DocProjet V3
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SOMMAIRE...................................................................................................................................................
INTRODUCTION GENERALE...................................................................................................................2
I. CONTEXTE DU PROJET.................................................................................................................4
I. ANALYSE..........................................................................................................................................7
3) CRITIQUES DE L’EXISTANT.....................................................................................................9
2) CONTRAINTES EXIGEANTES.................................................................................................11
15
CONCLUSION GENERALE......................................................................................................................27
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Projet Rédigé Par FEUBI NGUEPING MAURINE – Stagiaire Professionnelle à La CENAME
Projet de digitalisation de la gestion des documents de magasins de la
CENAME
INTRODUCTION GENERALE
Une Gestion Archivée peut être définie comme une collection organisée de documents digitaux,
qu’ils aient été numérisés dans le cadre d’une opération patrimoniale ou qu’ils soient nativement
numériques. Autrement dit, c’est une collection de documents (textes, images, sons) numériques
accessibles à distance (en particulier via Internet). Ces derniers peuvent être très élaborés, comme les
livres électroniques, ou beaucoup plus bruts. Ces documents sont accessibles par le biais d’une interface
de recherche et de consultation. Pour réaliser cette interface, il faut distinguer les solutions de Gestion de
Bibliothèque Numérique, des solutions de Digital Asset Management (DAM) ou de Gestion Electronique
de Document (GED) qui regroupent un ensemble de fonctionnalités permettant aux structures de stocker
et partager leurs ressources numériques.
Nous nous intéresserons dans ce projet aux étapes de création d’une Archive Numérique
composée de documents numérisés dans le Service Magasin du CENAME. Etant donné que
l'informatique est de nos jours l'outil par l'excellence qui procure la rapidité et l'automatisation, source de
la précision et de l'exactitude, nous ne pensons qu'à la résolution des problèmes liées à l'accès rapide à la
bibliothèque de cet institut, par la mise en place d'un système virtuel. Ce projet de conception et de
réalisation a pour objectif la conception d’un système d’information permettant de partager et de stocker
des documents au sein de l’établissement. Dans cette optique, nous nous sommes posé la question de
savoir « Pourquoi créer une bibliothèque numérique ? ».
Afin de répondre à cette question, nous allons présenter différents diagrammes modélisés selon la
méthode UML (Unified Modeling Language). Chaque modélisation sera annotée, la démarche que nous
aurons suivit, les différentes hypothèses soulevées et les différents choix Effectués seront expliqués,
jusqu’au résultat final de notre travail. Pour mener donc à bien cet objectif, nous aurons cinq parties
divisés en chapitres :
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CHAPITRE 1
PRESENTATION DU PROJET
I. CONTEXTE DU PROJET
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De nos jours, savoir gérer la grande quantité d’information, sous contrainte de délai est un défi
important pour chaque entreprise. Pour relever celui-là, plusieurs solutions ont été proposées telle que, les
ERP (Entreprise Ressource Planning), les PGI (Progiciel de gestion intégré)...etc. Ces solutions proposées
sont capables d’intégrer tous les processus de gestion en un système d’information unique et cohérent.
Parmi les processus de gestion intégrés dans une organisation donnée, la digitalisation de la gestion des
documents qui représente une activité très importante dans toute entreprise, et qui permet de manipuler et
gérer l’ensemble des documents, d’une façon simple et facile est d’une importance capitale.
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CHAPITRE 2
I. ANALYSE
Le domaine d’étude présenté ici est celui de la gestion des Documents de magasins à la CENAME
(Centre National d’Approvisionnement En Médicaments Et Consommables Médicaux Essentiels). Son
automatisation nous permettra à cet effet de faciliter les opérations liées à la gestion des stocks de
médicaments; notamment, la vérification de la quantité en stock d’un produit, sa date de péremption, son
prix unitaire, etc… Ainsi nous focaliserons notre étude sur les entrées et sortie en stock d’un médicament
quelconque.
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Lorsqu’un magasinier se rend compte que des produits dans son magasin ont atteint la quantité
d’alerte le magasinier fait part au directeur d’approvisionnement ;
Le directeur des approvisionnements signale au directeur général de la structure ;
Le DG fait un appel d’offre chez différents fournisseurs ;
Le DG fait établir un bon de commande ;
Le DG envoi une copie de celui-ci au fournisseur choisi ;
Mise en stock des produits ;
Le magasinier vérifie si la livraison respecte la commande établie par la structure.
La copie du bon de livraison est envoyée au service comptable qui s’en servira pour le règlement
de la facture.
Le Stockage :
Le processus de stockage des médicaments à la CENAME se fait comme suit : Lorsque les
médicaments arrivent à la CENAME, et qu’ils ont été contrôlés par le magasinier, il est donc du devoir de
celui-ci de remplir une fiche de stock, afin de mettre à jour l’inventaire des médicaments ou
consommables médicaux qu’il a dans son magasin. Sur cette fiche de stock le magasinier devra indiquer :
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le stock actuel du médicament
Il est important du préciser que la technique de stockage et de déstockage utilisées dans les
magasins de la CENAME sont celles du« stockage et déstockage par date d’expiration ».ceci pour
faciliter la sortie des médicaments dont la date de péremption est proche. On en compte exactement 10
magasins à la CENAME, à savoir :
La Distribution :
Dans ce processus, il s’agit de décrire le procédé suivant lequel un client (personne morale) peut
s’acquérir des produits stockés à la CENAME.
Lorsqu’un client se rapproche de la CENAME pour un achat de produits, il lui est présenté un
catalogue où est répertorié l’ensemble des produits du centre ainsi que leur prix de vente unitaire. Il peut
alors choisir parmi ce panel en mentionnant la quantité voulue et ensuite le service commercial du centre
lui établit un bon de sortie de produits qu’il présentera au magasin et rentrera en possession de ses achats.
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2) PRESENTATION DES DOCUMENTS MANIPULES
Les Fiches de Stocks ;
Les Fiches de Réceptions ;
Les Bons de Préparation de Stock ;
Les Fiches de Monitoring
3) CRITIQUES DE L’EXISTANT :
Nous nous sommes aussi rendus compte que le travail de gestion des Documents, associe Aux
Produits En Stock, se fait manuellement dans des cartons qu’ils rangent sur des étagères nous avons
trouvé cela lent et lourd d’où nous décidons d’automatiser cela.
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Offrir à l’utilisateur la possibilité de télécharger des documents en plusieurs formats;
Une interface conviviale et dynamique : L’IHM doit respecter les règles d’ergonomie tout en
présentant une utilisation facile, riche et intuitive.
Parcourir les dossiers et les documents : Un utilisateur peut parcourir l’ensemble des
ressources, et ceci, si ses droits d’accès le permettent.
Parcourir les différentes versions d’un document donné : l’application doit gérer les versions
(révisions) des documents. Ces versions peuvent être consultables;
Gestion des droits : chaque utilisateur ou groupe d’utilisateur peut se voir attribuer ou retirer des
droits d’accès à certains fonctionnalités.
Après avoir définie le contexte, la problématique et identifié les objectifs à atteindre, nous allons
dans le prochain chapitre nous intéresser aux outils méthodologiques (études théoriques et moyens
techniques) pour dégager les solutions.
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2) CONTRAINTES EXIGEANTES
Pour que notre solution réponde aux exigences de I" entreprise, il nous faudra respecter un certain
nombre de contraintes et critères qui conditionnent le fonctionnement du futur système.
La convivialité des interfaces : La solution doit présenter une interface ergonomique englobant
toutes les fonctionnalités offertes. Elle doit être simple et claire afin de s'adapter aux
connaissances informatiques de notre utilisateur ;
Besoins de Sécurité : Notre application doit garantir à l'utilisateur l'intégrité des données c'est-à-
dire qu'elles gardent leur forme et leur contenu original. En outre. Elle doit protéger la
confidentialité en assurant la validité de l'identité de l'utilisateur. Ceci peut se faire entre autres par
le moyen d'un mot de passe assurant le contrôle d'accès ;
Disponibilité : Il est important que notre système puisse fonctionner sur une plateforme hautement
disponible et pouvant gérer un grand nombre de requêtes.
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CHAPITRE 3
ETUDE DETAILLEE
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Acquisition des Documents : L’acquisition d’un document provient d’un processus automatique
ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le
document électronique;
Gestion des Documents : Les opérations de gestion englobent tout ce qui se passe après la
création du document, c'est-à-dire:
Stockage des Documents : ensembles des actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des
contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur de ces contenus. Le contenu
stocké n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée du
stockage n’est pas définie sur le plan règlementaire.
o Modes d’accès : définis et décrits dans les annuaires réglementant les accès aux documents
ou la capacité à organiser leurs transferts;
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o Transmission : un document est nécessairement partie intégrante d’un processus de
communication entre un émetteur et un ou plusieurs récepteurs
Ce découpage est particulièrement précieux pour l’analyse documentaire. En effet, les deux
premières étapes permettent d’identifier les caractéristiques des documents et d’en établir la typologie
précise. L’étude de ces principes de base permet de cerner les besoins et de mieux identifier les points à
analyser pour la mise en œuvre du projet, et notamment pour la phase de rédaction du cahier des charges.
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Conception Questionnaire Enquête
Réalisation Enquête
1. Etude Préalable
Dépouillement Résultats Et Interprétation
Choix des Outils solution Informatiques
2. Conception Cahier de Charges Conception Cahier de Charges
Diagramme des Cas d’Utilisation
Diagramme de Séquences
3. Conception
Diagramme de Classe
Création du Schéma de La Base de Données
Le Super Utilisateur : Cet utilisateur à tous les droits sur la plateforme par exemple crée
l’administrateur et peut faire bien d’autres choses mais il est impossibles de le supprimer ;
L’Utilisateur : Toute personne physique inscrit sur notre plateforme. Ceux-ci pourront gérer des
documents directement sur l’application, consulter des documents, faire des suggestions et même
modifier, imprimer des documents dont ils ont le privilège.
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Il s'agit d'identifier les différentes intentions « métiers» associées aux acteurs du système. Les
principaux cas d'utilisations sont :
Télécharger Document : Il s’agit ici du téléchargement des documents. Qui peut être effectué par
tout utilisateur ayant ce droit;
Editer Document : Tout utilisateur inscrit pourra créer un document et l’éditer ou éditer un
document dont il est l’auteur;
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iii. Description Complète de Quelques Cas d’Utilisation :
Titre du Cas
Gérer Dossier
d’utilisation
Acteurs Administrateur du Système
Ce cas d’utilisation permet à l’administrateur de gérer des documents qui sont dans
Résumé
l’application en fonction de leurs droits.
Pré condition L'acteur doit s’authentifier
Scénario Nominal Ajouter un nouveau document
Télécharger un document
o L’utilisateur va dans la section « document ou fiche » ;
o Sélectionne le fiche, clique sur « Plus » et « Télécharger » ;
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o Le système lance le téléchargement.
Imprimer un fichier
o L’utilisateur va dans la section «document », Plus et « Imprimer» ;
Profil utilisateur mis à jour.
Post Condition
Mise à jour de la base de données.
Une classe est la représentation d'un ensemble d'éléments (objets) dotés des propriétés, des
opérations et d'une sémantique commune. Elle représente des éléments variés pouvant être concrets
(voiture, élève, etc.) ou abstraits (commande, livraison, etc.).
Nous avons dit plus haut que le diagramme des cas d'utilisation montre le système du point de vue
de ses acteurs. Le diagramme de classe montre plutôt la structure interne. Il exprime de manière générale
la structure statique d'un système, en termes de classes et de relations (associations) entre ces dernières.
Le diagramme de classes est un schéma utilisé en génie logiciel pour présenter les classes et les
interfaces des systèmes ainsi que les différentes relations entre celles-ci. Ce diagramme fait partie de la
partie statique d'UML car il fait abstraction des aspects temporels et dynamiques.
Les diagrammes de classes sont l'un des types de diagrammes UML les plus utiles, car ils décrivent
clairement la structure d’un système particulier en modélisant ses classes, ses attributs, ses opérations et
les relations entre ses objets. Avec notre logiciel de diagrammes UML, créer de tels diagrammes n’est pas
aussi difficile qu'il n'y paraît. Ce guide vous montrera comment comprendre, planifier et créer vos propres
diagrammes de classes
Les diagrammes de classes présentent de nombreux avantages pour n'importe quel type
d'organisation. Vous pouvez les utiliser pour :
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Illustrer des modèles de données pour des systèmes d’information, quel que soit leur degré de
complexité ;
Exprimer visuellement les besoins d'un système et diffuser cette information dans toute
l'entreprise ;
Créer des schémas détaillés qui mettent l'accent sur le code spécifique qui doit être programmé et
mis en œuvre dans la structure décrite ;
Fournir une description indépendante de l'implémentation des types utilisés dans un système, qui
sont ensuite transmis entre ses composants ;
Document
+ idDocument : int
+ TitreDocument : String
+ FormatDocument : String
+ FichierDocument : String Droit
1..*
+ DescriptionDocument : String + idDroit : int
+ DateCreationDocument : Date + LibelleDroit : String
+ HeureCreationDocument : Date + AfficherDroits () : void
+ DateModifDocument : Date + EditerDroits () : void
+ HeureModifDocument : Date + AffecterDroits () : void
...
Associer
+ EtatDroit : boolean 1..*
Gérer
+ DateManipulation : Date
+ HeureManipulation : Date
+ T éléchargerDocument () : void
+ EditerDocument () : void 1..*
+ AjouterDocument () : void
+ SupprimerDocument () : void Groupe
+ ModifierDocument () : void
+ idGroupe : int
+ ConsulterDocument () : void
1..* + LibelleGroupe : String
+ AfficherGroupe () : void
Utilisateur + AjouterNouveauGroupe () : void
...
+ idUtilisateur : int
1..1
+ LoginUtilisateur : String
+ MotPasseUtilisateur : String
+ EmailUtilisateur : String 1..*
+ NomUtilisateur : String
+ PrenomUtilisateur : String
+ DateCreationCompteUtilisateur : Date
+ HeureCreationCompteUtilisateur : Date
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Relativement à notre système nous allons nous baser sur un modèle dynamique : Les diagrammes
de séquences (les scénarios des diagrammes de cas d'utilisation vont nous permettre d'élaborer ces
diagrammes de séquences).
i. Le Diagramme de Séquence
Ils montrent les objets impliqués par l'interaction avec les messages échangés (séquentiellement,
en parallèle, de manière synchrone ou asynchrone...) entre ces objets. Le diagramme de séquence permet
de mettre en évidence les interactions entre les différents objets du système. Dans le cadre de l'analyse, il
est utilisé pour préciser le contexte dans lequel chaque objet évolue et aussi pour mettre en évidence les
dépendances entre les différents objets impliqués dans l'exécution d'un processus ou d'un cas d'utilisation.
Un diagramme de séquence fait apparaître les interactions entre des objets et les messages qu'ils
échangent ; il permet de visualiser les messages par une lecture de haut en bas. Les éléments du
diagramme de séquence sont :
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Authentification
Utilisateurs Système
Si Saisie Correcte
Afficher Tableau de Bord Selon Utilisateurs
Si Saisie Incorrecte
Afficher Message Erreur. Retaper Paramètres
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ref
Diag Seq CréerUtilisateur(Authentification)
4. Stockage
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DiagSeq_T éléchargerDocument
ref
DiagSeq_T éléchargerDocument(Authentification)
4. Stockage
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CHAPITRE 4
IMPLEMENTATION
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CONCLUSION GENERALE
Au terme de notre projet qui a consisté à monter un système de digitalisation de la gestion des
documents de travail des magasins de la CENAME, il s’avère que l’étude menée auprès des populations
a révélé un besoin élevé consommation des produits avicoles, d’où la nécessité de monter une plateforme
e-commerce à cet effet. Dans cette perspective, nous avons procédé à sa présentation ; mené l’étude de
faisabilité et de rentabilité l’étude et l’analyse des risques déterminant les besoins de la population. Par
ailleurs, cette démarche s’inscrit dans l’optique de l’auto-emploi des jeunes tels que les promoteurs que
nous sommes et par la même occasion créé des emplois et apporte la valeur ajoutée à l’économie de notre
pays.
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