Livrable 2

La conception
●
La phase de définition du projet est une étape importante avant la réalisation. Elle structure,
organise, planifie le projet.

●
Située entre la définition initiale et la conduite à proprement parler des opérations, l’étape de
conception tient une place centrale, au propre comme au figuré dans la démarche. En effet,
sa finalité est la préparation et l'organisation de la mise en oeuvre des éléments
précédemment définis.

●
La phase de cadrage a déterminé les grands principes, les objectifs clés, l'enveloppe
budgétaire, le macro-planning... Il est temps maintenant d'entrer dans le détail en structurant
et ordonnançant précisément les différentes étapes. On parle aussi de référentiel projet.
 Que comprend l'étape de
conception du projet ?
Il n’existe pas de règle précise. Les travaux peuvent
être plus ou moins approfondis. Par exemple, dans
certains cas, un cahier de charges précis issu d'une
pré-étude technique peut être élaboré. Dans d'autres
cas, une simple expression des besoins issue de
l'étape de cadrage suffit. La méthode dépend
grandement des pratiques habituelles de chaque
entreprise.
 Choix de la démarche ou de la
méthode

Dans certains cas spécifiques, une méthode

précise (ou référentiel) peut être adoptée pour
la totalité du projet (Scrum, Prince...) ou bien
simplement pour l'une des parties du projet
(analyse de la valeur, etc.).
 Conception du plan de
communication
La réussite d'un projet repose essentiellement sur des
facteurs humains. La diversité des profils avec des
objectifs propres, composant les parties prenantes,
nécessite de bâtir et mettre en oeuvre un plan de
communication projet bien construit. Cette tâche passe
par l'analyse des cibles, le choix des moyens de
communication, le budget associé ainsi que la planification
des actions de com' (réunions, comptes-rendus...).
 Préparation du plan de conduite du
changement

Associée au plan de communication, la

problématique du changement doit être pensée
assez tôt de manière à anticiper les résistances et
budgéter les actions nécessaires.
Par exemple : des formations à dispenser.
S’organiser pour gérer les risques

Pour maîtriser les risques, il est important de

vous donner les moyens de les anticiper ou de
les prévenir. Des outils comme la matrice des
risques, classant chaque menace en fonction de
sa probabilité d'apparition et de son impact
potentiel vous seront d’une aide précieuse.
 Organisation du pilotage
● Élaborer un tableau de bord de pilotage permet de s'assurer que la
conduite du projet reste sur les rails. La conception des outils de
pilotage et des modalités associées se prévoit avant l'étape de
réalisation de manière à ce que tout soit prêt le moment venu.

● Grâce à ces outils, il vous est possible d'anticiper toute dérive sans
attendre la fin du projet et, le cas échéant, prendre les mesures qui
s'imposent (nouveaux moyens, nouveaux objectifs, modification du
planning, etc.).
 Identification et ordonnancement
des tâches
● Pour structurer votre projet efficacement, il convient de le
découper en plusieurs tâches. En ordonnant et classant ces
dernières sous forme d'arborescence, le projet devient plus
facilement gérable et maîtrisable. Chaque tâche à réaliser est
ainsi qualifiée en termes de ressources humaines, financières,
techniques et durée.

● Cette opération se réalise à l'aide de l'outil WBS (ou

Organigramme des Tâches, en Français).
 Outil Work Breakdown Structure
● " La gestion d'un projet est facilitée si ce dernier
est divisé en plusieurs parties ". Le WBS - Work
Breakdown Structure met en oeuvre ce principe
en proposant une méthode opérationnelle pour
organiser un projet le subdivisant en unités
gérables . Définition, exemple et conseils.
● Le PMI (Project Management Institute, éditeur du guide PMBOK),
s'inspirant des pratiques de la NASA, recommande de décomposer
les projets en sous-ensembles ordonnés.

● Ce découpage aboutit sur des sous-projets (ou tâches, missions,

phases, composants, lots de travail...), organisés sous forme
d'arborescence et représentant des livrables ou des tâches à
mener. Plusieurs visions s'affrontent sur ce dernier point. Pour
certains un WBS ne devrait contenir que des livrables.
● Le lot de travail (ou work package) représente le niveau le plus bas

● En français, il est question de structure de découpage de projet (SDP

), d'Organigramme des Tâches (OT) ou encore d'Organigramme
Technique de Projet (OTP)

● Le principal avantage du WBS est de simplifier les projets en les

réduisant en parties plus facilement appréhendables par l'équipe et
autres parties prenantes. Il facilite l'organisation en permettant
d'attribuer un budget, des rôles et des responsabilités pour chaque
branche.
 Voir aussi les méthodes de gestion de projet Agiles qui
poussent encore plus loin le concept de découpage et de
management autonome d'activité
 Les bénéfices de la décomposition
hiérarchique
● meilleure planification : la décomposition facilite l'estimation des durées à accorder à
chaque opération. Elle donne en outre une vision globale du travail à faire grâce à une
représentation visuelle.
● maîtrise du suivi - la décomposition des livrables facilite le management global du projet :
affecter des jalons, revoir l'articulation des travaux, etc.
● meilleure communication : elle simplifie les échanges entre les parties prenantes du projet
et fait gagner du temps à tous en offrant une vision exhaustive des différentes phases.
● meilleur gestion des coûts : l'allocation des moyens et leur suivi sont plus précis.
L’élaboration d'un budget prévisionnel est facilitée.
● gestion des risques : identification des zones critiques et mise en place de scénarios
préventifs.
 Elaboration du planning du projet
● Une fois les tâches identifiées, hiérarchisées et qualifiées,
le projet peut s'organiser finement dans le temps. Le
diagramme de Gantt facilite cette planification en fixant
l’enchaînement des tâches et en positionnant les différents
jalons.

● Le suivi périodique de l’avancement du projet est simplifié

grâce à une vue d'ensemble des différentes étapes.
 Consolidation du budget
● En connaissant les étapes et après avoir estimé
leurs charges en "jour*homme" ainsi que
l'ensemble des autres coûts, il est possible de
vérifier que l'enveloppe budgétaire a bien été
calibrée.
Outils et méthodes pour planifier un
projet
● Pour atteindre l'objectif fixé, la planification est une
phase indispensable. Sans cela, rien n'est maîtrisé,
le chef de projet et son équipe, navigueraient à vue.

● En effet, la planification a pour objectif d'organiser le

déroulement des étapes du projet dans le temps.
Une tâche fondamentale pour la maîtrise des délais.
● Généralement pour planifier un projet, la première phase
consiste à le découper en plusieurs étapes (identification de
l'ensemble des tâches à réaliser), d'en estimer la durée,
d'identifier l'enchaînement des étapes (dont celles qui peuvent
être conduites en parallèle - ordonnancement des tâches, chemin
critique), affecter des ressources (financières et humaines), et
enfin modéliser cette organisation sur un document opérationnel
partagé entre tous les acteurs concernés pour optimiser le
déroulement et le suivi de la réalisation.
● Les logiciels de gestion de projet (Saas and
standalone) facilitent grandement ces tâches.
●

● Il existe différents outils et méthodes, présentés

dans ce dossier à travers notamment la
sélection de publications.
 Comment choisir un logiciel de
gestion de projet ?
● Que ce soit à la demande de votre Manager, un choix personnel ou un
effet de mode, vous vous posez peut-être la question si vous
n'augmenteriez pas votre productivité à l'aide d'un logiciel. La gestion
d’un projet peut être une simple tâche, facile et rapide à réaliser dans la
journée, jusqu’au projet demandant un investissement important et une
bonne organisation.

● La première question à se poser avant d’investir dans un tel outil est : "
Comment choisir le logiciel de Gestion de Projet le plus adapté à nos
besoins ? "
 Les solutions de gestion de projet
Offline
● Dit « déconnecté » ce mode ne nécessite pas de connexion internet pour que celui-ci
fonctionne.
●

● Néanmoins, le logiciel devra être connecté de temps à autre, afin qu’il y ait une
synchronisation des données pour qu’elles soient mises à jour.
●

● Le principal avantage : le logiciel peut être utilisé dans un environnement où le réseau

n’est pas disponible.
●
Le principal inconvénient : pour un projet de grande envergure avec un nombre
important d’interactions, les mises à jour ne seront pas instantanées et cela peut
provoquer des erreurs.
 Les logiciels de gestion de projet
SaaS
●
Il existe un mode, SaaS « Software as a Service », en Français « Logiciel en tant que service
».
●

● Exemples de solutions SaaS : Wrike, Genius project

●

● Il s'agit d'outils web hébergés sur un serveur externe à l’entreprise.

●

●
Le principal avantage : les solutions de gestion de projet en ligne permettent des mises à jour
automatique de données en temps réel, avec un accès simple sur tous les ordinateurs et sans
obligation d’être sur le réseau interne de l’entreprise.
● Le principal inconvénient : le logiciel ne peut pas être utilisé hors connexion.
Planifier les tâches d'un projet avec
un Gantt
● Qu'est-ce qu'un planning de Gantt ? Quelle utilité ?
● Il s'agit d'un outil fort pratique pour vous aider à
organiser votre projet en coordonnant et planifiant dans
le temps les tâches à mener.

● Cette étape est indispensable pour garder la maîtrise

du projet et gérer les ressources mobilisées.
● Le Gantt présente de nombreux atouts et fonctions aussi bien dans la
planification initiale du projet et de ses étapes, que dans son pilotage .
En effet, il offre la possibilité de projeter sur le papier (plutôt l'écran),
l’enchaînement des tâches les unes par rapport aux autres en faisant
apparaître leur durée. Associée à ces tâches, les ressources utilisées
sont mentionnées (moyens humains, logistiques...). C'est un
formidable support pour organiser le travail, car il offre une vision
synthétique du déroulement à venir et de la répartition des moyens. Il
est ainsi aisé d'identifier les goulots d'étranglement et les autres
risques potentiels pesant sur la bonne exécution des tâches.
● Nous évoquions son utilité pour piloter les travaux.
Effectivement, il permet d'en suivre l'avancement, réajuster
et déplacer des étapes, affecter de nouveaux moyens, etc.
tout en conservant la maîtrise du processus.

● Avant d'utiliser le diagramme de Gantt, il convient de

réaliser un PERT pour identifier la succession des tâches.
Un outil conçu pour cette fonction.
 Communication autour du projet
● Là aussi l'improvisation n'est pas de mise. Le plan de
communication est même de rigueur pour bâtir une stratégie
efficace.

● Les enjeux sont de permettre à l'ensemble des parties prenantes et

de l'équipe d'avoir une même vision de la raison d'être et des
objectifs du projet . Tout le monde doit avoir le même niveau
d'information. Il s'agit d'un point important pour impliquer les
acteurs et diminuer les résistances au changement .
● La conception d'un tel document s'apparente à la
méthode suivie par le service marketing : fixer des
objectifs, connaître la cible, leurs attentes, les risques
qu'ils perçoivent, ce qu’ils peuvent gagner, ce qu'il
peuvent perdre et en fonction prévoir des outils
cohérents pour faire passer vos messages . Ne pas
hésiter également à planifier les actions de com. Bref
une mise en musique précise, efficace.
● A noter que les cibles ne sont pas seulement les clients internes.
Les fournisseurs, les clients (les vrais que vous facturez...) , etc.
sont susceptibles d'intégrer votre plan selon la portée des
travaux à venir..
●

● Question support, ce n'est pas nécessaire de trop innover.

Encore une fois pensez efficace. Une partie de votre cible est
férue de l'intranet maison, alors communiquez avec eux par le
biais de cet outil.
● Communiquer est une clé pour atteindre les
objectifs fixés. En cas de complexité, d'enjeux
conséquents, etc., il est opportun d'élaborer un
plan de communication projet. Nous vous
proposons ici un modèle pour vous aider dans
cet exercice.
● Bien communiquer signifie délivrer la bonne information, à la bonne
personne, au bon moment, dans le bon format et avec le bon support.

● Dans le cas où peu de personnes doivent être informées, il est aisé de

leur communiquer les éléments attendus. Les choses se corsent
lorsque les interlocuteurs sont nombreux, éparpillés dans plusieurs
services, avec des profils fort différents. Le plan de communication
prend alors tout son intérêt. Il vous aide véritablement à maîtriser votre
communication.
● Vos objectifs
● Décider quoi communiquer et auprès de qui dépend du rôle et de la position de chaque cible vis-à-vis du
projet. Voici des exemples d'objectifs :
●

● Aider à des prises de décisions

● Alerter sur des difficultés
● Informer de l'avancée d'un projet
● Obtenir un support
● Obtenir des ressources complémentaires
● S'assurer que rien n'est oublié
● Préparer le terrain pour conduire un changement
● ...
 Qui sont les destinataires ?
● Comme nous l'avons dit, l'audience potentielle est hétérogène. Par exemple :
●

● l'équipe projet
● le sponsor du projet
● le comité de pilotage
● le comité de direction
● le client du projet (interne ou externe)
● les autres parties prenantes
●
●
Quelles informations doit-il contenir ?
●
Vos objectifs sont à rapprocher des attentes des destinataires : que veulent-ils connaitre ? Il est important d'identifier
le type d'information, le périmètre associé et le niveau de détail que chacun souhaite obtenir. Il n'est pas question de
noyer ses partenaires et collaborateurs sous une montagne d'informations. En revanche, assurez-vous que les
attentes de chaque partie soient satisfaites.
●

●
Autre paramètre à prendre en compte : la phase dans laquelle le projet se trouve. Selon son état d'avancement, les
informations transmises sont différentes. Par exemple, le plan projet est communiqué au lancement, alors que le
suivi budgétaire est partagé une fois la phase d'exécution démarrée.
●

●
Les types d'informations à communiquer
●
Voici une liste non exhaustive du contenu à transmettre :
●

●
le tableau de bord de pilotage du projet
●
le suivi budgétaire
●
le suivi du planning
●
le suivi des livrables
●
les retards et autres difficultés rencontrées
●
les risques mis à jour
●
les décisions prises
●
Encore une fois, la teneur du message et sa forme dépendent de la cible et des objectifs assignés . Un sponsor
souhaitera suivre les livrables à travers un tableau Excel détaillé. Les chefs de service prochainement impactés par
des changements liés projets recevront, eux, une belle newsletter "vendeuse" des avancées successives.
L'information de base étant la même. L'objectif étant d'obtenir l'adhésion de ces derniers.
 Préparation du plan
Pour rédiger votre document, rassemblez les informations en répondant aux questions suivantes :

● Quoi ? Vos objectifs

● Quels sont vos objectifs ? Pourquoi voulez-vous communiquer ?

● Qui ? Votre cible

● Avec qui voulez-vous communiquer ? Pourquoi (de votre point de vue et du leur) ? Quelles informations allez-vous leur transmettre ?

● Où ? Les sources
● Où allez-vous chercher les informations à transmettre ?

● Comment ? Les outils de transmission

● Quels supports utiliser (papier, fichier informatique...) ? Quels canaux mobiliser pour les communiquer (par email, en réunion, par téléphone...) ?

● Par qui ? Le responsable de la communication projet

● Qui est chargé de préparer et transmettre les informations ? Ce rôle n'est pas dévolu au chef de projet uniquement. Des membres de l'équipe, le
sponsor ou autres peuvent prendre la parole suivant l'audience et le sujet.

● Quand et combien ? Le rythme des communications

● A quel moment et à quelle fréquence ? Toutes les semaines ? Tous les mois ? Après un événement identifié ? etc.
● Modèle de plan de communication projet
● Un tel document est constitué globalement de 4
grandes parties . L'introduction, les objectifs, la
matrice de synthèse reprenant les éléments
communiqués à chaque audience et le planning
pour organiser dans le temps les différentes
actions de com.
●
● 1 - L'introduction
● Elle replace ce plan dans la problématique générale du projet ainsi que dans
son contexte. Elle rappelle les spécificités de l'ouvrage. Par exemple :
multiples parties prenantes, enjeux humains majeurs, lourd investissement,
etc. pour que le lecteur puisse bien appréhender l'importance de la
communication dans le processus.

● 2 - Les objectifs de communication

● Explicitation détaillée des objectifs et des buts assignés en terme
d'informations. Bref ce que vous attendez de ce plan.
 Comment gérer les risques d'un
projet ?
● Le risque fait partie intégrante de la gestion de
projet. Toute nouvelle création génère des
incertitudes et des zones d'ombres. Il convient
donc de bien maîtriser les menaces potentielles
pour atteindre les objectifs fixés. Focus sur des
principes clés.
● La démarche et les bonnes pratiques à retenir sont
à puiser dans les méthodes de gestion des risques
en général que ce soit pour un projet, une nouvelle
activité, une nouvelle structure, une implantation
dans un pays, etc. C'est-à-dire un travail sur 2
grandes phases : l'analyse des vulnérabilités du
projet des réponses que le groupe peut apporter .
● L’objectif étant de prévenir ces risques et le cas échéant d' anticiper
leur traitement pour être prêt le moment venu.

● Tout projet a sa part de risque. On le sait. Pour autant on l’oublie, ou

plutôt on l’omet.

● Mais ce serait périlleux d’agir ainsi. Qu’il s’agisse d’un problème en

amont ou en aval, les risques sont là. Pour éviter de se retrouver
dépassé voici quelques étapes à respecter.
 Les étapes pour gérer les risques
●
Savoir de quoi et de quels risques on parle
● Pour ça, on identifie les risques. Que vous travaillez dans le secteur informatique, automobile,
alimentaire ou autres les risques les plus communs sont les :
●

●
Risques propres à la gestion d’un projet : un objectif irréaliste, un manque de budget, risque
sociopolitique ou économique du pays
●
Risques juridiques : non-respect du contrat, changement de l’environnement juridique
● Risques concernant le respect du planning : délai trop court
●
Risques humains : mauvaise communication, mauvaise répartition des tâches en fonction des
compétences de chacun, fournisseur à risque, clients incertains, …
●
Risques techniques : pas d’accès aux technologies requises, complexité du projet, manque de moyen
● Pour les répertorier, faites appel à vos équipes !
Le brainstorming est une méthode qui a fait ses
preuves . Plus nombreux et variés dans vos
postes et compétences, mieux ce sera : plus
d’idées et moins de chance d’oublier un
élément important.
 Comment anticiper les risques
●
Et nous vous le disons tout de suite il n’y a pas de recette miracle ! En revanche il y a des solutions préventives. Une fois la
liste des risques faite, elles vous permettront de garder main mise sur votre projet et limiter la casse si un imprévu venait à
arriver.
●

●
a- Classifiez les risques de votre liste. Pour ce faire, inscrivez leur ordre d’importance en fonction de :
●

●
l’impact possible du risque
● l’étendue des dégâts
● le coût global et les bénéfices liés à sa solution
●
b- Donnez une note à chacun. Cela vous donnera un meilleur aperçu de l’ensemble et vous vous rendrez peut-être même
compte de la corrélation de certains.
●

● Si vous ne savez pas comment classer ces risques ou quel système de notation adopter regardez par exemple les outils
AMDEC, Enterprise Risk Management, HAZard and Operability studies ou encore le modèle ROAM. Pour obtenir une vision
graphique, vous pouvez établir une matrice des risques.
 Déterminer la meilleure stratégie à
adopter
Plusieurs solutions s’offrent à vous :

● Vous pouvez accepter le risque. Vous estimez que celui-ci n’est pas assez grave,
pas assez important pour modifier le projet ou que le risque qu’il survienne est faible.
●
Modifier le projet dès le départ pour limiter le risque ou l’éviter complètement
●
Construire un plan d’urgence pour les risques les plus forts. Le but est ici de trouver
des solutions de remplacement sur les tâches et rôles concernés par le risque.
●
Prendre une assurance… littéralement ou en tout cas certaines garanties !
● Limiter les risques au fur et à mesure en agissant en même temps que l’avancée du
projet
 Pour vous aider voici quelques exemples de solutions :
Ils répondent aux risques les plus courants de la gestion d’un
projet qu’est le management :

● Formez vos équipes sur le projet. Ils doivent connaître chaque détail et tournure
● Faites-en sorte que toutes les compétences dont vous avez besoin soient
réunies dans vos équipes pour mener à bien votre projet
● Impliquez-les ! La confiance et la motivation sont des éléments clefs quant à une
bonne gestion de projet.
● Soyez sûr que chaque membre soit polyvalent sur au moins un autre poste. Si
l’un d’eux venait à s’absenter le projet doit pouvoir continuer sans interruption
● Nota Bene : Désignez une personne responsable (en fonction de ses
compétences) par risque répertorié. Celui-ci analysera le risque, le suivra et
rédigera un rapport contenant un maximum d’informations.
Un projet évolue sans cesse, la liste
de vos risques aussi
●
Réévaluez les risques couramment un par un et adaptez les actions à mettre en place pour anticiper au
mieux les problèmes.
●

● Pour cela travaillez toujours en brainstorming. Chacun pourra évaluer l’état d’avancement du projet et des
risques liés, les actions qui ont été mises en place et la fermeture des risques, c’est-à-dire une fois que le
risque (prévu) est passé ou a été solutionné.
● Mettez à jour votre liste , écrivez le maximum d’informations relatives au risque. Et n’oubliez pas que
chaque modification de la liste, c’est-à-dire que chaque action mise en place pour éviter un risque peut
générer un autre risque ! Plus vous aurez d’informations recueillies plus il sera aisé d’intervenir par la suite.
● On l’aura compris les risques sont donc éventuels mais possibles. La gestion des risques vous permet
d’augmenter vos chances de concrétiser le projet, mieux, de concrétiser le projet de manière positive !
Pour cela n’hésitez pas à mettre en place des actions de prévention, des actions tout court dans le cas où
le risque arrive quand même et de bien calculer les coûts relatifs.
● Le comité de pilotage (ou Copil) est un acteur
clé dans la conduite de projets d'envergure. Il
s'assure du bon déroulé des opérations en
fonction des objectifs généraux et entretien une
dynamique au sein des différents acteurs
impliqués. Cette page vous en apprend plus sur
cet organe de pilotage ainsi que ses apports.
● Composition du Copil
● Les acteurs, membres de cette instance, sont des dirigeants à vocation
opérationnelle impliqués dans la maîtrise d'ouvrage du projet. Les
directions métier impactées sont représentées. Le sponsor (ou maître
d'ouvrage) fait partie intégrante de ce groupe.
●

● Dans les grandes structures, il est chapeauté par le comité directeur, qui
lui, se pose en garant de la vision stratégique. Pour les PME, les rôles de
direction et de pilotage peuvent être assurés par les mêmes décideurs.
● Rôles de cet organe de pilotage
●
Désignation du chef de projet et de l'équipe
●

● Définition des moyens

●

● Définition / suivi des grandes étapes et échéances associées

●

● S'assurer que le projet ne dérive pas, qu'il reste en phase avec les objectifs initiaux.
●

● Fonction de décision si certains points nécessitent d'être revus : décalage des livrables,
●

● Validation des étapes clés en donnant son feu vert pour passer à la suivante.