ARCHIVO

Patricia Rocha Sierra

Instructora Archivo
CONCEPTO DE ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su

. forma y soporte material, acumulados
fecha,
en un proceso natural por una persona
natural o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
 ARCHIVO DE GESTIÓN

Corresponde a aquellos que están

en tramite, en su puesto de trabajo,
y que continúan vinculados a un
flujo predeterminado.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos son importantes para las

entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio
para los trámites que pueda requerir la
empresa.
Archivos Empresariales?
Objetivos de los Archivos Empresariales?
Característica de los Archivos Empresariales?
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para una empresa es importante que sus

trabajadores o la persona encargada del manejo del
archivo encuentre la información que busca en el
menor tiempo posible, para esto es necesario
clasificar los documentos de manera lógica,
teniendo en cuenta los criterios o características
existentes dentro de la empresa.
 CLASES DE ARCHIVO

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo

establecido en cada una de las etapas es decir,
ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL O HISTÓRICO.
 SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

∙ ARCHIVO CENTRALIZADO:cuando una sola dependencia controla

toda la documentación de la organización.
 SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

 ARCHIVO DESCENTRALIZADO: aquel que lleva cada una de las

dependencias de la organización. Es decir, es independiente de
todo proceso archivístico.

 ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL

DESCENTRALIZADO: este depósito de información lo lleva cada
dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
 SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

a. Descentralizado: Archivo por dependencia o departamentos es el que

funciona repartido ente las diferentes dependencias de una institución.
 SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL

CENTRALIZADO: este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada
dependencia con archivo descentralizado, pero
que a su vez se controla desde el archivo
central.
 SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

Archivo descentralizado para que funcione mejor, pero depende del archivo central y esta controlado por el; por
ejemplo, las dependencias de contabilidad, personal, ventas, etc. Este tipo de archivos funciona en compañía bien
organizada, donde es un ejecutivo el responsable tanto del archivo central como de los satélites o descentralizado.
Usos:Para archivos técnicos, de personal, confidenciales, etc.
Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones, etc.
SEGÚN SU UBICACIÓN:
SEGÚN LA FRECUENCIA DE CONSULTA
 ARCHIVO ACTIVO

Compuesto por documentos del año actual o años

anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación,
como: HISTORIAS LABORALES, RESOLUCIONES,
CONTRATOS y demás documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las
necesidades de conservación y consulta permanente.
 ARCHIVO ACTIVO

Es el conjunto de Documentos que han

terminado su gestión y en ese momento
inician su vigencia la cual puede ser un
acto o acción administrativa.
 ARCHIVO SEMIACTIVO

Son los documentos que varían en su

periodo de conservación y su consulta es
menor.
 ARCHIVO INACTIVO

Son los documentos con una durabilidad perpetua en el

periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones
legales, fiscales, comerciales o históricas.
 ARCHIVO INACTIVO

Conjunto de documentos que ha terminado su

vigencia porque ha terminado su plazo
establecido, o porque desaparece el objeto físico
de su razón de ser, que son conservados por
requisito legal por unos Términos determinados.
 SEGÚN SU NATURALEZA

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el

proceso de archivo:
• Archivo público: es todo documento que pertenece
a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos
documentos que por su valor histórico, investigativo,
científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que
pertenecen a personas naturales o jurídicas
 SEGÚN SU CICLO VITAL

ARCHIVO DE GESTIÓN: corresponde a la documentación que se encuentra

depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
ARCHIVO CENTRAL: es la agrupación de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
ARCHIVO HISTÓRICO: aquellos documentos que se transfieren desde el
archivo central al archivo de conservación permanente.
SEGÚN LO QUE SE DESEA ALMACENAR
SEGÚN EL GRADO DE PRIVACIDAD:
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

ARCHIVADORES
Muebles que facilitan la ubicación,
búsqueda y consulta de información.
Entre ellos se encuentran los siguientes:
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

ARCHIVADOR VERTICAL
Se colocan junto al escritorio en
oficinas pequeñas para
conservación y facilitar la
consulta de los documentos
correspondientes al archivo de
gestión. Tiene de una a cinco
gavetas.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

ARCHIVADOR HORIZONTAL
Facilita clasificar los documentos
de forma horizontal pero se
encuentra generalmente cerrado.
Las carpetas que se utilizan se
denominan carpetas colgantes.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

FOLDERAMA
Facilita la conservación de los
documentos en carpetas con guía
lateral. Se utilizan en las
organizaciones para guardar las
historias laborales.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

ARCHIVADOR GIRATORIO
Este archivador está constituido por
hileras circulares. Además están
equipados con teléfonos para que
los responsables del área de trabajo
suministren la información
requerida.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

ARCHIVADOR MECÁNICO
Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran
cantidad de documentos de acuerdo a la
clasificación interna de la organización. Debido a
su condición física permite de una manera
práctica la búsqueda y manipulación de la
información contenida en los documentos.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

ARCHIVADOR ELECTRÓNICO
Es una herramienta de tipo ofimática que
sirve para recopilar la información de una
manera ordenada utilizando dispositivos
ópticos, para su localización y enlace en
las debidas carpetas.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

ESTANTES
Es una estructura metálica o de
manera horizontal que tiene
como propósito de garantizar la
conservación de la información
de los documentos.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

ARCHIVADOR RODANTE
Es un conjunto de estanterías metálicas
agrupadas con ruedas, que implementa
un sistema versátil de almacenamiento
hermético de los documentos para mayor
accesibilidad y conservación de la
información.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

PLANOTECA
Es una estructura en madera que tiene
como función almacenar planos y facilitar
su consulta
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

SELLO FECHADOR
Es un elemento con imágenes
grabadas y piezas móviles que
permiten modificar la fecha para
marcarla sobre la superficie.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

GANCHO SECO O EN RELIEVE

Es una pieza metálica compuesta
por grabados. Su función es marcar
los documentos e identificar y
protegerlos de las falsificaciones.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

RELOJ RADICADOR
Es utilizado en la unidad de correspondencia, para
la recepción de las comunicaciones, facilitando y
agilizando la radicación. La organización
documental precisa de un control que permita
comprobar el recibo y trámite de documentos
generados por la organización, o que han sido
allegados a esta; evitando la evasión de
responsabilidades por parte de las personas
encargadas del recibo y despacho de
documentos.
.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

GANCHO LEGAJADOR PLÁSTICO

Es un gancho plástico que permite
fijar los documentos que se
encuentran contenidos en un legajo
manteniendo su conservación y
evitando deterioro por oxidación.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

LEGAJOS
Son dos tapas de cartulina con
gancho legajador, para asegurar los
documentos, preferiblemente en
materia desacidificada, para evitar
el deterioro de los documentos.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

CAJAS DE ARCHIVO
Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los
documentos reposan en ellas y sus cierres son laterales. Su
registro en ellas facilita la búsqueda de la información, además
de la protección y conservación interna.
 ELEMENTOS DE ARCHIVO

PAPELERÍA
Los papeles más usados para la documentación son:
Š Tamaño Carta: empleado regularmente para las
comunicaciones internas y externas de la organización
(clientes, proveedores).
Š Tamaño Oficio: empleado normalmente por su
capacidad para la realización de documentos de
carácter jurídico (Acuerdos, contratos, resoluciones).
Š Bond de 75 gr: generalmente empleado para
fotocopias.
nstrumentos de medición en los archivos

Los siguientes aparatos son empleados para

garantizar la calidad y conservación en los
documentos y demás soportes documentales que
reposan en los archivos.
nstrumentos de medición en los archivos

TERMÓMETRO
Busca identificar la temperatura ambiente y las
condiciones climáticas de las operaciones en el
recinto.
nstrumentos de medición en los archivos

HIGROSCOPIO O HIGRÓMETRO
Estos aparatos miden tanto la temperatura como la
humedad, al mismo tiempo. En la actualidad son
sofisticadas máquinas prácticas de tipo digital.
 CLASIFICADORES
Los clasificadores se usan para facilitar la clasificación preliminar
de los documentos.

1. Carpetas

2. Legajos

3. Rótulos

4. Guías

5. Pestañas
 CLASIFICADORES

Los clasificadores se fabrican en distintos tamaños,

modelos y materiales, y sus usos son diversos, ejemplo:
para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques,
facturas, talonarios, etc. Esta clasificación puede
realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que
utilice la empresa.
 CLASIFICADORES

Carpetas: son dos hojas de cartulina o manila, cartón

prensado o fibra, con pliegues adicionales o dobleces
marcados, que permiten ampliar su capacidad. Tiene en forma
vertical una aleta que permite colocar su identificación.

Una carpeta tiene capacidad máxima para 100 documentos.

 CLASIFICADORES

Legajos: Son dos tapas de cartulina con gancho legajador,

para asegurar los documentos los cuales no deben ir sujetos a la
carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella. En cuanto a los
documentos que se legajan, deben quedar ordenados
cronológicamente de principio a fin, es decir, como se lee un
libro, respetando el orden original, por eso se recomienda
introducir el gancho legajador por la tapa superior del legajo y
cerrarlo por la tapa posterior, esto facilitará legajar los últimos
documentos.
 CLASIFICADORES

El legajo se identifica con los siguientes datos:

1. Identificación de la empresa.
2. Nombre de la dependencia a la cual pertenece.
3. Titulo para el archivo.
4. Año al cual pertenecen los documentos.
Un legajo tiene capacidad máxima para 200
documentos. Debe conservar su forma
original, doblando los pliegues de expansión
que tiene grafados en el lomo.
 CLASIFICADORES

Ròtulos: Son tiras de cartulina que se colocan en las

porta guías, para titular las carpetas. Se consiguen en
tiras perforadas y en gran variedad de colores.
 CLASIFICADORES

Cuando se elaboren marbetes, tener en cuenta los siguientes

aspectos: 

1. Rotularlos en la máquina de escribir antes de separarlos,

en el orden en el cual se consideran las distintas unidades. 
 
2. Si tienen doblez, la parte más ancha es la delantera allí se
escriben los títulos de las carpetas. Deben empezar siempre
en el mismo lugar, a partir del tercer espacio porque, además
de facilitar la visualización, mejora la apariencia. 
 CLASIFICADORES

3. Los títulos de los marbetes deben ir: 

 
a. Para el nombre de personas naturales: los apellidos en
mayúsculas fijas o sostenida, seguido de una coma (,) y los
nombres con mayúscula inicial.
 
b. Cuando se escribe el nombre de una serie, debe ir todo el
título con mayúsculas fijas o sostenidas.
 
 CLASIFICADORES

Guías: son cartulinas o cartones usados para separar

distintos grupos de documentos dentro de una
gaveta. Pueden ser simples o complejos.
Epigrafiadas : Llevan escrita una expresión numérica o alfabética.

Pautadas: Llevan rayas para escribir sobre ellas.

Sujetas: No salen de la gaveta porque están prendidas de algún mecanismo.

Sueltas: Pueden extraerse de la gaveta libremente.

Principales: Las que preceden siempre a todo el material de una sección o

grupo.

Secundarias: Preceden a las divisiones de las principales.

Pestaña: Es la parte que sobresale en una carpeta y que sirve
para su identificación, la cual se hace en franjas
autoadhesivas que se marcan en la misma forma que los
marbetes o rótulos.

Las pestañas que sirven para la identificación de la carpeta

pueden estar dispuestas en distintos lugares, llamados
posiciones. En este caso deben colocarse en forma
escalonada y se leen de izquierda a derecha: 1ª. Posición,
2da. Posición, 3ª. Posición, etc.
Índice: Es una tarjeta de cartulina que identifica el
contenido de la gaveta. Se coloca en el portaíndice que tiene
cada gaveta del archivador; se acostumbra protegerlo con un
pedazo de acetato.
 ORDENACIÓN DE LOS
ARCHIVOS

Una vez clasificados los documentos es

necesario ordenarlos según las
características. Para César Martín (2009) los
ordena de la siguiente manera:
 LA ORDENACIÓN
CRONOLÓGICA:
Se basa en el elemento más estable de un documento, la fecha, y se concreta
en la secuencia año, mes y día. Por ejemplo: Expedientes de reuniones de
Consejo de Gobierno: año, mes y día.
 La Ordenación Alfabética:
Toma como elemento de ordenación una palabra
que nos servirá para colocar los expedientes en el
lugar que les corresponda en un orden alfabético.
Según el tipo de palabra que ordenemos,
tendremos estos tipos de ordenaciones alfabéticas.
Tipos Ordenación Alfabética

ALFABÉTICOS: Consiste en ordenar los documentos por las

letras del alfabeto (A – Z) y puede ser:

Onomásticos

 Toponímicos o Geográficos

 Temáticos
 ONOMÁSTICO

La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por

expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las
Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es
ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita
la consulta.

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: PRIMER APELLIDO,

SEGUNDO APELLIDO Y EL NOMBRE AL FINAL. Por ejemplo:

ACOSTA LOPEZ, Andrés

CASCANTE PEREZ, José
CHAPARRO MEJIA, María
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LOPEZ GOMEZ, Javier
MARTINEZ, José
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
 ONOMÁSTICO

Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O

SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO,
EMPRESA O INSTITUCIÓN
 Onomástico
Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.
Toponímico (o alfabético-geográfico)

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de

ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el
barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y
a las necesidades administrativas.

Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de

conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el
Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.
Amazonas
Arauca
Boyacá
Cauca
Cesar
Guajira
Putumayo
Valle del Cauca
Toponímico (o alfabético-geográfico)

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización

de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su
localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar,
por orden alfabético. Este sistema es similar al alfabético nominativo
(personas naturales y razones sociales), porque la clasificación final se
hace también por nombres de individuos y empresas.
 USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

 Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y
agencias, distribuidores, concesionarios, etc.
 En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
 En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc.
 En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales,
empresas de transporte, etc.
 POR DIVISION
GEOGRAFICA
Si atendemos a la división geográfica, el archivo puede
organizarse por:
 País o estado, ciudad y nombres
 Departamento o providencia, ciudad y nombre
 Ciudad pueblo y nombres
 Por la división geográfica, es conveniente utilizar un mapa
 POR PAIS O ESTADO, CIUDAD O NOMBRES

Observemos Cómo está organizado el archivador y dónde van los

documentos:
Primero encontramos la GUIA ALFABETICA (cuando se organiza
con guías alfabéticas y guías de divisiones geográficas). Esta guía puede

ser la A, por ser la primera letra del alfabeto, y abarca todos los países que

empiecen por la A, con los cuales trabaja la compañía; por ejemplo,

Alemania, Argentina, etc.
POR PAIS O ESTADO, CIUDAD O NOMBRES

En seguida aparece la GUIA DE PAIS, que comprende el país que

representa y su nombre puede ser, Argentina, Argelia, Alemania, etc. (esta
es la primera que aparece cuando el archivador se organiza solo con guías
de divisiones geográficas)
 
Luego vienen las SUBGUIAS DE CIUDADES, que corresponden a las
ciudades o pueblos de cada país donde existen clientes de esa empresa.
Todos aparecen en orden alfabético y en ese orden ira primero Buenos
Aires , Cordoba, ambas ciudades de Argentina
POR PAIS O ESTADO, CIUDAD O NOMBRES

Después, detrás de la subguia de ciudades en estricto orden alfabético,

CARPETAS INDIVIDUALES o de los clientes, que estén localizados en esas
cuidad. Aquí es precisamente donde van los documentos de los clientes
 POR PAIS O ESTADO, CIUDAD O NOMBRES

Finalmente, detrás de la carpeta del último cliente de cada ciudad ira una carpeta
denominada VARIOS, para colocar allí los documentos de clientes que no tengan
suficientes documentos que justifiquen la apertura de una carpeta individual. Se
considera que cinco o más documentos, justifican la apertura de una carpeta
individual
 ZONAS, REGIONES, SECTORES, ETC.

Si a la empresa se le facilita la organización por zonas o regiones, podrá hacer una

demarcación del departamento o provincia en varias zonas, así:
 ZONA CENTRAL
 ZONA NORTE
 ZONA SUR
Tenemos la subdivisión anterior y zonifiquémosla:
ZONAS como guía principal
SUBGUIA de ciudad o pueblo
Carpeta Individual
Carpeta de varios
ZONAS, REGIONES, SECTORES, ETC
 ZONAS, REGIONES, SECTORES, ETC

El departamento se ha dividido en zonas de acuerdo con el mapa. Cada zona representa

una guía principal y dentro de cada zona hay un orden alfabético. Las carpetas VARIOS
continúan ubicadas al final de cada ciudad.
ZONAS, REGIONES, SECTORES, ETC
 POR DIRECCIONES

Generalmente, las empresas de servicios, correos, bienes raíces y las que se

dedican a la distribución de productos dentro de la ciudad, utilizan este
sistema. El sistema no solo es alfabético también es numérico.
Esta organizado de la siguiente manera:

GUIA PRINCIPAL de AVENIDAS, CALLES, CARRERAS, DIAGONALES Y

TRANSVERSALES para las divisiones menores por ejemplo, las avenidas se
dividen en calles o carreras.
 POR DIRECCIONES

Las carpetas están rotuladas con la dirección, siguiendo un

orden alfabético y numérico
Cuando se trabaja el sistema zonificado se separa en NORTE, EL
SUR, EL ORIENTE Y EL OCCIDENTE. Los apartamentos, conjuntos
cerrados, ciudadelas, etc; llevan nomenclatura especial para
una mejor localización; por ejemplo, apartamento, bloque,
interior, manzana, etc.
 Temático

Se ordenan las series y subseries documentales por

el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo:

 Estadísticas
 Informes
 Informes a organismos de control
 Informes de gestión
 Informes estadísticos
 Órdenes de Pago
 TEMATICOS

Temáticos: Se ordenan las series alfabéticamente por el

contenido temático o nombres de las series. Ejemplo:

Š Actas
Š Informes
Š Resoluciones
 ARCHIVO ALFABÉTICO POR ASUNTOS:

Hace relación aquellos documentos que se organizan por

temática y se usa en instituciones científicas para archivar
estudios y proyectos que se están adelantando, también se usa
en colegios, academias, escuelas y universidades para su
material didáctico a diferencia del nominativo que se usa para
organizar o diferenciar los documentos por nombres de
personas naturales y jurídicas como por ejemplo: historias
laborales, o empresas.
 ARCHIVO ALFABÉTICO POR ASUNTOS

Usos:
 Instituciones científicas para archivar la información de los estudios
y proyectos que están adelantándose.
 Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de
instituciones docentes para su material didáctico.
 Galería de artes, museos, bibliotecas que por su naturaleza requieren
la identificación archivística por grupos,
 Agentes de compras, fabricantes y todas las empresas donde el
interés se enfoca en el conjunto.
 ARCHIVO ALFABÉTICO POR ASUNTOS

Características:
El archivo por asuntos se clasifican por
TEMAS y no por nombre de personas,
compañías o lugares. Los archivos por
asuntos se establecen por guías y carpetas
o guías y tarjetas.
ARCHIVO ALFABETICO POR ASUNTOS
ESTILO ENCICLOPEDIA
ARCHIVO ALFABETICO POR ASUNTOS
ESTILO DICCIONARIO
La Ordenación Numérica o Correlativ

Responde normalmente al mantenimiento de la

numeración asignada a los documentos y a los
expedientes en el momento del inicio del trámite por
parte de la oficina de registro de documentos.

Se trata del sistema más utilizado en las oficinas

vinculadas a los departamentos de contabilidad y
finanzas. Por ejemplo: Documentación contable: nº
de control del expediente, correspondientes a un
mismo ejercicio económico
La Ordenación Numérica o Correlativa
 La Ordenación Sistemática

Toma como elemento ordenador un código de un cuadro de

clasificación preestablecido. Este sistema suele combinarse
con alguno de los otros sistemas o con varios de ellos
 SISTEMAS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL.

Consiste en la ordenación de datos mediante el

establecimiento de secuencias que se pueden realizar
por orden alfabético o numérico, para cada una de las
categorías o grupos previamente clasificados según
definición constituida.
Bien importante de tener en cuenta la siguiente
ecuación:

ORGANIZACIÓN = CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN

Las empresas pueden utilizar varios sistemas de ordenación:
 NUMERICOS

1. NUMÉRICOS: Están conformados por los llamados

simples u ordinales y los cronológicos.
• Los simples u ordinales: Consisten en la colocación de los
documentos en forma consecutiva y de forma progresiva.
• Cronológicos: Consisten en colocar un documento detrás
del otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha en que
se haya tramitado el documento, teniendo en cuenta
primero el año luego el mes y por último el día.
 NUMERICOS ORDINAL

Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.

ENERGIA ACUEDUCTO

Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824

Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927825
Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927826
 NUMERICOS CRONOLOGICO

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las

series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede
ejemplificarse así:

2002, 02, 28
2002, 03, 01
2002, 03, 02
2002, 03, 03
 SISTEMA DE ORDENACION
MIXTOS

 ALFANUMÉRICOS

 ORDINAL CRONOLÓGICO
 ALFANUMERICO

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden

alfabético y numérico cronológico. En este sistema de
ordenación, los datos que se cruzan no serán separables,
siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de
Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de
celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

2001 MONROY LOPEZ, Susana
2001 TORRES GODOY, Guillermo
 ALFANUMERICO

También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de

identificación y alfabética por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a
series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de
personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que
prestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y
Expedientes Académicos de Alumnos.

12423345 ALVARADO PÉREZ, Norberto

24125767 GÓMEZ LÒPEZ, Juan
24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario
41234098 LARA ROA, Flor Alba
 ALFANUMERICO

Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una

dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que
identifican a la oficina productora, seguido de los dígitos de series y
subseries. Por ejemplo: en la oficina de Secretaría General:
SG-01 Actas
SG-01-01 Actas Consejo Directivo
SG-02 Acuerdos
SG-04 Informes

De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie,

permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series documentales.
 CRONOLOGICO

Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas

unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas
(Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer
lugar por el número de la unidad documental y después por el
cronológico, así:

0001 2002, 01, 31

0002 2002, 01, 31
0003 2002, 02, 02
0004 2002, 03, 04
• Cronológico: Se utiliza para las series documentales que
son numéricas y a su vez cronológicas. Ejemplo:

Š Resolución 001 2016-01-10

Š Resolución 002 2016-01-15
FORMACIÓN
GRACIAS