GESTIÓN INTEGRAL

DE COMPRAS
Planificación del Manejo del abastecimiento
abastecimiento

Ing. Harold Madrid ------- Tomado y adaptado de M.Sc. NELSON RODRÍGUEZ MONTAÑA
LA IMPORTANCIA DE LAS
COMPRAS DENTRO DE LA
COMPETITIVIDAD

“Quien compra bien

vende bien”
LAS COMPRAS:
ESLABÓN CLAVE DENTRO DEL
MUNDO DE LA LOGÍSTICA E INSUMO
PARA LA COMPETITIVIDAD
 INSTRUMENTOS DE INFLUENCIA
SOBRE LOS MERCADOS
Instrumentosde
Instrumentos de
influencia
influencia

Políticadel
Política del
Políticade
Política de Políticade
Política de Políticade
Política de Políticade
Política de
programade
programa de
adquisición
adquisición comunicación
comunicación condiciones
condiciones financiamiento
financiamiento
adquisición
adquisición

Política
Política Política
Política Política
Política
de
de dede de
de
cantidad
cantidad calidad
calidad fechas
fechas

MarketingMix
Marketing Mix
 Mercadotecnia de ventas vs.
Mercadotecnia de compra
RelacionesPúblicas
Relaciones Públicas
Políticade
Política de
Promociónde
Promoción deventas
ventas
comunicación
comunicación
Publicidad

adquisición
Publicidad

de adquisición
ventas
de ventas

M ee rr cc aa dd oo
Políticade
Política dedistribución
distribución Políticade
Política deselección
selección
Estrategia de

Estrategia de
Políticade
deprecio
precio Políticade
deprecio
precio
Estrategia

Política Política

Estrategia
Políticade
decalidad
calidad
M
Política
Políticade
Política deproductos
productos
Políticade
Política decantidad
cantidad

Investigaciónde
Investigación de Investigaciónde
Investigación de
mercado
mercado mercado
mercado
FUNCIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE
MERCADOS
EN EL RAMO DE LAS COMPRAS
•• Disponibilidad
Disponibilidaddedeinformaciones
informacionesprecisas
precisassobre
sobrelalaestructura
estructurayylos
los
cambiosen
cambios enlos
losmercados
mercadosdedecompras
compras

•• Apertura
Aperturade
defuentes
fuentesde
desuministro
suministrofavorables
favorables

•• Pronósticos
Pronósticossobre
sobreprobables
probablesinterferencias
interferenciasen
enelelmercado
mercado(cuellos
(cuellosde
de
botellaen
botella enelelsuministro
suministrode
demateriales)
materiales)

•• Investigaciones
Investigacionessobre
sobreposibles
posiblesmateriales
materialesde
desustitución
sustituciónfavorables
favorables
encuanto
en cuantoaasus
suscostos
costos

•• Información
Informaciónsobre
sobrenuevas
nuevasvías
víasde
desuministro
suministro

•• Apoyos
Apoyosargumentativos
argumentativospara
paranegociaciones
negociacionesde
decompras
compras

•• Soluciones
Solucionesalternativas
alternativaspara
paralalaAdministración
Administración

•• Propuestas
Propuestaspara
paraelelreciclaje
reciclajede
deproductos
productosde
dedesecho
desecho
SISTEMA DE COMPRAS EN LA
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

Propósito: apoyar
•• Propósito: apoyar los
los objetivos
objetivos corporativos
corporativos yy
funcionales.
funcionales.
Objeto: componente
•• Objeto: componente del
del plan
plan estratégico
estratégico yy del
del
proceso operativo
proceso operativo global
global de
de una
una empresa.
empresa.
Gestión: adquisición
•• Gestión: adquisición yy entrega
entrega de
de bienes
bienes yy servicios
servicios
necesarios.
necesarios.
Acción: relaciones
•• Acción: relaciones estables
estables con
con proveedores.
proveedores.
RESPONSABILIDAD DE LA
PLANEACIÓN DEL
ABASTECIMIENTO
Se fundamenta
Se fundamenta en en elel compromiso
compromiso de
de lala Dirección
Dirección con
con
los objetivos
los objetivos corporativos
corporativos yyfuncionales
funcionales (formales
(formales ee
informales), incluye:
informales), incluye:
•La asignación
•La asignación de
de los
los recursos.
recursos.
•La infraestructura.
•La infraestructura.
•El ambiente
•El ambiente de
de trabajo.
trabajo.
•La satisfacción
•La satisfacción de
de las
las expectativas.
expectativas.
•Exigencias del
•Exigencias del mercado.
mercado.
 Decisiones “HACER O COMPRAR”:
ventajas de cada alternativa
Criterio Posibles ventajas “HACER” Posibles ventajas “COMPRAR”

Costos •Reducción de costos de distribución •Reducción de costos de almacenamiento

•Posibles economías de escala (especialmente cuando se compra “Justo-a-
tiempo”)
•Eliminación de márgenes de intermediarios
innecesarios •Por mayores cantidades el proveedor puede
llegar a precios de producción más bajos que
•Oportunidades de financiamiento
pueden llevar a precios bajos de compra
(especialmente cuando estandariza los
productos)

Calidad •La “fabricación en casa” puede garantizar •Por mayores cantidades el proveedor puede
una mejor calidad. emplear máquinas muy buenas para producir
mejor calidad a bajo costo

Consecuencias •Los residuos y subproductos pueden ser •Si la imagen de calidad del proveedor es
vendidos rentablemente si su calidad es buena, esto puede ser un argumento de compra
para las ventas adecuada. para el producto final.

Riesgos y •Los proveedores de materias primas e •Una adecuada amplitud de oferentes, puede
insumos condicionan la elaboración de eliminar riesgos y conducir a adecuados procesos
dependencias nuestros productos. RIESGO de selección.

Necesidades de •Es necesario invertir en Activos Fijos •Menos inversiones necesarias en maquinaria.
(maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO
capital
DECISIÓN DE HACER O COMPRAR

Factor: Método:
• Costo de • Evaluar el costo de oportunidad
oportunidad. • Presentar especificación precisa
• Capacidad e • Analizar capacidad existente
Idoneidad propias. • Calcular el costo de compra
• Analizar ofertas de proveedores
• Costo diferencial.
• Calcular el comportamiento de los
• Disponibilidad de
costos
proveedores. • Ponderar la capacidad propia y de
• Impacto general. proveedor y costos diferenciales
 MAQUILAS
Se denomina
Se denomina MAQUILA
MAQUILA aa la la
empresa que
empresa que se
se encarga
encarga de
de
hacerlela
hacerle laproducción
producciónaaotra.
otra.
Ejemplo:
Ejemplo:
Levi´s:Expofaro
Levi´s: Expofaro
Abercombrie && Fitch,
Abercombrie Fitch, Patagonia,
Patagonia, Liz
Liz
Clairbone, Lands´
Clairbone, Lands´ End,
End, Hanes,
Hanes, Nautica,
Nautica,
Levi´s, Adidas,
Levi´s, Adidas, Arena,
Arena, Structure,
Structure, Tommy
Tommy
Hilfiger, Polo-Ralph
Hilfiger, Polo-Ralph Lauren,
Lauren, Nike,
Nike, Perry
Perry
Ellis, Andrew
Ellis, Andrew Fezza,
Fezza, Kenneth
Kenneth Cole,
Cole, Hush
Hush
Puppies,Kickers,
Puppies, Kickers,Green
GreenDog.
Dog.
 OFERTA DE MAQUILAS
• C.I. MAQUILA Y EMPAQUES • CONFECCIONES MARIA
LTDA. PAULA
• LOGIPACK S.A. • CONFECCIONES MAQUILA
• CONSORCIO DE MAQUILA LTDA
S.A. • NECOLEX LTDA.
• SERVICIOS INDUSTRIALES • FRAMERIK
DE MAQUILA PHARMACEUTICAL &
• CAFE UNIVERSAL S.A. COSMETICS LTDA.
• AVICOLA QUILICHAO S.A. • LABORATORIOS ROBBIN
• PHARMALACTEOS S.A • LABORATORIOS LINCOLN
• TEXTILES MALIBÚ LTDA. S.A.
• GOTEX UNIFORMES • COSMETICOS FAWY
• PRODUCTOS PARA EL
ASEO LIMPIA-MAX
COMPONENTES DEL PROCESO
DE COMPRAS
PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN

1. Definición
1. Definición de
de los
los criterios
criterios para
para lala selección,
selección, evaluación
evaluación yy
re-evaluación de
re-evaluación de proveedores.
proveedores.
2. Cumplimiento
2. Cumplimiento de
de especificaciones
especificaciones yy requisitos
requisitos de
de compra
compra ..
3. Relación
3. Relación del
del tipo
tipo yy alcance
alcance del
del control
control aplicado
aplicado alal
proveedor con
proveedor con elel impacto
impacto en
en elel producto.
producto.
4. Evaluación
4. Evaluación de de lala capacidad
capacidad de
de los
los proveedores
proveedores para
para
cumplir los
cumplir los requerimientos.
requerimientos.
5. Elaborar
5. Elaborar yy mantener
mantener Documentación
Documentación formal
formal de
de los
los
resultados de
resultados de las
las evaluaciones.
evaluaciones.
PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN

6. Información
6. Información estructurada
estructurada con
con respecto
respecto aa requisitos
requisitos para
para lala
aprobación de
aprobación de materiales,
materiales, procedimientos,
procedimientos, procesos
procesos yy
equipos.
equipos.
7. Inspección
7. Inspección yy actividades
actividades afines
afines necesarias
necesarias establecidas
establecidas ee
implementadas.
implementadas.
8. Aplicación
8. Aplicación de
de métodos
métodos apropiados
apropiados para
para elel seguimiento
seguimiento de
de
los procesos
los procesos dede compras.
compras.
9. Medición
9. Medición yy evaluación
evaluación de
de lala capacidad
capacidad de
de los
los procesos.
procesos.
10. Decisión
10. Decisión yy ejecución
ejecución de
de acciones
acciones correctivas
correctivas yy
preventivas.
preventivas.
 ¿QUÉ COMPRAN LAS EMPRESAS?
•COMPRAS PRODUCCIÓN:
•MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS PARA
LA FABRICACIÓN.
•VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL

•COMPRAS NO PRODUCCIÓN
•PRODUCTOS INDIRECTOS.
•COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
•SERVICIOS.
• PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
•HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES DE
ACTIVIDAD.
 COMPRAS PARA FINES DIFERENTES
A LA PRODUCCIÓN
VIAJES COMUNICACIÓN SERVICIOS DE TRANSPORTE
Agencia de viajes Publicidad OFICINA (mercancías)
Líneas Aéreas Agencia Publicidad Flota coches Aéreo
Hotel Agencia publicaciones Copiadoras Marítimo
Alquiler coche Impresos Impresos Camión
Tren Servicios Multimedia Procesos/documentos/Catálog. Auto-tren
Taxis Regalos Traducciones Correo urgente
EDIFICIO Ferias Suministros de oficina Proveed. Logístico
Comedor Seminarios/conferencias Papel Embalajes
Limpieza TRABAJO (Servicios) Muebles HARD/SOFTWARE
Jardinería Consultoría Libros y suscripciones PC
Mantenimiento Bases de datos Obras/reparaciones Mantenimiento
Seguridad Control SERVICIOS DE Licencias Software
M₫dicos Educación/formación FABRICA Software desarrollo
Correo Trabajo especializado Electricidad Consultoría
Aire Acondicionado Estudios/ Análisis Gas EQUIPOS
Ascensores Trabajo temporal Gases industriales Instrumentación
Recogida desperdicios TRANSPORTE Prod. Petrolíferos Medida
Mudanza oficinas (personal) Agua Herramientas
Autobús Equipo Almacén Maquinaria
Otros Estructuras Repuestos de maquinaria y
Obras/instalaciones equipo
 MATRIZ DE KRALJIC

Alto Materiales
Especializados

Impacto en el
negocio ($)

Materiales Materiales
Bajo No Críticos Cuello de Botella

Baja Alta

Complejidad del Mercado

 MATRIZ DE KRALJIC
Modelo bidimensional
Modelo bidimensional utilizado
utilizado para
para clasificar
clasificar los
los
productos comprados
productos comprados por por una
una empresa
empresa yy los los efectos
efectos
que estos
que estos tienen
tienen sobre
sobre las
las compras
compras yy las
las finanzas
finanzas dede
la empresa.
la empresa.
Permite clasificar
Permite clasificar el
el proceso
proceso logístico
logístico de
de compras
compras en en
cuatro categorías
cuatro categorías definidas
definidas aa partir
partir del
del criterio
criterio ABC.
ABC.
Impacto en el
negocio ($)
Categorías:
Categorías:
1. Materiales Especializados.
1.Materiales Especializados.
2. Materiales Estratégicos.
2.Materiales Estratégicos.
3. Materiales no
3.Materiales no Críticos.
Críticos.
4. Materiales Cuello
4.Materiales Cuello de
de Botella.
Botella.
Complejidad del Mercado
 MATRIZ DE KRALJIC
Análisis de
Análisis de Escenarios:
Escenarios:

1.Materiales
1. Materiales Especializados:
Especializados: SeSe utiliza
utiliza el
el poder
poder de de compra,
compra,
cuya estrategia
cuya estrategia es
es el
el objetivo
objetivo del
del precio
precio para
para reducir
reducir
costos, pues
costos, pues no
no son
son productos
productos críticos
críticos yy la
la negociación
negociación
mediantecontratos
mediante contratos corporativos
corporativos .. Ejemplo:
Ejemplo: ElElacero.
acero.

2.Materiales
2. Materiales Estratégicos:
Estratégicos: Son
Son los
los más
más importantes
importantes enen el
el
proceso de
proceso de compra
compra yy aa la
la vez
vez los
los de
de mayor
mayor complejidad
complejidad yy
riesgo en
riesgo en el
el proceso
proceso del
del suministro,
suministro, sese deben
deben manejar
manejar
planes de
planes de contingencia,
contingencia, Logística
Logística yy control
control de
de Inventarios.
Inventarios.
Ejemplo:Las
Ejemplo: Lasturbinas.
turbinas.
 MATRIZ DE KRALJIC
3.Materiales no
3.Materiales no Críticos:
Críticos: Son
Son menos
menos complejos
complejos en en elel
suministro yy la
suministro la estrategia
estrategia utilizada
utilizada es
es reducir
reducir costes,
costes, ya
ya
sea comprándole
sea comprándole más más aa un un proveedor
proveedor oo haciendo
haciendo más más
competitiva la
competitiva la lucha
lucha entre
entre ellos,
ellos, se
se debe
debe diseñar
diseñar una
una
línea-base de
línea-base de costes
costes aa la
la cual
cual sese debe
debe dede llegar
llegar en
en cada
cada
negociación. Algunas
negociación. Algunas empresas
empresas determinan
determinan un un precio
precio
objetivo el
objetivo el cual
cual deben
deben alcanzar
alcanzar los los proveedores
proveedores para para
calificar yy poder
calificar poder vincularse
vincularse aa competir
competir bajo
bajo otras
otras variables
variables
como financiamientos,
como financiamientos, estandarización
estandarización de de productos,
productos,
reducir la
reducir la logística,
logística, volúmenes
volúmenes de de entrega,
entrega, uso uso dede
herramientas yy e.commerce;
herramientas e.commerce; etc. etc. Ejemplo:
Ejemplo: Materias
Materias
Primas.
Primas.
 MATRIZ DE KRALJIC
4.Materiales Cuello
4.Materiales Cuello dede Botella:
Botella: Se Se debe
debe garantizar
garantizar la la
continuidad en
continuidad en elel suministro,
suministro, analizando
analizando elel riego
riego yy la
la
seguridad de
seguridad de los
los inventarios,
inventarios, así
así como
como elel diseño
diseño dede
planes de
planes de contingencia,
contingencia, igualmente
igualmente investigando
investigando
productos alternos.
productos alternos. Reduciendo
Reduciendo la la dependencia
dependencia de de
muchos proveedores
muchos proveedores aa algunos
algunos proveedores
proveedores únicos,
únicos, ya
ya
sea haciendo
sea haciendo contratos
contratos aa largo
largo plazo
plazo oo aumentando
aumentando el el
portafolio de
portafolio de proveedores
proveedores seleccionados.
seleccionados. Ejemplo:
Ejemplo:
Partes Electrónicas.
Partes Electrónicas.
MATRIZ DE KRALJIC

Principio de Pareto

•Los artículos Estratégicos y los

Especializados representan
usualmente el 80% del
presupuesto de compras.

•Los artículos No Críticos

representan usualmente el 20%
del presupuesto de compras y
utilizan el 80% de los recursos.
 RELACIÓN ENTRE MATERIALES
ESTRATÉGICOS Y NO ESTRATÉGICOS

Materiales
80% 80% 20% 80% 80%
No Estratégicos

Materiales
20% 20% 80% 20% 20%
Estratégicos

Diversidad Valores Compra

Costos Operativos
Proveedores Tiempo de Compra
 RELACIÓN ENTRE COMPRAS
Y EL COSTO TOTAL
• Aproximadamente entre el 30-75% del costo total de
las empresas lo controlan proveedores externos...
100% 100% 100% 100%

Valor Agregado
+ Margen

Compras
60-70% ~75% 40-50% 30-40%
Externas

Automotriz Contratación Farmacéutica Consumo

Ingeniería Masivo
 OBJETIVO DE UN SISTEMA
DE COMPRAS
Proveer y dar seguimiento a los procesos de compra
(nacionales e internacionales), desde el momento en que
un departamento de la empresa (usuario) realiza una
solicitud de compra, hasta que el producto ha sido
recibido por éste.

Se tendrán en cuenta los siguientes factores:

•Recepción de bodegas en inventario
•Evaluación de costos
•Proveedores
•Tiempos de entrega de pedidos
•Necesidades del usuario
 OBJETIVOS ESPECìFICOS DE
COMPRAS
1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.
2. INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:
 SEGURIDAD.
 PROVECHO ECONOMICO.
3. EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS,
INUTILIZACIONES
4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y
SERVICIO
5. MANTENER NIVELES DE CALIDAD
6. MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
 
1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.

2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.

3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y

encargados de otros departamentos

4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la actualización de

tiempos de entrega y costos de los artículos.

5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra.

6.Generar las órdenes de compra.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas.

8.Agilizar la recepción de la mercadería, 

9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes de compras

(costeo estimado y costeo real).

10.Realizar la planeación de compras para un período dado.

11.Permitir la elaboración de un plan de compras.

 COMPONENTES DEL
PROCESO DE COMPRAS

Estrategia
de
Procesos de Aprovisionamiento
Direccionamiento
Organización y personal

Procesos de Búsqueda de Gestión y

Gestión mercados/ desarrollo de Día-a-Día
proveedores proveedores

Procesos de
Apoyo Gestión de desempeño Informática
 ETAPAS BÁSICAS EN EL
SISTEMA DE COMPRAS
Inicio Recepción e
inspección de
Determinación de
los artículos
precios y términos
Reconocimiento
de Liquidación de la
una necesidad factura y pago
Preparación y
al proveedor
asignación de la
Descripción de
Orden de Compra
la necesidad Mantenimiento
de registros
Determinación y Seguimiento y/o
análisis Fuentes expedición de la
de Abastecimiento Orden de Compra Fin
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
1.    Inicio
 
El origen del proceso de compra en las empresas está determinado
por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área
productiva o la que desarrolla la actividad económica de la
empresa), ya sea de bienes o servicios.

Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las

políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programación de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 2.    Formalización de la solicitud
 
Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos
formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.

Específicamente, se puede considerar un formato de requisición,

en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.

En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes

cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorización
 REQUISICIÓN DE COMPRA
La requisición
La requisición de
de lala compra
compra es
es elel formato
formato oo registro
registro en
en elel cual
cual elel
cliente interno
cliente interno identifica
identifica yy define
define las
las características
características yy
especificaciones requeridas
especificaciones requeridas para
para cumplir
cumplir con
con los
los objetivos
objetivos del
del
proceso y/o
proceso y/o elel producto
producto
REQUISICIÓN DE COMPRA
Requisición de compra Fecha elaboración:___________ N°_______
Dependencia solicitante: Cuenta Presupuesto:_________

Cantidad requerida Unidad Descripción y especificaciones

Fecha requerida:_________
Notifíquese en caso de problema a________________________________
Instrucciones especiales de envío:_________________________________
Elaboró:________________________Aprobó________________________
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

 3.    Análisis de Proveedores

 
Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se
refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
4.    Solicitud de Cotizaciones
 
Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los
requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.

Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con

el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, términos de negociación y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 5.    Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma
 
Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la
factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas
adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una
Orden de Compra, que debe conservar las características y
condiciones de la cotización o la factura pro forma.

Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para

detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 6.    Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho
 
El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos
preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.

Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la

calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentación permanente).
 COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA
• Precio • Devolución
• Cantidades • Calificación y
• Número de orden de certificación de
compra proveedores
• Fechas de entrega • Facturación
• Sitio o lugar de entrega • Códigos EAN
• Empaque • Número de entregas
• Términos comerciales • Reclamos
• Pago • Firmas Responsables
• Garantía de inspección
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 7.    Gestión Logística
 
El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el
éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.

La empresas pueden optar por la creación de un área interna que

asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 8.    Aspecto Financiero
 
En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y
comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos
comerciales.

Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,

contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociación, que deben estar contemplados previamente en las
políticas de las empresas.
 PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS
DE MATERIALES NO ESTRATÉGICOS

Almacenes
Usuario

Materiales

Factura
Solicitud del Pedido

Req. de Compra Solicitud de Ofertas

Autorización de Compra
Ofertas
Comprador Pedido

Supervisor
Proveedores
Pagos

Cuentas x Pagar
 PROCESO IDEAL: COMPRAS
Catálogo
Autorizadores
Catálogo Áreas Técnicas Contratos
Productos y Compras Corp. Marco
Servicios

Procedimientos Ciclo de
de Elabora aprobación
Compra requisición Orden de
compra Proveedores
Certificados

Necesidad

Atención del
Entrega al proveedor
usuario
Envío
Recepción
Pago y Almacén
conciliación

Información
Destinatario
Pago en Línea Recepción en Línea
 EVALUACIÓN DE OFERTAS
•• Las
Las ofertas
ofertas de de proveedores
proveedores no no
seleccionados
seleccionados previamente
previamente deben
deben
evaluarse yy calificarse
evaluarse calificarse previamente
previamente para
para
participar en
participar en elel proceso
proceso de
de adquisiciones
adquisiciones

•• Participación
Participación en
en Preparación
Preparación de
de ofertas:
ofertas:
Ingeniería, Calidad,
Ingeniería, Calidad, Ventas,
Ventas, Administrativa,
Administrativa,
Compras yy Financiera
Compras Financiera

•• Aspectos
Aspectos que
que debe
debe contemplar:
contemplar:
Especificaciones, dibujos,
Especificaciones, dibujos, hojas
hojas dede datos,
datos,
requisitos de
requisitos de entrega,
entrega, planes
planes de
de inspección
inspección
yy prueba
prueba
 SUMINISTRO DE PLIEGOS DE
OFERTAS

•• Elaboración
Elaboración yy entrega
entrega del
del paquete
paquete de
de
propuestas, pliegos
propuestas, pliegos oo licitaciones
licitaciones

•• Revisión
Revisión para
para verificar
verificar integralidad
integralidad yy
exactitud
exactitud

•• Presentación
Presentación uniforme
uniforme con
con un
un índice
índice
estándar
estándar
 EVALUACIÓN DE OFERTAS

•• Asignación
Asignación dede personal
personal idóneo
idóneo dede
las áreas
las áreas administrativa,
administrativa, jurídica,
jurídica,
ingeniería, compras
ingeniería, compras yy calidad
calidad

•• Supervisión
Supervisión por
por elel área área de
de
aseguramiento de
aseguramiento de lala calidad
calidad
oo los
los auditores
auditores internos
internos
correspondientes
correspondientes
 EVALUACIÓN DE OFERTAS

•• Revisar
Revisar yy calificar
calificar las
las propuestas
propuestas de
de conformidad
conformidad con
con los
los
criterios, factores
criterios, factores

•• Características
Características yy especificaciones
especificaciones definidas
definidas en en las
las
condiciones de
condiciones de las
las requisiciones
requisiciones de
de lala compra
compra yy los
los
paquetes de
paquetes de oferta
oferta
 EVALUACIÓN TÉCNICA

ISO 9000:
ISO 9000: Proveedores
Proveedores de
de Industria,
Industria,
comercio yy servicios:
comercio servicios:

-- Sistema
Sistema de
de gestión
gestión de
de Calidad
Calidad

-- Responsabilidad
Responsabilidad de
de lala Dirección
Dirección

-- Gestión
Gestión de
de los
los recursos
recursos

-- Realización
Realización del
del producto
producto

-- Medición,
Medición, análisis
análisis yy mejora
mejora
 EVALUACIÓN TÉCNICA
Requisitos generales
Requisitos generales para
para lala competencia
competencia
técnica de
técnica de laboratorios
laboratorios de
de inspección
inspección yy
ensayo:
ensayo:
-- Equipos
Equipos yy métodos
métodos de de inspección
inspección para
para
determinar características
determinar características del
del material
material

-- Organización,
Organización, Sistema
Sistema de
de Calidad
Calidad

-- Personal
Personal administrativo
administrativo

-- Equipos,
Equipos, métodos
métodos yy procedimientos
procedimientos de
de
medición, ensayo,
medición, ensayo, manejo
manejo de
de muestras
muestras

-- Gestión
Gestión ambiental
ambiental
 EVALUACIÓN TÉCNICA
AFNOR ((Association
AFNOR Association Francaise
Francaise de Normalisation) --
de Normalisation)
NF- X50-102:
NF- X50-102: aptitud
aptitud potencial
potencial yy cualitativa
cualitativa
de un
de un proveedor:
proveedor:

-- Información
Información sobre
sobre lala empresa,
empresa, organización,
organización,
personal yy productos.
personal productos.

-- Operaciones
Operaciones previas
previas como
como proveedores
proveedores yy
trámite de
trámite de pedidos.
pedidos.

-- Fabricación
Fabricación yy aspectos
aspectos relacionados.
relacionados.

-- Operaciones complementarias.
Operaciones complementarias.

-- Aseguramiento de
Aseguramiento de lala calidad
calidad yy su
su
organización.
organización.
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
CANALES DE ADQUISICIÓN

1. Selección
1. Selección

2. Calificación
2. Calificación
 CANALES DE ADQUISICIÓN

1. Selección
1. Selección

1.1. Listado
1.1. Listado de
de proveedores
proveedores potenciales
potenciales

1.2. Información
1.2. Información dede proveedores
proveedores // productos
productos oo
servicios: datos
servicios: datos administrativos,
administrativos, financieros
financieros yy
técnicos.
técnicos.
1.3. Identificación
1.3. Identificación de
de los
los factores
factores de
de evaluación
evaluación en
en
comité compuesto
comité compuesto por por Mercadeo,
Mercadeo, Ventas,
Ventas,
Logística, Ingeniería,
Logística, Ingeniería, Administración,
Administración, Calidad,
Calidad,
Finanzas yy Compras.
Finanzas Compras.
ÁREAS DE ACCIÓN
PARA LA
PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
1. ÁREA DE CALIDAD

A. Características de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas
Técnicas)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
2. ÁREA FINANCIERA

A. Fortaleza Financiera
(Manejo económico y estabilidad financiera)

B. Fluidez Financiera (Razón

Corriente, Capital de Trabajo)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
3. ÀREA TECNOLÓGICA

A. Manejo de la Tecnología
(tiempos y calidad)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

A. Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor eficiencia)

B. Tiempos Pactados
(relación de tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
5. ÁREA DE PRECIOS

A. Precios Pactados

B. Precios Competitivos
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
6. ÁREA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislación
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicación
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyección a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7. ÁREA DE INVENTARIOS

A. Establecimiento de parámetros de
control de inventarios

B. Especificaciones de manipulación de los

inventarios
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
8. ÁREA DE MERCADEO

A. Tradición e imagen de la marca

B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios Criterios
Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
1. Criterios de precios
Créditos de proveedores
y condiciones
Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
Calidad técnica
2. Criterios de calidad
Normas
de materiales
Garantías de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
3. Criterios de tiempo
Periodicidad de las entregas
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
4. Criterios de servicio Elaboración de reclamos
Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el Transporte y Manipulación
Medio Ambiente Empaque
Desechos

Retiro de la ubicación del proveedor

Conexiones de transporte
6. Criterios de
ubicación Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigación y Desarrollo (know-how técnico)

Capacidades productivas y financieras
7. Criterios relativos a
Participación en análisis de valores
la empresa
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
 EVALUACIÓN DE OFERTAS
2. Calificación
2. Calificación

2.1. Calidad:
2.1. Calidad: Especificación,
Especificación, lotes
lotes recibidos
recibidos --
rechazados, %
rechazados, % de
de aceptación,
aceptación, índice
índice de
de calidad
calidad

2.2. Precio:
2.2. Precio: Unitario,
Unitario, descuentos,
descuentos, transporte,
transporte, costos
costos //
defectos, costo
defectos, costo total,
total, índice
índice de
de precio.
precio.

2.3. Servicio:
2.3. Servicio: Cantidad
Cantidad pedida
pedida -- entregada,
entregada, porcentaje
porcentaje
de cumplimiento,
de cumplimiento, índice
índice de
de servicio.
servicio.

2.4. Atención:
2.4. Atención: Número
Número de de visitas,
visitas, esperadas,
esperadas, porcentaje
porcentaje
de cumplimiento,
de cumplimiento, índice
índice de
de atención
atención

2.5. Calidad
2.5. Calidad consolidada:
consolidada: total
total de
de índices.
índices.
 PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(I) Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo
1. Criterios de precios y condiciones 0,20
1.1. Nivel de precios 25 5,0
1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios) 20 4,0
1.3. Créditos de proveedores 20 4,0
1.4. Aceptación de costos de flete y transporte 15 3,0
1.5 Posibilidad de negocios recíprocos 20 4,0
Suma 100
2. Criterios de calidad de materiales 0,25
2.1. Calidad técnica 40 10,0
2.2. Normas 20 5,0
2.3. Garantías de calidad 40 10,0
Suma 100
3. Criterios de tiempo 0,20
3.1. Plazos de entrega 20 4,0
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos) 30 6,0
3.3. Disposición de entregas 20 4,0
3.4. Notificación en la demora / suspensión de entregas 30 6,0
Suma 100
4. Criterios de servicio 0,10
4.1. Asesoría 25 2,5
4.2. Disposición de cooperación / Facultad comunicativa 30 3,0
4.3. Elaboración de reclamos 20 2,0
4.4. Ofertas de capacitación de los proveedores 10 1,0
4.5. Gama de productos 15 1,5
Suma 100
 PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(II)
Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo

5. Criterios sobre el Medio Ambiente 0,15

5.1. Política de medio ambiente del proveedor 30 4,5
5.2. Transporte 10 1,5
5.3. Empaque 40 6,0
5.4. Desechos 20 3,0
Suma 100
6. Criterios de ubicación 0,05
6.1. Retiro de la ubicación del proveedor 20 1,0
6.2. Conexiones de transporte 20 1,0
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor) 40 2,0
6.4. Fuentes de compra del proveedor 20 1,0
Suma 100
7. Criterios relativos a la empresa 0,05
7.1. Investigación y Desarrollo 10 0,5
7.2. Capacidades 20 1,0
7.3. Participación en análisis de valores 20 1,0
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad 20 1,0
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.) 30 1,5
Suma 100
 MATRIZ DE CRITICIDAD DE
PROVEEDORES
  PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
CRITERIO 1 40%
Precio 0.5 15 20 12
Crédito 0.4 12 15 16
Negocios Recíprocos 0.1 4 3 2
TOTAL 31 38 30
 
CRITERIO 2 35%
Calidad 0.4 14 12 8
Normas 0.3 9.5 6 10
Garantía 0.3 10.5 8 8
TOTAL 34 26 26
 
CRITERIO 6 25%
Ubicación 0.35 7.5 8.75 6.5
Conexiones de Transp. 0.15 3.75 2.5 3
Riesgos de suministro 0.20 4 2 5
Fuentes de compra 0.30 2 4 6
TOTAL 17.25 17.25 20.5
 
PUNTAJE TOTAL 82.25 81.25 76.5
 MEDICIÓN DEL ALCANCE DE
OBJETIVOS
Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4 Categoría 5
Criterios Excelente Bueno Aceptable Deficiente Muy mal
n = 20 n = 15 n = 10 n=5 n=0

1.1. Nivel de precios abajo de todos los abajo de algunos igual que los de- arriba de algunos arriba de todos
competidores competidores más competidores competidores los competidores

2.3. Garantías de calidad absoluto con pequeñas normal insignificante apenas

restricciones

3.3. Disposición de entregas muy bien bien satisfactorio mal muy mal

4.4. Ofertas de capacitación muy bien bien satisfactorio existe se puede no existe
de los proveedores desarrollar

5.4. Desechos se pueden regre- la mayoría de las parcialmente de vez en cuando ninguno
sar los desechos, veces
reciclaje completo

6.2. Conexiones de muy bien (tren, bien (casi todos no todos muy pocos solo uno
transporte avión, bus) los medios de
transporte)

7.2. Capacidades muy alto alto suficiente poco muy escasas

7.5. Flexibilidad (suministros adaptación muy sin problemas con dificultades pesado ninguna
al detal, cambios, etc.) rápida adaptación
 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
EL ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Pasos fundamentales Descripción global de medidas

1. Definición y Selección de los criterios tomados como base para el juicio.

estructuración de Los criterios definidos se derivan del sistema objetivo, bajo
criterios definidos cuya base está el problema

2. Importancia de los Con ayuda de factores de peso correspondiente se evalúan los

criterios definidos criterios definidos. La importancia muestra el significado de
los criterios individuales

3. Determinación de las Para cada alternativa se examina en qué medida ésta

ventajas parciales satisface los criterios. Gráfica de las alternativas en el sistema
de valores

4. Emisión del valor útil Para cada alternativa se indaga el valor útil; a esto sigue un
para cada alternativa resumen de las utilidades parciales emitidas (síntesis de
valores)

5. Juicio de los Selección de la alternativa con el máximo valor útil

beneficios
 ESQUEMA DE CÁLCULO DEL
ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Alternativa A1 Alternativa A2
Puntos según Puntos según
Valores útiles Valores útiles
Criterio Peso evaluación (ver
ponderado
evaluación (ver
ponderado
categoría) categoría)

1.1. Nivel de 5 15 75 20 100

precios

3.3. Disposición 4 10 40 5 20
de entregas

5.3. Empaque 6 5 30 5 30

Puntos totales 145 150

¿CUANTO DEBO
COMPRAR?
 ESTADO DE RESULTADOS
• VENTAS TOTALES 100
– Bienes y servicios adquiridos 50
– Costos de M.O.D. 30
– Gastos Generales 15

Beneficios antes de impuestos 5

¿SI USTED DESEA DUPLICAR LAS UTILIDADES DE
ESTA EMPRESA, QUE PODRÍA HACER?
 SOLUCIONES
• AUMENTAR LAS VENTAS TOTALES EN UN
100%

• AUMENTAR LOS PRECIOS EN UN 5%

• DISMINUIR LOS SALARIOS EN UN 16,6%

• DISMINUIR LOS COSTOS GENERALES EN UN

33,3%

• DISMINUIR EL COSTO DE LOS BIENES Y

SERVICIOS ADQUIRIDOS EN UN 10%