G E S T I O N DE PR O JE T S · 10 M I N.

LUS

Plan projet :
comment le rédi-
ger en 8 étapes
Par Laura Quiambao, 12 Mars 2021

C'est vendredi après-midi.

Vous avez vériLé auprès de
votre équipe, vos projets sont
en bonne voie et vous êtes
prêt pour la semaine
prochaine. Votre weekend
s'annonce bien. Tout d'un
coup, votre patron se
présente avec de formidables
nouvelles. Vous allez être à la
tête d'un grand projet avec un
client important, exigeant la
participation de plusieurs
équipes et celui-ci va
démarrer la semaine
prochaine. C'est une
excellente nouvelle, mais cela
vient assombrir votre
weekend. Vous devrez
organiser le plan projet dès
que possible ; cependant,
avec autant de parties
prenantes, vous ne savez par
quoi commencer.

Le processus de planiLcation
de projet peut être épineux,
surtout quand les projets se
complexiLent. Selon Forbes,
25 % des projets
technologiques sont un échec
total ; un chi]re alarmant
pour les responsables projet.
La bonne nouvelle c'est que
vous n'avez pas besoin d'être
expert en gestion de projet, ni
de sacriLer votre weekend
pour bien planiLer le
lancement d'un projet en
temps réduit. Il vous su^t de
respecter 8 étapes simples
pour rédiger un plan projet.

Les étapes d'un

projet : comment
rédiger un plan
projet en 8 étapes?

1ère étape : expliquer

le projet aux parties
prenantes, dé<nir les
objectifs et obtenir
l'adhésion

La 1ère étape de tout projet

est de déLnir le « quoi » et le «
pourquoi ». Les principaux
intervenants ont le pouvoir de
déterminer si un projet sera
réussi ; leurs objectifs doivent
donc être satisfaits. Même si
le projet émane du PDG lui-
même, vous aurez quand
même besoin de son
adhésion.

Lors d'un premier entretien

vous vous mettrez d'accord
sur les objectifs et la valeur du
projet. À ce stade du
processus de planiLcation,
échangez sur les besoins, les
attentes et déLnissez
globalement la portée, le
budget et le calendrier du
projet. Cela vous servira de
base solide pour votre plan de
travail.

Voici quelques questions que

vous devez vous poser avec
les parties prenantes :

Le projet correspond-il
aux objectifs de
 l’entreprise ?

Quelles sont les attentes

des parties prenantes ?
Qu'est-ce que l'on
attendra d'elles ?

Comment mesurera-t-on
le succès ?

De quelles ressources
dispose-t-on ?

Quels éléments ou
livrables attend-on de ce
projet ?

2ème étape : dresser

les objectifs, les résul-
tats clés et ébaucher le
projet

Selon les cadres dirigeants, le

manque d'objectifs clairs
serait la cause de 37 % des
échecs de projets. Sans
objectifs clairs, vous vous
rendrez compte que les
exigences, les tâches et les
échéances que vous avez
déLnis pour votre plan projet
n'auront aucun ancrage dans
la réalité. Maintenant que
vous disposez de la liste des
besoins des parties prenantes
et de leur adhésion,
commencez à relier ces
derniers aux OKR (objectifs et
résultats clés). La
méthodologie OKR est une
technique de planiLcation et
de déLnition d'objectifs
rendue célèbre par Intel et
Google. Votre projet doit être
en harmonie avec les OKRs de
votre équipe et de votre
entreprise.
Essayez d'écrire les objectifs
du projet dans un tableau
récapitulant le plan projet et
reliez-les aux exigences des
parties prenantes auxquelles
ils répondent. À partir de là,
créez la structure, les jalons et
les tâches nécessaires pour
atteindre ces objectifs. Les
jalons serviront de points de
contrôle tout au long du
projet, aLn que tout le monde
sache ce que l'on entend par
progrès, quelles sont les
attentes et quand celles-ci
seront mesurées.

3ème étape : créer un

document expliquant
la portée du projet

Maintenant que vous avez

ébauché le projet, que vos
tâches sont reliées aux
objectifs et que vous avez
obtenu l'adhésion de votre
équipe, il est temps de créer
un document détaillant la
portée du projet ainsi que les
éléments que vous avez
dressés à la deuxième étape.

Plani&cation de projet

Analysez chaque livrable et

déLnissez les séries de tâches
qui doivent être réalisées
pour accomplir ce dernier.
Pour chaque tâche,
déterminez la quantité de
temps et les ressources
nécessaires ainsi que la
personne qui sera
responsable de son exécution.
Finalisez et notez les détails
du projet de façon à ce que
tout le monde dispose d'une
seule source d'informations.
Faites en sorte que le
document soit facilement
consultable, comme dans
votre outil de gestion de
projet, aLn de réduire les
risques de malentendus
parfois coûteux.

Si la préparation d'un
document décrivant la portée
d'un projet devrait être une
pratique habituelle, 1 chef de
projet sur 4 sondés dans
l'étude sur l'état de la gestion
de projet, menée par
Wellingstone, a^rme
pourtant qu'il ne prépare «
peu ou jamais » ce type de
document. Sa création vous
permet de vous démarquer et
vos collaborateurs à rester sur
la même longueur d'onde.

4ème étape : Créer un

programme détaillé du
projet

Une fois vos objectifs, tâches

et jalons déLnis, il est temps
de passer à la programmation
de votre projet. Le diagramme
de Gantt est un outil utile qui
vous aide à visualiser
facilement le calendrier de
votre projet. C'est un
calendrier interactif qui o]re
une vision complète de la
progression, de la portée et
des dépendances du projet.
Comment réaliser un plan de
travail? Plani&cation des
tâches

Les dépendances sont des

tâches qui doivent être
réalisées avant que d'autres
tâches ne puissent
commencer. Lorsque vous
organisez vos tâches, utilisez
les sous-tâches pour vous
aider à diviser celles qui sont
importantes en tâches plus
petites. Cela peut faciliter la
génération de rapports et la
gestion des ressources. Voici
quelques déLnitions :

Tâches : les tâches

individuelles que les gens
doivent mener à bien
pour atteindre leurs
objectifs.

Sous-tâches : chacune
 d'elles ne doit pas
excéder plusieurs jours.
L'idée est de diviser une
tâche en étapes plus
petites dont la réalisation
permet d'accomplir la
tâche principale.

Jalons : phases ou
événements majeurs de
votre projet qui
permettent de diviser
celui-ci. Utilisez les jalons
comme points de
contrôle tout au long du
projet.

Conseil d'initié : vous voulez

connaître un secret ? Lorsque
vous déLnissez les tâches,
prévoyez un temps de plus
pour les tâches importantes
aLn de disposer d'une marge
de manœuvre pour les
urgences et les imprévus,
comme quand un client a
besoin de plus de temps pour
la révision ou quand un
membre de l'équipe est
malade. Dans un monde
parfait, certaines tâches
peuvent prendre un jour.
Alors vous prévoirez peut-être
deux jours pour celles-ci dans
votre plan. Ce n'est pas
nécessaire de prévoir une
marge pour toutes les tâches.
Évaluez les risques et ajoutez-
en là où cela vous semble
sensé. Vous serez bien
content de l'avoir fait.

5ème étape : dé<nir

les rôles, les responsa-
bilités et les res-
sources pour accom-
plir un projet

Les ressources sont les

personnes, le matériel ou
l'argent nécessaires pour
accomplir un projet. Une fois
que vous avez sélectionné vos
outils et obtenu un budget,
n'oubliez pas les parties
prenantes. Même celles qui
savent déjà écrire un plan
projet et qui l'ont fait des
centaines de fois peuvent
sous-estimer leurs besoins en
main d'œuvre.

Une matrice RACI peut vous

aider à déterminer
spéciLquement qui fera quoi
pour votre projet. Il s'agit
d'une matrice contenant
toutes les tâches d'un projet,
informant sur les personnes
impliquées, les décisionnaires,
les personnes consultées et
celles à informer. Pour obtenir
un modèle de matrice RACI
téléchargeable, cliquez ici.
Au moment où vous
commencez à assigner des
tâches, assurez-vous de
prendre en compte la
disponibilité de chacun.
ClariLez leurs responsabilités
et leurs attentes. Gardez à
l'esprit que The Stress
Epidemic.

Lorsque vous planiLez votre

projet, réwéchissez à la
manière dont vous Lltrerez les
demandes entrantes qui
a]ectent le calendrier ou le
budget du projet. Pour des
chefs de projet, des outils tels
que Wrike Resource peuvent
aider à visualiser les tâches
d'un projet du point de vue du
wux de travail de l'équipe, ce
qui o]re la visibilité et la
wexibilité nécessaires pour
équilibrer les charges de
travail.
6ème étape : dé<nis-
sez la communication
et le processus de
véri<cation

Selon McKinsey, les salariés

passent près de 20% de leur
semaine de travail à chercher
et à rassembler des
informations. En outre, la
communication et la
collaboration ine^caces sont
deux des causes principales
du stress au travail. Lorsque
les parties prenantes doivent
parcourir des pages entières
d'e-mails ou demander des
mises à jour constamment,
elles se sentent frustrées et
leur motivation s'en ressent.

Atténuez la frustration en
stockant tous les éléments du
projet (documents,
conversations, tâches, dates
d'échéance, mises à jour,
rapports) dans un seul
endroit, tel qu'un outil de
collaboration. Cela facilite le
suivi des progrès, le partage
des mises à jour et la
réalisation de modiLcations.
DéLnissez comment devront
communiquer les personnes
tout au long du projet et
privilégiez un seul outil pour
que tout le monde puisse
accéder aux informations.

7ème étape : identi<ez

les problèmes poten-
tiels et les risques de
projet

Que vous soyez un expert qui

sait déjà comment écrire un
plan projet, la vérité est la
même pour tout le monde :
tous les projets sont semés
d'embûches et d'imprévus,
c'est ce qui les rend excitants.
Vous vous êtes accordé un
petit moment de répit
pendant le processus de
programmation, vous vous
êtes assuré que chacun
connaissait son rôle et vous
avez mis en place un système
de communication.

Mais avant de lancer le projet,

posez-vous et identiLez les
problèmes potentiels comme
l'arrivée des vacances des
membres de l'équipe ou des
équipes extérieures pouvant
participer au projet. Mettez en
place une chaîne hiérarchique
et dressez une liste de
contacts clés au sein du
projet. Communiquez à
l'avance sur les risques aLn
que toute l'équipe puisse se
préparer à les a]ronter
ensemble.

8ème étape : organi-

sez une fête de lance-
ment de projet!

Tout projet à succès a besoin

d'un lancement. Organisez
une réunion rapide avec les
parties prenantes
importantes et faites en sorte
que l'ordre du jour soit clair.
Votre objectif est de mettre
tout le monde sur la même
longueur d'onde quant aux
objectifs, aux rôles, au
processus et au calendrier.
Votre ordre du jour doit
inclure tout ce sur quoi vous
vous êtes concentré dans les
étapes ci-dessus :

DéLnir les objectifs du

projet et la valeur qu'ils
apportent.

Dresser une liste des

livrables du projet.

Mettre en évidence les

liens entre les exigences
des parties prenantes et
les tâches du projet.

Présenter le calendrier
(diagramme de Gantt) du
projet pour que tout le
monde puisse voir les
dépendances et prenne
connaissance des dates
clés.

Décrire les rôles et

responsabilités de
chaque partie prenante.

Revoir comment et où va
se passer la
communication pendant
toute la durée du projet ;
où les informations
seront-elles stockées
(dans votre document
sur la portée du projet
 par exemple) et à qui ils
pourront s'adresser en
cas de questions.

Discuter des risques et

s'assurer que l'équipe est
prête.

Obtenir l'engagement
Lnal !

Conseil supplémentaire :
vous n'êtes pas obligé de
commencer de zéro à chaque
fois ! Au fur et à mesure que
vous progressez, vous pouvez
créer de multiples modèles
pour des types de plans projet
spéciLques. Commencez tout
de suite avec ces modèles de
plans de projet gratuits.

Pour <nir
On dirait que votre weekend
est sauvé ! Vous connaissez
maintenant les secrets du
processus de planiLcation de
projet ; vous disposerez
ensuite d'un modèle simple
de plan projet pour vous aider
à mener à bien votre prochain
projet, et les suivants.
D'ailleurs, tous ces projets
complexes deviendront si
simples que vous
commencerez probablement
à vous demander si vous
n'êtes pas toujours en
vacances !

Maintenant que vous savez

tout sur la rédaction d'un plan
projet, voici les meilleurs
conseils en matière de gestion
de projet pour aider votre
équipe à travailler de façon
plus e^cace.
T
 IT
TU
A
R
G

Le chemin vers
l'excellence : The Wrike
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