DOCUMENTACIÓN DEL SIG

CAP. 6 Y 7
Luz Mabel Montenegro Rico
Jessica Alejandra Ascencio
Kimberly Viviana Cuenca
Ximena Dazza Zamora

Gestión Integrada de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y

Salud Ocupacional.
FICHA: 2500891

Centro de Formación Agroindustrial

Campoalegre - Huila
2023
CAPITULO 6
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

DOCUMENTO DE PROCEDIMIENTOS
se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral, contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y enfatiza en cada paso de una determinada actividad
que se realizan en una organización.

PROCEDIMIENTO DE ASPECTOS E IMPACTOS

Esta actividad consiste en determinar las prácticas, actividades

o procedimientos que aseguren mantener un nivel permitido,
la disminución o evitar los impactos asociados a los aspectos
ambientales derivados de las actividades y/o productos (bienes
y/o servicios) de la entidad, se debe identificar y evaluar los
aspectos ambientales asociados a los procesos, teniendo en
cuenta sus entradas y salidas; así como los impactos
relacionados.
 6.1.2 Identificación de peligros y
evaluación de los riesgos y oportunidades

(Documento: Matriz de identificación de riesgos y oportunidades)

Es una herramienta de análisis de riesgos que sirve para evaluar, monitorear y prevenir accidentes,
identifica los procesos de una organización y con ello, establece el tipo y grado de riesgos a los que
están expuestos durante el proceso de planificación del proyecto.
6.1.2.1 Identificación de peligros
6.1.2.2 Evaluación de los riesgos para la SST y otros riesgos para el sistema de gestión de la SST
Se deben comparar los resultados de la calificación del riesgo con los criterios definidos para
establecer el grado de exposición de la entidad.
6.1.2.3 Evaluación de las oportunidades
 6.1.2 ASPECTOS AMBIENTALES
(MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES)
 6.1.3 Determinación de los requisitos
legales y otros requisitos
Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un documento que contiene toda la información sobre la normatividad que una empresa
debe cumplir legalmente.
La matriz de requisitos legales debe contener:
1. Norma.
2. Año de publicación.
3. Descripción del requisito.
4. Título y artículos aplicables.
5. Plan de acción o actividades.
6. Evidencia de cumplimiento.
7. Fecha de seguimiento.
8. Observaciones.
a) determinar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos actualizados que sean aplicables a sus peligros, sus riesgos para la SST
y su sistema de gestión de la SST;
b) determinar cómo estos requisitos legales y otros requisitos aplican a la organización y qué necesita comunicarse;
c) tener en cuenta estos requisitos legales y otros requisitos al establecer, implementar, mantener y mejorar de manera continua su sistema
de gestión.
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
6.1.4 PLANIFICACION DE ACCIONES

La organización debe planificar las acciones para: abordar estos riesgos, oportunidades, requisitos legales y
otros requisitos, prepararse y responder ante situaciones de emergencia. La organización debe planificar la
manera de integrar e implementar las acciones en sus procesos del SG-SST o otros procesos de negocio y
evaluar la eficacia de estas acciones
PLAN DE ACCION
Este documento debe estar detallado con la descripción de las acciones especificas necesarias para
alcanzar un determinado objetivo, es una herramienta eficiente para realizar la planificación y el
seguimiento de las acciones, establece que recursos se necesitan, como y cuando deben usarse, es
necesario planificar eficazmente todos los pasos de un plan de acción mediante un cronograma y tener
disciplina para cumplirlo
en la creación de un plan de acción es necesario tener en cuenta; decidir con claridad lo que desea lograr al
final de su ejecución, reunir todos los datos pertinentes para definir las acciones, estableciendo actividades
la cual debe de estar asignada y vinculada a un responsable, para esto es crucial asegurarse de que cuenta
con todos los recursos necesarios o elaborar un plan para adquirirlos. Es necesario fijar los pasos para cada
acción establecida anteriormente y asegurarse de supervisar, evaluar y actualizar el plan de acción
PLAN DE ACCIÓN.
 6.2.1 OBJETIVOS DEL SIG Y PLANIFICACION
PARA LOGRARLOS
PLAN DE TRABAJO ANUAL
El plan de trabajo anual es uno de los resultados del proceso de implementación del SIG. Al mismo tiempo,
representa uno de sus ejes principales ya que debe guardar plena coherencia con lo definido en la
planificación y en los objetivos del SIG. Una vez identificadas las prioridades en materia de calidad, medio
ambiente, seguridad y salud en el trabajo, se deben concretar medidas de prevención y control, que se
materializan precisamente en el plan de trabajo anual.
Este plan debe tener en cuenta los programas definidos en el sistema y sus actividades, el presupuesto
asignado para el SGI y la disponibilidad de recursos técnicos y humanos para su ejecución.
Para desarrollar planes de trabajo anual eficiente, se recomienda que éste debe contener los siguientes elementos:
•Identificación de la empresa.
•Departamento o gerencia (si aplica).
•Misión.
•Visión.
•Objetivo principal.
•Metas u objetivos específicos.
•Recursos.
•Estrategias.
•Responsabilidades.
•Plazos de ejecución o tiempos de entrega.
•Observaciones.
•Identificación de elaboración y aprobación
 6.3 PLANIFICACION DE LOS
CAMBIOS
Un formulario de solicitud de cambio, también conocido como formulario de orden de cambio, es
una propuesta formal que suelen utilizar los contratistas y las partes interesadas para realizar
modificaciones en el alcance del proyecto. Si no se emiten formularios de solicitud de cambio en
cuanto se detectan problemas en el proyecto en curso, pueden producirse posibles reventones
legales y de costes

Definir concepto
como vamos a abordar los riesgos, establecer objetivos (matriz de objetivos) unido en matriz dofa
Plan para desarrollar y dar cumplimiento a los objetivos
Construir la política para trabajar los objetivos
Fortalecer la gestión del cambio (debe garantizar que se deben tener los recursos necesarios, definir
quien autoriza el cambio dentro de la matriz de gestión del cambio) fortalecer y ampliar un poco
mas el ítem 6.3
Recomendaciones generales; hay documentos que según su estructura hay una jerarquía, un
formato tiene menos que un matriz, siempre iniciar con un manual, procedimiento
Los nombre de los soportes varían mucho no hay que limitarse a ellos,
 7. APOYO
7.1 RECURSOS
 Procedimiento de mantenimiento de la infraestructura:
se debe gestionar de una forma controlada la
infraestructura necesaria para realizar las diferentes
actividades, desde las instalaciones de la empresa,
maquinaria, utensilios, sistemas de contraincendios,
etc.
 Procesos de recursos humanos.
 Formato de recursos diarios
 Inspección de botiquín, extintores, puesto de trabajo,
maquinaria, etc.
 Matriz de consolidada de EPP.
 Formato de solicitud.
 Acta de entrega
 Cronograma de inspección de equipos y herramientas

Definir los lineamientos a tener en cuenta para desarrollar inspecciones con el fin de verificar el nivel de cumplimiento de las
OBJETIVO: actividades programadas en materia de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Ambiente al interior de la emPresa.
RESPONSABLE: Coordinador del SIG y Alta Gerencia
Lo establecido en el presente procedimiento aplica a todas las áreas, actividades y operaciones de la empresa cubriendo a
ALCANCE: las instalaciones y locaciones operativas.

INDICADOR:

PROGRAMACIÓN
EQUIPO O HERRAMIENTA A INSPECCIONAR FRECUENCIA
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Planeada
Inspección de Botiquin MENSUAL
Ejecutada
Planeada
Inspección de Extintores MENSUAL
Ejecutada
Inspección de Elementos de Protección Planeada
QUINCENAL
Personal Ejecutada
Planeada
InspecciónEquipos de Oficina QUINCENAL
Ejecutada
Planeada
Inspección de Área de Trabajo QUINCENAL
Ejecutada
Planeada
Inspección Preoperacional de Equipos DIARIA
Ejecutada
Inspección Preoperacional de Herramientas Planeada
DIARIA
Manuales Ejecutada
Planeada
Inspección Gerencial DIARIA
Ejecutada
Planeada
Inspección de Orden y Aseo DIARIA
Ejecutada
 Inspección de EPP

CODIGO:

SISTEMA DEGESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO FECHA DE ELABORACION:

INSPECCION DE ELEMENTOS DE PROTECCION INDIVIDUAL (EPI´S) VERSION:

ELABORADO POR: Cargo: B: BUENO N.A. NO APLICA

M: MALO
FECHA
APROBADO POR: Cargo:

PROTECTOR ROPA DE PROTECCION ARNES DE

CASCO CALZADO GUANTES GAFAS
NOMBRE CARGO AUDITIVO TRABAJO FACIAL SEGURIDAD OBSERVACIONES
B M N/A B M N/A B M N/A B M N/A B M N/A B M N/A B M N/A B M N/A

Trabajo que se realiza al momento de la inspección:

 7.1.2 Recursos de seguimiento y
medición.
 Registro de mantenimiento y calibración
 Registro de la trazabilidad de las
mediciones
 Procedimiento de funciones y requisitos
del personal: en él se tienen que añadir
todas las funciones y tareas que se
realizan en cada puesto de trabajo, no
sólo las específicas para desarrollar los
diferentes procesos de la empresa, sino
aquellos específicos de la gestión
ambiental y de los derivados de la
gestión de la Seguridad y Salud de los
trabajadores.
 Matriz de registro de seguimiento y
medición.
 El requisito 7.1.4 corresponde al ambiente para la
El requisito 7.1.3, infraestructura.
operación de los procesos
El requisito 7.1.6, conocimiento de la organización. Registro de conocimientos adquiridos.
 7.2 Competencia
Las competencias laborales son los conocimientos y habilidades que tiene una persona para responder ante una tarea o actividad en el ámbito
del trabajo. Unas competencias profesionales que pueden incluir desde sus conocimientos adquiridos hasta otras capacidades y actitudes

Matriz de capacitaciones Una matriz de capacitación ayuda a organizar y rastrear las necesidades de capacitación de los
empleados con conjuntos de habilidades y roles de trabajo específicos
Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una herramienta de gestión de talento humano que
permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos de conocimiento, experiencia y demás
Procedimiento de contratación Se le llama proceso de contratación a la serie de interacciones entre una empresa y los
postulantes que aspiran ocupar algún puesto de trabajo, hasta llegar a la sucesiva selección y ejecución del contrato
Formato de evaluación de desempeño laboral es la evaluación en la que se registran distintos aspectos vinculados con el
rendimiento profesional de un empleado
Formato de contratación personal la solicitud de nuevos empleados, es necesario llenar un formulario de solicitud de
vacantes Este seguirá un flujo de aprobación y cuando se apruebe, la solicitud de empleados se envía al departamento de
recursos humanos para ser manejada por el reclutador.
 Acta de reunión es un documento especializado esencial en el mundo laboral, cuya finalidad es recoger por escrito todo lo
hablado y considerado en una reunión.
Matriz de capacitaciones
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales
Formato de contratación de personal
 Acta de reunión de
Evaluación de desempeño
trabajo
 7.3 Toma de conciencia
 Procedimiento de competencia,
capacitación y concientización.
 Procedimiento de formación y
capacitación de los trabajadores: se
debe dejar constancia de la formación
a realizar no sólo para las tareas
específicas de las áreas productivas de
la empresa, sino aquellas relacionadas
con la formación ambiental y la de SST.
Así mismo la capacitación de las
diferentes tareas a realizar.
 Registro de procedimiento de
capacitación y concientización.
 Matriz de toma de conciencia.
 7.4 Comunicación

Se define como la manera de interactuar hablada o

escrita que se realiza entre la gente que forma la
empresa y se clasifica en: comunicación interna y
comunicación externa de la organización.

 Matriz de comunicación es una herramienta de

evaluación diseñada para determinar con exactitud
cómo se comunica un individuo y para proporcionar un
marco conceptual para determinar objetivos de
comunicación lógicos.
 7.4 Comunicación
Se define como la manera de interactuar hablada o escrita que se realiza entre la gente que forma la empresa y se
clasifica en: comunicación interna y comunicación externa de la organización.

 Acta de reunión es un documento especializado esencial en el mundo

laboral, cuya finalidad es recoger por escrito todo lo hablado y
considerado en una reunión.
 Procedimiento de elaboración y control de documentos determina
cómo se crean los documentos y quién es la persona encargada de
realizarlo. Esto involucra ocuparse del formato, nombre y otros
detalles técnicos del archivo
 Listado maestro El listado maestro de documentos y registros es el
índice de documentos establecidos que apoyan el control y la
operación de los procesos garantizando su actualización,
disponibilidad y su uso.
 Correo electrónico
 Por medio de whatsapp
7.4 Comunicación
 7.5 INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
 Formato de solicitud de creación, actualización o  Formato de control de cambios.
eliminación de documentos del SIG.
 7.5 Información documentada
 Documentación del SIG. Actividad, descripción,
 Procedimiento de responsable y registro.
control de documentos y
registros.
 Listado maestro de la
información
documentada
 Registros o actas de
actualización
 Formato de control de
cambios.
 Formato de solicitud de
creación, actualización o
eliminación de
documentos del SIG.
 Procedimiento para el
control de la información
documentada.
 Matriz de la información
documentada.
 BIBLIOGRAFIA
http://asesordecalidad.blogspot.com/2018/09/recursos-sistema-integrado-iso-90012015.html#.Y-Fru3bMLIU

https://aprendiendocalidadyadr.com/informacion-documentada-iso-90012015/
https://repositorio.uasb.edu.ec/bitstream/10644/7796/1/T3377-MGCI-Chicaiza-Propuesta.pdf
https://www.laceja-antioquia.gov.co/Transparencia/GestionDocumental/Procedimiento%20para%20el%20Co
ntrol%20de%20la%20Informaci%C3%B3n%20Documentada.pdf

http://asesordecalidad.blogspot.com/2018/09/recursos-sistema-integrado-iso-90012015.html#.Y-Fru3bMLIU

https://aprendiendocalidadyadr.com/informacion-documentada-iso-90012015/

https://repositorio.uasb.edu.ec/bitstream/10644/7796/1/T3377-MGCI-Chicaiza-Propuesta.pdf

https://www.laceja-antioquia.gov.co/Transparencia/GestionDocumental/Procedimiento%20para%20el%20Co
ntrol%20de%20la%20Informaci%C3%B3n%20Documentada.pdf