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sistema de planeación

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M
Mireya Landacay

El documento describe los diferentes niveles de planeación en una organización, incluyendo la planeación estratégica a largo plazo, la planeación táctica a mediano plazo y la planeación operativa a corto plazo. Explica que la planeación implica investigación, definición de objetivos, políticas y estrategias, y el establecimiento de programas, procedimientos y presupuestos.

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SISTEMA DE PLANEACIÓN Planeación Estratégica Planeación Táctica Planeación Operativa LA PLANEACIÓN EL PROCESO DE PALNEACIÓN Investigación Definición de objetivos Objetivos Políticas ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS Y PRESUPUESTOS Procedimientos Programas Presupuestos Normas y Reglamentos
Planeación Componentes del sistema administrativo Fija objetivos, metas, políticas (Filosofía de la organización) La planeación posibilita ampliar el foco de atención hacia los cambios del entorno Permite desarrollar acciones con flexibilidad Está presente en todos los niveles organizacionales con sus propias características.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PLANEACIÓN TÁCTICA PLANEACIÓN OPERACIONAL NIVEL INSTITUCIONAL NIVEL INTERMEDIO NIVEL OPERACIONAL A largo plazo A mediano plazo A corto plazo
Planificación Estratégica: Tres aspectos: La Visión Factores externos de la empresa Factores ambientales internos
Planificación Estratégica: La PE da el marco filosófico para la acción que esta en la mentalidad de la organización y empleados. La PE no solo se orienta a decisiones futuras, se relaciona con la toma de decisiones de hoy que afecta el futuro de la empresa. La PE tiene 4 fases: Definición de objetivos (Base Filosófica) Diagnóstico interno de la organización (Fortalezas y debilidades) Diagnóstico externo (Oportunidades y Amenazas ) Formulación de estrategias (métodos y medios)
Plan Estratégico Consta de 4 partes: Parte filosófica (visión, misión, principios, valores) Parte analítica (Análisis FODA) Parte estratégica – diseño de estrategias (acciones). Parte Operativa (Programas específicos u operativos)
Planeación Táctica Aplicable a campos específicos de la empresa Planes estratégico logra objetivos globales Los planes tácticos logra los planes estratégicos La PT se da a mediano plazo Enfatiza actividades desarrolladas por las diferentes unidades, áreas, de la organización. La PT se refiere al empleo más efectivo de RS. La PT parte de lineamientos dados en la PE La PT es ejecutada por los niveles medios
Planeación Táctica Se puede hablar de planes de: Producción Ventas Marketing Finanzas Recursos Humanos
PLANEACIÓN OPERATIVA La PO es de corto plazo La PO cubre tareas – operaciones individuales La PO es “Lo que se hace” y “cómo se hace” La PO respalda las acciones cotidianas Presupuestos Programas Procedimientos Reglamentos
La Planeación como sistema ENTRADAS PROCESADOR SALIDAS HUMANOS FIANCIEROS MATERIALES TECNOLOGICOS INFORMACIÓN PLANES: ESTRATÉGICOS TÁCTICOS OPERACIONALES PROCESO DE PLANEACIÓN RETROALIMENTACIÓN Para la preparación de un presupuesto Lanzamiento de una nueva línea de ropa Elaboración de una nueva pieza de cerámica Oferta de una nueva carrera universitaria
El proceso de planeación INVESTIGACIÓN ESTABLECIMIENTOS DE: PROGRAMAS PRESUPUESTOS NORMAS REGLAMENTOS: DEFINICIÓN DE: OBJETIVOS POLÍTICAS ESTRATEGIAS RETROALIMENTACIÓN INFORMACIÓN EXTERNA INFORMACIÓN INTERNA
El Proceso de Planeación Planeación determina la forma de cumplir tareas, camino a seguir, medios a utilizar, tiempos requeridos, recursos INVESTIGACIÓN: 1er paso del proceso Proporciona información de hechos pasados, presentes y predicciones futuras a través de datos de fuentes internas y externas de la empresa. Estos hechos son esclarecidos a través del análisis con el uso de técnicas, medios y herramientas (entrevista, encuesta, observación, investigaciones documentales, etc.)
El Proceso de Planeación Entrevista: Conversación con propósito definido Técnica más importante por contenido, método y aplicación Descubre aspectos ocultos del trabajo administrativo. Encuesta: Se obtienen datos que afirman otras personas Se realiza con cuestionarios o entrevista Esquema: a. Determinación de universo b. Muestreo Formulación del cuestionario Obtención de datos Tabulación de resultados Interpretación de resultados
El Proceso de Planeación La Observación: Las técnicas empiezan con ella y termina con ella. Completa, confronta y verifica estudios (inv. Documental) Investigación Documental: Recolecta información existente escrita, gráfica. Utiliza fuentes internas: archivos, bases de datos Utiliza Medios: reportes, informes, . Tiene tres etapas: Recolección de información Análisis de la investigación Clasificación de la información
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Enunciado que se desea alcanzar con actividades empresariales. Fines hacia donde la actividad está encaminada Todo objetivo debe ser: Concreto: Exacto índices cuantitativos posibles de cuantificar. Real: Posibles de lograrlos. Compatible: Elaborado concordancia al puesto, función. Flexible: Susceptibles de cambios Con significado inequívoco: Expresarse claramente con igual significado para subordinado y superior.
Jerarquía de los objetivos Se relacionan directamente con los niveles jerárquicos: Objetivos estratégicos: Definidos a largo plazo, objetivos de carácter global de la empresa. Objetivos tácticos: Se definen a mediano plazo, objetivos divisionales o departamentales. Objetivos Operacionales: Son de corto plazo, se relacionan con operaciones diarias de la empresa.
Estrategias Es la forma como se dirige el cumplimiento de un plan y la consecución de las acciones programadas. Responde a la pregunta ¿Cómo? Consisten en las formas o caminos para hacer mayores las fortalezas, aprovechar al máximo las oportunidades, transformar las debilidades en fortalezas y los riesgos o amenazas en oportunidades
POLÍTICAS Son planes tácticos y se definen como líneas de acción o conducta que se aplica en las acciones administrativas. Son de vital importancia para coordinar y controlar las funciones de planeación ya que fijan los límites dentro de los cuales deben funcionar determinadas actividades o unidades.
EJEMPLO CONCENTRADOR VISIÓN .. … Buscar la verdad y formar al hombre a través de la ciencia para que sirva a la sociedad POLITICAS OBJETIVO 1. META 1.1 ESTRATEGIA 1.1 ESTRATEGIA 1.2 ESTRATEGIA 1.3 ESTRATEGIA 1.4 Que se eleve el rendimiento estudiantil del Nivel Medio Superior Elevar el rendimiento estudiantil de los alumnos de primer año de la Escuela de Empresas en un período de cinco años. Lograr un incremento en el rendimiento estudiantil de los alumnos de la Escuela de Empresas para 2007 en un 20%. Promover la orientación vocacional. Establecer programas de recuperación para alumnos con problemas de rendimiento. Modificar las normas de evaluación académica. Implementar el programa de tutorías
ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS Y PRESUPUESTOS PROCEDIMIENTOS Son planes operacionales, se consideran igualmente como una guía que orienta la forma de ejecutar una labor, el procedimiento principalmente está enfocado hacia la prevención de improvisaciones. Los procedimientos se orientan hacia el conocimiento de los objetivos, establece las responsabilidades y presenta más detalles de cómo realizar .
PROGRAMAS Antes de una iniciativa, se establece una cronología y la prioridad de cada etapa y actividad que debemos cubrir, antes de llegar al resultado final, como el tiempo es un elemento vital, hay que planear la mejor forma de utilizarlo. Se puede ocupar de cada problema que surja, cumplimiento cada etapa con la prontit ud y eficacia que nos permite nuestra capacidad, o bien, hay que pensar anticipadamente un orden, de las actividades que facilite la realización del programa dentro del tiempo predeterminado. El programa es una serie de etapas, que debe cumplirse para lograr un objetivo, y cada una de las cuales, exige una determinada cantidad de trabajo y de esfuerzo mental y físico. C ronogramas, graficas de Gantt
CRONOGRAMA Secuencia detallada de las actividades que se van a ejecutar para alcanzar los resultados propuestos.
GRAFICA DE GANT
PRESUPUESTOS Planes operacionales que se relacionan con la programación de los recursos. Manifestación financiera de los ingresos y gastos estimados. Se elaboran tanto para periodos determinados, así como para actividades o acciones definidas. Se relaciona con las fuentes que proporcionaran los recursos y las aplicaciones del mismo.
PRESUPUESTOS Presupuestos: Ventas Producción Marketing Compras Gastos administrativos Eventos Viajes Lanzamiento de libro Coctel
PRESUPUESTOS
Normas y Reglamentos Son planes sumamente específicos y se preparan con el objeto de restringir el comportamiento inadecuado del personal, así como de las demás unidades integrantes de la empresa.
REGLAMENTO C olección ordenada de reglas o preceptos que, por autoridad competente, se dan para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una escuela, una dependencia o un servicio. En todo grupo de personas existen reglas, a veces escritas y otras veces no escritas, por ejemplo en nuestras casas tenemos ciertos deberes, y aunque no estén plasmado en ningún escrito, sabemos que debemos cumplirlos. Este reglamento establece las obligaciones y derechos que tenemos al ser parte de un ente social. L a aplicación de un reglamento muchas veces es motivo de controversia, ya sea por d esconoce r los derechos y obligaciones, o bien, porque los encargados de aplicarlo hacen una interpretación distinta.
REGLAMENTO CAPITULO PRIMERO I.- De los derechos de los propietarios Artículo 1º Todo propietario tiene derecho a exigir el cumplimiento de las obligaciones emergentes del presente reglamento y/o del de copropiedad y administración. II.- De las obligaciones de .los propietarios Artículo 3º Todos los propietarios, inquilinos, ocupantes, visitas y personal de servicio están obligados a observar estrictamente el presente reglamento interno. Les está prohibido : a) Guardar y/o depositar dentro de sus respectivas unidades y/o en los paliers, escaleras y otros lugares comunes del edificio, toda clase de materias explosivas, inflamables y/o asfixiantes que puedan significar un peligro o que produzcan emanaciones molestas; Se obligan a: s) En caso de ceder el uso de sus respectivas unidades a otras personas a cualquier título que t) CAPITULO SEGUNDO III.- De las obligaciones del Administrador Artículo 5º Sin perjuicio de lo establecido en el reglamento de copropiedad y administración acerca de las obligaciones del administrador, fíjanse las siguientes normas a las cuales éste deberá ajustar su cometido: a)

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  • 16. Jerarquía de los objetivos Se relacionan directamente con los niveles jerárquicos: Objetivos estratégicos: Definidos a largo plazo, objetivos de carácter global de la empresa. Objetivos tácticos: Se definen a mediano plazo, objetivos divisionales o departamentales. Objetivos Operacionales: Son de corto plazo, se relacionan con operaciones diarias de la empresa.
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  • 18. POLÍTICAS Son planes tácticos y se definen como líneas de acción o conducta que se aplica en las acciones administrativas. Son de vital importancia para coordinar y controlar las funciones de planeación ya que fijan los límites dentro de los cuales deben funcionar determinadas actividades o unidades.
  • 19. EJEMPLO CONCENTRADOR VISIÓN .. … Buscar la verdad y formar al hombre a través de la ciencia para que sirva a la sociedad POLITICAS OBJETIVO 1. META 1.1 ESTRATEGIA 1.1 ESTRATEGIA 1.2 ESTRATEGIA 1.3 ESTRATEGIA 1.4 Que se eleve el rendimiento estudiantil del Nivel Medio Superior Elevar el rendimiento estudiantil de los alumnos de primer año de la Escuela de Empresas en un período de cinco años. Lograr un incremento en el rendimiento estudiantil de los alumnos de la Escuela de Empresas para 2007 en un 20%. Promover la orientación vocacional. Establecer programas de recuperación para alumnos con problemas de rendimiento. Modificar las normas de evaluación académica. Implementar el programa de tutorías
  • 20. ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS Y PRESUPUESTOS PROCEDIMIENTOS Son planes operacionales, se consideran igualmente como una guía que orienta la forma de ejecutar una labor, el procedimiento principalmente está enfocado hacia la prevención de improvisaciones. Los procedimientos se orientan hacia el conocimiento de los objetivos, establece las responsabilidades y presenta más detalles de cómo realizar .
  • 21. PROGRAMAS Antes de una iniciativa, se establece una cronología y la prioridad de cada etapa y actividad que debemos cubrir, antes de llegar al resultado final, como el tiempo es un elemento vital, hay que planear la mejor forma de utilizarlo. Se puede ocupar de cada problema que surja, cumplimiento cada etapa con la prontit ud y eficacia que nos permite nuestra capacidad, o bien, hay que pensar anticipadamente un orden, de las actividades que facilite la realización del programa dentro del tiempo predeterminado. El programa es una serie de etapas, que debe cumplirse para lograr un objetivo, y cada una de las cuales, exige una determinada cantidad de trabajo y de esfuerzo mental y físico. C ronogramas, graficas de Gantt
  • 22. CRONOGRAMA Secuencia detallada de las actividades que se van a ejecutar para alcanzar los resultados propuestos.
  • 24. PRESUPUESTOS Planes operacionales que se relacionan con la programación de los recursos. Manifestación financiera de los ingresos y gastos estimados. Se elaboran tanto para periodos determinados, así como para actividades o acciones definidas. Se relaciona con las fuentes que proporcionaran los recursos y las aplicaciones del mismo.
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  • 28. REGLAMENTO C olección ordenada de reglas o preceptos que, por autoridad competente, se dan para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una escuela, una dependencia o un servicio. En todo grupo de personas existen reglas, a veces escritas y otras veces no escritas, por ejemplo en nuestras casas tenemos ciertos deberes, y aunque no estén plasmado en ningún escrito, sabemos que debemos cumplirlos. Este reglamento establece las obligaciones y derechos que tenemos al ser parte de un ente social. L a aplicación de un reglamento muchas veces es motivo de controversia, ya sea por d esconoce r los derechos y obligaciones, o bien, porque los encargados de aplicarlo hacen una interpretación distinta.
  • 29. REGLAMENTO CAPITULO PRIMERO I.- De los derechos de los propietarios Artículo 1º Todo propietario tiene derecho a exigir el cumplimiento de las obligaciones emergentes del presente reglamento y/o del de copropiedad y administración. II.- De las obligaciones de .los propietarios Artículo 3º Todos los propietarios, inquilinos, ocupantes, visitas y personal de servicio están obligados a observar estrictamente el presente reglamento interno. Les está prohibido : a) Guardar y/o depositar dentro de sus respectivas unidades y/o en los paliers, escaleras y otros lugares comunes del edificio, toda clase de materias explosivas, inflamables y/o asfixiantes que puedan significar un peligro o que produzcan emanaciones molestas; Se obligan a: s) En caso de ceder el uso de sus respectivas unidades a otras personas a cualquier título que t) CAPITULO SEGUNDO III.- De las obligaciones del Administrador Artículo 5º Sin perjuicio de lo establecido en el reglamento de copropiedad y administración acerca de las obligaciones del administrador, fíjanse las siguientes normas a las cuales éste deberá ajustar su cometido: a)