283 100%

Script Definidos 71 95% Pasos Definidos 2.283 100%
Script Ejecución 28 37% Pasos Ejecución 945 41%
Script Terminados 14 19% Pasos Terminados 787 34%
Script Aprobados 1 1% Pasos Aprobados 21 1%
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias ERP)

Críticos Mayores Menores Críticos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

24
13

15
14 10 14
17 10 9

5 5 3
3 4 4 3
1 1 1 1 2 2
Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado
Contratación Contabilidad Activos Fijos Planeación E Nomina - RRHH Inversiones Deuda Pública Presupuesto E Tesorería Planeación F

Severidad Total Cerrados Pendientes

Críticas 9 8% 5 56% 4 44%
Mayores 27 25% 11 41% 16 59%
Menores 70 66% 39 56% 31 44%
Total 106 100% 55 52% 51 48%
Avance Pruebas Integrales (CORE)

100%
0% 0% 0%
0%
76%
100% 100% 76% 100% 100%

76% 51%
100% 100% 100% 100% 100%
51%
76%
0% 0% 51%
0% 0% 24%
100% 100% 100% 100% 5% 76% 100%
11% 3% 24% 51%
11% 3% 11% 24%
Sobretasa a la Publicidad Delineación RETEICA ICA Vehicular Predial Unificado E11. C08. Fiscalización C07. Cobranza - C24. Tramites
Gasolina Exterior Urbana Automotor Correspondencia y Auditoría Cobro Coactivo

Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 97 100% Total Pasos 778 100%

Script Definidos 63 65% Pasos Definidos 467 62%
Script Ejecución 63 65% Pasos Ejecución 467 62%
Script Finalizados 61 63% Pasos Terminados 442 58%
Script Aprobados 49 51% Pasos Aprobados 121 16%
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias CORE)
Críticos Mayores Menores Críticos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

23

29

73 10 22
41
30 13
21 7 3 11
11 5 13 11 12 3 14 10
3 2 6 3 6 2 4
1
Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado
Sobretasa a la Publicidad Delineación RETEICA ICA Vehicular Predial Unificado E11. C08. Fiscalización C07. Cobranza - C24. Tramites C26.
Gasolina Exterior Urbana Automotor Correspondencia y Auditoría Cobro Coactivo Autenticación

Severidad Total Cerrados Pendientes

Críticas 10 4% 5 50% 5 50%
Mayores 153 61% 71 46% 82 54%
Menores 88 35% 62 70% 26 30%
Total 251 100% 138 55% 113 45%
Avance Migración de Datos
Plantillas
50 46
45
40
35
Cantidad

30
25
20 15
15 10 11
10 8
3 3 3 4
5 2
0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0
0
0. En 5.En
1.Elaboraci 2.Entregad 3.Socializa 4. En 6.Entregad 7.Cargada- 8.Rechaza 9.Finalizad
especificac Proceso-
ón-UT a-SDH da a SDH Ajustes-UT a-Pruebas Pruebas da-UT a
ión SDH SDH
CORE 0 0 0 0 0 10 3 1 0 11
ERP 1 1 0 0 8 15 0 4 0 46
ERP (Dia-Dia) 2 3 0 0 0 3 0 0 0 0
Gestión de Cambio
Actividades Realizadas – 29 de Abril al 03 de Mayo
 Envío comunicados: Día del árbol, día del niño
 Cambio de la frase del proceso del control de cambios - paso dos y tres
 Grabación y edición de video para el "Taller de Entrenamiento para los Consultores" y diseño de posters
 Acompañamiento reunión con SAP y SDH
 Reunión de Entrenamiento UT
 Revisión del plan de entrenamiento
 Comité de redacción y reunión de seguimiento con interventoría
 Reunión para revisión del plan de entrenamiento con la Gerencia del Proyecto
 Realización del informe de gestión del cambio del mes de abril de 2018
 Actualización plan de entrenamiento V4.0

Actividades Programadas – 06 al 10 de Mayo

 Socialización plan de entrenamiento con Oscar Javier Cruz y Elda Francy Vargas
 Sesión de acompañamiento con Héctor Mauricio Escobar (HCM e Impuestos)
 Comunicado del día de la madre
 Taller de entradores y revisión del plan de entrenamiento
 Comité de Redacción
Gestión de Procesos

Actividades Realizadas – 29 de Abril al 03 de Mayo

 Reunión Revisión de Alcance de procesos
 Reunión de Caracterización de procesos de Deuda Pública
 Construcción de cronograma de procesos

Actividades Programadas – 06 al 10 de Mayo

 Reunión de Caracterización de procesos de Deuda Pública
 Ajustes cronograma de procesos
Notas SAP

Total Muy
Prioridad Total Baja Total Media Total Alta Total Notas
Alta

Enviada a SAP 1 0 1 0 2

Pendiente Acción UT 0 0 3 0 3

Cerrada 0 18 66 5 89

Total Notas 1 18 70 5 94
Administración Financiera

Contrato / Porcentaje
Nro. Valor Descripción
Otrosí Facturado a la fecha
Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP
para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de
1 170351-0-2017 $39.828.475.000 34.2%
optimizar los procesos de la Entidad

Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado

1 1  21/12/2017 30% $ 11.948.542.500 Licenciamiento de la Solución

2 2  23/01/2018 4,2% $ 1.672.795.950 Planes de Gestión

Entrega y certificación funcional a
3 ND Según Entregas 30,0% $ 11.948.542.500 satisfacción en ambiente de pruebas - Según
Definición
4 ND Según Entregas 15,8% $ 6.292.899.050 Software estable en producción - Según Definición

5 ND Según Entregas 20,0% $ 7.965.695.000 Estabilización de Procesos periódicos especiales

Nota: La UT y la SDH ha realizado ajuste a la forma de pago con fecha 23 de abril de 2019
Administración de Riesgos

Descripción o Detalle del Riesgo Cat. Estrategia Mitigación Responsable

Mitigación a través de acciones que minimicen el impacto de

Incumplir el cronograma general del proyecto atrasos, inclusión de personal, revisión interna de componentes SDH – UT – INT
diaria.
Actividades de Aprobación y Revisión con tiempos Definición de acuerdos establecidos.
Ejecución de Metodología de manera explicita. SDH – UT – INT
superiores a los planeados
Procesos de Recolección y alistamiento de la
SDH
Información a migrar que toman demasiado Asignación equipo técnico para actividades de preparación.
tiempo
Procesos de alistamiento de la infraestructura que
toman demasiado tiempo evitando la salida a Definir requerimientos y modelo de contratación. SDH
producción
Cada una de las áreas ha realizado revisión de quienes son los
Tiempo de dedicación del personal del proyecto
posibles respaldos y define según el caso el respaldo para SDH
insuficiente
funcionarios del proyecto.
Baja aceptación o apropiación de la entidad, con
Implementación de estrategias de gestión del cambio. SDH
las nuevas soluciones
Definir políticas de retención de personal.
Renuncia o Despido de los miembros Definir políticas para cambios en puestos de toma de decisiones
SDH – UT – INT
administrativos y/o funcionales claves del proyecto relevantes al proyecto.
Procedimiento de entrega de cargos de los cambios generados.