Funciones y

características de un
software contable
Docente: Gabriel Contreras Vélez
Contador Público
 Funciones que cumple un
Software Contable
 Facilita la contabilidad en las empresas:
Hoy en día las empresas pueden gestionar su propia contabilidad
en muy poco tiempo gracias a un software.
El software de contabilidad reúne los beneficios de los programas
contables, teniendo como propósito sistematizar y simplificar las
tareas de contabilidad, registrando y procesando las
transacciones históricas que se generan en una empresa o
actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances,
producción de artículos, nóminas, etc.
 Automatiza la contabilidad:
Cualquier software de contabilidad debe ser capaz de guardar los
datos de los clientes y generar una factura a partir de otra
creada anteriormente, permitiendo que los cobros sean
automatizados, al igual que el pago de nóminas, el cálculo del
pago de impuestos, entre otros, por lo que ya nada será manual.
Simplemente se introducen datos y el sistema los interpreta para
dar soluciones rápidas.
Por ejemplo, si tiene que cobrar 500 mil pesos todos los meses a
la misma persona, ese cobro se puede automatizar.
 Guarda toda la información en la nube:
Toda la información contable debe poder guardarse en
el software en la nube. De esta manera se elimina la
necesidad de tener cajas apiladas con cientos de
facturas, ni una carpeta en el ordenador con ellas, ya
que el propio programa las guarda y clasifica.
 Evita que cometamos errores:
Si hace los cálculos de forma manual o a través de una plantilla
de Excel, se está arriesgando a cometer errores. Ni usted es una
máquina ni Excel está configurado al 100%, salvo que sea muy
bueno trabajando con plantillas y macros, para gestionar su
contabilidad.
Los programas de facturación y contabilidad interpretan los datos
y detectan errores. Saben perfectamente qué cantidades deben
ir en cada lugar y, en caso de ver algo inusual, le avisan y le
notifican de cualquier fallo.
 Posibilita ver la información en cualquier
lugar
Al guardar la información en la nube usted tiene acceso directo a
sus documentos y al propio programa esté donde esté. No
importa que sea una tablet, un móvil o un ordenador,
podrá acceder.
Esto puede parecer algo poco útil, pero si viaja, realiza muchos
negocios fuera del local de su negocio o trabaja desde casa,
supone una comodidad extra a la que no se puede renunciar.
 Permite tomar decisiones y sacar
conclusiones:
El software contable interpreta los datos y extrae todo lo que se
necesita para poder saber en qué estado está nuestra
contabilidad. Al presentarlo de forma ordenada, sin errores y con
interpretaciones propias del software, nos facilita la tarea de
tomar decisiones a raíz de la contabilidad.
Esto permitirá conocer la salud financiera de su empresa en
cuestión de segundos. Ejemplo: Ver un balance, las cuentas por
pagar o por cobrar, inventario, etc.
 Registro de auditoría
El software de contabilidad debe generar un registro electrónico
de cada usuario que accede a la información en el libro contable
de la empresa, mientras que los controladores y gerentes de
contabilidad pueden revisar el registro de auditoría para
determinar qué empleado manejó cierta información.
Por otro lado, los auditores también usan este registro para
determinar cómo se introdujeron los errores, además los
registros de auditoría son una herramienta importante para
revisar y corregir una información incorrecta.
Otras funciones de un software
contable
 Registrar, sistematizar y almacenar de forma segura todas las
operaciones de la empresa.
 La sistematización de la contabilidad debe hacerse en planes de
cuentas predefinidos y/o en los que el usuario estime convenientes
crear.
 Generar reportes contables automáticamente, como libros contables,
balance de 8 columnas, estados de resultados, etc.
 Integrar la contabilidad con el sistema de facturación electrónica.
Esto es muy importante en Colombia, ya que estamos en pleno auge
de la implementación de la factura digital y ya más de muchos
contribuyentes la han adoptado.
 Cargar masivamente datos de compras, ventas o
comprobantes.
 Realizar cálculos automáticos.
 Asociar planes de cuentas balances y estados de resultados a
la normativa IFRS.
 Reutilizar y capturar información de transacciones anteriores,
sin necesidad de registrarla nuevamente.
 Personalizar diferentes niveles de usuario.
 CARACTERÍSTICAS DE UN
PROGRAMA CONTABLE
 Adaptable
El software de contabilidad debe ser completamente adaptable a
los requisitos de la empresa, pues cada empresa es un mundo y
tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar
todo de la misma forma para cada cliente.
Por lo tanto, deberá permitir editar el plan de cuentas con las
necesidades de la empresa, agregar las cuentas más utilizadas,
borrar aquellas que no se utilicen o modificar aquellas que se
deseen.
 Con opción a hacer backups
Aunque los datos se guarden en la nube, no podemos
poner todas nuestras esperanzas en ella. Hay que
hacer backups de forma regular, guardar todos los
datos y asegurarnos ante cualquier fallo informático.
Si el programa hace backups de forma automática,
mejor que mejor, pero como mínimo debe dar la
posibilidad al usuario de hacer sus propias copias de
seguridad.
 Integrable con otros programas
Hay decenas de programas de contabilidad en el
mercado, pero poco a poco todos se van configurando
de una forma en la que todos "se entienden". Es decir,
que si yo envío información desde el mío, aunque esté
"codificada" en un software contable distinto, ambos
saben extraer los datos de forma similar.
 Personalizable en niveles de usuario
Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen
varias capas de usuarios con jerarquías. Es útil que el software
permita que haya un administrador y varios usuarios, los cuales
solo tengan permitido editar ciertos datos.
 Capaces de soportar mucha información
El programa debe ser capaz de soportar cualquier subida de
información y de guardar todos los datos.
 Fáciles de usar
Si se utiliza el programa para facilitar la contabilidad, no tendría
mucho sentido que fuera complicado. El software debe ser
intuitivo, muy fácil de usar y con una curva de aprendizaje casi
nula.

Para que se haga una idea, cualquier persona con un mínimo de

conocimiento debería ser capaz de usarlo. Y además, todo el
software debería estar apoyado por un soporte y documentos de
ayuda.
 Generadores de Informes
Es esencial para la toma de decisiones en la empresa, además de
necesario en algunos casos particulares.
Un software de contabilidad debe contar con la posibilidad de
emitir informes de cuenta de pérdidas y ganancias, balances, y
poder periodificarlos al gusto o crear informes a medida de las
necesidades de control contable particulares de la empresa.
 Seguros
La seguridad y privacidad de la información contable debe ser un
punto primordial, por ello el software de contabilidad debe contar
con protocolos de seguridad estables y eficientes, pues un fallo
de seguridad y todas las cuentas podrían verse vulnerables.
 Escalables
Si el negocio tiene altas posibilidades de crecer en un futuro y el
software de contabilidad no es escalable, es mejor que busque
otro para no tener que volver a aprender a usar uno nuevo en el
futuro.
 Compatibles
La última característica es la más evidente: si el
software de contabilidad no es compatible con su
sistema operativo o navegador preferido, no tiene
sentido que lo compre. Revise bien las
especificaciones técnicas antes de lanzarse a hacerlo.
 Resumiendo las funciones y características que
conforman y que debe tener un software de
contabilidad son:

 Actualizaciones automáticas
 Multiplataforma
 Accesible desde cualquier sitio
 Simultaneidad
 Personalizable
 Seguridad
 Inmediatez del servicio
 Sistema parametrizable
 Asesoría permanente
 Multiempresa y multiejercicio
 Plan contable definible por el usuario
 Plan contable general integrado
 Es importante que, además de las funciones de un
software contable enumeradas anteriormente, el
sistema sea fácil de usar, escalable y flexible (que
se adapte al plan contable de la empresa).
 Por otra parte, una de las recomendaciones es
adquirir una solución que opere en la nube, para
garantizar el acceso remoto a la información.
 Para concluir, es de vital importancia sistematizar y
simplificar las operaciones contables en una
empresa, por ello, un software de contabilidad es
una herramienta fundamental para llevar la
información del negocio, un aliado que ayuda a
crecer de manera organizada y que ofrece
beneficios a largo plazo, que favorece al crecimiento
y desarrollo de una empresa para reducir costos y
obtener una ventaja competitiva.
 ACTIVIDAD

 Elabore un ensayo sobre la importancia de

los software contables en las empresas.
 BIBLIOGRAFIA

 https://www.gerencie.com/software-de-contabilidad.html
 http://www.nube.villanett.com/2016/05/28/funciones-software-
de-contabilidad/