GUIDE

PERMETTANT DE MESURER LE TEMPS NECESSAIRE POUR LA MAINLEVEE DES MARCHANDISES

ORGANISATION MONDIALE DES DOUANES

GUIDE
PERMETTANT DE MESURER LE TEMPS NECESSAIRE POUR LA MAINLEVEE DES MARCHANDISES

ORGANISATION MONDIALE DES DOUANES

2002

1. Gnralits
La qualit des tches excutes par la douane et lefficacit avec laquelle elle ddouane les marchandises constituent l'un des lments essentiels du commerce international. Dans l'environnement commercial moderne de la livraison et de la production flux tendu, il est de plus en plus important de garantir aux entreprises la mainleve rapide et prvisible des marchandises. Dans la mesure o la douane est la premire autorit intervenant aux frontires et o elle joue un rle dterminant dans la mainleve des marchandises, elle doit s'efforcer de rendre les procdures de ddouanement moins complexes et de limiter ses exigences en matire de renseignements aux donnes rellement ncessaires. Les administrations des douanes modernes ont constat que la rationalisation et la simplification des procdures de ddouanement bnficient aux importateurs, aux exportateurs et l'conomie nationale. Pour pouvoir offrir des procdures de ddouanement efficaces et rentables, tout en continuant d'exercer leurs fonctions traditionnelles de perception des recettes et de lutte contre la fraude, les administrations des douanes mettent de plus en plus souvent en place des mesures simplifies. Pour sassurer que ces procdures sont appliques de manire efficace, la douane doit les revoir et les actualiser intervalles rguliers. Pour dterminer le degr d'efficacit des oprations douanires habituelles et celui des procdures simplifies, de nombreuses administrations des douanes procdent en outre rgulirement des valuations et des audits qui les aident rationaliser leurs oprations. L'une des mthodes utilises pour valuer les procdures de ddouanement consiste mesurer le temps moyen qui s'coule entre l'arrive des marchandises et leur mainleve. La douane dtermine ainsi plus aisment tant les difficults qui existent que les mesures correctives susceptibles d'accrotre son efficacit. L'utilisation de l'informatisation et d'autres mthodes de slection sophistiques peut permettre la douane d'amliorer le respect de la loi tout en facilitant davantage le mouvement de la majeure partie des marchandises faible risque. La mesure du temps ncessaire pour la mainleve des marchandises rpond galement aux proccupations que suscitent parmi les entreprises les importants retards intervenant dans le ddouanement. La douane peut ainsi tenir compte des impratifs commerciaux dans le cadre desquels les oprateurs doivent planifier l'avance le mouvement des marchandises aux frontires afin de respecter des calendriers de production serrs et des systmes de gestion des stocks flux tendu qui appellent une planification pralable. La mesure du temps ncessaire pour la mainleve des marchandises tend en outre devenir un critre de plus en plus utilis par les milieux commerciaux internationaux pour valuer l'efficacit d'une administration des douanes. Cest pourquoi il importe de fournir ces dernires des orientations concernant le meilleur moyen d'appliquer cette mthode dvaluation et de contrle interne. En 1994, le Comit technique permanent de l'OMD a adopt une tude visant mesurer le temps ncessaire pour la mainleve des marchandises qui reposait sur des 1.

initiatives analogues entreprises par les Administrations des douanes du Japon et des Etats-Unis. Cette tude a t considre comme un instrument utile pour dterminer les problmes et les goulets d'tranglement que prsente le ddouanement des marchandises et stimuler les efforts dploys pour amliorer l'efficacit et la rentabilit des procdures de ddouanement. En 2001, le Comit technique permanent a examin ltude et la mise jour en vue d'en simplifier l'application. Le document rvis est prsent en tant que Guide permettant de mesurer le temps ncessaire pour la mainleve des marchandises et offre aux administrations la mthodologie ncessaire pour concevoir leur propre tude, y compris sous une forme simplifie. Le Secrtariat de l'OMD est galement dispos offrir sur demande une assistance et des conseils aux Membres qui entreprendront cette tude. Une tude sur le temps ncessaire pour la mainleve des marchandises peut tre lance dans une administration des douanes de diffrentes manires. Elle peut l'tre linitiative de ladministration elle-mme, dans le cadre dun programme dassistance technique ou linitiative dun donateur extrieur tel que la Banque mondiale. Cette tude ne doit pas tre considre comme une mise en concurrence des Membres ni comme visant porter un jugement de valeur sur le fonctionnement d'une administration donne.

2. Objet et porte
Le mouvement international des marchandises concerne non seulement les administrations des douanes mais galement d'autres autorits nationales telles que les services portuaires, sanitaires, vtrinaires, agricoles et autres, ainsi que les milieux commerciaux qui comprennent les agents en douane, les transitaires, les expditeurs, les transporteurs, les banques et autres intermdiaires. Les milieux commerciaux notamment sont toujours soucieux que des mesures soient prises pour assurer un ddouanement plus rapide des marchandises. Les retards intervenant dans la mainleve des marchandises sont trs souvent imputs aux conditions fixes par la douane en matire de formalits et de documents fournir puisquelle constitue l'une des autorits les plus visibles aux frontires. Il est donc dans l'intrt des administrations des douanes quelles prennent des mesures visant acclrer le ddouanement et vrifier par des contrles rguliers le temps ncessaire pour la mainleve des marchandises. Dans les administrations qui effectuent priodiquement de telles tudes, le temps ncessaire pour la mainleve a rgulirement diminu grce aux amliorations apportes et aux mesures correctives prises en fonction des conclusions dgages. L'tude sur le temps ncessaire pour la mainleve effectue par l'OMD est essentiellement destine mesurer le temps ncessaire pour procder la mainleve des marchandises. Il peut sagir notamment du temps qui scoule entre le moment de larrive des marchandises au port, laroport ou la frontire terrestre et le moment o ces marchandises sont remises limportateur ou un tiers en son nom. Dans certaines situations, cette mainleve peut concider avec le ddouanement (marchandises de faible valeur, non imposables, par exemple). Cette mthode peut galement tre modifie et utilise pour mesurer le temps ncessaire pour que le ddouanement complet soit accord par la douane aprs le paiement des droits et taxes lorsque celui-ci survient aprs la mainleve des marchandises. Dans le prsent Guide, on entend par "mainleve", l'acte par 2.

lequel la douane permet aux intresss de disposer des marchandises faisant l'objet du ddouanement, et par "ddouanement", l'accomplissement des formalits douanires ncessaires pour mettre des marchandises la consommation, pour les exporter ou encore pour les placer sous un autre rgime. Cette tude peut tre entreprise dans un bureau de douane isol, dans plusieurs bureaux de douane la fois ou encore dans tous les bureaux de douane dune mme administration des douanes. Il est galement possible dentreprendre ltude au sein dune Union douanire ou conomique. Les conclusions des tudes entreprises dans diffrents bureaux de douane peuvent tre compares afin de dterminer les domaines dans lesquels des mesures doivent tre prises pour simplifier les procdures et accrotre ainsi lefficacit de la douane. De nombreuses administrations appliquent des normes de travail prtablies, par exemple des chartes de clients, qui indiquent le temps moyen ncessaire pour mener terme un processus donn. Dans ce cas, les conclusions de l'tude peuvent servir valuer la mesure dans laquelle les normes de travail prtablies ou les dures estimes sont respectes et dterminer les amliorations apporter. L'tude sur le temps ncessaire pour la mainleve fournit galement quelques donnes utiles concernant les goulets d'tranglement qui existent au sein du systme de ddouanement. Si aucune tude n'a encore t entreprise ou qu'aucune norme de travail n'a t tablie l'avance, l'tude peut alors servir de base de futures comparaisons lorsque des amliorations auront t apportes au systme de ddouanement. Les administrations dont le ddouanement est informatis devraient utiliser leurs systmes informatiques pour enregistrer la date et lheure lors de chaque tape du processus de ddouanement. Lorsqu'une administration ne disposant pas d'un systme informatis de ddouanement envisage d'en mettre un en place, elle doit prvoir la possibilit pour le systme denregistrer la date et lheure chaque tape du processus de ddouanement. Lorsque les services d'une socit d'inspection avant expdition sont utiliss, l'analyse des conclusions de l'tude doit tenir compte du rle jou par cette socit dans les oprations concernes, tant donn que cette intervention peut avoir une incidence sur le temps total ncessaire pour la mainleve. Le respect des normes tablies dans le domaine de la statistique, tant en ce qui concerne l'chantillonnage que les mthodes de calcul, est essentiel si l'on veut obtenir des rsultats utiles et fiables. C'est la raison pour laquelle la comparaison des rsultats obtenus par diffrentes administrations des douanes n'est ni utile ni fiable car les tudes peuvent rarement tre effectues dans des conditions identiques. Le programme de rforme et de modernisation douanires de l'OMD comprend un diagnostic qui vient complter cette tude. Le diagnostic vise analyser l'organisation administrative de la douane et son fonctionnement alors que la prsente tude analyse de manire plus dtaille le droulement des transactions douanires. Le prsent Guide aidera les administrations concevoir leur propre tude. Il numre sans tre exhaustif les lments et les aspects examiner et les administrations des douanes sont libres dajouter les lments qu'elles jugeront utiles pour que ltude rponde leurs besoins individuels.

3.

Les administrations des douanes qui entreprennent ltude sur la mainleve des marchandises pour la premire fois sont invites opter pour une tude simplifie consistant simplement saisir les lments cls du processus de mainleve. LAppendice 3 contient la liste des lments cls retenir et un exemple de formulaire type utiliser.

3. Objectifs de l'tude
L'objectif principal est de dterminer dans quelle partie du processus de ddouanement des marchandises il existe des problmes, la nature et les motifs de ces problmes, et les solutions ventuelles ces problmes. La mthodologie adopter pour effectuer l'tude peut revtir plusieurs formes et consister, par exemple : mesurer au moyen d'un systme normalis le temps moyen arithmtique qui s'coule entre l'arrive des marchandises et leur introduction dans les circuits conomiques; estimer avec une certaine prcision, en fonction du systme normalis, le temps ncessaire pour chacune des oprations intervenant entre l'arrive et la mainleve des marchandises, savoir, le dchargement, l'entreposage, le dpt de la dclaration, la vrification, la mainleve, l'enlvement des marchandises, l'intervention d'autres services, etc.; informer les fonctionnaires de l'administration de manire prcise, au moyen de mthodes statistiques appropries, du temps ncessaire pour la mainleve des marchandises. Ces renseignements peuvent tre mesurs par type de trafic (arien, maritime, routier ou ferroviaire) ou par rgion, district ou bureau de douane individuel.

La mthodologie choisie peut en outre aider une administration des douanes : dterminer les contraintes qui affectent la mainleve , tel le fait de dlivrer des autorisations ou des permis, l'application d'autres lois, les vrifications effectues par d'autres services, etc.; obtenir un instantan systmatique du fonctionnement de l'administration; envisager d'ventuelles mesures correctives, si ncessaire en coopration avec les autres parties intresses, et choisir les solutions, et comparer les rsultats obtenus dans le cadre de ltude grce au moyen du systme normalis avec ceux d'tudes effectues prcdemment, notamment lors de l'introduction de modifications dans les procdures douanires.

4. Possibilits dutilisation des rsultats de ltude

Les rsultats de l'tude peuvent servir de nombreuses fins utiles :

4.

prendre des mesures de rforme structurelle au sein d'une administration; laborer ou modifier la lgislation douanire ou connexe; simplifier et harmoniser les oprations douanires; informatiser et moderniser les oprations douanires; redployer les ressources et le personnel aux fins d'une utilisation optimale; motiver ou appuyer les demandes doctroi de ressources humaines, financires ou techniques supplmentaires; former le personnel; prendre des mesures de lutte contre la corruption afin de renforcer lthique professionnelle au sein de la douane, conformment la Dclaration dArusha relative lthique douanire; prendre les mesures ncessaires pour amliorer le respect de la loi ou la lutte contre la fraude; rsoudre les difficults rencontres avec les autres administrations publiques intervenant dans le processus du ddouanement (agriculture, services vtrinaires ou phytosanitaires) ou les autres entits commerciales (importateurs, exportateurs, agents en douane, transporteurs, transitaires, autorits portuaires, banques, socits dinspection avant expdition, etc.); amliorer la transparence de la douane et tre utiliss dans les relations publiques.

5. Schma de l'tude sur le temps ncessaire pour la mainleve des marchandises

Une tude visant mesurer le temps ncessaire pour la mainleve des marchandises doit tre divise en trois phases : Phase 1 Prparation de ltude Phase 2 Recueil et enregistrement des donnes Phase 3 Analyse des donnes et conclusions Phase 1 Prparation de ltude Il sagit de la phase la plus importante puisquelle permettra de dterminer la conception, la porte et la mthodologie de ltude. Une prparation minutieuse est donc ncessaire pour assurer le succs de ltude et la crdibilit de ses rsultats.

5.

Porte et conception de ltude Pour dterminer la porte et la conception de ltude, ladministration des douanes doit en premier lieu rpondre aux questions ci-aprs : Ltude portera-t-elle uniquement sur la douane et autres services comptents en matire de mainleve ? Sagira-t-il dune tude destine mesurer le temps qui scoule entre larrive des marchandises dans le port, aroport, ou poste frontire terrestre et le moment o elles ne se trouvent plus matriellement sous le contrle de la douane et bnficient de la mainleve ? Dans laffirmative, dautres parties telles que les oprateurs commerciaux, les agents en douane et autres services comptents (sant, agriculture, etc.), banques et socits dinspection avant expdition devraient galement participer ltude. Sagira-t-il dune tude interne effectue au sein de ladministration des douanes en vue de mesurer le temps requis entre le moment du dpt des dclarations en douane auprs de la douane et celui o la douane accorde la mainleve des marchandises ou celui o toutes les formalits sont accomplies. Ltude concernera-t-elle des procdures douanires automatises ou manuelles, ou les deux ?

Une administration qui souhaite faire porter son tude tant sur les bureaux de douane utilisant des systmes automatiss que sur les bureaux utilisant des systmes manuels doit tenir compte de ce facteur lorsquelle choisit la mthode de saisie des donnes et les bureaux de douane sur lesquels portera ltude. Etant donn que la situation peut varier dun pays lautre, il est suggr, dans la mesure o les ressources le permettent, dentreprendre une tude exhaustive couvrant tous les lments du processus du ddouanement. La participation des agents en douane, des oprateurs commerciaux, des banques et autres services tels que ceux concernant la sant, lagriculture, etc., est donc juge indispensable au succs dune tude exhaustive. En outre, chaque participant pourra ainsi tudier chacune de ses propres procdures dans lensemble du processus de ddouanement en vue damliorer le systme existant. Cration dun Groupe de travail La premire tape consiste pour ladministration des douanes crer un Groupe de travail charg de lensemble du projet, ce qui est ncessaire pour runir demble tous les fonctionnaires qui participeront au projet. Il importe galement de doter ce Groupe de travail dun mandat dfinissant clairement ce que lon attend de lui. Une liste des fonctions et responsabilits du Groupe de travail figure lappendice 1 du prsent document. Il est vivement recommand que des agents en douane et autres oprateurs commerciaux participent ltude en vue de dterminer le temps ncessaire pour lensemble du processus de ddouanement, savoir entre le moment de larrive des marchandises dans le port/aroport/poste frontire terrestre et celui o elles sortent matriellement du contrle de la douane. Etant donn leur participation cette srie doprations, les agents en douane et autres oprateurs commerciaux devraient galement faire partie du Groupe de travail ds sa cration.

6.

Le Groupe de travail devrait tre charg non seulement de prparer le projet, de le planifier et de le mettre en oeuvre, mais galement dassurer une coopration efficace entre toutes les parties et services intresss au projet. Il conviendra cette fin dexpliquer les objectifs, la mthode envisage et les avantages quen tireront les fonctionnaires des douanes, les fonctionnaires des autres services, les agents en douane et les oprateurs commerciaux qui interviennent dans le processus. Tous les fonctionnaires participant la mise en oeuvre de ltude devraient en outre tre sensibiliss au fait que les rsultats de ltude contribueront amliorer le ddouanement et que ltude elle-mme ne va pas lencontre de leurs intrts. Planification et mthodologie La planification et la mthodologie qui seront utilises constituent un autre aspect important de ltude et doivent notamment comprendre les lments ci-aprs : Nature des donnes qui seront recueillies (comment et par qui), Mthodes dchantillonnage, Conception dun formulaire de recueil des donnes, Directives concernant lintroduction des donnes, Dfinition de certaines activits visant assurer la mise en oeuvre uniforme de ltude, et Mise lessai destine sassurer que ltude (questionnaire et formulaires) peut tre effectue sans erreur.

Dure et calendrier de ltude Lidal serait que ltude couvre toutes les dclarations traites pendant une priode dau moins 7 jours ouvrables conscutifs, de manire ne pas perturber indment les oprations douanires habituelles tout en saisissant un nombre suffisamment lev de dclarations, effectivement reprsentatives du trafic. La priode choisie pour effectuer ltude doit correspondre une priode de trafic normal. Les priodes de fluctuation saisonnire, par exemple avant ou aprs les vacances, lorsque le volume du trafic a tendance tre particulirement faible ou lev, sont viter. Lorsque les administrations utilisent des systmes automatiss qui saisissent tous les lments de donnes choisis aux fins de ltude, la priode de rfrence peut couvrir lensemble des transactions traites depuis une anne maximum, pour autant que les analyses puissent tre effectues par ordinateur. Cette solution a lavantage de permettre la mesure de temps rels qui ne sont pas fausss par la ralisation de ltude. Porte gographique Ladministration des douanes doit dterminer si ltude portera sur lensemble du territoire, savoir, sur tous les bureaux de douane, ou seulement sur certaines rgions ou bureaux individuels. Aux fins de ltude initiale, il est suggr de choisir le bureau de douane dans lequel le trafic est le plus important. Par exemple, dans de nombreux pays, un pourcentage significatif du trafic ne passe que par un ou deux endroits. Ces ports, aroports ou passages frontaliers terrestres peuvent servir de point de dpart ltude.

7.

Nature des marchandises Le choix des marchandises qui seront couvertes par ltude dpend de la nature des marchandises qui pntrent dans le pays. Ladministration peut choisir une catgorie particulire de marchandises ou bien toutes les marchandises qui pntrent dans le pays. Elle peut oprer son choix comme suit : Marchandises relevant de certains rgimes, par exemple marchandises passibles de droits, marchandises non passibles de droits, marchandises bnficiant dune exonration; Marchandises qui arrivent sous diffrents rgimes, par exemple marchandises destines la mise la consommation, marchandises devant tre places en zone franche, marchandises destines au perfectionnement actif, etc.; Fret conteneuris/non conteneuris ; Autres critres tels que position tarifaire, valeur en douane, etc.

Ces catgories de marchandises ne sont indiques qu titre illustratif et dautres critres peuvent tre choisis. Toutefois, il est vivement recommand, au moins aux fins de ltude initiale que ladministration tienne compte de toutes les marchandises qui pntrent par les points d'entre slectionns afin de procder une valuation complte de son efficacit. Choix du trafic Pour choisir les types de trafic sur lesquels portera ltude, ladministration doit tenir compte de la situation gographique du territoire douanier et de limportance relative dun type de trafic par rapport au volume de tous les types de trafic lchelon national. Il peut tre envisag dcarter de ltude un type de trafic nayant quune importance mineure ou natteignant pas un certain pourcentage de lensemble des trafics. Etant donn le volume important et la nature particulire du trafic postal, celui-ci devrait en principe faire lobjet dune analyse distincte. En fonction des ressources disponibles, ltude effectue peut porter sur tous les types de trafic (arien, maritime, ferroviaire ou routier) pendant la mme priode ou de manire conscutive pour les diffrents moyens de transport. Une attention particulire peut tre accorde une catgorie denvois donne qui arrivent bord dun type particulier de moyen de transport, tels que les envois pour lesquels une mainleve immdiate est demande. Dans ce cas, ltude doit tre consacre uniquement cette catgorie denvois ou, sil sagit dune tude plus exhaustive couvrant tous les envois, un chantillonnage spar de ces envois particuliers peut tre slectionn dans lensemble des envois aux fins dune tude dtaille (voir Echantillonnage). Choix des bureaux de douane Les critres ci-aprs peuvent influencer le choix des bureaux de douane : 8.

Volumes du trafic il est suggr que ltude soit effectue aux points dentre qui connaissent un volume de trafic important. Catgories denvois ltude doit tre ralise aux points dentre qui traitent une large gamme denvois et ne sont pas uniquement limits certaines marchandises telles que les produits chimiques ou les marchandises volumineuses.

Echantillonnage Lorsque le volume des envois ou des contraintes de temps empchent de saisir toutes les transactions pendant la priode choisie, il convient de procder par chantillonnage. Si une mthode dchantillonnage est utilise, une stratgie dchantillonnage doit tre labore. Cette stratgie doit tenir compte de la nature des envois viss par ltude, de lobjectif principal de lanalyse, des types de techniques statistiques susceptibles dtre utiliss et de la facilit ou de la difficult relative des mcanismes de recensement des transactions et de prlvement dchantillons. Il convient dtre prudent et de sassurer que les chantillons sont reprsentatifs des transactions couvertes par ltude (fiabilit de lchantillonnage) et rendent effectivement compte du degr de variation existant dans lensemble des transactions. La taille de lchantillon ncessaire pour procder une estimation valable de lensemble ou dune partie des transactions dpendra galement du degr de prcision appliqu lors de lestimation (erreur dchantillonnage). Gnralement, plus lchantillon utilis est large, plus il est reprsentatif de lensemble des transactions. Pour un groupe homogne, un chantillon de 30 transactions choisies de faon alatoire devrait suffire. Des rsultats fiables peuvent tre obtenus en utilisant une mthode dchantillonnage prouve. Il convient cette fin de respecter les principes ci-aprs. Tous les chantillons doivent tre slectionns de manire alatoire ou en sappuyant sur une probabilit de slection connue. Il est possible dutiliser cette fin des gnrateurs de nombres alatoires pour les procdures automatises. Pour les procdures manuelles, un moyen permettant de garantir systmatiquement le caractre alatoire des transactions slectionnes doit tre mis au point. Si ltude doit examiner sparment des sous-ensembles, des marchandises destines subir des vrifications matrielles, par exemple, une mthode dchantillonnage alatoire stratifi devrait tre utilise lorsque des chantillons distincts sont crs pour chaque sous-ensemble. Il convient de souligner que la comparaison dchantillons obtenus de ces sous-ensembles avec ceux obtenus de lensemble principal peut entraner des erreurs.

Il est suggr de consulter cet gard des ouvrages concernant les mthodes de recherche statistique. Formulaire Il convient de concevoir un formulaire visant enregistrer toutes les donnes ncessaires aux fins de ltude. Il peut sagir dun formulaire simple contenant les renseignements enregistrer par tous les services qui participent ltude ou de plusieurs 9.

formulaires contenant les renseignements lis aux procdures utilises par les diffrents intervenants. Si plusieurs formulaires sont utiliss, il est souhaitable dvaluer les donnes ensemble une fois quelles ont toutes t saisies afin de dterminer la dure totale du processus de ddouanement. Il est prfrable dutiliser un seul formulaire approuv par tous les services intervenant dans le processus de ddouanement. Cette solution est plus commode car elle permet de saisir toutes les donnes dans lordre chronologique. Le formulaire conu contiendra une srie de questions auxquelles devront rpondre tous les intervenants dans le processus de ddouanement (une liste de questions et un formulaire type figurent lappendice 2). Formulaire simplifi Il convient de prciser que le questionnaire doit pouvoir saisir un nombre relativement lev de donnes. Etant donn que la plupart des administrations effectueront pour la premire fois une tude sur la mainleve, il leur est vivement recommand dutiliser un questionnaire simplifi aux fins de l'tude avant d'entreprendre une tude exhaustive. Une version simplifie permettra de mesurer uniquement les lments cls du processus de ddouanement : entre le moment de la prsentation des documents la douane et loctroi de la mainleve des marchandises par cette dernire. Il s'agit l de la partie la plus dlicate de tout le processus de ddouanement et une telle tude simplifie permettrait de dterminer de faon pertinente quel point il est ncessaire d'apporter des amliorations et d'entreprendre une tude plus exhaustive. Les lments cls qui doivent tre inclus et un modle de formulaire intgrant ces lments cls figurent l'appendice 3. Mise lessai Aprs avoir labor le plan daction et adopt une mthodologie, y compris le questionnaire, des directives et les formulaires, et inform le personnel dsign pour recueillir et enregistrer les donnes, il est recommand de procder une mise lessai. Cette tape est importante pour sassurer que les donnes sont recueillies exactement selon les rgles fixes. Cet essai permettra galement de remdier tout problme rsultant dune absence de comprhension de la part du personnel charg de recueillir et denregistrer les donnes. La mise lessai doit tre effectue pendant une demi-journe de manire que tous les fonctionnaires participant ltude comprennent comment rsoudre les problmes quils sont susceptibles de rencontrer. Ladministration pourra ainsi sassurer que ltude relle, lorsquelle sera effectue, sera ralise dans les meilleures conditions. Phase 2 Recueil et enregistrement des donnes Les donnes doivent tre recueillies et enregistres au moyen des formulaires conus lavance. Pour ce faire, le Groupe de travail doit tenir compte des principaux aspects ciaprs : Dterminer les procdures qui sont automatises et celles qui sont manuelles, afin de dfinir la mthode adopter pour recueillir les donnes ncessaires. Dfinir les procdures et dterminer les parties responsables du recueil et de lenregistrement des donnes.

10.

Certaines donnes sont connues lavance. Les agents en douane ou les transitaires disposent dordinaire de la plupart des renseignements de nature gnrale concernant les marchandises et leur arrive avant que la dclaration ne soit prsente la douane. Dans le cadre dune procdure manuelle, ces renseignements peuvent tre introduits sur les formulaires conus pour ltude ds leur rception. Il est donc prfrable de remettre ces formulaires lavance aux agents en douane et aux transitaires afin quils y consignent les renseignements pertinents dont ils disposent avant le dpt de la dclaration de marchandises. Lorsque les donnes sont consignes sur les formulaires au bureau de douane pendant le ddouanement, il est recommand quun groupe de fonctionnaires autres que ceux qui traitent les transactions soit charg de les introduire. On vitera ainsi dajouter un retard supplmentaire aux oprations habituelles de traitement. Certaines administrations permettent le dpt des dclarations de marchandises et procdent certaines oprations telles que la gestion des risques avant larrive des marchandises. Lorsquil est dcid de ne pas vrifier les marchandises, la mainleve peut tre accorde par la douane avant mme larrive des marchandises ou au moment de leur arrive, en fonction des dispositions de la lgislation nationale. La saisie de la date et de lheure de la mainleve avant larrive des marchandises ou immdiatement au moment de leur arrive peut aboutir des statistiques ngatives, qui fausseraient les rsultats de l'tude. Les donnes de ce type peuvent donc tre saisies en indiquant zro afin de bien montrer les effets positifs que ce type de mainleve peut avoir en matire de facilitation douanire. Les administrations peuvent aussi choisir de mesurer la dure du processus de traitement avant larrive, autrement dit mesurer le dlai qui s'coule entre le moment de la prsentation des documents la douane et loctroi de la mainleve par cette dernire. Il conviendrait de prvoir dans le systme informatique ou le questionnaire la possibilit denregistrer ou de mentionner la date et lheure de chaque tape de faon ne pas fausser les rsultats du traitement et de la mainleve des marchandises aprs leur arrive. Pour enregistrer le temps, une horloge talonne en 24 heures doit tre utilise afin de faciliter les calculs ultrieurs.

Lorsque, dans un systme manuel ou automatis, les heures darrive et de mainleve (et dautres heures) sont dj enregistres dans le cours normal du traitement dun document, les donnes destines servir dchantillons peuvent tre saisies a posteriori. On vite ainsi aux personnes charges de la mainleve de devoir recueillir des donnes sur une formule spciale lors du processus de mainleve proprement dit et de procder lidentification des chantillons. Cette mesure a posteriori prsente certains avantages par rapport lanalyse des transactions en temps rel, qui risque de prolonger ou de raccourcir le temps ncessaire pour la mainleve car le personnel est conscient que ses activits sont enregistres.

11.

Phase 3 Analyse des donnes et conclusions Vrification des donnes Il importe de souligner que toute analyse utilisant des donnes brutes ne peut tre prcise que si toutes les donnes ncessaires ont t saisies et quelles sont dexcellente qualit. Si les donnes ont t introduites avec des erreurs ou suivant une mthode dont les paramtres sont diffrents de ceux qui ont t retenus, les rsultats de lanalyse sen trouveront altrs. Il est donc indispensable de vrifier la qualit des donnes en sassurant quelles sont saisies avec prcision. Les donnes doivent cet effet tre vrifies, si possible pour toutes les transactions, avant dtre analyses. Analyse des donnes En principe, il est prfrable danalyser les donnes en sparant les procdures automatises des procdures manuelles. Si le systme informatique comprend un logiciel distinct, il peut alors regrouper et calculer les temps correspondant chaque opration. Si le logiciel nest pas intgr au systme, le temps ncessaire chaque opration peut tre saisi sur le formulaire labor et introduit dans un programme informatique distinct des fins danalyse. Il existe plusieurs programmes de logiciels permettant deffectuer une telle analyse. Le Progiciel statistique utilis dans les sciences sociales (BPSS) contient nombre des procdures statistiques les plus couramment utilises par les sociologues. Le manuel de ce progiciel contient des programmes correspondant aux donnes analyser qui utilisent un langage simple et sont faciles demploi. Les fonctionnaires de ladministration qui connaissent les langages informatiques et les techniques de programmation peuvent galement crire un programme permettant danalyser les donnes. Un tel programme peut faciliter le regroupement et lanalyse des donnes saisies, mais il nest pas indispensable. Si le nombre total denvois est relativement faible, le calcul et lanalyse peuvent tre effectus manuellement. Il est recommand aux fins de ltude, de partir du principe que les questions 1 13, figurant lappendice 2, sont des variables indpendantes et les questions 14 39, des variables dpendantes. En fonction des objectifs fixs pour ltude, il est possible de calculer le temps moyen mis pour ddouaner toutes les marchandises et ensuite pour une combinaison ou des combinaisons multiples de variables indpendantes. A titre dexemple, nous pouvons souhaiter calculer la diffrence entre le temps ncessaire la mainleve des marchandises dclares par des moyens manuels et celles dclares par des moyens lectroniques. Dautres calculs peuvent tre effectus pour trouver la diffrence entre le temps ncessaire pour ces deux formes de dclaration dans le cadre de procdures spcifiques. Ces calculs peuvent tre rpts pour un nombre multiple de combinaisons. Les rsultats obtenus peuvent ensuite tre tudis afin de dterminer sils rpondent aux besoins de ladministration et/ou des attentes des clients, et de suggrer des mesures damlioration ventuelles. Rapport dfinitif Le Groupe de travail doit mettre au point le rapport de ltude en respectant le calendrier fix. Ce rapport doit indiquer les objectifs de ltude, les conclusions et les

12.

recommandations visant amliorer le systme de ddouanement. Un modle de rapport de ltude est reproduit lappendice 4. Dans un souci de transparence et de coopration, les rsultats de ltude devraient tre mis la disposition de toutes les parties ayant particip ltude afin de les encourager prendre, le cas chant, les mesures ncessaires. Ladministration des douanes est invite communiquer les rsultats et le rapport dfinitif au Secrtariat de lOMD dans un dlai raisonnable. Il est suggr que le rapport indique la mthodologie utilise, prsente lanalyse des donnes recueillies, des conclusions et des recommandations visant apporter des amliorations. Modifications proposer Les conclusions de ltude doivent faire lobjet dune analyse approfondie afin de proposer : des amliorations apporter la procdure de ddouanement; la mise en place de procdures simplifies et, si ncessaire, des amendements apporter la lgislation; linformatisation des procdures dans toute la mesure possible ; et dautres mesures vises la partie 4.

Nouvelle tude Aprs la mise en oeuvre des propositions formules suite ltude initiale, il est recommand de procder une nouvelle tude sur le temps ncessaire pour la mainleve des marchandises afin dvaluer lefficacit des amliorations apportes et de dterminer les nouvelles mesures pouvant ventuellement tre prises. Il est galement recommand dtendre le plus possible cette tude tous les bureaux de douane et de la considrer comme un programme permanent de ladministration des douanes.

13.

APPENDICE 1
GROUPE DE TRAVAIL FONCTIONS ET RESPONSABILITES 1. 2. 3. Le Groupe de travail doit tre habilit prendre toutes les dcisions juges ncessaires aux fins de la mise en uvre de ltude. Le Groupe de travail doit tre plac sous la responsabilit dun cadre suprieur des douanes qui agira en qualit de Prsident. Le Groupe de travail doit tre compos de 5 10 membres pour travailler efficacement, notamment de reprsentants dautres services/organisations participant ltude. Toutes les parties intresses devront tre informes du droulement de ltude lors dune session dinformation. Le Groupe de travail devrait galement comprendre un ou deux spcialistes dans chacun des domaines suivants : Spcialiste en matire de procdures douanires; Spcialiste en matire dorganisation et de structure administrative; Statisticien; et Spcialiste en matire informatique (qui peut tre utile mme si les procdures manuelles constituent la base de ltude puisque lanalyse des rsultats peut tre effectue par ordinateur). 5. Si ltude ne porte que sur un trs petit nombre de bureaux de douane, les responsables de ces bureaux devraient participer au Groupe de travail. Les responsables des autres bureaux de douane peuvent galement tre invits participer lanalyse des rsultats concernant un bureau de douane. Cela contribuera au caractre impartial de ltude et aidera les participants si une tude doit tre ultrieurement effectue dans leur bureau. Afin dassurer lefficacit du Groupe de travail en limitant le nombre de participants, une personne peut exercer deux fonctions, par exemple, un statisticien/spcialiste en matire informatique ou le prsident/spcialiste en procdures douanires peuvent tre une seule et mme personne. Le Groupe de travail doit bien connatre son mandat, notamment les objectifs et les rsultats recherchs de ltude, de manire ne pas scarter des conclusions spcifiques qui sont attendues de lui. Le Groupe de travail devrait galement laborer des directives et instructions dtailles concernant les aspects ci-aprs :

4.

6.

7.

8.

14.

 9.

Objectif de ltude, Porte et mthodologie, Dure et calendrier de ltude, Importance de lchantillonnage et mthodes de slection des chantillons lorsquune telle mthode est utilise, Responsabilit des diverses parties intresses au sein de chaque service en matire de recueil des donnes, Liste des dfinitions destines garantir luniformit et la cohrence en matire de mise en uvre, Rgles suivre dans le cadre de procdures manuelles, automatises ou dune combinaison de procdures manuelles et automatises, et Personne(s) contacter si des prcisions savrent ncessaires.

Les instructions et directives doivent tre fournies aux personnes ou groupes ciaprs : Fonctionnaires du bureau de douane dans lequel ltude doit tre effectue; Fonctionnaires des douanes qui participeront directement au recueil et lenregistrement des donnes destines ltude; Fonctionnaires des douanes qui ne participent pas ltude mais interviennent dans les oprations effectues dans les bureaux o ltude sera effectue afin de garantir le bon droulement de ltude; et Participants dautres services et des oprateurs commerciaux impliqus dans ltude.

10.

Afin que ltude se droule dans de bonnes conditions, le Groupe de travail devra dterminer et prciser ce qui suit : Toutes les tapes et les procdures du processus de ddouanement; Tous les documents ncessaires aux fins du ddouanement; Diverses donnes recueillir, par qui et comment; Comment effectuer lvaluation des donnes manuellement ou au moyen dun logiciel informatique; Quels sont les temps de mainleve saisir et valuer en fonction du type de trafic et de marchandises;

15.

 Si les donnes qui seront saisies permettront de dterminer les motifs dventuels retards; et Si lvaluation reposera sur la saisie de la dure totale ou celle de chaque phase du processus de ddouanement. 11. Le Groupe de travail devra tre particulirement sensible aux inquitudes et aux craintes que les fonctionnaires des douanes pourraient nourrir au sujet de ltude. Il est suggr au Groupe dlaborer un document dinformation expliquant en dtail limportance et les avantages quelle prsente pour ladministration, en mettant tout particulirement laccent sur les lments qui contribueront dissiper toute inquitude que les conclusions de ltude pourraient susciter parmi les fonctionnaires quant leurs intrts. Ce document pourrait contenir des renseignements concernant les amliorations susceptibles dtre apportes aux procdures et les avantages que tirerait le personnel des conclusions de ltude. Le Groupe de travail devra se runir aussi souvent que ncessaire pour examiner les tches ci-aprs : Veiller ce que toutes les dcisions ncessaires soient prises au sujet de ltude; Elaborer aux fins de la ralisation des travaux un calendrier prvoyant des dlais pour prparer ltude, la raliser et prsenter le rapport dfinitif ladministration des douanes; Planifier ltude et dterminer la mthode utiliser; Elaborer un formulaire aux fins du recueil des donnes; Elaborer des instructions et des directives aux fins du recueil des donnes; Elaborer une mthode de calcul aux fins du calcul des rsultats; Concevoir un logiciel aux fins de lanalyse des donnes; Analyser les rsultats; Comparer les rsultats aux donnes dcoulant dtudes prcdentes ou des normes prtablies le cas chant; Elaborer le rapport dfinitif contenant les amliorations apporter; et Prsenter les rsultats de ltude ladministration des douanes et aux autres services intervenant dans le processus de ddouanement.

12.

13.

Aprs avoir dtermin les tches entreprendre, le Groupe de travail doit laborer un calendrier fixant des dlais pour chaque phase de ltude.

16.

APPENDICE 2
FORMULAIRE DU QUESTIONNAIRE DESTINE A LETUDE Lappendice 2 contient : une srie de questions pouvant tre utilises pour saisir les donnes, un certain nombre de dfinitions destines garantir une application uniforme et un formulaire type pour saisir les donnes. Les questions nonces dans le formulaire varient suivant la porte de ltude, les objectifs atteindre et la participation dautres services, dagents en douane et doprateurs commerciaux. A. Liste de questions

Les diffrents lments pouvant figurer dans le formulaire sont numrs ci-dessous. Il convient de souligner que cette liste de questions nest pas exhaustive et que ladministration peut y ajouter toute autre question quelle juge ncessaire et utile aux fins de ltude et/ou de ses objectifs sur le plan administratif. 1. 2. 3. 4. Rgion (utiliser des codes) Bureau de douane (utiliser des codes) Nom du transporteur Mode de transport (utiliser des codes) Arien Maritime Ferroviaire Routier Envois express Fluvial Nature du document de transport (utiliser des codes) Lettre de transport arien Lettre de transport maritime Lettre de voiture Bordereau dexpdition Manifeste Document multimodal Document combin Numro du document de transport Numro de la dclaration Code du dclarant Agent en douane Agent de dgroupage Dclarant proprement dit Nom et numro didentification du dclarant Type de dclaration Formulaires prescrits Autres (facture, document de transport, document administratif, etc.) 17.

5.

6. 7. 8.

9. 10.

11. Forme de la dclaration Manuelle Electronique 12. Type de chargement Conteneuris - conteneur complet - conteneur incomplet Non conteneuris 13. Statut des marchandises Passibles de droits Non passibles de droits Suspension/exonration/dgrvement Statut prfrentiel (bilatral, multilatral, SGP, etc.) Perfectionnement actif Zone franche Transit Autres : Marchandises prissables Envois express Envois de secours 14. Classement des marchandises Position tarifaire Valeur - leve - moyenne - faible Origine des marchandises Poids brut 15. Date et heure darrive des marchandises au port/aroport/frontire terrestre 16. Date et heure du dchargement dbut 17. Date et heure du dchargement fin 18. Date et heure de la livraison dans le dpt temporaire 19. Date et heure du dpt de la dclaration de marchandises 20. Dclaration complte : oui/non Dans la ngative, motifs : Renseignements insuffisants sur la dclaration de marchandises Documentation incomplte Dans la ngative, motifs : - Facture - Certificat dorigine - Certificat de remise/exonration des droits et taxes - Licence limportation - Certificat sanitaire - Certificat vtrinaire - Autres documents (prciser) 21. Prsentation de la dclaration de marchandises complte demande par la douane : oui/non Dans laffirmative : Date et heure de la demande de la douane Date et heure de la nouvelle prsentation de la dclaration 22. Date et heure de lacceptation de la dclaration de marchandises 18.

23. 24. 25. 26.

27. 28. 29.

30.

31. 32. 33. 34. 35.

36. 37. 38. 39.

Contrle documentaire : oui/non Date et heure du dbut du contrle documentaire Date et heure de la fin du contrle documentaire Vrification matrielle des marchandises : oui/non Dans laffirmative : Type de slection : - Slection alatoire - Ciblage au terme dune analyse des risques Type de vrification : - Vrification par sondage/rapide - Inspection dtaille Date et heure du dbut de la vrification Date et heure de la fin de la vrification Analyse en laboratoire : oui/non Dans laffirmative : Date et heure du dbut de lanalyse en laboratoire Date et heure de la fin de lanalyse en laboratoire Date et heure de la rception de lanalyse en laboratoire Intervention de services autres que la douane : oui/non Dans laffirmative, nom du service (utiliser des codes) : Services vtrinaires Services de lagriculture Services sanitaires Autres autorits ou services (prciser) Date et heure du dbut de lintervention des autres services Date et heure de la fin de lintervention des autres services Date et heure de la liquidation des droits - dbut Date et heure de la liquidation des droits - fin Mode de paiement des droits et taxes (utiliser des codes) Espces Chque Traite/mandat bancaire Transfert lectronique de fonds Autres (prciser) Date et heure du paiement des droits (si ncessaire, avant la mainleve des marchandises) dbut Date et heure du paiement des droits fin Date et heure de la mainleve des marchandises Date et heure de lenlvement des marchandises.

Les questions sont prsentes ci-dessus dans lordre logique du processus de ddouanement. Toutefois, lemplacement rel des rubriques sur le formulaire peut tre modifi en fonction des ncessits pratiques de llaboration et de la conception du formulaire. La prsentation du formulaire et les questions doivent tre aussi simples que possible afin daider les parties qui effectuent ltude. Les questions poses doivent tre formules de manire tre aisment comprises et quil y soit facilement rpondu. Il convient dviter autant que possible les questions appelant de longues rponses.

19.

Compte tenu du volume des donnes saisir, les questions doivent tre regroupes en diverses catgories. Une mthode simple consiste regrouper toutes les questions communes telles que rgion, bureau de douane, numro de dclaration, nom de lagent en douane, etc. en une seule catgorie et regrouper le reste des questions en fonction de chaque opration du processus de ddouanement. Il est possible que, pour une raison ou une autre, un retard exceptionnel intervienne au cours de certaines oprations relatives au ddouanement et que ladministration souhaite enregistrer les motifs de ce retard. Une rubrique concernant les retards de cette nature peut tre ajoute dans le formulaire du questionnaire destin ltude aprs chaque opration de ddouanement. Lanalyse des motifs de ces retards exceptionnels peut rvler lexistence dun problme dans le processus de ddouanement. B. Dfinitions

Les lments enregistrer aux fins de ltude doivent tre dfinis afin de garantir luniformit des dates et heures utilises. Les administrations peuvent adapter ces dfinitions ou en crer de nouvelles en fonction de leurs besoins. a) Date et heure de larrive : date et heure de larrive du moyen de transport qui achemine les marchandises limportation ou sous contrle de la douane. Larrive peut tre dfinie comme tant laccostage, limmobilisation, etc., du moyen de transport utilis limportation dans le port/aroport/poste frontire terrestre o la dclaration sera dpose pour obtenir la mainleve dans ce port/aroport/poste frontire terrestre. Date et heure du dbut du dchargement : date et heure du dbut du dchargement des marchandises du moyen de transport qui les a achemines jusquau territoire douanier. Date et heure de la fin du dchargement : date et heure de la fin du dchargement des marchandises. Date et heure de la livraison en dpt temporaire : date et heure de lentreposage et du retrait des marchandises en vue du ddouanement. Date et heure du dpt de la dclaration : date et heure du dpt de la dclaration de marchandises au bureau de douane en vue dobtenir la mainleve des marchandises. Date et heure de lacceptation de la dclaration de marchandises : date et heure de la fin de la prise en charge de la dclaration de marchandises. Date et heure du dbut du contrle documentaire : date et heure du dbut de lexamen de la dclaration et des documents justificatifs. Date et heure de la fin du contrle documentaire : date et heure de la fin de lexamen de la dclaration et des documents. Date et heure du dbut de la vrification : date et heure du dbut de la vrification des marchandises par la douane.

b)

c) d) e)

f) g) h) i)

20.

j) k)

Date et heure de la fin de la vrification : date et heure de la fin de la vrification des marchandises par la douane. Date et heure de lintervention dautres services : date et heure de lintervention de services autres que la douane, par exemple des services vtrinaires, sanitaires, de lagriculture, etc. Date et heure de lautorisation dlivre par dautres services : date et heure auxquelles lautorisation a t dlivre, le cas chant aprs vrification. Date et heure du paiement des droits : heure laquelle le paiement est reu manuellement (traite, chque, espces, etc.) ou par voie lectronique et heure laquelle lencaissement du paiement est achev. Lorsque le paiement ne constitue pas une condition pralable la mainleve des marchandises, il nest pas obligatoire de tenir compte de cette opration. Date et heure de la mainleve : date et heure auxquelles la douane accorde la mainleve. Il sagit gnralement de la dernire tape du ddouanement, lorsque le bon denlvement est remis lagent en douane/agent de dgroupage ou limportateur. En cas de dclaration pralable ou de mainleve provisoire, la date et lheure de la mainleve peuvent prcder la date et lheure de larrive. Date et heure de lenlvement des marchandises : date et heure auxquelles les marchandises quittent la zone sous contrle de la douane.

l) m)

n)

o)

21.

C.
Partie A 1 Rgion 3 Nom du Transporteur 5 Document De Transport

Formulaire type aux fins de ltude

2 Bureau de douane 4 Mode de Transport Lettre de transport maritime Manifeste Document Multi-modal arien routier maritime fluvial Ferroviaire Autres

Lettre de transport arien Bordereau dexpdition Lettre de voiture Document combin

6 Numro du document de transport 7 Numro de la dclaration 8 Code du dclarant Agent en douane Agent de dgroupage Dclarant proprement dit Formule prescrite Autres (facture, documents de transport, etc.)

9 Nom et numro didentification du dclarant Nom et Numro didentification 11 Forme de la dclaration

10 Type of dclaration

Electronique manuelle

12 Statut des marchandises Passibles Non passibles de droits de droits Suspension/exonration/dgrvement Prfrentiel faible Zone franche Autres(prciser) Perfectionnement actif Transit

13 Classement des marchandises valeur origine

Position tarifaire leve moyenne poids

Partie B 14 Arrive des marchandises

date

heure

15 Dbut du dchargement 17 Livraison en dpt temporaire

date

heure

16 Fin du dchargement

date

heure

date

heure

Partie C 18 Dpt de la dclaration

date

heure

19 Acceptation de la dclaration 21 Documentation complte 23 Demande

date

heure

20 Documents justificatifs 22 Documents Demands 24 Prsentation des Documents 26 Dbut contrle documentaire

oui oui

non non

Oui date

non heure

date

heure

25 Contrle documentaire 27 Fin contrle documentaire

Oui

non

date

heure

date

heure

22.

Partie D 28 Vrification matrielle oui non 29 Type de vrification Alatoire Dtaille

30 Type de slection Alatoire Analyse des risques 31 Dbut de la vrification date heure 32 Fin de la vrification date heure

33 Analyse en laboratoire: oui 35 Fin de lanalyse date non heure

34 Dbut de lanalyse

date

heure

36 Rception de lanalyse

date

time

Partie E 37 Intervention dautres services 38 Vtrinaire Dbut oui date non heure 39 Fin date heure

40 Agriculture

Dbut

date

heure

41 Fin

date

heure

42 Mdical/sanitaire

Dbut

date

heure

43 Fin

date

heure

44 Autres(prciser) Dbut Partie F 46 Liquidation des droits Dbut date heure date heure

45 Fin date heure

47 Fin

date

heure

48 Mode de paiement Espces Traite bancaire Autres (prciser) 50 Mainleve Dbut date heure Chque Transfert lectronique

49 Paiement (si exig avant la mainleve) Dbut date

heure

Fin

date

heure

Date dchance 51 Marchandises retires du contrle de la douane Dbut date heure

Fin

date

heure

Fin

date

heure

23.

APPENDICE 3
FORMULAIRE SIMPLIFIE DU QUESTIONNAIRE DESTINE A LETUDE Lappendice 3 contient : une srie de questions susceptibles d'tre utilises pour saisir les donnes, et un formulaire type pour saisir les donnes.

Liste de questions Les lments cls devant figurer dans une mthodologie d'tude simplifie sont numrs ci-dessous : 1. 2. Bureau de douane (utiliser des codes) Mode de transport (utiliser des codes) 3. 4. 5. Arien Maritime Ferroviaire Routier Fluvial Envois express

Numro de la dclaration Nom et numro didentification du dclarant Classement des marchandises Position tarifaire Valeur

6. 7. 8. 9.

Date et heure darrive des marchandises Date et heure du dchargement des marchandises Date et heure du dpt de la dclaration Date et heure du dbut de la vrification matrielle des marchandises

10. Date et heure de la fin de la vrification matrielle des marchandises 11. Analyse en laboratoire : oui/non 12. Intervention de services autres que la douane 13. Date et heure de lautorisation dlivre par dautres services 14. Date et heure de la mainleve des marchandises

24.

B. Questionnaire type simplifi aux fins de l'tude

1 Bureau de douane 2 Mode de Transport 4 3 Numro de la dclaration arien routier maritime fluvial Ferroviaire autres

Nom et numro didentification du dclarant

Nom N id.

5 Classement des marchandises

Arrive des marchandises

date

heure

Position tarifaire

Dchargement des marchandises

date

heure

Valeur

leve

moyenne

faible

8 Dpt de la dclaration de marchandises 10 Dbut de la vrification

date

heure

Vrification matrielle

oui

Non

date

heure

11 Fin de la vrification

date

heure

12 Analyse en laboratoire

oui

non

13

Dbut de lintervention

oui

Non

14 Dbut de l'intervention

date

heure

15 Autorisation

date

heure

16 Mainleve

Dbut

date

heure

Fin

date

heure

25.

APPENDICE 4
MODELE DE PRESENTATION DU RAPPORT Ce modle de rapport est un guide destin aider les administrations des douanes laborer le rapport de ltude concernant le temps ncessaire pour la mainleve. La prsentation propose comprend les principaux aspects sur lesquels doit porter le rapport dfinitif. Les aspects numrs ci-aprs ne sont pas exhaustifs et les administrations peuvent en ajouter d'autres qui prsentent une importance particulire eu gard leurs propres besoins et proccupations. De manire gnrale, le rapport doit couvrir les aspects ci-aprs : Objectifs Porte Mthodologie Analyse Conclusions et recommandations.

1. Objectifs Le rapport doit prciser ce que ltude a pour objet de mesurer. Ces objectifs doivent notamment viser : mesurer le temps moyen ncessaire pour la mainleve des marchandises depuis leur arrive jusqu leur mainleve; mesurer le temps moyen ncessaire pour chaque tape du processus de mainleve, le temps ncessaire pour les vrifications matrielles, par exemple; dterminer les points faibles dans le processus de mainleve (notamment chaque tape individuelle de ce processus); dterminer les contraintes qui affectent la mainleve; et suggrer des mesures correctives destines raccourcir le temps ncessaire pour la mainleve des marchandises.

26.

2. Porte Dans la porte de ltude, l'tendue et les limites de cette dernire doivent tre dfinies. Des prcisions pourraient tre donnes en ce qui concerne les questions ci-aprs : Sagit-il dune tude exhaustive portant sur tous les lments du processus de mainleve de la douane ou dune tude simplifie ne couvrant que les lments cls de ce processus de mainleve ? Ltude a-t-elle consist mesurer le temps qui scoule entre larrive des marchandises sur le territoire douanier et leur mainleve (temps total) ou seulement entre le dpt de la dclaration de marchandises et le moment de la mainleve (temps du processus douanier proprement dit) ? Quels ont t les modes de trafic tudis, par exemple, mode maritime, arien, terrestre et ferroviaire ? Sur quel(s) bureau(x) ltude a-t-elle port ? Ltude a-t-elle port sur les procdures douanires automatises ou manuelles ou sur une combinaison des deux ? Quels sont les autres services ayant particip ltude et quel rle ont-ils jou ? Le temps pris par les socits dinspection avant expdition a-t-il t mesur ?

3. Mthodologie La mthodologie utilise pour raliser ltude doit tre explique dans la mesure o elle a une incidence sur la validit et la fiabilit des rsultats obtenus. Cette partie doit notamment couvrir les points ci-aprs : ltude a-t-elle port sur toutes les transactions ou une mthode dchantillonnage a-t-elle t utilise ? si un chantillonnage a t utilis, comment les chantillons ont-il t choisis dans lensemble de la population ainsi que dans la sous-population tudie ? quelles ont t les donnes saisies et comment ont-elles t recueillies ? sur quel laps de temps ltude a-t-elle port ?

27.

4. Analyse Cette partie doit contenir des prcisions concernant le nombre total de transactions traites par la douane pendant la dure de ltude, le nombre de formulaires denqute distribus, reus et utiliss pour effectuer lanalyse. Si des sous-populations ont t analyses, il importe galement dindiquer le nombre de transactions, le nombre de formulaires distribus, reus et analyss pour chaque sous-population. Il est important que lanalyse prcise quelles sont les donnes qui ont t analyses. Dans cette partie, les lments de lanalyse ci-aprs doivent notamment tre indiqus. le temps moyen qui sest coul entre larrive des marchandises et leur mainleve. Ce temps peut, par exemple, tre subdivis en temps intermdiaires cls comme suit : temps coul entre larrive des marchandises et le dpt de la dclaration de marchandises; temps coul entre le dpt de la dclaration de marchandises et la liquidation des droits et taxes; temps ncessaire pour la vrification des marchandises; temps coul entre la liquidation et le paiement des droits et taxes; temps coul entre le paiement des droits et la mainleve des marchandises; temps pris par lintervention des autres services; le temps moyen ncessaire pour chaque tape individuelle; si des catgories diffrentes de marchandises ou de rgimes ont t tudies sparment, marchandises passibles de droits par rapport marchandises non passibles de droits; marchandises destines au perfectionnement passif, zones franches, envois express, etc., par exemple le temps moyen pour chaque catgorie ou rgime; le temps pris pour dclarer les marchandises manuellement et lectroniquement.

5. Conclusions et recommandations Les conclusions tirer et les recommandations formules dpendent dans une large mesure des rsultats de lanalyse des donnes et de ce que ces rsultats indiquent. Les rsultats peuvent galement tre compars des normes de travail prtablies et/ou aux rsultats dtudes effectues prcdemment afin de parvenir des conclusions utiles.

28.

Les conclusions doivent concerner les processus pour lesquels des retards interviennent et les raisons de ces retards. Elles doivent galement mettre laccent sur les domaines dans lesquels de nouvelles amliorations peuvent tre apportes. Les recommandations doivent par ailleurs tre assorties de propositions prcises quant aux amliorations apporter.

_______________

29.