Gestión de Abastecimiento

COMPRAS
Proceso
Distribución

Pedido Pedido

Empresa Departamento
Cliente
productora de compras
Pedido
Distribución

Pedido
Proveedor del
proveedor PROVEEDOR

Distribuidor
 ¿Qué es comprar?

Hace parte del Abastecimiento

Logística: Adquirir los bienes y

servicios que la empresa
necesita, garantizando el
RAE (2016): Obtener abastecimiento de las
algo por un precio. cantidades requeridas en
términos de tiempo, calidad y
precio.
 ¿Qué es abastecimiento?

Conjunto de actividades que permite identificar

y adquirir los bienes y servicios que una
organización requiere para su operación
adecuada y eficiente, ya sea de fuentes
internas o externas.
Actividades de la gestión de Abastecimiento
Cálculo de necesidades

Compra o adquisición

Obtención

Almacenamiento

Despacho o distribución

Control de stocks

Utilización de desperdicios
Actividades estratégicas para una buena compra

Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado).

Selección de proveedores.

Control de las especificaciones de calidad requeridas.

La gestión de precios (disminución de costos finales)

La gestión de plazos y condiciones de entregas.

El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas con el proveedor.

La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar pérdidas económicas.

Técnicas de compras
Después de tomada la decisión de compra, el empresario puede utilizar las
siguientes técnicas:

Pedidos abiertos

Compras sin factura

Pedidos electrónicos y transferencias de

fondos
Intercambio electrónico de datos

Compra sin inventario

 Estrategias de compra
• Mantener base de datos de proveedores.
• Seleccionar proveedor por tipo de material.
• Negociar contratos de suministros con proveedores.
• Ser mediador entre la empresa y el proveedor.
Tendencias en la gestión de compras

Página web Presencia en redes

(E-COMMERCE). sociales (E-COMMERCE).

Aplicaciones Descuentos online (

(E-MOBILE). E-COMMERCE;
E-MOBILE)
 TIPOS DE COMPRAS:
a) Ajustadas a las necesidades.- Son las compras
realizadas para producir a pedido específico de un cliente.
b) De pedido continuo.- Son las compras que define la
sección de Planeamiento.
c) Según situación del mercado.- Por medio de este
método se realizan compras tratando de aprovechar las
fluctuaciones de los precios en el mercado.
d) Especulativas.- Este método de compra es asumido
por la Alta Dirección e implica un mayor riesgo que el
normal.
 FORMAS DE COMPRAS

Las formas de comprar también son parte de la Política de Compras,

que puede dividir:
a) Compras por contrato.- Se estipula un contrato con el proveedor,
según el cual, por un precio determinado, se entregaran los artículos
solicitados de acuerdo a un cronograma.
b) Compras en partidas agrupadas.- Se trata de artículos de menor
consumo. Estos artículos tienen un costo de tramitación mayor que
el precio del bien mismo y se adquieren en una sola operación.
c) Compras con arreglo al plan de producción.- Permite un mayor
acercamiento a los proveedores, como también mantener controlado el
nivel de existencias y reducir los costos de adquisición
 NORMAS DE COMPRAS
Las normas técnicas para la compra están basadas en la calidad, la cantidad,
el precio y la entrega oportuna de los artículos. Estas normas indican lo
siguiente:
a) La calidad debe ser definida a través de especificaciones claras para el
proveedor y proporcionadas por el usuario, sobre las características físicas
y químicas del producto.
b) La cantidad se basa en el nivel adecuado de existencias. Lo solicitado
debe controlarse en razón del consumo usual.
c) EI precio más conveniente debe buscarse en razón de los tres factores ya
tratados. EI mejor precio no es el más barato, sino el que nos asegura
calidad, cantidad y oportunidad de entrega.
d) La entrega oportuna el tiempo más indicado para comprar depende de
un adecuado control de stocks. Deben tenerse en cuenta factores tales como
las características y especificaciones del producto, la distancia desde las
plantas del proveedor hasta los almacenes, el tipo de transporte y la cantidad
solicitada.
 COMO PLANIFICAR LAS COMPRAS.
Objetivos:
A. Determinar la importancia de los productos por comprar, asignándoles un orden preciso de adquisición

B. Definir lo que es tiempo de pedido, tiempo de entrega, stock de seguridad, stock de reposición y stock
máximo.

C. Esbozar la programación de compras de una empresa cualquiera, partiendo de los datos de consumo y
los tiempos de entrega de los proveedores.

D. Interpretar el significado de “lote económico de compra” y utilizarlo en el planeamiento de la gestión de

compras

E. Identificar los problemas que afectan la programación de compas y establecer sus posibles soluciones

F. Diseñar la documentación necesaria y su circuito de distribución para el eficaz funcionamiento del área de
compras
 ¿QUÉ COMPRAN LAS EMPRESAS?
•COMPRAS PRODUCCIÓN:
•MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS PARA
LA FABRICACIÓN.
•VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL

•COMPRAS NO PRODUCCIÓN
•PRODUCTOS INDIRECTOS.
•COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
•SERVICIOS.
• PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
•HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES DE
ACTIVIDAD.
 COMPRAS PARA FINES DIFERENTES A
LA PRODUCCIÓN
VIAJES COMUNICACIÓN SERVICIOS DE OFICINA TRANSPORTE
Agencia de viajes Publicidad Flota coches (mercancías)
Líneas Aéreas Agencia Publicidad Copiadoras Aéreo
Hotel Agencia publicaciones Impresos Marítimo
Alquiler coche Impresos Procesos/documentos/Catálog. Camión
Tren Servicios Multimedia Traducciones Auto-tren
Taxis Regalos Suministros de oficina Correo urgente
EDIFICIO Ferias Papel Proveed. Logístico
Comedor Seminarios/conferencias Muebles Embalajes
Limpieza TRABAJO (Servicios) Libros y suscripciones HARD/SOFTWARE
Jardinería Consultoría Obras/reparaciones PC
Mantenimiento Bases de datos SERVICIOS DE Mantenimiento
Seguridad Control FABRICA Licencias Software
M₫dicos Educación/formación Electricidad Software desarrollo
Correo Trabajo especializado Gas Consultoría
Aire Acondicionado Estudios/ Análisis Gases industriales EQUIPOS
Ascensores Trabajo temporal Prod. Petrolíferos Instrumentación
Recogida desperdicios TRANSPORTE (personal) Agua Medida
Mudanza oficinas Autobús Equipo Almacén Herramientas
Otros Estructuras Maquinaria
Obras/instalaciones Repuestos de maquinaria y
equipo
MATRIZ DE KRALJIC (Peter Kraljic )
Modelo bidimensional utilizado para clasificar los
productos comprados por una empresa y los efectos
que estos tienen sobre las compras y las finanzas de
la empresa.
Permite clasificar el proceso logístico de compras en
cuatro categorías definidas a partir del criterio ABC.
Impacto en el
negocio ($)

Categorías:
1. Materiales Especializados.
2. Materiales Estratégicos.
3. Materiales no Críticos.
4. Materiales Cuello de Botella.
Complejidad del Mercado
ETAPAS BÁSICAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS
Inicio Recepción e
inspección de
Determinación de
los artículos
precios y términos
Reconocimiento
de Liquidación de la
una necesidad factura y pago
Preparación y
al proveedor
asignación de la
Descripción de
Orden de Compra
la necesidad Mantenimiento
de registros
Determinación y Seguimiento y/o
análisis Fuentes expedición de la
de Abastecimiento Orden de Compra Fin
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
1. Inicio

El origen del proceso de compra en las empresas está determinado

por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área
productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa),
ya sea de bienes o servicios.

Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las

políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programación de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
2. Formalización de la solicitud

Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos

formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.

Específicamente, se puede considerar un formato de requisición,

en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.

En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes

cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorización
REQUISICIÓN DE COMPRA
La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el
cliente interno identifica y define las características y
especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del
proceso y/o el producto
REQUISICIÓN DE COMPRA

Requisición de compra Fecha elaboración:___________ N°_______

Dependencia solicitante: Cuenta Presupuesto:_________

Cantidad requerida Unidad Descripción y especificaciones

Fecha requerida:_________
Notifíquese en caso de problema a________________________________
Instrucciones especiales de envío:_________________________________
Elaboró:________________________Aprobó________________________
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

3. Análisis de Proveedores

Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se

refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
4. Solicitud de Cotizaciones

Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los

requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.

Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con

el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, términos de negociación y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
5. Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma

Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la

factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas
adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una
Orden de Compra, que debe conservar las características y
condiciones de la cotización o la factura pro forma.

Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para

detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
 COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA

• Precio • Devolución
• Cantidades • Calificación y certificación de
• Número de orden de compra proveedores
• Fechas de entrega • Facturación
• Sitio o lugar de entrega • Códigos EAN
• Empaque • Número de entregas
• Términos comerciales • Reclamos
• Pago • Firmas Responsables
• Garantía de inspección
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
7. Gestión Logística

El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el

éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.

La empresas pueden optar por la creación de un área interna que

asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
8. Aspecto Financiero

En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y

comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos
comerciales.

Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,

contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociación, que deben estar contemplados previamente en las
políticas de las empresas.
PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS DE MATERIALES
NO ESTRATÉGICOS

Almacenes
Usuario

Materiales

Factura
Solicitud del Pedido

Req. de Compra Solicitud de Ofertas

Autorización de Compra
Ofertas
Comprador Pedido

Supervisor
Proveedores
Pagos

Cuentas x Pagar
 Diagrama de flujo para compras
Inicio Almacén

Requerimiento
Requerimiento Control de Depósito
Departamentos
requerimiento

Selección de Archivo
proveedores proveedores

Solicitudes Archivo partes

Fuentes
Proveedores

Ofertas Almacén de
ofertas

Negativa Comparación
Proveedor
de ofertas

Pedido Almacén de Archivo de

pedidos pedido

Proveedor

Confirmación Almacén de
confirmaciones

Reclamación Control de
Proveedor
fechas

Comprobante
Proveedor de suministro Suministro

Almacenar Recepción de Reporte de entrada

Entrada Bodega
proveedores entradas mercancias
Comprobante
de entrada
Proveedor Factura Comparación Contabilidad
suministro/factura
 PROCESO IDEAL: COMPRAS
Catálogo
Autorizadores
Catálogo Áreas Técnicas Contratos
Productos y Compras Corp. Marco
Servicios

Procedimientos Ciclo de
de Elabora aprobación
Compra requisición Orden de
compra Proveedores
Certificados

Necesidad

Atención del
Entrega al proveedor
usuario
Envío
Recepción
Pago y Almacén
conciliación

Información
Destinatario
Pago en Línea Recepción en Línea
EVALUACIÓN DE OFERTAS
• Las ofertas de proveedores no
seleccionados previamente deben
evaluarse y calificarse previamente para
participar en el proceso de adquisiciones

• Participación en Preparación de ofertas:

Ingeniería, Calidad, Ventas, Administrativa,
Compras y Financiera
• Aspectos que debe contemplar:
Especificaciones, dibujos, hojas de datos,
requisitos de entrega, planes de inspección
y prueba
SUMINISTRO DE PLIEGOS DE OFERTAS

• Elaboración y entrega del paquete de

propuestas, pliegos o licitaciones

• Revisión para verificar integralidad y

exactitud

• Presentación uniforme con un índice

estándar
EVALUACIÓN DE OFERTAS

• Asignación de personal idóneo de

las áreas administrativa, jurídica,
ingeniería, compras y calidad

• Supervisión por el área de

aseguramiento de la calidad
o los auditores internos
correspondientes
EVALUACIÓN DE OFERTAS
• Revisar y calificar las propuestas de conformidad con los
criterios, factores

• Características y especificaciones definidas en las

condiciones de las requisiciones de la compra y los
paquetes de oferta
EVALUACIÓN TÉCNICA

ISO 9000: Proveedores de Industria,

comercio y servicios:

- Sistema de gestión de Calidad

- Responsabilidad de la Dirección

- Gestión de los recursos

- Realización del producto

- Medición, análisis y mejora

EVALUACIÓN TÉCNICA
Requisitos generales para la competencia
técnica de laboratorios de inspección y
ensayo:
- Equipos y métodos de inspección para
determinar características del material
- Organización, Sistema de Calidad
- Personal administrativo
- Equipos, métodos y procedimientos de
medición, ensayo, manejo de muestras
- Gestión ambiental
EVALUACIÓN TÉCNICA
AFNOR (Association Francaise de Normalisation) -
NF- X50-102: aptitud potencial y cualitativa
de un proveedor:
- Información sobre la empresa, organización,
personal y productos.
- Operaciones previas como proveedores y
trámite de pedidos.
- Fabricación y aspectos relacionados.
- Operaciones complementarias.
- Aseguramiento de la calidad y su
organización.
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
CANALES DE ADQUISICIÓN

1. Selección

2. Calificación
CANALES DE ADQUISICIÓN
1. Selección

1.1. Listado de proveedores potenciales

1.2. Información de proveedores / productos o servicios:

datos administrativos, financieros y técnicos.

1.3. Identificación de los factores de evaluación en

comité compuesto por Mercadeo, Ventas, Logística,
Ingeniería, Administración, Calidad, Finanzas y
Compras.
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA
PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
1. ÁREA DE CALIDAD

A. Características de la calidad (Especificaciones)

B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas Técnicas)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
2. ÁREA FINANCIERA

A. Fortaleza Financiera (Manejo económico y estabilidad

financiera)

B. Fluidez Financiera (Razón Corriente, Capital de

Trabajo)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
3. ÀREA TECNOLÓGICA

A. Manejo de la Tecnología (tiempos y calidad)

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

A. Tiempos y Movimientos (a mayor tiempo menor

eficiencia)

B. Tiempos Pactados (relación de tiempo de

cubrimiento y tiempo comprometido)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
5. ÁREA DE PRECIOS

A. Precios Pactados

B. Precios Competitivos
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
6. ÁREA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislación
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicación
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyección a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
7. ÁREA DE INVENTARIOS

A. Establecimiento de parámetros de control de inventarios

B. Especificaciones de manipulación de los inventarios

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
8. ÁREA DE MERCADEO

A. Tradición e imagen de la marca

B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios Criterios
Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
1. Criterios de precios
Créditos de proveedores
y condiciones
Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
Calidad técnica
2. Criterios de calidad
Normas
de materiales
Garantías de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
3. Criterios de tiempo
Periodicidad de las entregas
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
4. Criterios de servicio Elaboración de reclamos
Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el Transporte y Manipulación
Medio Ambiente Empaque
Desechos

Retiro de la ubicación del proveedor

Conexiones de transporte
6. Criterios de
ubicación Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigación y Desarrollo (know-how técnico)

Capacidades productivas y financieras
7. Criterios relativos a
Participación en análisis de valores
la empresa
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el Transporte y Manipulación
Medio Ambiente Empaque
Desechos

Retiro de la ubicación del proveedor

Conexiones de transporte
6. Criterios de
ubicación Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigación y Desarrollo (know-how técnico)

Capacidades productivas y financieras
7. Criterios relativos a
Participación en análisis de valores
la empresa
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
EVALUACIÓN DE OFERTAS
2. Calificación

2.1. Calidad: Especificación, lotes recibidos - rechazados,

% de aceptación, índice de calidad

2.2. Precio: Unitario, descuentos, transporte, costos /

defectos, costo total, índice de precio.

2.3. Servicio: Cantidad pedida - entregada, porcentaje de

cumplimiento, índice de servicio.

2.4. Atención: Número de visitas, esperadas, porcentaje de

cumplimiento, índice de atención

2.5. Calidad consolidada: total de índices.