CAP.

• ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 1

Conceptos Básicos

¿Qué es la Administración de Proyectos?

La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una
serie de actividades
interrelacionadas.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 2

 Administración de Proyectos
• Son las actividades que permiten asegurar que
el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de
acuerdo a la planificación.
• Eficiencia y Eficacia.
• La Administración de Proyectos se basa en las
principales funciones de la Administración:
• Planeación, Organización, Dirección y
Control.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 3

 Administración de Proyectos
• Planeación: Se decide anticipadamente,
qué, quién, como, cuando y por que se
hará el proyecto.
• Las tareas mas importantes son:
Pronosticar situaciones futuras,
Determinar los recursos que se
necesitarán, Revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control,
Coordinar durante todo el proceso de
Planeación.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 4

 Administración de Proyectos
• Organización: Se identifica, define y divide
el trabajo a realizar, se agrupan y definen
los puestos, se proporciona los recursos
necesarios y se asigna el grado de
autoridad y responsabilidad.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 5

 Administración de Proyectos
• Dirección: Conduce el comportamiento de
los entes involucrados hacia las metas
establecidas. Se comunican y explican los
objetivos de todos los participantes, se
asignan estándares. Motivación,
Liderazgo y Comunicación.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 6

 Administración de Proyectos
• Control: Medir el rendimiento obtenido en
relación a las metas fijadas. En caso de
haber desviaciones se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 7

Conceptos Básicos

Componentes de la Administración de proyectos

1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 8
Conceptos Básicos

Elementos relacionados con el Proyecto

• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo

BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE
TODOS LOS INTERESADOS
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 9
Conceptos Básicos

Ciclo de vida del Proyecto

3. Ejecución*
NIVEL DE ACTIVIDAD

*Etapas del
proyecto

2. Planeación*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TIEMPO TERMINO

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 10
Conceptos Básicos

Instalación Operación
100% completa completa
$, HH
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisión de
arranque

Decisiones
trascendentes

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Inicio Planeación Ejecución Pruebas y
Diseño Arranque

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 11

Administración de Proyectos

Etapas de la Administración de Proyectos

origen equipo del Proyecto

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

perfil plan avance entrega

aceptación PRODUCTO
alcance
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 12
Administración de Proyectos

Áreas de conocimiento

Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el

Integración plan de administración, la ejecución, al cierre.

Administración, definición de productos y actividades y

Alcance su seguimiento.

Presupuesto y su control.
Costos

Planeación de recursos, desarrollo y administración de

Recursos equipos del proyecto.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 13

Administración de Proyectos

Definición de actividades interrelacionadas y

Tiempo cronogramas,

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Definición de la distribución de información del

Comunicaciones proyecto.

Planes y administración.
Riesgos

Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo

Suministros de proveedores

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 14

Administración de Proyectos

Organización para el Proyecto (Estructuras)

POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL
• El personal reporta • Reporta al Líder del • Varios responsables
directamente al Mando proyecto y al Mando
Superior funcional • Superior identificado

• Control total sobre el • Líder de proyecto de • Actúan por

presupuesto, recursos tiempo completo especialidad
materiales
• Autoridad y toma de • Enfoque fragmentado
• El Mando Superior tiene decisiones compartida
responsabilidad
administrativa sobre el
personal

• Puede disponerse de un
pool de recursos
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 15
Administración de Proyectos

Organización para el Proyecto

Competencias técnicas
Alto

Competencias humanas
Bajo

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 16
Etapas de la AP

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 17

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Mecanismos de selección
de proyecto
• Definición del proyecto
INICIO

• Perfil del proyecto

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
• Alcance del proyecto
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 18
Etapas de la AP

Origen del Proyecto

NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIÓN

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 19

Etapas de la AP

Perfil del Proyecto

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general

¿Qué? ¿Por qué?

¿Quién? ¿Para qué?
¿Cómo? ¿Cuándo?

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 20

Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 21

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Estructura de Descomposición
del Trabajo
• Tabla de precedencias
PLANEACIÓN
• Ruta critica
• Matriz de roles

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Plan del proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 22
Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o milestones

• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 23

 Organización de actividades
• Las actividades en un proyecto deben ser
organizadas para producir resultados tangibles
para que la administración pueda juzgar el
progreso.
• Los “Milestones” son los puntos finales de
alguna actividad.
• Los “deliverables” son los resultados del
proyecto que serán entregados a los clientes.
• El proceso de “cascada” permite una
definición precisa de los “milestones”.
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 24
 Milestones y Deliverables
Actividades

Estudio de Análisis de Desarrollo del Estudio del Especificación de

Factibilidad Requerimientos Prototipo Diseño Requerimientos

Reporte de Definición de Reporte de Diseño de la Especificación de

Factibilidad Requerimientos Evaluación Arquitectura Requerimientos

MILESTONES

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 25

 Planificación del Proyecto
• Distribuye el proyecto en tareas y estima el
tiempo y los recursos requeridos para
completar cada tarea.
• Organiza las tareas de forma concurrente para
hacer mejor uso de la fuerza laboral.
• Minimiza dependencias entre tareas para evitar
retrasos debidos a que una tarea espere a la
terminación de otra.
• Depende de la intuición y experiencia de los
administradores.
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 26
Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 27

Etapas de la AP

Plan de administración del Proyecto

• Guía la ejecución y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento,
tales como:
– Definición del alcance
– Organización del Proyecto
– Mecanismos y programas de comunicación
– Programa de Proyecto
– Estimados de costos
– Procesos de administración de riesgos
– Procedimientos de control de cambios

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 28

Etapas de la AP

Estructura de Descomposición del Trabajo

¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.

¿Cómo se come un elefante?

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 29

Etapas de la AP

¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance

Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 30

Etapas de la AP

Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es
necesario y suficiente
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 31
Etapas de la AP

• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

PRODUCTO

Componentes mas
1 2 3
importantes
Productos de trabajo
1.1 1.2 1.3
terminados
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2 Tareas que entregan un
producto
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 32
Etapas de la AP

Gráfica de Gantt

1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando de acuerdo con lo
tiempo y responsables. planeado.
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 33
Etapas de la AP

Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos:
– Clave de la actividad
– Actividad
– Duración
– Actividades precedentes
– Responsable

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 34

Etapas de la AP

Elaboró: Eduardo Dávila Turcios

PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002

Clave de la Actividades
actividad Actividad Duración precedentes Responsable

0 Inicio ---- -- ------

1 Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación
2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico
3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario
4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación
5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación
6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo
7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control
8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación
9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario
10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo
11 Fin ---- ? ------

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 35

Etapas de la AP

Tipos de precedencias

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio

Actividad A Actividad B
Final a Final

Actividad A Actividad B
Inicio a Final

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 36

Etapas de la AP
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7

Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica

1 2

Hitos 3 4 5
(milestones)
6 7

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 37

Etapas de la AP

Diagrama de Red (ruta crítica)

• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 38

Etapas de la AP

Holgura

• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto
• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 39

Etapas de la AP

La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:

Es Ef
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien, Actividad
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
Ls Lf

• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 40

Etapas de la AP

0-0 0-7 7 - 13

INICIO A D
14 - 21
0 7 6
F
8 - 14
7 21 - 24 24 - 24
0-8 E
6 I FIN
B
8 - 16
3 0
8
H
8

0-6 6 - 10

C G
6 4

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 41

Etapas de la AP

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Se emplea para estimar tiempos y costos.

• Es de utilidad para:

– Análisis de alternativas

– Empleo eficiente de recursos

– Optimización de calendarios

– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 42

Etapas de la AP

• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

(P+4M+O)
Tiempo esperado entre eventos
6

(P-O)
Desviación estándar
6

(P-O) 2
Varianza de una tarea
6

Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas

Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 43
Etapas de la AP

Técnicas y herramientas
• Sistema de autorización de trabajo
• Sistema de información
• Reportes de avance

EJECUCIÓN

• Resultados del trabajo

• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
• Mejoras en la ejecución
• Informes de proyecto
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 44
Etapas de la AP

Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto

– Productos de avance
– Acciones implantadas
• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas
• Formación y desarrollo de equipo de trabajo
• Distribución de información
• Manejo de proveedores

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 45

Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en

tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones

• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 46

Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van

logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 47

Etapas de la AP

Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 48

Etapas de la AP

Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 49

Etapas de la AP

Valor ganado del proyecto

Planeado
Recursos

Valor ganado

Real

Tiempo

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 50

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas
• Análisis de valor ganado
• Distribución de información
• Sistemas de control de cambio
• Control de riesgos
CONTROL
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
• Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 51
IV. Etapas de la AP

Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de alcance
• Control del cronograma

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 52

Etapas de la AP

Procesos de control

• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 53

Etapas de la AP

Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance,
riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del Proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 54

Etapas de la AP

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos críticos

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 55

Etapas de la AP

Análisis de valor ganado

Permite evaluar el
desempeño del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.
– Valor planeado
– Valor ganado

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 56

Etapas de la AP

Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad

• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 57

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Auditorias de procura
• Informes y reportes de
ejecución
CIERRE

Reporte final
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 58

Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 59

Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato

– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 60