UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “GABRIEL RENÉ MORENO”

FACULTAD DE “CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES”

“UAGRM BUSINESS SCHOOL”

MAESTRÌA EN

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

“ESTRATEGIA DE REORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN

ADMINISTRATIVA PARA IMPRENTA INGAVI EN LA CIUDAD DE
SANTA CRUZ DE LA SIERRA”

TRABAJO FINAL DE GRADO BAJO LA MODALIDAD PROYECTOS ESPECIALES

PARA OPTAR AL TÍTULO DE MASTER

AUTOR: Lic. Anel Arminda Zeballos Aillon

DIRECTOR DE TRABAJO FINAL DE GRADO:

M.Sc. Ricardo Mauricio Luque Alcoba

SANTA CRUZ- BOLIVIA
 Introducción
Antecedentes
INTRODUCCIÓN

3
 Planteamiento del Problema

La empresa al prestar
INTRODUCCIÓN

servicios cuenta con una La gestión de procesos y el

administración compleja que sistema de comunicaciones
se encuentra debilitada por es improvisada
el bajo nivel de competencia

Se hace necesario tener un

manual de funciones dentro No se ha contemplado la
de la organización el cual posibilidad de que existan
debe ser expuesto a todos accidentes laborales
los trabajadores

4
 Objetivos

General
INTRODUCCION

PROPONER una reestructuración Organizacional, que

permita mejorar la coordinación y comunicación entre los
diferentes departamentos de la empresa Imprenta Ingavi.

5
 Objetivos
Específicos
 Realizar un diagnóstico interno para determinar EL ESTADO ACTUAL de Imprenta
Ingavi en Santa Cruz de la Sierra, mediante la aplicación de métodos y técnicas de
INTRODUCCION

investigación.

 ANALIZAR los resultados del diagnóstico, para identificar las insuficiencias y/o
carencias en la estructura organizacional mediante el procedimiento de los datos e
información obtenida.

 Elaborar la nueva estructura, así como manuales de función y procedimientos.

 Elaborar un formulario de control para ver resultados y comparar.

 Elaborar un presupuesto para determinar el costo de la estrategia.

 Valorar técnica y financieramente la rentabilidad de la propuesta. 6

 Fundamentación Teórica

Teoría de la organización
Richard Daft (2018)
CAPÍTULO I

Principios
Dimensiones del diseño
básicos de la
organizacional
organización

Lineamientos
Eficacia Componentes de
estratégicos y
organizacional la organización
organizacionales
7
 Diagnóstico estratégico y organizacional
NRO. PREGUNTAS O REQUISITOS PARA VALIDAR LA MISIÓN

Dar los servicios con la mejor calidad en función del cliente, brindando soluciones
óptimas de innovación y calidad en los impresos entregados con el fin de llegar a ser
líderes en el rubro gráfico.

1 ¿En qué negocio estamos? Cumple

CAPÍTULO II

2 ¿Para que existe la empresa? ¿Cuál es el propósito básico? Cumple

3 ¿Cuáles son los elementos diferenciales? Cumple

4 ¿Quiénes son nuestros clientes? Cumple

5 ¿Cuáles son los productos o servicios presentes? Cumple

6 ¿Cuáles son los mercados presentes de la empresa? No

Cumple
7 ¿Cuáles son los canales de distribución actuales? No
Cumple
8 ¿Cuáles son los objetivos de rentabilidad? No
Cumple
9 ¿Cuáles son los principios organizacionales? No
Cumple
10 ¿Es difundida externa e internamente? No
Cumple

8
 Diagnóstico estratégico y organizacional
PREGUNTAS PARA VALIDAR
N° LA VISIÓN

Ser una empresa líder a nivel

nacional como la mejor opción
CAPITULO II

para nuestros clientes

trabajando de la forma eficiente
y comprometidos.
1 Es formulada por los líderes de Cumple
la organización
2 Dimensión de tiempo No Cumple

3 Integradora Cumple
4 Amplia y detallada No Cumple
5 Positiva y alentadora Cumple
6 Debe ser consistente No Cumple

7 Debe ser difundida tanto interna No Cumple

como externamente
9
 Diagnóstico estratégico y organizacional

• La empresa Imprenta • Cuenta con los

PRINCIPIOS Y VALORES
OBJETIVOS
CAPITULO II

Ingavi no cuenta con valores bien

objetivos generales establecidos, se
establecidos, en el describen a
capítulo de la continuación,
propuesta se • Responsabilidad
redactan los • Calidad
objetivos. • Puntualidad
• Honestidad
• Trabajo en equipo
• Compromiso

10
 Diagnóstico estratégico y organizacional
Diagnóstico de la dimensión estructural
Análisis de formalización de Imprenta Ingavi
CAPITULO II

Análisis de la especialización de las actividades en Imprenta

Ingavi

Análisis de la jerarquía de la autoridad en Imprenta Ingavi

Análisis de centralización en Imprenta Ingavi

Análisis de profesionalismo en Imprenta Ingavi

11
 Diagnóstico estratégico y organizacional
Diagnóstico de las dimensiones contextuales

Tamaño
CAPíTULO II

Tecnología organizacional

Metas y estrategia de la
organización

Cultura de la organización
12
 Diagnóstico estratégico y organizacional
Entorno

• Impacto • Crisis por  Impacto de • Impacto

Tecnológico
Político

Económico

Social

Ambiental
• Crisis
CAPÍTULO II

política de la Covid 19 la de
pandemia pandemia incendios
• Economía en relación en la
naranja a la industria
• Alza de tecnología gráfica
los en Bolivia
insumos y
materia
prima

13
 Diagnóstico estratégico y organizacional

Análisis interno mediante la Cadena de Valor

• Marketing y ventas

Actividades
CAPÍTULO II

• Personal de contacto
• Soporte físico y habilidades

primarias
• Prestación
• Clientes
• Otros clientes

• Aprovisionamiento
Actividades •
•
Organización interna y tecnología
Dirección general y de RRHH
de apoyo • Infraestructura y ambiente

14
 Diagnóstico estratégico y organizacional
Desarrollo de la encuesta organizacional
Objetivos de la investigación organizacional
CAPÍTULO II

 Identificar el número de niveles y cargos en Imprenta Ingavi

 Identificar la asignación de responsabilidades, funciones a los empleados de Imprenta Ingavi
 Verificar el grado de cumplimientos de las distintas funciones que cumplen los empleados.
 Valorar la satisfacción en cuanto a la cantidad de tareas asignadas a los empleados de Imprenta
Ingavi.
 Diagnosticar el cumplimiento adecuado de los lineamientos estratégicos de la empresa.
 Conocer el tamaño de la estructura organizacional y la cantidad de personas involucradas.
 Valorar la cantidad de recursos asignados a los empleados de la empresa.
 Valorar el grado de salud organizacional interna de la empresa.
 Establecer los medios de comunicación más utilizado por los funcionarios de Imprenta Ingavi.
15
 Diagnóstico estratégico y organizacional
Resultados de la encuesta organizacional
Gráfico 2.1 Porcentaje de cargos y personas
Tabla 2.1 Relación de cargos y persona Nombre del puesto que desempeña
Nombre del puesto
Acabado 8 Vendedor
14%
CAPÍTULO II

Administracion 1 Troquelado Acabado

diseñador 2 4% 29%

Facturacion 1
Guillotina 1 Administracion
Prens 3%
Produccion 1 a…
diseñador
Mensajero 1 7%
Facturacion
Pre-prensa 1 3%
Prensa 7
Pre-prensa Guillotina
Troquelado 1 4% Mensajero Produccion 3%
4% 4%
Vendedor 4 Acabado Administracion diseñador Facturacion
Total general 28 Guillotina Produccion Mensajero Pre-prensa
Prensa Troquelado Vendedor

Fuente: Elaboración propia, 2023

Fuente: Elaboración propia, 2023 16
 Grafico2.2 Área a la que pertenece

Diagnóstico estratégico y organizacional

Resultados de la encuesta organizacional
Tabla 2.1 Relación de áreas y personas Grafico2.1 Área a la que pertenece
Area a la que pertenece
Gerencia 1
CAPÍTULO II

Administracion y
1
Finanzas
Mensajero 1
Facturacion 1
Ventas 4
Produccion y
20
acabado
Total general 28
Fuente: Elaboración propia, 2023

Fuente: Elaboración propia, 2023 17

 Grafico2.2 Área a la que pertenece

Diagnóstico estratégico y organizacional

Resultados de la encuesta organizacional
Grafico2. 1 Antigüedad en la empresa
CAPÍTULO II

33,00%
MAS DE 2 AÑOS
67,00%
MENOS DE 2 AÑOS

Fuente: Elaboración propia, 2023

18
 Grafico2.2 Área a la que pertenece

Diagnóstico estratégico y organizacional

Resultados de la encuesta organizacional

Gráfico 2.1 la estructura de la empresa Imprenta Ingaví Gráfico 2.1 asignación las metas de su cargo
CAPÍTULO II

37,19% 40,64%
NO NO
62,81% 59,36%
SI SI

Fuente: Elaboración propia, 2023 Fuente: Elaboración propia, 2023 19

 Diagnóstico estratégico y organizacional
Análisis FODA Debilidades (D)
Fortalezas (F)  La especialización del trabajo no es la adecuada
 Cumple con todos los requisitos legales de constitución  No se comunica la jerarquía de autoridad al nuevo personal

social  Dificultades de fijación y socialización de metas

 Grado de descentralización de la toma de decisiones  No se cuenta con un responsable de marketing
CAPÍTULO II

adecuado  La gestión de recursos humanos es desempeñada por el gerente

 Cuenta con adecuado número de colaboradores propietario

profesionales  No cuenta con un organigrama,

 Cultura organizacional orientada al cliente  No cuenta con manual de funciones, de procesos y de
 Soporte físico y atención al cliente idóneos procedimientos

Amenazas (A)
 Coyuntura COVID 19
Oportunidades (O)  Incertidumbre política social
 Indicadores socioculturales en crecimiento  Reglamentaciones de higiene y ambientales
 Surgimiento de nuevas tecnologías  Cantidad de empresas en la industria que operan
 Innovación en servicios exitosamente
Fuente: Elaboración propia, 2023
Estrategia DO: Estrategia de reorganización administrativa para afrontar la situación 20
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Reformulación de los lineamientos estratégicos

Misión Propuesta Visión Propuesta

CAPÍTULO III

Brindar servicios de calidad para una

Ser la empresa de servicios gráficos líder en
clientela exigente mediante una atención
Bolivia en un plazo no mayor de dos años
directa, brindando soluciones
considerando la innovación y tecnología
innovadoras en los impresos entregados
necesaria para impactar en los mensajes
por colaboradores altamente eficientes y
demandados por la clientela en base
comprometidos con la rentabilidad y
esencialmente al compromiso de los
liderazgo en la industria gráfica de Santa
colaboradores.
Cruz de la Sierra.

Fuente: Elaboración propia, 2023

21
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Reformulación de los lineamientos estratégicos

Se redactan los objetivos que se proponen para lograr una eficacia

adecuada en la empresa.
CAPÍTULO III

 Cumplir con el 100% de metas asignadas a cada funcionario de la

empresa.
 Lograr una efectividad del 100% en las distintas tareas asignadas
a los empleados de la empresa.
 Optimizar los canales de comunicación utilizados por los
empleados de la empresa.
 Gestionar el tiempo de cada actividad y tarea asignada
digitalmente y de manera óptima en un 85% evitando sobrecarga
y estrés laboral. 22
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Estrategia y estructura

• Estrategia • Estructura • Nueva cultura

CAPÍTULO III

organizacional

Promueve, la colaboración,
la integridad, la
Líder en costos Empowerment responsabilidad, la pasión,
la diversidad y, ante todo,
la calidad.

23
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Diseño organizacional

Funciones y Alinear procesos para cumplir objetivos

responsabilidades
del jefe de Recursos Supervisar todos los departamentos
Humanos
CAPÍTULO III

Realizar tareas administrativas.

Contratación, renuncias y despidos.

Mejorar el clima laboral.

Retener el talento.

Gestionar el cambio en la empresa.

Atender reportes o quejas de empleados.

24
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Organigrama propuesto para la empresa

CAPÍTULO III

Fuente: Elaboración propia, 2023

25
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Adiciones y modificaciones de cargo

De acuerdo a lo concluido en el diagnóstico, del presente trabajo de investigación se

considera necesario adicionar algunos cargos y realizar modificaciones en la estructura
CAPÍTULO III

de la empresa, es por ello que a continuación se detallan cada uno de estos cambios:

 Ventas – Facturación bajan de nivel y se divide en Facturación Entrega y Ventas

Recepción
 A Facturación entrega se le asigna un Mensajero y a Ventas Recepción un Diseñador
Diagramador Preprensa.
 Acabado baja de nivel y es en Producción que más incorporaciones se dan: Prensa y
Guillotina

26
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Manuales con códigos Quick Response (QR)

Ilustración 3.1 Código QR de la empresa

CAPÍTULO III

Fuente: Captura de pantalla de la página Code Generato

27
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Manual de procedimientos Departamento Producción

Cuadro3.1 FLUJOGRAMA
Flujograma Responsable Documentos

COTIZACION APROBADA
Recibir orden de
trabajo ORDEN DE COMPRA

NIT Y NOMBRE DE LA EMPRESA

CAPÍTULO III

Revisar orden de
trabajo
VENTAS

Entrega de material
para impresión JEFE DE PRODUCCION ALMACEN Y IMPRESIÓN

Impresión,
plastificado,barnizado,secto
rizado

Recepción de diseño
preprensa

Empacado según
distribución

Entrega FACTURACION -ENTREGA - ENVIO -

final y COBRANZA

Fuente: Elaboración propia, 2023

28
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Manual de procedimientos Departamento Comercial

Cuadro 3.1 FLUJOGRAMA Cuadro 3 1 Documentos de referencia
DATOS DE FACTURACION
FLUJOGRAMA Responsable Documentos NOMBRE
INICIO COTIZACION APROBADA
NIT
VENTAS ORDEN DE COMPRA RESPONSABLES
ORDEN DE COMPRA
CAPÍTULO III

NIT Y NOMBRE DE LA EMPRESA

CORREO
Promover estrategia NOMBRE DE CONTACTO
Marketing
VENTAS NUMERO DE CONTACTO

Fuente: Elaboración propia, 2023

Programación de Visitas
a clientes
JEFE COMERCIAL

Cuadro 3.2 Formulario De Cobranza

Facturacion y cobranza
DATOS DE COBRANZA
NOMBRE
N° FACTURA
Satifaccion del cliente
RESPONSABLES
MARKETING
COBRANZA ORDEN DE COMPRA
CORREO
FIN
NOMBRE DE CONTACTO
NUMERO DE CONTACTO

Fuente: Elaboración propia, 2023

29
Fuente: Elaboración propia, 2023
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Manual de procedimientos Departamento de RRHH

Cuadro 3.1 Flujograma Ilustración 3.1 botiquín
Ilustración 3.1 Ventilación

FLUJOGRAMA Responsable Documentos

CONVOCATORIA
INICIO
GERENTE
CAPÍTULO III

Presupuesto destinado
a la contratación de personal
CONTRATO DE
PERSONAL

Primeros Auxilios y Ambientes

SELECION DE
PERSONAL
RECURSO HUMANOS Seguros Accidentes
Revisión y actualización del manual
Confortables y Seguros
Ilustración 3.1 Equipo de protección personal

Ilustración 3.1 Ubicación de extintores

CAPACITACION DEL
PERSONAL

EVALUACION
DELPERSONAL Proceso de incorporacion al cargo
CONTADOR

DISVINCULACION DEL
PERSONAL
Memurando

FIN

Uniformes Fuente: Elaboración propia, 2023

Seguridad SYSO
Fuente: Elaboración propia, 2023 30
 DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA UN ENTORNO DIGITAL

Taller de Socialización del Nuevo Diseño Organizacional

Ilustración 3.1 Presentación del Taller de Socialización

CAPÍTULO III

Fuente: Elaboración propia 2023

31
 Tableros de seguimiento y medición de
indicadores
Figura 3.1 Modelo de Tablero de seguimiento
CAPÍTULO III

Fuente: Elaboración propia en base a datos del libro de Benjamín Franklin 32

Fuente: elaboración propia
 Análisis técnico de la propuesta

Reducción de
problemas internos
y externos.
CAPÍTULO III

Satisfacción al Baja rotación y

cliente. ausentismo.

Motivación alta del

Menor tiempo en
personal hacia la
tareas básicas.
empresa.

Comunicaciones
Optimización del
efectivas en la
tiempo.
empresa.

33
Fuente: elaboración propia
 Cronograma y Presupuesto
Tabla 3.1 Cronograma de la propuesta 2023

Acciones Mes 1 Mes 2 Mes 3

Diseño organizacional
Comunicación digitalizada
Taller de socialización del
CAPÍTULO III

diseño organizacional
Tableros de seguimiento y
medición de indicadores
Fuente: Elaboración propia, 2023

Tabla 3.1 Costos de la propuesta Anual (Bs)

COSTO TOTAL DE LA PROPUESTA Total
Encargado de Recursos Humanos 3000
Diseño grafico 200
Aportes patronales 501,3
Beneficios sociales 499,8
Impresión de dos banners 1100
Manual Adminstrativo y Organigrama 800
Presupuesto para capacitación 2100
Materiales para la evaluación 150
TOTAL 8351,1
Fuente: Elaboración propia, 2023 34
 Conclusiones

Se diagnosticaron los lineamientos haciendo el desarrollo seguida de la

adecuada validación de la visión, misión y valores de la empresa también se
CONCLUSIONES

analizaron las dimensiones estructurales y de contexto

Se realizó una investigación organizacional mediante una encuesta dirigida

a todo el personal de la empresa que ayudó a poder analizar los
procedimientos administrativos y donde se tomó conocimiento que no
cuentan con un organigrama y manual de funciones y de procedimientos
actualizados

Se desarrolló el nuevo diseño organizacional en un entorno digital,

proponiendo ideas innovadoras como la utilización de tableros de control
didácticos, así como también se desarrolla y socializa el manual de
funciones a través de códigos QR

35
 Recomendaciones
Implementar el nuevo diseño organizacional para un entorno digital
propuesto, ya que con su implementación se logrará mejorar la eficacia
RECOMENDACIONES

administrativa del personal de la empresa.

Elaborar un diagnóstico de interno de manera semestral para identificar

aquellas fortalezas y debilidades de la empresa que tendrán un impacto
directo en la capacidad de dar el servicio al cliente final.

Analizar la estructura organizacional cada 3 meses para ver que todo se

esté realizando correctamente.

Asignar las responsabilidades de la implementación y seguimiento de la propuesta al área administrativa con

el cual ya cuenta la empresa repartiendo las tareas entre la encargada de recursos humanos y el encargado
administrativo y la implementación de un Dashboard de Excel con la representación gráfica de los principales
indicadores que intervienen en la consecución de los objetivos de la empresa.

36
GRACIAS POR SU ATENCIÓN

37