Este documento proporciona información sobre la confección del Libro de Caja e Inventarios para centros educativos rurales. Explica los conceptos y comprobantes a utilizar, así como las circulares y comunicados que establecen las normas para llevar a cabo estos registros contables de manera correcta. También detalla los procedimientos para realizar inventarios de los bienes del centro educativo, actualizarlos periódicamente y llevar un registro de altas, bajas y modificaciones.
5. Tener en cuenta para la confección
del Libro de Caja
Circular 9/87
Circular 7/00
Circular 3/04
Comunicado 2/99
Circular 1/96
Circular 2/06
Circular 7/99
Circular 68/95
Circular 6/02
Circular 7/03
Circular 2/04
6. Circular 9/87
Manejo contable de dineros que
ingresan y egresan del centro escolar.
Se registra desde marzo a febrero del
siguiente año.
Cierre mensual con la firma de
M/Director/a y Pte/a Comisión Fomento.
Comienzo en enero con el número 1
7. Circular 7/00
Obligatoriedad del registro en el Libro de
toda partida que reciba el Centro
Escolar.
Se registrará con la fecha de percibida
(tanto en el CEIP como a través de la
cta/bancaria).
Se descargará acorde con la fecha de
cada comprobante (cronológicamente).
8. Circular 3/04
No aceptación de comprobantes no
oficiales.
Los comprobantes nunca estarán a
nombre del/la M/Director/a.
9. Comunicado 2/99
No se admiten tickets como documento,
ni compras a monotributistas que
respalden las rendiciones de los
comedores escolares.
10. Circular 1/96
Comprobantes
Nombre de la empresa
Número de RUT
Tipo de comprobante (contado, crédito)
Número de comprobante
Estar al día con el IVA o exoneración del
mismo (somos el Estado) y
discriminado.
Original
Pie de imprenta (dos años)
11. Circular 2/06
Exigencia de cierre mensual firmado por
Pte/a Comisión Fomento y M/Director/a.
Cuenta con 10 días para el cierre
mensual del Libro.
Tener en cuenta el saldo bancario al
cierre mensual.
13. Circular 68/95
Reglamento de Comisión Fomento (que
deberá formarse a los 30 días del
comienzo de las clases).
Responsabilidades: M/Director/a, Jefa/e
Contaduría, MIZ, MID, Div. Hacienda.
14. Circular 6/02
Se faculta a los Jefes/as de Contadurías
a realizar recuentos físicos de bienes
adquiridos.
De constatarse faltantes se labrará Acta.
15. Circular 7/03
Funcionario/a habilitado/a para realizar
auditorías, arqueos y contralores será el
Inspector de Tesorerías
Departamentales o un/a funcionario/a
con la debida acreditación.
16. Circular 2/04
Toda partida que supere los $U
40.000,00 deberá ser cobrada a través
de la cuenta bancaria.
Todo Centro Escolar tiene
obligatoriedad de tener abierta una cta
bancaria “Valores a la Vista” (Circ 4/04)
en el BROU.
17. Importante
No se trabaja con números negativos.
No se ingresan decimales:
o Si es menor de 50 centésimos => se anula
o Si es mayor de 50 centésimos => se
completa la unidad
No se acepta enmiendas.
No usar corrector ni lapiceras de tinta
borrable.
19. Se realiza listado con los artículos que
integran el patrimonio del Centro Escolar
existentes al último día lectivo del año en
curso.
Consta de los siguientes datos:
Descripción del artículo
Código correspondiente
Año del último inventario
Cantidades y condiciones de
conservación
INVENTARIOS
22. Cantidad por estado
Números acordes con el stock de cada
artículo
Bueno
Regular
Malo
Aunque coincida las cantidades repetirlas
según el estado.
Si hay diferencias informar en
observaciones la causa de la diferencia.
23. Artículos con valor mayor a 2 UR
($U 1542,42)
Si tiene código aunque no tenga ese
valor se ingresa.
Códigos y descripción en:
Listado alfabético
Listado por artículo
¿Qué artículos y cómo?
27. Alta – Baja - Modificación
En estas columnas se escribirán cruces (X)
ALTA: algo por 1ª vez que no se encuentra en
el inventario, ya sea por compra, donación o
que no apareciera en años anteriores.
BAJA: de ese artículo o conjunto de artículos
que no hay más en stock.
MODIFICACIÓN: al último stock se le suma o
resta lo adquirido o descartado.
28. Actualizaciones
1ª: 2 de enero al 30 de abril
2ª: 2 de mayo al 30 de junio
3ª: 1º de julio al 31 de agosto
Al finalizar el año esas actualizaciones se
incluirán en el librillo
30. Tener en cuenta
No escribir más de una vez el mismo artículo
en las actualizaciones.
Los libros se actualizarán por asignatura y no
por título.
Códigos “Z” para Maestros/as – Padres
Códigos “K” a “X” para alumnos por nivel
escolar.
Todo libro que no tenga una asignatura
específica se le asignará “Varios”