MDULO 4.

- CRITERIOS DE ORGANIZACIN, CONTROL Y ARCHIVO EL ARCHIVO

Desde el momento en que comienza el trabajo en una oficina se empiezan a generar documentos, que no surgen por la voluntad del hombre, sino que surgen a partir del deseo de satisfacer una necesidad, cumplir con una determinada funcin. Pero cuando el nmero de esta documentacin comienza a incrementarse, resalta la interrogante de cmo guardarlos, bajo qu principios, y sobre todo, cmo encontrarlos de una manera rpida y eficiente a la hora de la bsqueda. En este punto de partida, se crea la necesidad de un Archivo.

Qu es un Archivo?

Existen varias acepciones de la palabra, como puede ser:

Lugar o espacio fsico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metlicos, gaveteros), Institucin que conserva y maneja la documentacin (ejemplo: el Archivo Nacional), El papel como documento en s.

ARCHIVO (en archivstica) se define como: Un conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos por una persona fsica o jurdica, o entidad pblica o privada, en el desarrollo de sus funciones o de su actividad.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Los Archivos constituyen Patrimonio, Memoria, Identidad y Conocimiento.

Los Archivos son Patrimonio: porque son la constancia, en soportes duraderos, de todo aquello que constituye un reflejo de la actividad econmica, poltica, social o cultural de un pas. Se crean de manera espontnea con la voluntad de justificar derechos y propiedades, y convertirlos en medios legitimadores de poder. Los Archivos son Memoria: es la atribucin ms comn e inmediata ya que la sociedad valora la funcin de los archivos como elementos que garantizan la posibilidad de promover, o en su caso recuperar la memoria colectiva o histrica buscando aplicar una filosofa comn: la necesidad de construir el futuro sobre las slidas bases de un conocimiento amplio y crtico del pasado. Los Archivos son Identidad: la recuperacin y fortalecimiento de las identidades, sean locales o nacionales, es un movimiento en auge en el mbito local, nacional y mundial que avanzan frente a los peligros de homogenizacin que puede traer el proceso de globalizacin. Un aporte de la investigacin histrica, es dar a conocer sus orgenes personales o de la sociedad donde han de desarrollar su vida e interrelaciona de manera casi inseparable los conceptos de memoria e identidad. En la mayora de los casos la destruccin de la memoria escrita conlleva una prdida de la identidad del colectivo afectado. Los Archivos son Conocimiento: es importante reconocer que los archivos son centros que atesoran un gran capital informativo. Lo que se busca es favorecer el acceso de los ciudadanos a la informacin y a la cultura mediante la explotacin de las inmensas posibilidades que ofrece la gran pluralidad de fuentes escritas en imagen existente en los archivos. Aqu la gama de servicios que puede ofrecer un archivo se puede plasmar en productos y materiales para mejorad su nivel cultural. NIVELES DE ARCHIVOS Las entidades encargadas del cuidado y la organizacin de los Archivos se han visto en la necesidad de crear niveles que eviten que las oficinas se amontonen de papeles y estos sean trasladados de un lugar fsico a otro, sin ningn tipo de cuidado, o pasen a ser materia prima de fbricas, sin tener en cuenta la importancia de esos documentos.

Es por ello que es necesario que la secretaria conozca cmo funcionan estos niveles para poder mantener viva la memoria de la entidad sin correr estos riesgos. Los niveles de Archivo en nuestro pas son los siguientes: Archivo de Gestin, Administrativo o de Oficina: Es donde se generan los documentos, en los que se guardan con carcter temporal aquellos sometidos a continua utilizacin y consulta por las propias oficinas. Es un archivo vigente, activo. En nuestra legislacin se considera que los documentos deben estar en las oficinas por un perodo de tiempo de hasta 5 aos. Archivo Central: Cuando la consulta del documento de archivo haya dejado de ser frecuente en los archivos de gestin, son transferidos al Archivo Central, que no es un espacio fsico sino una organizacin que recibe, organiza y guarda dicha documentacin por un plazo de hasta 25 aos, as como coordina el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la organizacin a la que pertenece. Archivo Histrico: Es aquel al que se han de transferir desde los Archivos Centrales la documentacin que deba conservarse permanentemente. Tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito, adquisicin, entre otros.

Para que la documentacin pase de un nivel de Archivo a otro es necesario que ocurra el proceso de Transferencia.

Internacionalmente existe otro nivel de archivo que es el Archivo Intermedio, que es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es espordica y en el que permanecen hasta su eliminacin o transferencia al archivo histrico. No pueden conservar documentos que superen los 50 aos de antigedad. La legislacin cubana no contempla este tipo de archivos.

CICLO DE VIDA DE LOS ARCHIVOS

Archivo Archivo de gestin Central

Edad Primaria Segunda

Valor Primario Primario

Duracin 5 aos 25 30 aos

Local Oficina productora Archivo central de la institucin. Archivos histricos

Histrico

Tercera

Secundario

Permanente

FUNCIN DE LOS ARCHIVOS Reunir de manera ordena toda la documentacin que genera la empresa. Guardar el material de forma segura, es decir, protegido contra el fuego, la humedad, el polvo, la mala utilizacin, el desgaste, etc. Asegura la conservacin de los documentos reunidos. Esta funcin se logra disponiendo de los medios necesarios: armarios, clasificadores, estanteras, ficheros, etc. Facilitar la mxima rapidez en el envo de los documentos solicitados. La eficiencia del archivo depende precisamente de la rapidez con que se conteste y tramite la documentacin. FUNCIN DE LA SECRETARIA RESPECTO AL ARCHIVO

La funcin de recopilar: En el caso de un archivo de empresa, se trata de reunir toda la documentacin que llegue a sus manos.

La funcin de conservar: En cuanto al almacenamiento, tendr que guardar o conservar materialmente los documentos.

La transmisin de los documentos: sta funcin es la difusin de los documentos, o lo que es lo mismo, proporcionar un servicio a los usuarios a travs de la comunicacin de la informacin que contienen dichos documentos.

La organizacin: es la referente a la organizacin de un archivo.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ARCHIVO

Ventajas

Conservar toda la documentacin de inters para la empresa. Determinar qu documentos carecen de inters y pueden ser eliminados. Ordenar y clasificar la documentacin de modo que pueda ser rpida y fcilmente consultada. Si el archivo est al da costar menos trabajo completarlo a medida que lleguen los documentos.

Desventajas Cuanto ms se retrase la tarea de archivo, ms documentos se irn acumulando y, por lo tanto, ms costar clasificarlos y ordenarlos. No archivar un documento puede provocar su prdida o traspapeleo.

FINALIDAD DEL ARCHIVO Deben establecerse con claridad los fines con que se efecta el proceso de archivo, ya que conocindolos es siempre posible encontrar un sistema que permita lograr el mayor rendimiento con el menor esfuerzo posible.

PROCESO DE ORGANIZACIN DE ARCHIVO x Separacin de los documentos segn su clase x Separacin de los documentos por tipos (textuales, grficos, imgenes, sonoros, legibles, etc.) x Separacin de los documentos por origen x Ordenacin de los documentos por secciones (organigrama) x Ordenacin de los documentos en las series (cuadro de clasificacin)

GESTIN DEL ARCHIVO Recomendaciones para ejecutar la tarea de archivar

Al recibir o enviar un documento se debe asentar en el Registro de Entrada y Salida de la Correspondencia.

Una vez que se ha estructurado el esquema bsico del archivo, se deben elegir los archivadores y mtodos ms adecuados para cada tipo de documento, el archivo debe ponerse continuamente al da y mantenerse en el orden inicial.

Si no desea archivar los documentos segn van entrando, debe usar la bandeja para archivar. Recuerde que sta debe tener slo el material del da y, por tanto, antes de dejar el despacho se archivarn cada uno de los documentos en su lugar.

No permitir que todo el mundo pueda utilizar libremente el archivo, ya que se perdera el control sobre l y todo el trabajo inicial habra sido intil.

Si se desea consultar un documento que ya est archivado, se colocar en su lugar la Gua Falta, donde se refleje la fecha, hora, lugar y nombre de la persona que lo solicita.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO El Sistema Institucional de Archivo (SIA) es el sistema que debe existir en cada institucin integrado por todos los Archivos de Gestin y el Archivo Central de la misma, que debe funcionar como un todo nico, en estrecha relacin, para que se garantice el seguimiento de la documentacin desde su origen hasta su valoracin final.

Para comprender el concepto de Sistema Archivstico se debe tener en cuenta que el documento es el mismo desde que se produce en la oficina como soporte fsico de una gestin determinada hasta que es depositado en un archivo histrico, donde es considerado, adems de como testimonio al servicio de los ciudadanos, como fuente primaria de investigacin.

En un primer momento el lugar de conservacin de los documentos sern los Archivos de Gestin y estos quedarn ubicados dentro del mismo edificio donde tenga su sede el organismo productor (oficinas), mientras que su utilizacin sea constante, y en un segundo momento los documentos se conservarn en el Archivo Central, cuando la utilizacin sea menos frecuente.

ARCHIVO DE GESTIN

El Archivo de Gestin constituye la primera etapa en el ciclo vital de los documentos, pues es donde se origina la documentacin, pero tambin se archiva documentacin recibida por otras oficinas de entidades diversas. Por su frecuente consulta y utilizacin es imprescindible que haya una casi perfecta organizacin, pues ello garantiza la agilidad en el trmite encomendado y por tanto, la eficiencia del trabajo de esta oficina o entidad.

Entre las actividades que conciernen al archivo de gestin se encuentran: Impedir la dispersin o eliminacin indiscriminada de documentos. Formacin correcta de las series documentales, evitando el fraccionar un expediente segn los pasos en el trmite o la agrupacin de distintos tipos documentales por referirse a un asunto comn. Estar en contacto permanente con el Archivo Central, tanto para solicitar recomendaciones y ayudas, como suministrar la informacin que el Archivo Central precise para la perfecta identificacin de las series documentales. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas existentes. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un Registro de prstamos y Libros de Entradas y Salidas. Solicitar y devolver correctamente al Archivo Central los documentos, que siendo ya transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad administrativa. Facilitar la informacin que tanto los ciudadanos como la Administracin solicite respecto a los documentos que custodia. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la informacin y a la documentacin. Elaborar un Registro de las transferencias realizadas al Archivo Central.

Instrumentos de que debe disponer el Archivo de Gestin

1. Gua de Archivo: Es una gua que registra la organizacin de las series documentales con su codificacin (Cuadro de Clasificacin).

2. Manual de Normas: Redactado por el Archivo Central, en el que figurarn entre otros los datos referentes a los plazos de permanencia de las distintas series documentales en cada uno de los archivos del sistema, lo que permitir al Archivo de Gestin conocer en cada momento la documentacin que tiene que transferir al Archivo Central.

3. Registro de Transferencias: Formado con el ejemplar de la Relacin de Entrega que el Archivo Central devuelve debidamente cumplimentado al Archivo de Gestin.

4. Instrumentos de Control: Son los Registros de Entrada y Salida, as como Registro de Prstamo.

5. Instrumentos de Bsqueda: Son los documentos que permiten ubicar rpidamente la documentacin en el Archivo. Esto incluye los ndices de materias, nombres, lugares geogrficos, entre otros, que sean necesarios para recuperar la informacin contenida en distintos expedientes y de esta forma poder atender adecuadamente las consultas. DOCUMENTO Es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin. Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto. Se presenta en un soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (informacin). ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO Soporte: puede ser el papel, papiro, pergamino, celuloide, lienzo, madera, piedra, disco, etc.) Medio: para fijar el contenido en el soporte puede ser la escritura, grfico, colores, notas musicales. Contenido: informacin

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es el que contiene informacin, de cualquier fecha, forma y soporte material, producido o recibido por cualquier persona fsica o moral y por toda institucin pblica o privada en el ejercicio de su actividad.

DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO

Son los que ayudan a las oficinas a informarse para la instruccin o resolucin de un expediente relacionado con la gestin. Son ejemplares mltiples. Ej.: boletines oficiales, revistas, fotocopias de documentos. CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO - La propia gnesis u origen, nace dentro del proceso natural de las actividades llevadas a cabo por personas fsicas o jurdicas, por lo tanto son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor. - Los documentos de archivo son nicos, exclusivos, responden a la actividad concreta de un productor, se refiere a un asunto o persona diferente. - Al ser creados como soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un rgano como prueba o testimonio fehaciente del mismo, contienen los elementos de validacin necesarios mediante la incorporacin de signos y marcas (firma o rbrica de su autor, sellos, registros, etc.)

CLASES DE DOCUMENTOS a) Segn la manera de transmisin de informacin se tienen: Documentos Textuales: transmiten informacin mediante texto escrito Ej. Los manuscritos, los impresos, los listados y segn el procedimiento manual o mecanizado puede ser manuscritos, mecanografiados o impresos. El soporte suele ser papel, pergamino. El formato hojas, folios, formando cuadernillo, o en forma de libros. Documentos grficos: cuando la informacin est representada por formas y colores Ej. Mapas, planos, dibujos. Documentos en imagen, pueden ser las fotografas, diapositivas, pelculas. Documentos audiovisuales, son aquellos que transmiten la informacin a travs de la imagen o del sonido Ej. Los discos, pelcula Legibles por mquina, el microfilm, disquete. b) Segn el autor o productor Documentos pblicos: producidos por instituciones pblicas en el ejercicio de sus funciones. Segn el mbito de produccin podrn ser de la administracin central, autnoma o local. Documento privados: producidos por instituciones privadas o por particulares. c) Segn la edad y frecuencia d consulta Documento activo: documento que por su corta edad guarda un valor administrativo para su productor y para el ciudadano. Se encuentra en la primera etapa de su produccin y su frecuencia de consulta por parte del productor es an alta. Se encuentra en el archivo de gestin.

Documento semiactivo: se encuentra en su segunda etapa, la frecuencia de consulta con fines administrativos comienza a descender dado que con el transcurso de los aos va perdiendo su valor primario y comienza a adquirir un valor secundario e histrico. Se encuentra en los archivos centrales e intermedios. Documento inactivo: el documento se encuentra en su etapa final desde el punto de vista administrativa, no existe frecuencia de consulta por parte del productor, tiene un valor histrico o secundario es consultado con fines de investigacin. d) Segn el tipo documental: Dispositivos: son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intencin de ser obedecidos. Ej. Leyes, decretos, resoluciones, sentencias, ordenanzas,

reglamentos. Testimoniales: aquellos en que la autoridad asienta una informacin o acepta la informacin de otro, garantizando su veracidad con el fin de que sirva de prueba legal o jurdica, como ser: actas del registro civil, balances anuales, diplomas, certificados o contratos legalizados. Informativos: son aquellos documentos que se utilizan en las distintas unidades Administrativas para establecer una comunicacin. Ej. Cartas, circulares, edictos.

VALOR DEL DOCUMENTO Primario, referido desde su nacimiento y tiene como principal objetivo servir de garanta o de prueba de algo y es el que se denomina valor administrativo o valor legal es decir sirve como testimonio.

Por otra parte, este valor inicial comporta una serie de valores paralelos que varan segn el tipo documental: - El documento de archivo nace como una herramienta de la administracin con la finalidad de mantener informada la continuidad de gestin o continuidad administrativa, a pesar del cambio natural de sucesivos gestores, valor administrativo. - Cuando el documento sirve de recaudo a la justificacin de cuentas (entradas y gastos) y un presupuesto financiero, valor contable. - Para demostrar cmo se obtiene, cmo se gasta y cmo se justifican los tributos pblicos, valor fiscal. - Para tener referencias sobre personas, lugares o asuntos en caso necesario, valor informativo. - Para salvaguardar derechos y obligaciones de patrimonios, derechos y rentas, valor jurdico. - Para cumplir con las exigencias de una ley, valor legal. - Para reconstruir y revisar el pasado, valor histrico y cultural. Secundario, cuando llega un momento en que los derechos y obligaciones garantizados por testimonios escritos prescriben se da el valor secundario. El documento ha cumplido ya su proceso vital en el aspecto administrativo, ha dejado de ser activo y a partir de ese momento el documento cumple otro rol el de servir de fuente para la historia.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Primera edad La documentacin forma parte de los archivos de gestin. Momento de vigencia Momento de planificacin y tramitacin del documento. En esta edad una vez recibida la respuesta o El documento est cerca del funcionario responsable de su tramitacin, en su mesa, en archivadores, al alcance de su mano para su manejo frecuente. solucin al asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir guardado para ser objeto de consulta, pero no con la frecuencia de la primera edad. Su archivo y conservacin sern definitivos. El documento ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigacin. (disponer, probar, informar). Fase permanente o histrica (patrimonio documental, consulta). Segunda edad La documentacin forma parte del archivo central. Tercera edad La documentacin forma parte del archivo histrico.

ORGANIZACIN Los documentos de un archivo se producen como soporte material de la actividad de un sujeto. Por tanto, su organizacin consiste en respetar la formacin de las series documentales, que son sus componentes bsicos. Cada serie estar constituida por expedientes, los cuales debern ser individualizados, puesto que cada uno se refiere a la resolucin de un asunto concreto, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en el que se han producido.

Para la correcta organizacin de los documentos de archivo se deben llevar a cabo tres pasos en el siguiente orden que permitan ir conformando los expedientes y las series documentales. Estos pasos son:

h Definir la estructura y funciones de la organizacin productora de los documentos. h Identificar el tipo documental. h Identificar la serie documental.

Estructura y funciones

Para definir la estructura y las funciones se debe buscar el organigrama de la institucin, que no es ms que el reflejo esquemtico de la estructura de la organizacin donde est enmarcada la oficina que est siendo analizada, y que le permitir conocer el nivel de subordinacin que tiene la misma, es decir, a quien est subordinada, qu relaciones tiene con otras oficinas o dependencias, tanto en el orden vertical como horizontal. Se trata de definir qu lugar ocupa dicha oficina dentro de esa estructura.

Otro aspecto importante que se debe tener en cuenta son las funciones que debe cumplir la organizacin a la que pertenece as como de su oficina en particular. Las funciones deben estar legisladas en un documento desde la creacin de la institucin y/o de la oficina en particular.

Estos dos aspectos, estructura y funciones, deben ser de conocimiento de la secretaria, no solo para la organizacin de los archivos, sino para poder cumplimentar con eficiencia las tareas que se le asignan, ya que es la nica forma de poder conducir correctamente el trabajo de una oficina, teniendo en cuenta su relacin con el resto de la institucin.

Este primer paso conduce al punto de partida para la elaboracin de la Gua de Archivo o Cuadro de Clasificacin, instrumento imprescindible con que debe contar todo Archivo de Gestin.

SISTEMAS DE CLASIFICACIN Para la clasificacin de la documentacin existen diferentes sistemas, y por uno de ellos se debe definir el trabajo de identificacin. Estos sistemas de clasificacin son:

Orgnico: establece los distintos grupos de acuerdo a la procedencia de la documentacin, por lo tanto refleja la estructura orgnica de la institucin. Resulta ser sencilla de aplicar ya que responde al organigrama de la institucin, pero a la vez es rgida pues no recoge los cambios que haya podido sufrir. Su empleo se recomienda para organismos poco complejos en su estructura o de poca duracin, o bien para un primer momento en la elaboracin del cuadro, de manera que a medida que va conociendo ms la institucin, podr hacerse un cuadro ms elaborado que recoja la evolucin a lo largo del tiempo.

Funcional: establece la separacin entre los distintos grupo tomando como base las funciones y actividades de la institucin. Este mtodo resulta ms complicado ya que requiere un estudio profundo de la institucin, pero resulta ser ms flexible, debido a que no se estanca en las denominaciones de las dependencias administrativas de un momento determinado. Se emplea para organismos de larga duracin en el tiempo y que hayan podido variar a menudo su estructura.

Orgnico-Funcional:

toma

en

consideracin

los

sistemas

anteriores,

combinando la estructura y funciones en dependencia de la conveniencia del trabajo con las series documentales. Es el ms recomendado.

TIPOS DE ORDENAMIENTO Alfabtico (Onomstico) Numrico Cronolgico Mixto

1.

Alfabticos

En el sistema alfabtico o directo la documentacin se ordena tomando como base el apellido de los individuos, los nombres de organismos, o asuntos, segn el orden alfabtico.

Se utiliza:

Para expedientes que se forman segn individualizacin por personas y que permanecen abiertos grandes perodos de tiempo.

Cuando se clasifica por asuntos y la documentacin no es demasiado voluminosa.

En la clasificacin por materias, se puede utilizar los elementos personas, lugares, materias u organismos.

Mtodos del sistema Alfabtico

Alfabtico simple (onomstico): Se ordena la documentacin alfabticamente por apellidos de personas.

Unidad de Archivo

Un factor muy importante que debe considerarse al disponer los documentos segn el orden de las letras del alfabeto, tal como aparecen las palabras en un diccionario, es la unidad o unidades de archivo de que consta el nombre. Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de un individuo, empresa, institucin, constituyen una unidad.

Al ordenar alfabticamente se tendrn en cuenta la unidad o unidades, teniendo presente que siempre se ordena por el primer apellido, que en el caso de coincidir, se deber analizar el resto de las unidades que componen el nombre. Ej. Martnez lvarez, Jos A. Martnez lvarez, Armando

Se ordenara: Martnez lvarez, Armando Martnez lvarez, Jos A

Reglas para ordenar alfabticamente

a) Nombres de personas

Regla nmero 1: Invirtase el nombre poniendo primero el apellido o apellidos, luego el nombre o inicial, y en tercer trmino el nombre intermedio o inicial, indicando la inversin del nombre por medio de una coma. Ejemplo: Primera Unidad Ramos Segunda Unidad Prez, Tercera Unidad Jos Cuarta Unidad A.

Regla nmero 2: Todas las unidades debern ordenarse en correcto orden alfabtico de la A a la Z, considerando cada unidad separadamente. Este orden se seguir no solamente con respecto a la letra inicial sino tambin a las sucesivas. Ejemplo: Primera Unidad Alemn vila Segunda Unidad Batista, Batista, Tercera Unidad Pedro Alina Cuarta Unidad

Regla nmero 3:

Siempre que tres vocablos, usados unas veces como nombres y

otras como apellidos, se renan para formar el nombre y apellidos de una persona, se considerarn como apellidos el segundo y tercer nombres y como nombre el primero. Ejemplo: Primera Unidad Felipe Lorenzo Segunda Unidad Alonso, Jorge, Tercera Unidad Gonzalo Benito Cuarta Unidad

Regla nmero 4:

Siempre que dos vocablos usados a veces como nombres se

combinen con un tercero usado como apellido, se considerar el apellido y despus los nombres. Ejemplo: Primera Unidad Felipe Esteban Segunda Unidad Acua, Sarduy, Tercera Unidad Jos Lorenzo Cuarta Unidad A. A.

Regla nmero 5: Los apellidos o ttulos sencillos deben preceder a los mismos nombres que usan iniciales o primer nombre. Ejemplo: Primera Unidad Rodrguez Rodrguez, Rodrguez, R Ricardo A. Segunda Unidad Tercera Unidad Cuarta Unidad

Regla nmero 6: Una inicial precede a un nombre si comienza con la misma letra.

Ejemplo: Primera Unidad Gmez, Gmez, Segunda Unidad G. Gustavo Tercera Unidad B. Cuarta Unidad

Regla nmero 7: Los prefijos tales como De, Des, Del, La Los, etc., escritos con mayscula, se unen al apellido que les sigue, formando parte de la palabra de orden y cuando se escriben con minscula se unen al nombre. Ejemplo: Primera Unidad D Acosta, De Sevilla, La Rosa, Valle, Segunda Unidad Jos Mario Eduardo Manuel del

Regla nmero 8: Los apellidos compuestos, con guin o sin l, se consideran como una sola unidad. Ejemplo: Primera Unidad Montes de Oca Garca, Prieto Sols Gonzlez, Segunda Unidad Juan Mara

Regla nmero 9: Los ttulos o grados acadmicos del individuo, que sigan o precedan al nombre, no se considerarn al ordenar alfabticamente, pero se escriben entre parntesis despus del nombre o iniciales.

Se exceptan en el caso de aparecer dos nombres exactamente iguales y diferenciados nicamente por estos ttulos o grados acadmicos, dichos ttulos o grados se considerarn para determinar el orden alfabtico.

Ejemplo: Primera Unidad Figueroa, Prez Prez Segunda Unidad Antonio Gmez, Gmez, Tercera Unidad (Dr.) Juan Juan (Cap.) (Dr.) Cuarta Unidad

b) Nombres de personas

Regla nmero 10: Los artculos nunca forman palabras de orden an cuando estn al principio del nombre y se refieran al nombre de una organizacin, sociedad, empresa, o institucin. Para la ordenacin correcta a los fines del archivo, el artculo se coloca al final del nombre, entre parntesis y no se considera como una unidad al determinar el orden alfabtico.

Ej. El Globo y Los Dos Osos

Se ordena:

Primera Unidad Dos Osos (Los) Globo (El)

Segunda Unidad

Regla nmero 11: Los nombres de organizaciones, sociedades o instituciones se ordenan tal como se escriben, excepto cuando incluyen el nombre completo de un individuo que se invierte segn la regla nmero 1.

Ej. Circulo Social Obrero Patricio Lumumba Comits de Defensa de la Revolucin

Se ordena: Primera Unidad Comits de Defensa de la Revolucin Lubumba, Patricio (C.S.O) Segunda Unidad

Regla nmero 12:

En los nombres de organizaciones, sociedades e instituciones que

incluyen un nombre geogrfico compuesto de dos o ms palabras, cada una de ellas se considera como una unidad.

Ej.

Hotel Habana - Riviera Granja Holgun Oriente

Se ordena: Primera Unidad Granja Hotel Regla nmero 13: Segunda Unidad Holgun Habana Tercera Unidad Oriente Riviera

Los nombres geogrficos con prefijos o artculos no se

considerarn compuestos y por lo tanto constituyen una sola unidad.

Ej.

Regional La Habana Marianao

Primera Unidad Regional Habana (La) Mariano

Segunda Unidad

Tercera Unidad

Regla nmero 14:

Las conjunciones y preposiciones, cuando aparecen en el medio

de los nombres, no se consideran al hacer la ordenacin alfabtica, pero se incluyen entre parntesis, dejndolas en el mismo sitio en que aparecen. Por tanto, las conjunciones, preposiciones y artculos no forman unidad de archivo y no determinan en la ordenacin alfabtica.

Ej.

Cuerpo de Bomberos Casa de las Amricas

Se ordena:

Primera Unidad Casa (de) (las) Cuerpo (de) Regla nmero 15: institucin, se

Segunda Unidad Amricas Bomberos

Tercera Unidad

Cualquier abreviatura en el nombre de un individuo, sociedad o como palabra completa no abreviada al ordenar

considera

alfabticamente.

Ej. Empresa de Acopios, INRA Empresa de Prefabricados, DESA

Se ordena:

Primera Unidad Empresa (de) Empresa (de)

Segunda Unidad Acopios, Prefabricados,

Tercera Unidad INRA DESA

Regla nmero 16: Los nombres de departamentos, negocios, divisiones o agencias de gobiernos extranjeros se orden y se archivan del modo siguiente: Primero: Nombre del pas; Segundo: Ministerio, departamento o agencia y Tercero: negociado, junta, autoridad, comisin, divisin, seccin u oficina.

Ej.

Relaciones Exteriores (Divisin Latinoamericana) Mxico

Se ordena:

Primera Unidad Mxico, Regla nmero 17:

Segunda Unidad Relaciones Exteriores

Tercera Unidad (Divisin Latinoamericana)

Cuando haya que agrupar los nombres de organismos y sus

empresas en Cuba, para su orden de archivo, se utilizar el siguiente mtodo: Primero: Nombre del organismo, Segundo: Direcciones, departamentos, divisiones, oficinas y secciones y Tercero: Empresas, regionales y unidades. Esta regla se aplicar slo en el caso de que haya necesidad de mantener un archivo de los Organismos y todas sus dependencias en orden consecutivo.

Ej. Ministerio de Relaciones Exteriores 3 y G Vedado La Habana

Se ordena:

Primera Unidad Ministerio de Relacione Exteriores Regla nmero 18:

Segunda Unidad 3 y G

Tercera Unidad Vedado

Cuarta Unidad La Habana

En el caso en que se empleen abreviaturas despus de nombres

exactamente iguales y diferenciados nicamente por estas palabras o abreviaturas, se consideran las mismas para determinar el orden alfabtico.

Ej. Colorado Rafael, padre Colorado, Rafael, hijo

Se ordena:

Primera Unidad Colorado, Colorado, Regla nmero 19:

Segunda Unidad Rafael Rafael

Tercera Unidad hijo padre

Los nombres con nmeros se ordenan y archivan como si los

nmeros estuviesen escritos con letras, y se considera el nmero como unidad. Los nmeros romanos para archivarse se consideran como segundo, tercero, etc.

Ej.

5 Avenida Miramar La 2 de Regla Oliver Smith, II

Se ordena:

Primera Unidad Quinta Segunda (de) Smith, Regla nmero 20:

Segunda Unidad Avenida Regla (La) Oliver II

Tercera Unidad Miramar

Cuando la direccin de un individuo, sociedad, institucin y

organizacin tienen nombres idnticos sin diferencia de ttulos, se considera primero la ciudad o pueblo; si son del mismo pueblo o ciudad, el nombre de la calle; si residen en la misma calle, el nmero. En este caso el nmero se considerar como si estuviera escrito con letras y segn lo establecido en la regla anterior. El estado o pas se

considerar nicamente cuando hay duplicidad de pueblos o ciudades, o cuando se crea conveniente.

Ej. Granja Santa Cruz Pinar del Ro Granja Santa Cruz Camagey

Se ordena:

Primera Unidad Granja Santa Cruz Granja Santa Cruz Regla nmero 21:

Segunda Unidad Camagey Pinar del Ro

Existen determinados asuntos bajo los cuales se archiva sin tener

que tomar en consideracin la persona o firma que escribe o a quien se escribe.

Ej. Solicitudes de empleo, Profesores

Se ordena:

Primera Unidad Solicitudes (de) empleo,

Segunda Unidad Profesores

Regla nmero 22:

La correspondencia entre oficinas interdepartamentales se ordena

y archiva bajo el nombre del departamento o bajo el titulo oficial del que escribe, si ste es el jefe inmediato de dicho departamento. Nunca se archiva bajo el nombre del individuo.

Direccin Nacional Educacin de Economa y Administracin Direccin Nacional Educacin Agropecuaria

c. Nombres geogrficos y palabras extranjeras

Regla nmero 23:

En nombres de cualquier otro idioma que no sea ingls o espaol,

el artculo se considera como una unidad y el orden del nombre no se altera.

Ej. Les Champs Elyses La Bella Maison La Bella Maison Les Champs Elyses

Regla nmero 24:

Los nombres geogrficos compuestos se ordenan en las guas

telefnicas por sus unidades separadas. Esta solucin, aunque es la ms corriente, no es la ms racional, ya que es mucho ms rpido clasificar un nombre compuesto como si se tratara de una sola palabra.

Ej. Las Minas La Palma Sierra Maestra Cayo del Medio Punta Las Orillas Cayo del Medio La Palma Las Minas Punta Las Orillas Sierra Maestra

Regla nmero 25: Los ttulos extranjeros o religiosos y nombres de individuos se considerarn en el orden en que se escriben cuando slo se incluye el ttulo y parte del nombre, bien sea el primer nombre o el apellido.

Ej. Dr. Christian Barnard Duquesa de Alba Rey Felipe II Monseor Prez Serantes Monseor Evelio Prez Serantes Barnard Christian, Dr. Duquesa de Alba Monseor Prez Serantes Prez Serantes, Evelio, Mons. Rey Felipe II

Regla nmero 26: Los nombres raros, desconocidos, extranjeros, que no podamos interpretar o determinar si son nombres de individuos, de instituciones o de artculos, se archivarn tal como aparecen sin alterar su orden.

- Alfabtico de organismo: se ordena la documentacin por orden alfabtico de los nombres de instituciones, centros, organismos u oficios. Se suele utilizar este criterio para archivar la correspondencia ordenndola por orden cronolgico dentro del ao en curso pero haciendo agrupaciones ordenadas alfabticamente por el nombre de las entidades con las cuales se mantiene la comunicacin.

- Alfabtico de materias: se ordena los expedientes por el asunto o temtica de su contenido. Se suele utilizar en el caso de la documentacin administrativa en forma de dossier, informes, estudios y memorias.

2.

Numricos

El sistema numrico es aquel en que se adoptan nmeros para identificar los distintos tipos de documentos existentes en un archivo, constituyendo la manifestacin ms notable y de mayor alcance de la clasificacin simblica. Es un tipo de orden rpido. Resulta ser cmoda, pero sin embargo requiere de la existencia de ndices auxiliares que permitan localizar la informacin contenida en los expedientes.

Mtodos del sistema numrico

Mtodo numrico simple Mtodo simblico Mtodo por asunto: decimal

Usos del sistema numrico:

Para ordenar documentos contables (facturas, datos bancarios, cartas de pedidos, etc.)

Como subclasificacin dentro de otra clasificacin, por ejemplo alfabtica. Como alternativa a la clasificacin alfabtica, cuando el volumen de documentos es tal que sta resultara demasiado complicada. En estos casos, se asigna un nmero a los distintos documentos y se archivan secuencialmente.

3. Cronolgico

La clasificacin cronolgica ordena los documentos en funcin de su antigedad. Dada la insuficiencia de este criterio para clasificar documentos de distinto tipo, se utiliza siempre como subclasificacin dentro de otra clasificacin, como por ejemplo la alfabtica que ordena la correspondencia segn el nombre del remitente. En todo caso, es preciso recordar que los documentos ms recientes se deben ordenar en ltimo lugar, para tener un fcil acceso a los mismos. El sistema cronolgico tiene por base la resolucin de un problema de ordenamiento tomando el tiempo como elemento primordial. Como su nombre lo indica este archivo utiliza las fechas y tiene como objetivo servir de recordatorio.

4. Mixto

La clasificacin mixta o alfanumrica es la que combina los dos sistemas alfabtico y numrico. En este caso, la clasificacin alfabtica subdivide numricamente de forma que cada letra se descompone en varios grupos, por ejemplo, Al, A2, A3. Para poder utilizar este sistema es preciso realizar un ndice que indique la correspondencia entre el documento y su clasificacin alfanumrica. Por ejemplo, de la letra A hasta AF se le asignar la combinacin A1.

La Clasificacin debe ser: Sencilla, para que pueda ser utilizada por todo el mundo sin necesidad de que sea un entendido en tcnicas documentales. Flexible, para que se pueda variar cuando sea necesario recogiendo los cambios que toda institucin en funcionamiento sufre a lo largo de su vida. Eficaz, para garantizar la recuperacin correcta de la informacin.

TIPOLOGA DOCUMENTAL

Este tema es uno de los ms polmicos, sobre todo a la hora de clasificar la documentacin, pues reconocer qu tipo de documento poseemos es la clave para poder saber posteriormente dnde y cmo archivarlo.

El tipo documental es el carcter o atributo de un documento que, originado en la actividad administrativa a la que sirve, se manifiesta en una diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elemento para clasificarlo, describirlo y asignarle categora diplomtica. El tipo documental, surge como la plasmacin fsica de la gran variedad existente de actividades llevadas a cabo por distintos productores, de manera que, sern tantos como variadas son estas actividades.

En un Archivo de Gestin se encuentra una diversidad de tipologa documental ya que podemos encontrar la documentacin de apoyo informativo, cuyo inters de

conservacin es por la informacin que contiene y que carece de ningn valor testimonial, administrativo, jurdico o legal; y la documentacin de archivo, que deriva de las propias actividades de la oficina, materializado en expedientes, registros, cartas, entre otros.

Para poder identificar los tipos documentales se deben tener en cuenta sus caracteres externos e internos, los cuales marcan las diferencias entre los mismos. Caracteres externos Tipo documental: Identificar si es una carta, resolucin, entre otros. Soporte: Configuracin fsica del documento, depende de los materiales utilizados para su composicin y manipulacin para crearlo. Ej: Soporte papel, fotogrficos, magnticos, pticos. Formato: Volmenes, unidades, pieza documental. Cantidad, nmero de unidades. Ej. Nmero de pginas, folios, metros lineales. Forma: original, copia

Caracteres internos Entidad productora: persona o institucin que produce el documento Origen funcional: funcin administrativa que en relacin a una actividad, materializa esa funcin de acuerdo a un procedimiento o trmite. Fecha y lugar de produccin Contenido: asunto de que trata, an cuando deriva de una misma funcin, se refiere a personas y asuntos diferentes. AGRUPACIONES DOCUMENTALES En los archivos los documentos no se encuentran aislados, sino agrupados de diferentes formas que permiten realizar su bsqueda. Estas agrupaciones pueden ser naturales y facticias: Naturales 1. Unidad documental: es el elemento indivisible de una serie documental.

Puede ser: - Simple: est constituida por un tipo documental. Ej. Informe, carta. - Compleja: est constituida por un conjunto de documentos generados, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. Ej. Expediente 2. Serie documental: Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma funcin, que se ha reflejado en un mismo tipo documental. Ej. Expedientes laborales de los trabajadores de un rea especfica, Consejos de Direccin.

El siguiente esquema lo ejemplifica:

3. Secciones: pueden ser por la funcin o por la estructura orgnica. Es parte del todo, del fondo, y como tal est integrada a l para efectos de organizacin y descripcin.

4. Fondo documental: totalidad de la documentacin producida o recibida por una institucin o persona, que suele estar conservada en el archivo de dicha institucin o persona.

Facticias

Pueden ser:

Colecciones: Por lo general se encuentran en los archivos como resultado de una donacin o compra. Su origen no responde al resultado de una gestin institucional sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya unin y relacin entre ellos la determina un tema o asunto, el coleccionista o autor de la coleccin. Ej. Las gacetas oficiales.

- Secciones facticias o fcticas: son agrupaciones realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservacin o instalacin determinados habitualmente por soporte o grafa.

Ej. Planos, sellos. (Los planos y otros materiales se archivan independientemente de los documentos que lo acompaan en la serie, pues debido a su tamao o a los requisitos que conllevan de conservacin, como el hecho de que no se pueden doblar, deben archivarse en condiciones especiales, pero deben tener una referencia que los asocie con la serie, referencia cruzada.)

EXPEDIENTE

Un expediente es un conjunto ordenado de documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado.

El expediente se inicia y resuelve en el organismo que tiene la competencia especfica en relacin con el tema de que se trate, independientemente de que intervengan para su resolucin diferentes unidades u organismos administrativos. Esta norma de actuacin se conoce como principio de unidad del expediente.

Nunca se podrn encontrar en un archivo de oficina documentos sueltos, si ocurre esto, slo puede deberse a dos circunstancias: o bien a que el documento est fuera de su expediente o bien a que se trata de un expediente incompleto que no ha seguido su desarrollo normal por alguna razn.

Los documentos de un expediente estn unidos entre s por una relacin causa-efecto, son eslabones de una cadena que se forma con un fin determinado: la resolucin administrativa de un asunto.

Cuando un documento es extrado de su contexto pierde en gran parte su razn de ser y el expediente queda incompleto. Este proceder no slo supone una mutilacin de los expedientes, sino que adems dificulta la recuperacin de cualquier dato, pues en cada caso, en vez de recurrir directamente a un expediente, habr que buscar entre los miles de documentos que integran la coleccin formada artificialmente para dar con el que se busca.

Dentro de un expediente se pueden encontrar documentos producidos por la propia unidad administrativa y documentos procedentes de otros organismos o de particulares. En el primer caso, gran cantidad de ellos sern enviados fuera y, en consecuencia, se conservarn las minutas. En el segundo, estarn los primeros originales.

Por el carcter de su contenido, hay que diferenciar dos tipos de documentos dentro de cada expediente: unos cuyo contenido se puede considerar esencial -informes, dictmenes, resoluciones, etctera - y otros cuya finalidad es servir de nexo, por lo que se pueden llamar documentos de enlace -oficios de remisin, notas interiores, etc.

No es correcto organizar la correspondencia por Entrada o Salida, ya que este criterio rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contest en cada caso. Por el contrario, cada respuesta debe ir unida al documento que la origin, y sucesivamente se le deben ir agregando todos en una carpetilla perfectamente individualizados.

Normas de carcter prctico para la formacin de expedientes

Todos los documentos que integran un expediente deben estar en una carpetilla o file, en cuya solapa deben figurar los siguientes datos:

ORGANISMO PRODUCTOR: Departamento de Personal TIPO DOCUMENTAL: Expediente laboral. ASUNTO: D. JOSE GARCIA FERNANDEZ. CONTENIDO: Documento No. 1 2 3 Fecha Contenido

Los documentos se irn aadiendo en el orden en que se produzcan, de abajo hacia arriba, por lo que al abrir el expediente encontraremos como primer documento el ltimo que se produjo.

CUADRO DE CLASIFICACIN Instrumento de consulta que refleja la organizacin del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura. Tipos de Cuadro de Clasificacin:

Cu adro de C lasificac in

Orgnico Puede ser: Funciona l O rgnico-Func iona l

Cuadro de clasificacin orgnico: Los Cuadros de Clasificacin que siguen el organigrama de una institucin resultan muy sencillos de elaborar una vez que se identifican las series, pero slo estn aconsejados para el supuesto de un organismo de crecimiento o mutacin muy pequea. La principal desventaja que presentan es la obligacin de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios organizativos. Cuadro de clasificacin funcional: Los cuadros de clasificacin basados en las funciones y actividades de una institucin ofrecen la enorme ventaja de que stas no suelen cambiar con excesiva frecuencia. Pero confeccionar un Cuadro de Clasificacin funcional no siempre es tarea sencilla. En primer lugar es necesario conocer perfectamente todas las funciones y actividades de toda la institucin para que el Cuadro sea un instrumento duradero. En este caso ser necesario detectar la funcin principal de esa oficina, para a continuacin pasar a estudiar las actividades que se llevan a cabo. Cuadro de clasificacin orgnico funcional: Toma en consideracin los dos sistemas, combinando la estructura y funciones en dependencia de la conveniencia del trabajo con las series documentales. Cuadro de Clasificacin. Elementos a tener en cuenta. GV' Estructura y funciones GV' Tipos documentales GV' Series documentales Para elaborar un cuadro de clasificacin deben seguirse los siguientes pasos: - Analizar la estructura orgnica de la institucin, para saber cules son las unidades administrativas que forman parte de la institucin, qu lugar ocupan stas dentro de la jerarqua y cules son los vnculos existentes.

- Analizar las funciones y competencias de cada una de las unidades administrativas que la forman, para conocer las diferentes actividades desarrolladas a lo largo del tiempo, las cuales se plasman en las series.

Ejemplo de Cuadro de Clasificacin (Gua de Archivo)

Si se tratase de la Oficina de la Direccin General de la Empresa de Servicios Informticos Especializados para el Turismo (GET), y analizando la estructura y las funciones de esta Direccin, se podra elaborar el siguiente Cuadro de Clasificacin o Gua de Archivo, del cual se muestra un fragmento:

Organigrama

Cuadro de Clasificacin o Gua de Archivo

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15

Direccin General Correspondencia Objetivos y funciones Objetivos de Trabajo Afectaciones y Plan de trabajo Consejillos Consejos de Direccin Reunin de Cuentas por Cobrar Comisin de Cuadros Medios Bsicos Vales de Almacn Proveedores Clientes

Nota: Los nmeros enteros consecutivos (2,3,4....) de esta Gua correspondern a todas las organizaciones estructurales que posee la empresa y que estn subordinadas a la Direccin General, y los subniveles dentro de ellas correspondern a las funciones propias de cada una de ellas.

Reuniones con organizaciones polticas Documentos elaborados para reuniones en el MIC Documentos de apoyo informativo

FICHA FALTA En el archivo se producen ausencias de dos clases: Breves, por circunstancias de trabajo del personal que labora en la entidad. De mayor o menor duracin, por prestacin de documentacin para la consulta.

La Ficha Falta se emplea para marcar el lugar de donde sacamos la carpeta o documento solicitado, debe reunir los siguientes datos:

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Aunque este epgrafe est mas relacionado con el trabajo del Archivo Central que con los Archivos de Gestin, pues cada Archivo de Gestin deber regirse por los procedimientos y orientaciones del Archivo Central de su organizacin, se introduce en este manual como conocimiento general y para la comprensin del proceso de transferencia de la documentacin, que en ocasiones para las secretarias no queda muy claro.

Concepto

La Transferencia Documental es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras, como consecuencia de la prdida paulatina de sus valores administrativos.

Esto implica que cuando ya la documentacin que se encuentra en su Archivo de Gestin u Oficina ha perdido su consulta frecuente y ya no es importante mantenerlo en la oficina, atraviesa por un proceso de revisin, organizacin, descripcin, entre otros, para ser conservado en otro nivel de archivo (Archivo Central). En este proceso de transferencia debe haber un binomio Archivo de Gestin-Archivo Central para que la documentacin sea transferida correctamente y permita su localizacin rpida en momentos posteriores en que el Archivo de Gestin la solicite. Los procedimientos para la Transferencia documental deben estar reflejados en las Normas de transferencia que deben ser elaborados por el Archivo Central de la institucin. Para la elaboracin de las normas de transferencia han de tenerse en cuenta todas aquellas recomendaciones tcnicas que existan sobre el tema, las cuales, suelen partir de los rganos con competencias en materia de patrimonio documental. Aspectos que deben contemplar las normas de transferencias 1. Caractersticas de la documentacin que se transfiere Ejemplares nicos y no mltiples. 2. Cundo debe ser transferida la documentacin? Cuando la frecuencia de consulta por parte de la oficina sea escasa. 3. Cmo se debe preparar la documentacin? Revisin de la documentacin. Acondicionamiento e identificacin de expedientes. Clasificacin y ordenacin de series. 4. Condiciones fsicas de las unidades de instalacin Normalizacin de cajas de archivo para realizar transferencias. 5. Descripcin de la documentacin Normalizacin del modelo de impreso utilizado. 6. Informacin complementaria que se puede acompaar Toda aquella que ayude al archivo central a identificar y valorar las series documentales ingresadas. 7. Ingreso de la documentacin

Procedimiento a seguir para el traslado y descarga de la documentacin.

Datos que deben constar en los documentos de entrega

a) Archivo remitente: Se debe consignar el nombre de la unidad administrativa u organismo que realiza la transferencia. Se especificarn siempre las unidades de rango jerrquicamente superior de las cuales dependa.

b) Organismo productor: Cuando el organismo productor de la documentacin no coincide con el que realiza la transferencia.

c) Tipo documental /serie documental: Destinado a establecer el nombre de las series y previa identificacin describir su contenido.

d) Funcin: Campo de informacin destinado a identificar si las series documentales transferidas responden generales o funciones especficas.

e) Nmero de orden: (de cada paquete, caja) Destinado a consignar el nmero correlativo que le corresponde a cada unidad de instalacin para su identificacin, dentro de la transferencia.

f) Fechas extremas: Destinado a poner la fecha o fechas extremas de cada uno de los expedientes incluidos en cada caja.

g) Contenido: En este campo se describe el contenido de las series.

h) Signatura del archivo remitente: Solo completar con aquellas unidades administrativas que tengan un sistema organizado de archivo de depsito.

i) Fecha de caducidad administrativa: Constar el plazo de prescripcin de las series de acuerdo a la vida administrativa que les reconoce la legislacin.

Datos que deben ser completados por el archivo central

a) No. de registro general: Debe ser independiente de cada ao o bien correlativa a lo largo de todos los aos.

b) Fecha de la transferencia: Es la fecha de entrada de la documentacin en el archivo.

c) Cdigo de clasificacin: Debe ser el mismo del establecido en el cuadro de clasificacin.

d) Signatura: (del archivo central) Numeracin correlativa que se le asigna a cada caja o unidad de instalacin en los depsitos del archivo central.

Tabla de plazos de conservacin

Los plazos de conservacin de los documentos no son ms que el tiempo que permanecern estos en cada nivel de Archivo (de Gestin o Central). La propuesta de estos plazos de conservacin se realiza desde el Archivo de Gestin, pero son aprobados por la Comisin Nacional de Peritaje, que tendr sus subniveles a escala de la institucin o entidad, que a la vez puede estar descentralizada en varias comisiones.

Ninguna persona est autorizada a eliminar ningn documento, porque hasta el proceso de depuracin es decisin de las Comisiones de Peritajes correspondientes. En el paso de la documentacin del Archivo de Gestin al Archivo Central solo se podr realizar la limpieza de las series documentales que consiste en eliminar la documentacin que no constituye documento de archivo en s, como por ejemplo, las copias de documentos originales.

La tabla de Plazos de Conservacin es un documento en el que se asientan los nombres de las series documentales y los plazos de conservacin, vaciando la informacin obtenida del inventario de series documentales.

CONSERVACIN

El tema de la conservacin es muy amplio, pero como elemento importante se debe destacar que para mantener el Patrimonio Documental de la nacin es necesario el buen manejo de los documentos desde su origen.

La Conservacin Documental consiste en mantener la integridad fsica del documento tanto en soporte electrnico como en texto a travs de la implementacin de medidas de prevencin y restauracin.

Se deben tener en cuenta algunas medidas de prevencin tales como:

Evitar el uso indiscriminado de material metlico que deteriore el documento: presillas, grapas.

Uso adecuado de unidades de archivamiento: Cajas archiveras, files Manila, legajos, empastados, file de palanca.

x x

Mantenimiento de mobiliario: estanteras, armarios, archivadores Elaboracin de un plan de prevencin de siniestros, estableciendo las condiciones mnimas de seguridad en los archivos: uso de extintores de polvo qumico, verificacin de instalaciones elctricas y sanitarias.

Mantener restricciones de acceso a los depsitos de documentos.

TRATAMIENTO

DE

LA

GESTIN

DOCUMENTAL

ELECTRNICA

EN

LOS

ARCHIVOS DE GESTIN

En el entorno internacional se debate cada da el tema de los Archivos Electrnicos. "La oficina sin papeles" fue una frase acuada hace aos por la industria de las tecnologas de la informacin, para definir el sistema de trabajo que se impondra en las empresas. Desde su aparicin, coincidiendo con los primeros sistemas basados en imagen, se vaticinaba un futuro sin carpetas, papeles, etctera, en la mesa de trabajo.

La realidad, sin embargo, es que el consumo de papel aumenta ao tras ao, las fotocopiadoras estn presentes no ya en la empresa sino en cada departamento, y los archivos se multiplican da a da. La sofisticada tecnologa de aquellas soluciones estaba reservada a grandes entornos de produccin. Actualmente, la competencia entre los diferentes proveedores de estas soluciones, el incremento de aplicaciones de las nuevas tecnologas en la empresa, junto a una notable disminucin del costo de estos productos est cambiando la dinmica del mercado.

En este tema se pretende mostrar desde un terreno neutral, los beneficios y problemas asociados a la Gestin Documental Electrnica, pues es sin dudas un tema muy polmico, sobre el que se han ido tomando algunas decisiones que permitan la conservacin de la documentacin y de la informacin, y haciendo lo posible por no eliminar los valores de memoria, patrimonio e identidad inherentes a los documentos de Archivos, y por consiguiente, a la prdida de nacionalidad de los pueblos.

Gestin Documental Electrnica

Beneficios:

1. Disminucin del espacio, ya que en soporte papel se cuenta con numerosas cantidades de metros lineales de papel, que en ocasiones estorban en las oficinas, mientras que en soporte electrnico solo ocupan las dimensiones una

microcomputadora y el espacio que puedan ocupar los disquetes o discos compactos con copias de seguridad. 2. Disminucin del tiempo de localizacin y recuperacin de los documentos, al ser accesible desde el propio puesto de trabajo, auxiliados por bases de datos o software destinados a este fin. 3. Disminucin del tiempo en tratamiento y gestin, el usuario no tiene que rearchivar cada documento al trabajar con l en pantalla.

4. Distribucin, los documentos pueden ser distribuidos por va e mail, fax, etctera, sin necesidad de ser transportados por una persona fsica o depender de un transporte para ello. 5. Eliminacin de los documentos duplicados. 6. Mayor control y seguridad, ya que el acceso a ellos puede restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de acceso y confiabilidad. 7. Mejora la calidad del servicio ofrecido, los clientes reciben una respuesta in situ a sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto. 8. Mejora de la gestin, la respuesta del sistema es ms gil y eficaz, permitiendo una ventaja competitiva a la empresa. 9. Disminucin de los costos, pues reduce los costos de papel, tinta, files, etc.

Problemas:

A pesar de que los problemas asociados a la Gestin Documental Electrnica se pueden resumir cuantitativamente en solo tres, cualitativamente constituyen una gran

preocupacin para todos, los que de una u otra forma se relacionan con el tema de los Archivos Estos problemas son:

Longevidad: est demostrado que el papel puede durar cientos de aos, lo cual se puede constatar en la documentacin que atesoran los Archivos Histricos, sin embargo, an se desconoce el tiempo de duracin de los soportes electrnicos, por ejemplo, la vida estimada de un CD-ROM es de 30 aos, a lo que habra que aadir la vida de los equipos (ordenadores y perifricos).

En muchas ocasiones se pasa por el mal momento de perder una informacin muy importante por prdida o destruccin del soporte en que estaba reflejado.

Legalidad: uno de los valores que se resalta de los documentos de archivo es que son nicos y exclusivos, lo cual est dado por su originalidad y autenticidad. Por ello los documentos electrnicos, aunque posean firmas digitales, no estn catalogados como documentos que prueben veracidad de los hechos, no ofrecen cobertura legal.

Cambio cultural: este es uno de los problemas ms difciles de vencer, pues la humanidad est habituada al uso del papel, y para ello solo basta con saber leer y escribir, sin embargo para poder tener acceso al trabajo con los documentos en soporte electrnico, es necesario tener los conocimientos bsicos de este tipo de soporte, lo que en ocasiones dificulta el correcto manejo de la documentacin y la eficiencia laboral. A esto se suma que la informtica avanza a pasos agigantados, por lo que a medida que surgen nuevas plataformas y soportes electrnicos, surge la problemtica de cmo migrar la informacin, es decir, dentro de 40 aos, tal vez los documentos escritos en Windows 95 ya no se podrn leer, as como los que estn salvados, por ejemplo en disco Floppy.

Recomendaciones para el tratamiento archivstico de los documentos en soporte electrnico

x Los documentos se organizan bajo los mismos principios de los archivos en soporte papel, es decir de acuerdo a un nico Cuadro de Clasificacin o Gua de Archivo. Esto significa que se debe organizar la documentacin dentro de su disco duro en tantas carpetas y subcarpetas como se resguardan en soporte papel,

x Debe existir un archivo nico por cada unidad estructural, que registre y tramite la documentacin oficial de la misma. Es decir, aunque cada especialista perteneciente a una oficina X tenga copia de sus documentos en sus microcomputadoras, debern estar archivados todos en una sola

microcomputadora con copias de seguridad de los mismos. Si el Archivo de Gestin es responsabilidad de la secretaria, debern estar los documentos en soporte electrnico, tambin bajo su custodia.

x Si se utilizan programas informticos, software de gestin de documentos, estos deben permitir la organizacin archivstica de la documentacin y se debe garantizar la salva peridica de la informacin y su inviolabilidad.

Ejemplo de Organizacin en los Archivos electrnicos siguiendo los mismos principios que en soporte papel