RESUME THEORIQUE & GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES

OBJECTIF OPERATIONEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT

COMPORTEMENT ATTENDU
Pour démontrer sa compétence, le stagiaire doit Avoir une idée précise et claire sur le futur métier
qu’il exercera, cet apprentissage se fait selon les conditions, les critères et les précisions qui
suivent.

CONDITIONS D’EVALUATION

Profil à cerner en se référant à la secrétaire en milieu des affaires.

CRITERES GENEREAUX DE PERFORMENCE

Mises en situations, Consignes du formateur

OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT

OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER CRITERES PARTICULIERS DE PERFORMENCE
NIVEAU DE COMPORTEMENT

A. Les qualités d’une bonne secrétaire • Le sens de la communication

• Le sens de la communication
• La présentation vestimentaire
• L’initiative
• La discrétion et la loyauté
• La disponibilité, la rapidité et la fiabilité
• La mémoire
• L’ordre et la netteté

B. Le matériel de la secrétaire • La machine à écrire et le microordinateur

• Le scanner
• Les outils de communication vocale

C. Les différents publics de la secrétaire • Le public interne à l’entreprise

• Les clients
• Les actionnaires

OBJECTIFS OPERATIONNELS DE SECOND NIVEAU

Le stagiaire doit maitriser les savoirs, savoir-faire, savoir – percevoir ou savoir-être juges
préalables aux apprentissages directement requis pour l’atteinte de l’objectif du premier niveau,
tels que : Avant d’apprendre les qualités d’une bonne secrétaire (A) :

1
1. Prendre conscience du sens de communication chez la secrétaire ;
2. Distinguer les qualités physiques, intellectuelles et morales

2
 INTRODUCTION

Selon l’avis des professionnels du métier, la secrétaire est la personne qui effectue diverses tâches
administratives et qui secondes les gestionnaires et les responsables dans le travail de bureau ce qui
nécessite .une bonne maîtrise du savoir, savoir être et savoir-faire.

La présence de techniques de pointe dans les bureaux exige cependant de la secrétaire de mettre
régulièrement à jour ses habiletés à utiliser les différents outils de travail. Les logiciels d’application,
la machine à écrire, le télécopieur, le scanner, le modem, entre autres, partie du matériel en
constante évolution

A. Les qualités d’une bonne secrétaire :

Afin de réussir sa profession, la secrétaire Oit posséder diverses qualités, intellectuelles,
physiques et morales.

1. Le sens de la communication :

Avant d’aborder les techniques qui permettent une communication de qualité pour une
secrétaire, il paraît utile d’en rappeler les facteurs de base :

 Les facteurs de base :

a- la confiance en soi :

Tout individu n’existe qu’à travers le regard que les autres portes sur lui. Il y recherche le
reflet de son image, de l’image idéal qu’il aimerait avoir et donner de lui-même, par
référence à un modèle ou à un ensemble de valeurs culturelles qui n’avaient influencé dès
l’enfance ou l’adolescence.

Donc, le jeu social peut s’exercer sur deux registres de bases :

- les rapports de forces
- les rapports de confiance.

Dans le premier cas, la communication n’est pas indispensable ; il suffit d’informer sans
susciter d’adhésion. Dans le deuxième cas, tout passe par la communication puisque tous ce
joue au niveau de relation humaine. Mais comment une secrétaire inspirera confiance à son
interlocuteur si elle-même n’a pas confiance en elle ? Et que va-t-elle communiqué d’elle
même si elle n’a pas fait d’abord l’effort de mieux se connaître ? Aujourd’hui, les outils
d’analyse comportementale ne manquent pas :
- Caractérologie,
- Morphopsychologie ;
- Evaluation des attitudes (Porter)
- Préférences cérébrales (Hermann).
- Graphologie…

1
Se connaître, c’est aussi connaître ses possibilités, ses limites, ses champs de compétences,
son milieu, ses valeurs, ses croyances, ses qualités et ses défauts. Si la secrétaire manque de
la confiance en elle, c’est qu’elle refuse finalement de communiquer car en se sentant
inférieur aux autres, elle sera toujours en retrait. Elle hésitera :

- à exprimer des idées différentes de celles des autres (crainte d’être contrée) ;
- à admettre ses torts (rejets des torts sur les autres et entêtement sur des positions
indéfendables).
- A accepter les critiques constructives (peur de devoir réviser ses positions, ou d’avoir à se
recycler sérieusement).

Se dévaloriser c’est aussi dévaloriser son interlocuteur

b- L’empathie :

Une secrétaire doit être empathique, c’est à dire qu’elle doit être capable de :
Une secrétaire doit être empathique, c’est à dire qu’elle doit être capable de :

- se mettre à la place de l’autre ;

- entrer dans sa logique ;
- chercher à le comprendre ;
- voir le monde comme il le voit.

Pour cela, il faut avoir une attitude d’ouverture et d’acceptation de l’autre, avoir le réflexe de
questionner pour approfondir, accordé de l’estime à ce que dit l’autre. Précisant que
l’empathie ne vise que comprendre. Une fois le message reçue, la compréhension vérifié,
libre à chacun, selon sa morale personnelle d’évaluer différemment une situation donnée. Il
s’agit de respecter les idées de l’autre et pas obligatoirement les partagés.

c- La clarté d’expression :

Il n’y a pas de clarté d’expression sans une parfaite « Ar-ti-Cu-la-tion »

Pour une secrétaire, il n’est pas utile qu’elle s’entraine à bien s’exprimer. Il s’agit, surtout de
repérer les phases les plus utilisées et de les répéter. Aussi, d’articuler le mieux possible un
texte en calant un crayon en travers de la bouche, derrière les canines. Et bien sûr, sans
oublier d’apprendre à bien respirer une respiration mal tenue en cours d’entretien peut être
ressentie par l’interlocuteur comme un signe d’ennui, de désintérêt, d’agacement de la part
d’une secrétaire.

d- La mise en ordre de ses idées :

2
Généralement lors d’un entretien ce qui paraît évident pour celui qui parle ne l’est pas,
nécessairement pour l’interlocuteur. Aussi, il est conseillé pour une secrétaire de
communiquer clairement en début d’entretien, sa démarche à son interlocuteur.

e- Les mots à utiliser :

L’important réside moins dans la richesse du vocabulaire de la secrétaire que dans la

vigilance à rester dans le même contexte de son interlocuteur pour que le message passe.
Donc, communiquer, c’est aussi utiliser : - un langage simple, clair et concis ; - des phrases
courtes, - une voix bien posée, - des idées bien ordonnées.

3
 LES TECHNIQUES DE COMMUNICATIONS

a- l’écoute :

Une communication efficace de la secrétaire passe nécessairement par une écoute active. Mais
qu’est-ce que l’écoute active ?

Puisque Entendre est un phénomène naturel qui n’est pas sous notre contrôle, Ecouter est un
processus volontaire qui demande l’effort de décoder le langage de l’interlocuteur.

Il faut vouloir écouter, et ceci implique une triple volonté :

• vouloir être disponible : c’est à dire se débarrasser de ses préoccupations personnelles pour
se mettre à l ‘écoute totale de son interlocuteur et lui consacrer le temps nécessaire.
• vouloir être présent : c’est être véritablement tourner vers l’autre, être attentif.
• vouloir concentrer tout son attention sur l’autre : c’est faire preuve de curiosité, au bon sens
du terme, faire preuve d’empathie.

L’écoute active se manifeste par des acquiescements, signes de têtes, sourires, un regard franc, et
autres manifestations d’intérêt pour l’autre. Montrez que vous êtes à l’écoute et que vous
comprenez, en ponctuant le discours de votre interlocuteur par des mots tels que :

- Oui…
- Certes…
- Bien sûr…
- Tout à fait…
- Je vois…
- J’entends bien …

L’écoute active chez une secrétaire, doit être une attitude permanente positive qui doit permettre de
comprendre et de sentir la vérité chez les autres.

b- Les techniques de reformulation :

Reformuler c’est redire d’une manière plus concise ou plus explicite ce qui viens d’être exprimé ce
qui permet ;

- recentrer le dialogue ;
- encourager le client à continuer à parler ;
- vérifier la compréhension de message ;
- faire réagir l’interlocuteur ;
- formaliser un accord ;
- confirmer ou infirmer des hypothèses ;
- prendre le temps de réfléchir à ce qu’on va dire.

On peut distinguer :

 la reformulation REFLET
 la reformulation CLARIFICATION
 la reformulation DEDUCTIVE.
 La reformulation APPUI
 La reformulation INTERROGATIVE
 La reformulation BIAISEE.

c- Le Questionnement :

« Pour savoir, il faut demande ». Le questionnement permet :

- s’informer sur le client ;

- cerner ses attentes, ses besoins, de le pousser à la réflexion, à l’orienter vers des solutions ;
- de lui montrer l’intérêt ;
- d’éviter les digressions inutiles et d’aller à l’essentiel.

Il existe plusieurs types de questions :

 question OUVERTE,
 question FERMEE,
 question ALTERNATIVE,
 question ECHO,
 question RELAIS.

A suivre by el’jenne
 1. La présentation vestimentaire :

Doit être sobre, classique. Le port de cravate est plutôt conseillé pour les hommes. Éviter les jeans,
les pantalons en cuirs, les bijoux trop voyants, les maquillages trop prononcés pour les femmes.

2. L’initiative :

Elle permet à la secrétaire de savoir prendre des décisions lorsque l’occasion se présente, en
particulier lorsqu’elle remplace son chef, d’interpréter des ordres, d’agir en fonction d’événements
nouveaux et des aspects divers et successifs qu’une question est appeler à prendre ; jointe à
l’intelligence active et à la faculté d’adaptation, elle fait exécuter ce qui convient le mieux aux
moments le plus opportun. C’est grâce à des initiatives heureuses que la secrétaire se fait apprécié,
mais néanmoins, elle n’a pas à empiété sur les prérogatives de son chef qui seul garde la
responsabilité des cas difficiles et peut prendre des initiatives dans l’ordre général.

3. La discrétion et la loyauté :

C’est parfois la qualité qu’un chef recherche avant toute autre chose ; pour être sûr de l’observer, il
faut se garder de bavarder et de vouloir paraître bien renseignée. La secrétaire ne divulgue
évidemment pas les faits confidentiels appris en dactylographiant des lettres ; en classant des
documents ou en assistant à des conversations. Elle se retire du bureau de son chef quand celui-ci
est appelé au téléphone ou reçoit un tiers, à moins qu’elle ne soit expressément retenue par lui. Elle
agit avec prudence lorsqu’elle est amenée à travailler, à téléphoner pour les besoins de l’entreprise
devant les visiteurs ou même devant d’autres membres du personnel.

LE JUSTE MILIEU EN TOUT, LA MODERATION ET LA MODESTIE ASSURENT LA DISCRETION.

4. La disponibilité, la rapidité et la fiabilité :

La secrétaire doit avoir en permanence le souci de satisfaire les collaborateurs et les clients de
l’entreprise.

5. La mémoire :

La qualité de mémoire est indispensable à la secrétaire qui doit retenir beaucoup de physionomies,
de noms, des numéros de téléphones et de dates, qui doit répondre sans se tromper à : « VOUS
SEVENEZ VOUS, MADEMOISELLE DE … ? ». Il est cependant bon de ne pas charger inutilement la
mémoire et de noter sur un bloc, un agenda ou un répertoire, avec des dates correspondantes, tous
ce qui peut être inscrit.

C’est une qualité très solliciter par le manager, du fait que ses ordres, ses directives seront, alors,
scrupuleusement observés. Il sait aussi que sa secrétaire ne l’obligera pas à répéter ce qu’il lui a été
déjà dit, qu’elle ne lui posera que des questions pertinentes et qu’elle conservera dans son esprit ( ou
par écrit) tous ce qu’il lui a exprimé et qui mérite d’être retenu.

6. L’ordre et la netteté :

Cette qualité ne peut être absente du travail du secrétariat, Elle se manifeste à propos :

- des objets constituant la poste de travail bien aménagés selon l’adage très connu « UNE PLACE
POUR CHAQUE CHOSE ET CHAQUE CHOSE A SA PLACE » ; - des idées qui découle les unes des autres
tout en respectant l’enchaînement logique « UN ESPRIT ORDONNE EST UN ESPRIT METHODIQUE » ; -
des actes qui s ‘accorde harmonieusement .

L’ordre est la base même de tout rangement, de tout classement. Retenez que l’ordre et le soin
caractérisent le travail d’une bonne secrétaire.

A suivre by el’jenne
 LE MATERIEL DE LA SECRETAIRE

a) La machine à écrire et Le microordinateur :

Ils peuvent être :
- spécialisé pour le traitement de texte : machine à écrire électronique ou machine dédiée ;
- polyvalents : microordinateur utilisé avec différents logiciels.

 Catégories :

Définition Visualisation Mémorisation

Machine à écrire C’est une machine à Le texte apparaît sur Il est réalisé dans une
électronique écrire dont certaines une ligne –écran. mémoire interne et
fonctions sont éventuellement une
effectuées mémoire externe.
automatiquement. Ex.
: centrage de titre,
soulignement. Comme
pour une machine à
écrire classique, il n’y
a qu’un seul appareil

Machine de Ils permettent de Le texte est visualisé Il est réalisé dans une
traitement de texte réaliser toutes les sur l’écran mémoire interne et
opérations nécessaires des mémoires
à l’établissement d’un externes.
document : - saisie, -
création
Microordinateur + (dactylographie,
logiciel correction mise en
page) ; -Stockage, -
impression ; ils sont
composés d’une unité
centrale et de
périphériques
d’entrée et de sortie.
 Architecture :
Machine à écrire Machine Électronique Ordinateur
de Micro traitement de
texte
clavier Organe d’entrée qui permet l’introduction du texte dans la
mémoire centrale et l’utilisation des fonctions. ils
comportent :
• Un clavier alphabétique, • Un clavier alphabétique,
• Des touches de fonctions • Un clavier numérique ;
• Des touches de fonctions.

Unité centrale Organe de commande Ensemble composé :

composé de • D’un microprocesseur
microprocesseur, il est gérant les différents
chargé d’exécuter des périphériques,
programmes préétablis, et • D’une mémoire où sont
de stocker dans la mémoire enregistrés les programmes
interne (capacité allant de et les parties du texte en
200 à 10000 caractères) les cours de traitement. on la
informations saisies. nomme mémoire interne,
Exécution en est déclenchée ou mémoire de travail, sa
par l’intermédiaire des capacité de stockage varie
touches de fonction. de 30000 à 300000
caractères.

Mémoire auxiliaire ou elle permet de stocker des Les mémoires externes

externe textes répétitifs (cassettes, disquettes,
disques durs) permettent
de stocker des textes en vue
de les conserver ou de les
traiter à nouveau.

Ecran Lorsqu’il existe, il est limité

Organe de sortie, qui
à quelques caractères (20 à permet un contrôle directe
40) et permet d’effectuer visuel des textes en cours de
des corrections ou de lire lestraitement et des messages
messages affichés destinés à l’opérateur. il
permet d’afficher :
• De 24 à 30 lignes : ½
page(le plus courant)
• 60 lignes : pleine page ;
• parfois 120 lignes : double
page
Unité d’impression . Organe permettant l’impression de contenu de la
mémoire interne ou de la mémoire externe. le dispositif est
constitué de :
• boule, • boule, marguerite, roue,
• marguerite, facilement interchangeables
• roue, facilement • aiguilles,
interchangeable • jet d’encre,
 • laser

Dispositif de communication La possibilité de connexion Moyen permettant de relier

avec d’autre appareil existe. sont appareil à d’autres
Ex : connectés à un machines de traitement de
microordinateur, certains textes ou d’autres matériels,
modèles peuvent servir par l’intermédiaire des
d’imprimante. réseaux. Ce peut être :
• des boîtiers spéciaux pour
télex, télétex,
• un modem
• un lecteur optique

b) Le scanner :

Périphérique de sortie et d’entrée de l’information, reliée à l’unité centrale d’un ordinateur servant à
réaliser, par balayage électronique d’un document original en couleur les sélections nécessaire à sa
reproduction.

c) Les outils de communication vocale :

 Le téléphone :

C’est l’outil de transmission orale le plus utilisé. Il existe 23 millions de lignes dont plus 5 millions
professionnelles.

1. définition :
Le téléphone (télé : distance, phone : son) permet de transmettre la parle à distance par
l’intermédiaire d’une ligne (fil de cuivre), parcourue par un courant électrique continu, modulé
en fonction des vibrations acoustiques reçues par le micro phone.

à l’émission, les vibrations sonores sont transformées en signaux électrique par le micro phone. A la
réception, les signaux électriques sont transformés en vibrations sonores par le récepteur.

2. b- Matériel :

Le poste téléphone est composé :

Du combiné Il comprend le microphone qui transforme les

vibrations de la voix en signaux électriques et le
 récepteur qui, à l’inverse, transforme les
signaux électrique en sens audibles.
Du cadran d’appel Il permet d’appeler un correspondant en
composant son numéro d’abonné.
Il est progressivement remplacé par des
claviers.
Du crochet commutateur Crochet sur lequel on pose le combiné quand le
poste ne se sert pas. il permet d’établir ou de
couper la liaison entre le central et le téléphone
(micro et écouteur).
De la prise murale Prise sur laquelle est raccordée la ligne
téléphonique de l’abonné. Cette ligne, qui part
du central est constituée de deux fils
métalliques en cuivre. Il sert à transmettre la
parole ou des données dans les deux sens.

 Les répondeurs téléphoniques :

Ces appareils permettent une utilisation du téléphone, même en l’absence de l’abonné.

 Répondeur simple : un message préenregistré est transmis à chaque appel. Ex. horaires
d’ouverture de la piscine.
 Répondeur enregistreur : il est équipé de 2 casettes ; sur l’une se trouve le message de
l’abonnée, sur l’autre sont enregistrés les messages des correspondants.
 Répondeur à interrogation à distance : l’abonné, à l’aide d’un numéro de code, peut
prendre connaissance, à partir de n’importe quel poste téléphonique, des messages
enregistrés pendant son absence

A suivre by el’jenne
 LES DIFFERENTS PUBLICS DE LA SECRETAIRE :

On constate que les exigences des entreprises en termes de savoir être sont de plus en plus
nombreuses ; exposons, donc, les différents types d’interlocuteurs avec qui la secrétaire est en
relation :

a) Le public interne à l’entreprise :

• Supérieurs hiérarchiques :

La secrétaire doit respecter la hiérarchie qui ne borne pas dans l’entreprise à son chef directe.

• Inférieurs hiérarchiques :

Vue la position de son poste, la secrétaire doit jouer un rôle d’intermédiaire idéale entre les
subordonnées et les supérieurs hiérarchiques.

 sans profiter de sa position de force,

 sans céder à la tentation de prendre position dans les conflits internes,
 traduire très fidèlement ce qui se dit sans interpréter.
 ne pas prendre l’air débordé,
 doit laisser sa porte ouverte pour donner à son patron la réputation d’être accessible,
 transmettre tous les messages sans y mêler la moindre sympathie ou antipathie personnelle.

b) Les clients :

La secrétaire participe aux liaisons entre l’entreprise et ses clients, Elle doit s’acquitter de cette
tâche avec tact, diplomatie, courtoisie et amabilité.

Son poste lui offre l’occasion de prouver qu’elle doit être également une hôtesse porteuse de l’image
de marque de son entreprise ; Pour cela elle doit :

 savoir identifier instantanément un client,

 l’appeler par son nom de famille dès la deuxième fois,
 lui donner la sensation qu’il est non pas le seul client mais celui dont en préfère s’occuper,
 le rattraper avec amabilités tous les aléas relationnels en le patron et ses clients.

c) Les actionnaires :

En tenant compte de leurs postions et leurs importances pour l’entreprise, la secrétaire doit adopter
des attitudes vigilantes avec eux

A SUIVRE BY EL’JENNE
 PRISE DE NOTES

Secrétariat de Direction, Secrétariat Bureautique

La prise de notes s'effectue à deux moments : à partir de ce qui est vu ou entendu (cours,
conférences) ou à partir de recherches personnelles (lectures).

Dans le premier cas, il faut à la fois écouter, regarder, pour comprendre et noter pour se rappeler ce
que l'on a compris. On est donc rapidement perdu à vouloir tout prendre. (Une personne prononce
en moyenne 150 mots minute et ne peut en écrire que 20 à 40).

Noter c'est écrire le plus vite possible le minimum nécessaire. Deux expressions verbales sont
couramment utilisées pour caractériser la prise de notes. Elles correspondent à des situations
professionnelles différentes :

«Prendre note» consiste à saisir par écrit des instructions, des informations lapidaires mais toujours
très précises, contenues dans des messages oraux courts : messages téléphoniques, dictée de
consignes…soit pour en rendre compte par écrit ou oralement soit pour effectuer des tâches.

«Prendre des notes» consiste à saisir par écrit d’une façon claire et structurée les informations
essentielles d’un message long pour en faire un compte rendu généralement écrit.

Le tableau ci-dessous permet de comparer ces deux activités très différentes :

LA PRISE EN NOTES D'INSTRUCTIONS DE LA PRISE DE NOTES EN CONFERENCE OU EN

TRAVAIL OU DE MESSAGES TELEPHONIQUES REUNION
CARACTERISTIQUES DES MESSAGES
 Ƈ l'émission est de courte durée  Ƈ l'émission est très longue (souvent
(quelques minutes au maximum). plus d'une heure).
 Ƈ les messages sont linéaires, parfois  Ƈ le message est préparé, il est donc
énumératifs ; il y a peu de retours en normalement structuré, selon un plan
arrière. ou un ordre du jour précis.
 Ƈ des intervenants posent parfois des
questions qui entraînent des retours en
arrière, des précisions, des
compléments.
CARACTERISTIQUES DES NOTES
 Ƈ Les notes sont fragmentaires,  l'essentiel est enregistré sous une
lapidaires forme résumée, donc sommairement
 Ƈ les notes sont précises mais seul mais rédigée.
très précises : identités e coordonnées  Ƈ les notes sont abondantes (plusieurs
de personnes, bribes phrases, pages), elles sont donc nécessairement
références, information chiffrées… structurées, organisées.
 Ƈ Les notes ne sont pas obligatoirement  Ƈ elles sont parfois complétées ou
structurées. rectifiées à la suite de questions ou de
 Ƈ Le contrôle est immédiat conventions.
(reformulation des informations notées  Ƈ le contrôle immédiat est rarement
et correction éventuelle). possible.
FINALITE DE LA PRISE DE NOTES
 Ƈ Agir en fonctions des instructions  Ƈ produire, généralement, un compte
reçues ou rendre compte oralement ou rendu écrit.
par écrit (plus rarement) de messages
reçus.
A SUIVRE BY EL’JENNE
 QU’EST-CE QUE PRENDRE DES NOTES ?

C’est garder une trace en fonction d’un but précis :

 Trace sur un support papier ;

 Trace au niveau intellectuel par le travail d’assimilation accompli pour les prendre.

Ce travail consiste à séparer l’essentiel de l’accessoire, pour ne garder que cet essentiel.

A. POURQUOI PRENDRE DES NOTES ?

1. Différentes raisons :

 La notation aide à la mémorisation.

 La notation facilite la concentration
 La notation développe des qualités intellectuelles comme la compréhension ou le jugement.
 Surtout, la notation permet de disposer d’une information utilisable, parce que traitée.

C’est à dire que les notes constituent une structure intermédiaire entre le produit à prendre en notes
et la production à rendre à partir de la prise de notes.

2. Conseils dans la prise de notes :

 Deux défauts à éviter : vouloir tout noter ou ne noter que le plan.

 Il est parfois nécessaire de noter une phrase complète car elle résume parfaitement un
développement ou constitue une formulation facile à mémoriser ou encore correspond à
une citation à savoir.
 Mais le plus souvent vous utilisez un style télégraphique, des abréviations et des symboles.

QUAND PRENDRE DES NOTES ? DANS QUEL BUT ?

 Les quatre cas de prise de Les différents buts :
notes :
A PARTIR DE L’ECRIT : Livres, PRODUIRE DE L’ECRIT :
lettres, documents, etc… Résumés, dissertations,
commentaires, composés,
lettres, romans, poèmes,
rapports, comptes, mémoires,
thèses, etc.…
A PARTIR DE L’ORAL : DEVELOPPER CES QUALITES
Conversation, cours, entretien, INTELLECTUELLES : Apprendre,
conférences, ses propres mots, PRISE DE NOTES = Structure mémoriser, comprendre, etc.…
réunions, directives, Intermédiaire
communications, téléphones,
etc…
A PARTIR DU MONTAL : PRODUIRE DE L’ORAL :
Mémoire, idées, réflexion, Discours, exposés, réunions,
analyse, souvenirs, etc… discussions, cours, conférence,
interventions orales, divers.

A PARTIR DE OBSERVATION :
Du contexte, de la gestuelle,
du comportement, de la
réalité, etc…
 PRISE DE NOTE EN REUNION

I. INFORMATIONS INDISPENSABLES :

 L'ordre du jour de la réunion : les débats se dérouleront en fonction de cet ordre du jour.
 La liste des participants : noms, fonctions, titres…..
 Eventuellement, les comptes rendus des séances précédentes s'il s'agit d'une série de
réunions portant sur le même thème.

II. METHODE DE TRAVAIL :

 Repérer dès le début de la réunion un plan de table ;

 Repérer les participants et les désigner sur le plan de table par leurs initiales ou par une
lettre afin de pouvoir les identifier rapidement s’ils interviennent dans les débats (noter les
noms est long et demande un effort de mémoire).
 Noter sur la première feuille de prise de notes l’heure du début de la réunion ; dresser la liste
des personnes présentes, excusées et absentes ;
 Prendre note des grandes lignes de l’exposé introductif ;
 Noter les questions, les réponses, les interventions, en précisant qui intervient (d’où
l’importance du plan de table) ;
 Ignorer les interventions hors sujet, les agressions verbales ou les plaisanteries... Tout cela ne
doit pas figurer dans le compte rendu.

III. CONSEILS PRATIQUES

 Prendre notes des débats chroniquement (le compte rendu sera plus facile à établir !).
 Utiliser la technique d’écriture que vous maîtriserez le mieux : écriture littérale, écriture
abrégée ou sténographie.

Retenez bien : normalement le secrétaire de la séance chargé de prendre des notes pour rédiger le
compte rendu n’intervient pas dans les débats !

Quelle que soit la méthode choisie, il faut respecter ces quelques principes de base :

1. Référencer la feuille :

¾ Titre (cours, livre, document, etc.…)

¾ Date et lieu.
¾ Emetteur (nom du prof, de l’auteur, du journaliste, etc.…)

2. Numéroter les feuilles.

3. Utiliser une feuille par sujet.

4. Retranscrire ses notes le plus rapidement possibles.

A SUIVRE BY EL’jenne
 LES 7 METHODES DE LA PRISE DE NOTE

1. La prise de note sous dictée

C’est une méthode courante dans les petites classes, voir dans les plus grandes. L’enseignant anticipe
le besoin de l’apprenant en lui dictant ou en écrivant au tableau les parties et les sous parties de
l’exposé. L’apprenant se borne à noter quelques idées clés pour chaque paragraphe.

Limites : l’apprenant demeure passif, note de manière mécanique sans comprendre vraiment,
repoussant à plus tard le moment de fournir l’effort intellectuel.

2. La prise de notes linéaire.

Si le discours n’est pas structuré, l’apprenant pratique alors la prise de notes linéaire. C’est à dire que
les phrases sont placées linéairement les unes après les autres.

Limites : l’apprenant note plus des mots que des sens, il repousse à plus tard le travail d’analyse et de
synthèse qui lui permettrait de décider quelles sont les idées principales et les idées secondaires.

3. La prise de notes structurée en ligne.

Cette méthode peut être améliorée au moyen de la typographie et de la mise en page.

Cela, en utilisant le pouvoir signifiant du blanc :

ª Blanc vertical :

‡ Une ligne sautée signifie changement de paragraphe, donc d’idée. ‡ Deux lignes sautées signifient
changement de partie… ª Blanc horizontal :

‡ L’écriture contre la marge signifie le point principal et correspond à un titre de partie. ‡ L’écriture à
deux centimètres de la marge signifie le point secondaire ou titre de paragraphe…

Bien entendu, on peut combiner ces deux types de blancs, plus les simples et doubles soulignages
pour obtenir une prise de notes plus visuelle.

4. La prise de notes en constellation de mots.

Cette méthode est peu enseignée. C’est dommage car elle peut être très pratique dans bien de cas.

Par exemple, lorsque l’orateur ne s’oblige pas à un cours ou à un discours structurer.

Cette notation présente trois avantages : ¦D’abord elle permet de faire face à face à toutes les
situations discours, même non structurés. ¦Ensuite, elle favorise la déstructuration du discours de
l’orateur au profit de l’incorporation de ses idées dans la propre problématique de l’auditeur. C’est
une méthode qui active, qui permet de créer de nouvelles pensées (prise de notes à adapter quand
on se documente en vue de produire un texte).

¦Enfin, cette prise qui combine écriture et dessin favorise la mémoire visuelle.
 5. La prise de notes avec deux pages.

Rien n’empêche de combiner les deux méthodes en utilisant deux pages en regard. ¦Sur la page
droite, les mots dessinés en constellation et ou schémas, cartes, plans, tableaux… ¦Sur la page
gauche, les mêmes idées structurées de manière discursives et hiérarchisées.

Cette méthode permet de faire fonctionner en même temps le cerveau gauche (linéaire) et le
cerveau droit (visuel).

6. La prise de notes en grille.

Cette méthode consiste à travailler par page. Elle sert à délimiter différentes zones par des tableaux,
des accolades… chacune de ces zones correspondant à un classement connu d’avance, matérialisé
par un titre.

Enfin, il faut s’obliger à noter dans les cadres préétablis, en fonction du but visé.

7. La prise de notes systémique.

Cette méthode a été empruntée au domaine scientifique.

En effet, la pensée systémique est la fine fleur de la pensée scientifique, technique et

épistémologique moderne.

Elle repose sur trois principes fondamentaux : ¦Les objets ont des relations entre eux. Dans bien des
cas, ces relations sont même plus importantes que les objets eux-mêmes. ¦La réalité est un champ
de forces en action, ou encore de flux de matières, d’énergies ou d’informations.

¦Ces forces ou ces flux peuvent aller dans le même sens, ou au contraire, se contrarier en tout ou en
partie. Leur résultante constitue l’essentiel de ce qu’on doit savoir sur cette réalité conçue aussi en
termes de système

FIN DE FORMATION BY El’JENNE

034 27 759 41 OU 032 96 301 89